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Questão:

A dúvida é sobre a emissão de nota para baixa no ativo, em SP, é válida apenas na situação de venda, transferência, conserto ou outra situação prevista no RICMS/SP. A saída de bem para descarte não é uma situação prevista, portanto, é vedada a emissão de nota conforme Art. 204 do RICMS/SP. Nas situações de descarte como proceder a baixa do ativo?

Resposta:

De acordo com o Art. 125, inciso IV do RICMS/SP, deverá ser emitida nota fiscal, nos casos em que mercadorias recebidas no estabelecimento para industrialização ou comercialização vier: a deteriorar-se ou for objeto de roubo, furto ou extravio, ou a ser utilizada em fim alheio à atividade do estabelecimento, ou nos casos a serem utilizadas ou consumidas no próprio estabelecimento.

A Resposta de consulta nº 13094/2016 que questiona a emissão de nota fiscal de mercadoria deteriorada, reforça esse posicionamento no item 7, conforme transcrito abaixo:

7. Por fim, adotaremos a premissa de que quando a Consulente menciona o “descarte” da mercadoria deteriorada (questionamento do subitem 3.4), está tratando-a como lixo. Nesse caso, tal mercadoria estará destituída de valor econômico, não mais se caracterizará como mercadoria e sua saída do estabelecimento (descarte do material) não configurará fato gerador do imposto. Entretanto, mesmo que tal saída não enseje a emissão de documento fiscal, aplica-se o disposto no inciso VI do artigo 125 do RICMS/2000, devendo ser emitida a Nota Fiscal nos termos do § 8º do mesmo artigo. 

Embora a lei não imponha formalidade especial para eliminação do ativo, em qualquer caso fica o contribuinte sujeito a comprovar pela forma estabelecida nas leis comerciais e fiscais (art. 135 do RIR) o ato ou fato econômico que serviu de base aos lançamentos contábeis efetuados.

O posicionamento desta consultoria é conservador, e recomendamos para maior transparência fiscal, a emissão da nota fiscal para baixa da mercadoria.