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O processo de agendamento permite o controle e marcação de agendas de médicos e exames.

Pré-requisitos necessários para utilizar a funcionalidade do agendamento.

  1. Cadastros da Agenda
  2. Parametrização da Agenda

IMPORTANTE!

Antes de iniciar a parametrização das Agendas de Atendimento, é importante que se defina quais serão as Agendas que deverão ser criadas e as características do processo de agendamento dos Tipos de Agenda que serão abertas.


    Nesta tela você poderá visualizar todas as Agendas de Atendimentos filtradas por tipo e Unidade de Atendimento, visualizar uma Agenda específica de um profissional ou sala selecionando-a no menu a esquerda da tela, visualizar dias em que a Agenda funciona e que tem horários livres em verde no calendário. Ao lado do calendário, foi implementada a opção de se visualizar fotos dos pacientes cadastrados no momento do Registro de Atendimento (Externo e Interno).Caso haja arquivo de foto associado ao paciente, quando o mesmo for carregado na funcionalidade, a imagem será carregada. 

    Na parte de cima da tela temos algumas ferramentas como:

    Campo Descrição
    Visualizar Gera um relatório simples da Agenda selecionada por período, mostrando todos os horários livres e ocupados.
    Opções Acessa as Propriedades da Agenda de Atendimento selecionada.
    Localizar Caixa de texto onde é possível pesquisar, pelo nome da especialidade, sala ou profissional do qual se deseja encontrar a Agenda de Atendimento.
    Pesquisar Chama a tela de Pesquisa Paciente, onde é possível visualizar todos os agendamentos existentes incluindo os futuros, para o paciente pesquisado.
    Atend. Externo Permite Registrar um Atendimento Externo para o paciente selecionado.
    Prontuário Permite acessar o Prontuário Eletrônico do Paciente através da Agenda de Atendimentos. Observação: Para que esse botão seja habilitado, é necessário que o usuário tenha permissão de acesso ao PEP no Cadastro de Prestador e tenha perfil de Médico definido em Parâmetros Gerais/Prontuário Eletrônico além de o paciente em questão ter um Registro de Atendimento.

    No calendário à direita da tela

    Após ser escolhido uma agenda, os dias com horários livres passam a ser coloridos de verde, já os dias sem horários livres ficarão em branco.
    Mostra também agendamentos da data selecionada, na grade de horários localizada na parte inferior dessa tela, sendo possível incluir ou editá-los clicando 2 vezes em cima da linha da grade.

    Atenção:

    Não será possível incluir e nem editar agendamentos em dias que já se passaram.

    Acima da grade de horários temos uma barra de tarefas que realiza operações nos agendamentos que são:

    Campo Descrição
    Dia Anterior Livre (F11) Vai para o primeiro dia livre anterior ao dia selecionado.

    Próximo dia livre (F12)

    Vai para o primeiro dia livre posterior ao dia selecionado.
    Inserir Encaixe (Insert) Inserir Encaixe (Insert). Observação.: O número máximo de encaixes deve ser respeitado.
    Remover agendamento (Del) Exclui o agendamento selecionado.
    Alterar agendamento (Duplo Click) Abre o Agendamento selecionado para alterar. Observação.: Não será possível alterar agendamentos em dias que já se passaram.
    Copiar Agendamento (Ctrl+C) Copia o agendamento selecionado para ser colado em outro horário / dia. Observação.: No processo de cópia do agendamento, algumas regras são observadas:O Convênio de origem deve ser aceito pelo médico de destino. A Atividade de origem deve ser aceita pelo médico de destino.
    Copiar Todos Agendamentos

    Copia Todos os agendamentos do dia para ser colado em outro horário / dia, seguindo as mesmas regras da Copiar Agendamento individual. Observação: Os agendamentos que são "Encaixes" não serão copiados.

    Mover Agendamento (Ctrl+X)

    Move o Agendamento selecionado para outro horário / dia. Observação: No processo de mover agendamentos, algumas regras são observadas: O Convênio de origem deve ser aceito pelo médico de destino. A Atividade de origem deve ser aceita pelo médico de destino.

    Mover Todos Agendamentos

    Move todos os Agendamentos do dia para outro horário / dia. Observação: Os agendamentos que são "Encaixes" não serão movidos.

    Colar Agendamento (Ctrl+V) Cola o(s) agendamento(s) copiado(s) ou movido(s) para o novo horário.
    Filtrar Encaixes Exibe na grade somente os horários que são do tipo "Encaixe".
    Número Prontuário (Ctrl+P) Exibe na Tela o número do prontuário do paciente selecionado.
    Log de Agendamento Irá exibir o Log de alterações (inserção, edição, exclusão e bloqueio) realizadas na Agenda de atendimentos no dia agrupados por horário.
    Estatísticas Irá exibir a Tela de Estatísticas contendo alguns indicadores sobre a Agenda.
    Atualizar Visão (F5) Atualiza as informações da grade de Agendamentos selecionada.
    Informações sobre Agendamento Exibe informação sobre quando e quem realizou o primeiro agendamento, e a ultima alteração.
    Observações da Agenda Exibe o conteúdo do campo complementar do prestador quando preenchido. A tela contendo este campo também pode ser acessada através da tecla de atelho F10 ou clicando no ícone representado pelo "Raio amarelo".

    IMPORTANTE!

    Para o status da agenda de atendimento mudar para atendido ao acessar o Pep o sistema deve estar parametrizado em Parametros Gerais\Prontuário Eletrônico\na Aba Geral deve estar marcado a seguinte função: Queixa principal e conduta obrigatórios.

    Realizando agendamento de atendimento

    1. Para realizar agendamentos acesse menu Atendimento/Agendamento/Agenda de Atendimentos.



    2. No campo Unidade do Agendamento selecione a Unidade do agendamento.
    3. Em Localizar escolha a Especialidade, Nome (Profissional), Sala/Exame ou Agente de Coleta, referente ao procedimento que deseja realizar. O Calendário será atualizado. Nele pesquise as datas com horários disponíveis (que estão com marcação em verde) e selecione o dia.

    4. Na tela do calendário da agenda de atendimentos, dê duplo clique no horário desejado, para realizar o agendamento.
    5. Na tela para marcação, realize o preenchimento das informações do paciente para agendamento. Nesta guia é possível incluir/ alterar o endereço do paciente.

    6. Selecione o paciente que será atendido.
    7. Selecione o convênio do paciente.
    8. Selecione a atividade (exemplo: consulta, retorno).
    9. Selecione a especialidade.
    10. Selecione o procedimento a ser realizado (não obrigatório).
    11. Cadastro de tipo de indicação do paciente, as opções são pré cadastradas em Cadastro de Tipos de Indicação.
    12. Cadastro de indicação do paciente, as opções são pré cadastradas em Cadastro de Indicação.
    13. Cadastro de atividade da agenda, pré cadastrado em Cadastro de Atividades da Agenda.
    14. Cadastro de status do agendamento, pré cadastrado em Cadastro de Status do Agendamento.
    15. Cadastro de motivos do atendimento, pré cadastrado em Cadastro de Motivos de Atendimento.

    16. Na guia Exames é possível lançar exames no agendamento.
    17. Clique em ... para selecionar um exame.
    18. Após selecionar o exame, clique em Adicionar, ele será adicionado na lista dos Exames agendados.
    19. Selecione o exame e clique em remover, para remove-lo da lista.

    20. Na guia Campos Complementares é possível utilizar campos complementares (pré cadastrados em Cadastros / Campos Complementares / Agenda de Atendimentos) para atender a necessidade específica de cada hospital.




    21. Quando chegar o dia agendado, os atendentes iniciam o Atendimento do paciente através do botão “Atend. Externo”.
    22. Após registrado o atendimento, através da ordem de horários, os médicos iniciam o atendimento clínico ao paciente através do botão "Prontuário", o mesmo fica habilitado apenas caso o usuário esteja parametrizado como Perfil Médico em "Opções / Parâmetros / Parâmetros Gerais / Aba Prontuário Eletrônico / Sub Aba Geral / Perfil Médico".
    23. O botão Lista de Espera, realiza o cadastro de uma fila de espera para casos de desistência.



    24. Ao ser acionado, será impresso um relatório com a relação dos retornos de pacientes no período selecionado.

    Realizando agendamento de exames

    A agenda de exames, tem como finalidade agendar os exames específicos, sem ter uma visão de “Agendas médicas”, verificando os horários disponíveis de todos os médicos que atendem determinados exames.



    1. Clique em Agendar Exames para abrir a tela de Agenda de exames.

    2. Selecione o paciente.
    3. Selecione a atividade Exames, pré cadastrada em Cadastro de Atividades da Agenda.
    4. Selecione a especialidade do agendamento.
    5. Clique em Incluir Exame para adicionar o(s) exame(s) no agendamento.
    6. O campo Tipo de Indicação contrarresponde ao cadastro de tipo de indicação do paciente, as opções são pré cadastradas em Cadastro de Tipos de Indicação.
    7. O campo Indicação corresponde ao cadastro de indicação do paciente, as opções são pré cadastradas em Cadastro de Indicação.

    8. Selecione os horários e dia para pesquisa de horários disponíveis.
    9. Clique em Incluir Agenda para incluir uma agenda para pesquisa de horários. Caso não seja preenchido, o sistema irá listar na tela seguinte todas as agendas disponíveis para o exame selecionado na tela anterior.
    10. Clique em Excluir Agenda para excluir a agenda que foi incluída na listagem.
    11. Clique em Avançar.

    12. Na tela da agenda de exames com os dias/horários disponíveis encontrados para agendamento, selecione o dia e horário.



    13. É apresentada a tela da agenda de atendimentos, com o agendamento realizado.

    Propriedades da Agenda (Opções)

    Critérios para elaboração de agendas

    Alguns critérios deverão ser observados na montagem da agenda tais como:

    • Dias da Semana: definição dos dias de atendimento do profissional (de segunda a Domingo) Ex.: Atendimentos somente às segundas, quartas e sextas.
    • Flexibilidade nos horários diários de atendimento: informar dentro do(s) dia(s) da semana definidos, os horários de atendimento do profissional e o intervalo entre um atendimento e outro (Ex.: Atendimento de 20 em 20 minutos).
    • Tipo de Atividade/Consulta: pode-se criar vários Tipos de Atividades/Consulta. As atividades são pré cadastradas pelos usuários através do menu Cadastros / Uso Geral / Agendamento / Atividades.
    • Número máximo de consultas por Tipo de Atividade/Consulta: pode-se definir/limitar por exemplo, o número máximo de quatro consultas do tipo retorno por dia.

    Essa tela é composta pelas seguintes configurações:


    Períodos

    Na Agenda de Atendimentos, temos o botão "Opções" que abre a tela de Propriedades da Agenda, onde podemos configurar algumas opções da mesma. 

    Padrões de Agendamento e Duração

    Nesta aba parametriza-se as informações específicas no tempo em que esta agenda irá vigorar, bem como a sua data máxima para agendamento e a antecedência máxima.

    Campos Descrições
    Data Máxima

    Determina uma data máxima limite para a realização de agendamentos.

    Antecedência Máxima Determina em dias, um limite máximo para a realização de agendamentos, a contar do dia atual.
    Duração da Consulta Determina em minutos, qual será a duração padrão das consultas do médico.

    Horários do Período

    Nesta tela será configurada os horários em que o médico irá atender durante a semana.

    Campos Descrição
    Dia

    Selecione o dia da semana referente à configuração.

    Horário - De / Até

    Preencha o horário de funcionamento da agenda no dia da semana em questão.

    Duração

    Preencha a duração do atendimento.

    Encaixes

    Caso sejam permitidos encaixes, informe quantos serão permitidos.

    Sala

    Informe qual a sala de realização do atendimento (não obrigatório).

    Atividades

    Acesse a tela de inclusão de atividades na agenda, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Atividades

    Identificação

    Na aba Identificação, escolhemos as atividades que esta agenda irá realizar (as atividades são pré cadastradas pelo usuário). Para cada atividade, pode-se definir uma quantidade máxima de agendamentos.

    Campos Descrições
    Atividade

    Informe a atividade.

    Qtde Máxima

    Atribua uma quantidade máxima a aquela atividade e caso necessário adicione dias restritos para esta atividade.

    Qtde Máxima de integrantes do grupo

    Informe a quantidade máxima de integrantes do grupo.

    Bloqueia agendamentos após exceder limite de atividades da agenda

    Caso marcada a caixa Não permite agendamentos após exceder limites, não será possível realizar agendamentos para esta agenda quando os limites configurados forem excedidos.

    Restrições por Faixa Etária

    Na aba Restrições por Faixa Etária informamos o período que deverá ser considerada para a restrição e qual a faixa de idades.

    Campo Descrição
    Período Considerado Informe a data inicial e final para ser considerada a restrição para a agenda.
    Faixa Etária Bloqueada Informe a idade inicial e final para ser considerada a restrição para a agenda.
    Impeditiva Se desmarcada apenas irá gerar uma notificação de restrição, marque-a para impedir que o lançamento da agenda seja feito.

    Especialidades

    Acesse a tela de inclusão de especialidades que a agenda atende, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Especialidades. 

    Identificação

    Esta configuração é muito importante caso a agenda seja de Plantonista.

    Campos Descrição
    Especialidade

    Selecione a(s) especialidade(s) do prestador.

    Subespecialidades

    Campos Descrição
    Subespecialidade Selecione a subespecialidade do prestador.

    Bloqueios

    Acesse a tela para configurar um período de bloqueio na agenda, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Bloqueios.

    Campos Descrições
    Período Bloqueado Informe o período do bloqueio.
    Horário Bloqueado Informe o horário bloqueado.
    Tipo de Exceção Informe um tipo de exceção.
    Motivo Informe o motivo.
    Feriado Caso esteja relacionado a um feriado, marque a caixa correspondente.
    Dias Informe quais os dias da semana onde irão ocorrer os bloqueios.

    Períodos Especiais

    Acesse a tela de inclusão de períodos especiais na agenda, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Períodos Especiais.


    Exemplo

    Na aba Períodos, foi parametrizado que, nas quintas-feiras, o medico atende das 08:00 até as 16:00. Todavia, em uma quinta-feira específica do mês, por motivos médicos, o mesmo só irá atender até meio dia. Esta parametrização é feita nos períodos especiais.

    Campos Descrições
    Data Informe a data
    Duração Informa a duração em minutos.
    Horário Liberado Informe o horário
    Tipo de Exceção Selecione o tipo de exceção.
    Motivo Informe um motivo

    Impressão

    Acesse a tela de impressão de relatórios da agenda, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Impressão.

    Campos Descrições
    Relatório a ser impresso Selecione o relatório a ser impresso
    Imprime Clique em Imprime para realizar a impressão após selecionar o relatório.

    Reagendar

    Acesse a tela de remarcação de agendamentos, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Reagendar.

    Campos Descrições
    Data Selecione a data fina do período para realizar o reagendamento
    Raio

    Clique em Raio para realizar a pesquisa do período, os registros existentes serão listados, em seguida, selecione o agendamento e realize a alteração.

    Reservas

    Acesse a tela de inclusão de período reservado, para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Reservas. Esta guia possibilita que o médico reserve um horário para uma atividade específica. Ao criar uma reserva, a grid de agendamento manterá-se com uma coloração verde durante o período selecionado.

    Campos Descrições
    Período Bloqueado

    Informe a data a ser reservada.

    Horário Bloqueado

    Informe o horário.

    Atividade

    Informe a atividade que será realizada durante o período da reserva e selecione os dias.

    Dias

    Selecione os dias da semana que serão reservados.

    Exames

    Acesse a tela de cadastro de exames e serviços que estarão vinculados a agenda (atendidos pelo médico), para acessá-la, na tela inicial de configuração das agendas, clique na guia Exames.

    Campos Descrições
    Exame

    Utilize o filtro para selecionar um exame/ serviço

    Qtde Máxima Informe a quantidade máxima de exames que podem ser solicitados.

    Acessada através do botão Estatísticas. Nesta tela, você poderá visualizar Estatísticas da Agenda de Atendimento por período e profissional. São eles:


     Indicadores

    Acima da grade de horários temos uma barra de tarefas que realiza operações nos agendamentos que são:

    Campo Descrição
    Agendamentos Registrados Exibe a quantidade de todos os agendamentos na Agenda.

    Número de Cancelamentos

    Exibe a quantidade de todos os agendamentos cujo Status seja "Cancelado".
    Pacientes Atendidos Exibe a quantidade de todos os agendamentos cujo Status seja "Atendido";
    Percentual de Ocupação da Agenda Exibe o Percentual de Ocupação da Agenda realizando o seguinte calculo: AGENDAMENTOS REALIZADOS / TOTAL DE AGENDAMENTOS DISPONIVEIS * 100; Exemplo: Considere uma agenda que possua 10 horários livres e realizo 6 agendamentos nessa mesma agenda. Logo o calculo de percentual de ocupação será: 6 / 10 * 6 = 60%
    Taxa de Efetivação de Atendimentos

    Exibe o Percentual da Efetivação de Atendimentos realizando o seguinte calculo: TOTAL DE AGENDAMENTOS CUJO STATUS SEJA "ATENDIDO" / AGENDAMENTOS REALIZADOS * 100; Exemplo: Continuando o exemplo acima, dos 6 agendamentos realizados 3 foram confirmados como "Atendido". Logo o calculo de efetivação de atendimento será: 3 / 6 * 100 = 50%

     

    Atividade

    Campo  Descrição
    Gráfico de distribuição de Atividades do período

    Exibe um gráfico em forma de "pizza", com a utilização de Atividades cadastradas na Agenda.

    Convênio

    Campo Descrição
    Gráfico de distribuição de Convênios por período Exibe um gráfico em forma de "pizza", com a utilização de Convênios informados no momento do agendamento.

    Status

    Campo Descrição
    Gráfico de distribuição dos Status dos Agendamentos por período Exibe um gráfico em forma de "pizza", com a utilização de Status informados no Agendamento.

    É possível fazer o lançamento automático do itens de débito associados com a Atividade na conta do paciente ao registrar o atendimento Convênio/Particular pelo agendamento.

    Para isso é necessário fazer a associação