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Ao aprovar uma solicitação o Fluig irá alterar o workflow para o estado aprovado, o TOP consultará o Fluig para saber se a solicitação enviada foi aprovada. Neste momento o TOP irá marcar todas as modificações como aprovadas e irá realizar a atualização de todos os registros informados nas modificações com os valores modificados, fazendo com que os valores submetidos a aprovação passem a ser os valores correntes no TOP.

Processos gerados para a aprovação de contratos

Além da captura dos dados alterados, o TOP - TOTVS Obras e Projetos fornece dois processos na visão do contrato, “Gerar workflow de aprovação de contratos” e “Consultar workflow de aprovação de contratos”, para possibilitar a continuidade do processo de aprovação do workflow de contratos.

Gerar workflow de aprovação de contratos

Esse processo é responsável por recolher junto ao TOP todas as alterações relevantes que o usuário realizou no contrato e submetê-las ao Fluig, através da elaboração de um workflow no mesmo. Esse workflow será gerado em nome do usuário que o enviou, e nele estarão todas as informações pertinentes do contrato bem como todas as alterações realizadas pelo usuário até aquele momento.

O sistema permite apenas um workflow pendente de aprovação por vez, sendo assim caso ele deseje submeter outro workflow e havendo outro já registrado pendente de aprovação, ele deverá aguardar este ser aprovado ou cancelá-lo para que o novo workflow possa ser submetido.

Ao executar o processo um novo workflow com as alterações ainda não submetidas é criado. Caso o usuário clique no processo sem haver nenhuma alteração no contrato, o processo será encerrado e não será gerado nenhum workflow.

Verificar workflow de aprovação de contratos

Esse processo é responsável por consultar junto ao Fluig qual o status atual dos workflows disparados para o contrato selecionado. Ele irá executar a seguinte regra lógica:

• Workflow registrado como aprovado no TOP, nada será feito;
• Workflow registrado como reprovado no TOP, nada será feito;
• Workflow registrado como não aprovado no TOP e também como não aprovado no Fluig, nada será feito;
• Workflow registrado como não aprovado no TOP e registrado como aprovado no Fluig, o TOP irá importar para o contrato todas as alterações registradas por aquele workflow e irá colocá-lo no TOP como aprovado;
• Workflow registrado como não aprovado no TOP e registrado como reprovado no Fluig, o TOP irá ignorar as alterações registradas pelo workflow e irá colocá-lo como reprovado no TOP;
• Workflow cancelado, não importa qual o estado do TOP, ele sera cancelado e os das alterações daquele workflow serão submetidos a prova do parâmetro de aprovação do processo executado no TOP. Caso seja cancelado no Fluig os dados serão descartados independente das circunstâncias.

O workflow só terá seu estado alterado no TOP se em algumas das vezes que o processo de consulta for executado e encontrar um workflow com estado “Aprovado”, “Reprovado” ou “Cancelado”, qualquer estado diferente disso permacerá no TOP como “Em aprovação”.

Além da execução por parte do usuário, esse processo poderá ser agendado como Job para facilitar a consulta e tornar o processo automático. Isso não irá impedir o usuário de a qualquer momento executar o processo e conferir como está o workflow naquele momento.

Cancelar workflow de aprovação de contratos

Além dos processo anteriores para criar, verificar e aplicar as alterações é necessária a elaboração de um terceiro processo para permitir que o usuário cancele workflows. Assim como os demais processos ele irá operar sobre um ou mais workflows selecionados para tal ação, e o cancelamento só será realmente executado se o workflow atender as condições de cancelamento.

No processo o usuário poderá escolher se descarta as alterações do workflow a ser cancelado ou se as mantem no sistema para serem enviadas via novo workflow de aprovação de contratos.

Para realizar o cancelamento do contrato o workflow selecionado deverá está impreterivelmente no estado “Em aprovação”, qualquer estado diferente deste irá abortar o processo.

Dados importantes a aprovação de contratos

Para a geração de workflows de aprovação de contrato no Fluig existem dois momentos, inclusão de um novo contrato, e a edição/modificação de um contrato existente. Basicamente alguns dados e processos possuem o comportamento diferenciado nestes dois momentos relativos ao workflow. Como por exemplo os Aditivos que só fazem sentido depois que o contrato foi aprovado pela primeira vez e já existem dados sendo trabalhados no TOP.

Os seguinte processo e dados serão avaliados e submetidos a aprovação caso sejam incluídos/alterados:

• Fornecedor – Dados do Contrato;
• Aditivo de data - Anexos do Contrato;
• Aditivo de valor - Anexos do Contrato;
• Associação de itens - Processos do Contrato;
• Associação de objetos - Processos do Contrato;
• Realinhar itens associados ao Contrato - Processos do Contrato;

Fornecedor

Quando o usuário alterar o fornecedor do contrato, o novo dado de fornecedor será incluído para ser aprovado via workflow Fluig. Esse fluxo só irá acontecer quando o contrato não possuir medições, pois após possuir pelo menos uma medição esse campo é bloqueado e sua alteração não é possível.

Aditivos do contrato

No anexo de aditivos o usuário pode definir aditivos contratuais de data e de preço, todo aditivo que o usuário fizer também será levado em consideração para aprovação via workflow Fluig, sendo que neste caso, os aditivos fazem sentido somente após a primeira aprovação de contrato, que será quando o contrato realmente existir no TOP.

Associação de itens

A execução do processo de associação de itens será feita pelo usuário quantas vezes ele julgar necessário, porém neste caso todas as associações serão enviadas para aprovação, inclusive a primeira realizada no contrato. Cada campo alterado na associação será levado em consideração, e será apresentado como uma modificação separada no Fluig, por exemplo: se for alterado o valor do associado e a quantidade, será registrado separadamente a alteração do item ‘x’ no valor associado e novamente a alteração no item ‘x’ da quantidade.

Associação de objetos

A execução do processo de associação de objetos será feita pelo usuário quantas vezes ele julgar necessário, porém neste caso todas as associações serão enviadas para aprovação, inclusive a primeira realizada no contrato. Cada campo alterado na associação será levado em consideração, e será apresentado como uma modificação separada no Fluig, por exemplo: se for alterado o valor do associado e a quantidade, será registrado separadamente a alteração do item ‘x’ no valor associado e novamente a alteração no item ‘x’ da quantidade.

Realinhar itens associados ao contrato

O realinhamento de preço é um processo para aplicar o fator de correção do preço dos itens do contrato e também será levado em consideração no workflow de aprovação, todas as mudanças de preços e o fator de realinhamento do item serão salvos separadamente como modificações. No caso do realinhamento só faz sentido após a primeira execução, quando os itens realmente estão registrados no TOP.

Anexo "Aprovações Fluig"

Esse anexo no cadastro do contrato exibe o número e o status das solicitações geradas no Fluig para o contrato. Esse anexo está disponível no menu Anexos | Fluxos de Aprovação de Contrato Fluig, do cadastro do contrato do TOTVS Obras e Projetos. Ao selecionar um contrato e acessar esse menu, será exibida, apenas para visualização, a visão dos fluxos de aprovação do Fluig com as seguintes colunas:

• Número da solicitação;
• Status da solicitação;
• Solicitante;
• Data da solicitação;

Os processos citados anteriormente estarão disponíveis neste anexo. E suas ações irão operar sobre os registros mostrados nele. Para os dados que ainda não existem workflows haverá um registro em particular somente com status preenchido como “Não enviado” que reflete as alterações ainda não submetidas que estão disponíveis para serem enviadas.

Anexo "Alterações das Aprovações Fluig"

Além do anexo para execução das funcionalidades e processos da aprovação existe um outro anexo para visualizar todas as alterações registradas a um contrato. Somente alterações não enviadas a aprovação e que estejam pendentes de aprovação são exibidas. Através deste anexo também é possével excluir alterações não enviadas a aprovação. Alterações pendentes de aprovação não poderão ser excluídas, para manter a consistência do TOP. 

Benefícios

Os principais benefícios na utilização deste processo BPM são:

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