A página de gerenciamento de usuários permite ao administrador da empresa consultar os nomes, e-mails, situação, quantidade e a página de cadastro de cada usuário, além de atribuir aplicativos e associar os usuários a grupos.
Também é a partir da página Gerenciar Usuários que é iniciado o procedimento de incluir novos usuários manualmente no contexto.
As situações possíveis para as contas no TOTVS Identity são:
As funções disponíveis para as contas no TOTVS Identity são:
01. Acione o menu Usuários.
Será apresentada uma lista com todos os usuários cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity, tanto os importados de um Active Directory quanto criados manualmente. Ao lado do nome de cada usuário é possível verificar o tipo da conta (Usuário comum ou Administrador) e a situação na empresa (Ativado, Convidado, Desativado ou Bloqueado). |
01. Acione o menu Usuários.
02. No campo Buscar usuário, escolha se a busca será pelo e-mail, por nome ou sobrenome ou pelo nome de usuário.
03. Informe o texto a ser buscado.
01. Acione o menu Usuários.
02. Acione o botão Filtrar 
.
03. Na área Filtrar usuários, modifique os filtros conforme a necessidade e acione o botão Aplicar filtro.
As opções disponíveis são:
|
04. Para remover os filtros utilizados e visualizar novamente a lista completa, acione Limpar filtros.
01. Acione o menu Usuários.
02. Modifique os filtros conforme a necessidade.
03. Acione o botão Exportar 
.
04. Na mensagem de confirmação, acione a opção Exportar.
Os registros exibidos na página no momento em que o botão Exportar foi acionado serão exportados em um arquivo CSV. Um link com validade de 48 horas é enviado ao endereço de e-mail do administrador que solicitou o relatório para que seja feito o download do arquivo exportado. |
05. Acesse o e-mail e clique no link para fazer o download do relatório.
O navegador deve apresentar automaticamente a opção para salvar um arquivo em formato CSV. Caso não ocorra, na guia aberta, acione a opção Baixar. O arquivo CSV contém o e-mail, o identificador, nome completo, função (usuário comum ou administrador) e a situação no momento atual de geração do relatório. |
Esses passos se referem à inclusão manual de usuários em uma empresa do TOTVS Identity. Para conhecer a importação de usuários do Active Directory, consulte a documentação de Active Directory.
01. Acione o menu Usuários.
02. Acione o botão Adicionar usuário.
03. Insira as informações solicitadas na aba Dados da conta.
As informações solicitadas são: Nome Sobrenome Deseja habilitar o acesso com um nome de usuário? Usuário E-mail Deseja tornar este usuário administrador? Na seção Opções de ativação é realizada a seleção da forma de ativação da conta. As opções disponíveis são:
A seção Campos customizados só é apresentada se houver campos criados no recurso de Customização do Identity. |
04. Acione a aba Grupos e marque os grupos que devem ser associados ao usuário.
Por padrão, o usuário é automaticamente associado no grupo Everyone, que concentra todos os usuários da empresa. É possível utilizar a busca para filtrar, caso existam muitos grupos cadastrados. Associando o usuário aos grupos, todos os aplicativos vinculados serão associados automaticamente ao usuário. |
05. Acione a aba Aplicativos e marque os aplicativos que devem ser associados ao usuário.
O usuário é automaticamente associado aos aplicativos vinculados ao grupo Everyone e aos demais grupos em que ele for adicionado. É possível utilizar a busca para filtrar os aplicativos desejados. |
06. Acione Adicionar usuário para concluir a inclusão do usuário.
A página de dados de usuário reúne informações de cadastro e permite ao administrador tomar uma série de ações relativas à conta do usuário como, por exemplo, reenviar o convite por e-mail, redefinir a configuração MFA, alterar o tipo do usuário, associar grupos, atribuir aplicativos, provisionar no Active Directory, desativar a conta, entre outros.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar 
para abrir a respectiva página com os dados.
Nome
E-mail ou nome de usuário Tipo de usuário
Situação Departamento Senha temporária Campos customizados A seção Campos customizados só é apresentada se houver campos criados no recurso de Customização do Identity. Grupos Aplicativos Provisionamento Active Directory Autenticação MFA |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Acione o ícone Editar 
e altere as informações desejadas.
As informações que podem ser alteradas são: Nome do usuário, Tipo de usuário, Departamento e campos customizados (caso tenham). O e-mail ou nome de usuário não pode ser alterado pelo usuário administrador. |
04. Acione Salvar para confirmar as alterações.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Acione o ícone Exportar .
04. Informe o e-mail do usuário como confirmação.
05. Acione Exportar para confirmar.
| Será feito o download dos dados do respectivo usuário relacionados à empresa atual em um arquivo JSON. Neste arquivo é possível consultar todo o histórico de visualizações e alterações que houve nos dados pessoais relacionados a esse usuário. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções 
localizado na linha do usuário e clique na opção Associar grupos.
É apresentada uma lista com todos os grupos cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity, tanto os importados do Active Directory quanto criados manualmente. |
04. Marque na área correspondente ao grupo que deve ser incluído e acione Associar grupos para confirmar.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Gerenciar grupos.
É apresentada uma lista com todos os grupos aos quais o usuário foi associado. |
04. Localize os grupos dos quais deseja remover o usuário e acione Remover grupo 
.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Associar aplicativos.
É apresentada uma lista com todos os aplicativos cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity. |
04. Localize na lista os aplicativos desejados ou utilize o campo Buscar aplicativos para encontrá-los.
05. Marque na área correspondente ao aplicativo que deseja atribuir e então acione Associar aplicativos.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Gerenciar aplicativos.
Serão listados os aplicativos atribuídos diretamente à conta do usuário ou associados aos grupos do usuário. Somente os aplicativos associados ao usuário podem ser removidos por meio dessa tela. |
04. Localize os aplicativos que deseja remover, acione Mais opções e então Remover aplicativo.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
O quadro Provisionamento Active Directory apresenta a situação de provisionamento do usuário no Active Directory.
|
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Mais detalhes.
Serão listados para consulta o Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID do usuário sincronizado com o Active Directory. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Provisionar Active Directory.
05. Preencha os campos de dados da conta para provisionar o usuário para o Active Directory.
Os dados necessários para o provisionamento são: Active Directory DN Raiz e Domínio da Conta Senha provisória e Redigite a senha |
06. Acione Salvar.
Será enviada uma requisição para o Active Directory através do SmartSync, para que o usuário seja criado no domínio escolhido. Após o provisionamento, o usuário poderá autenticar-se com a senha do Active Directory neste contexto do Identity, caso a administração da empresa tenha habilitado este recurso. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
O quadro Autenticação MFA apresenta a situação desse recurso de segurança para o usuário em questão.
|
Esta opção permite que a configuração da autenticação multifator seja feita novamente em caso de troca de aparelho ou remoção da conta previamente cadastrada no aplicativo My Safe id, por exemplo.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. No quadro Autenticação MFA, acione o botão e então Desabilitar.
05. Insira uma justificativa e a senha para confirmar a ação.
A justificativa é obrigatória e fica registrada em histórico, posteriormente pode ser consultada no relatório de auditoria. |
05. Acione o botão Desabilitar.
Caso o usuário faça parte de um grupo com MFA obrigatório, é necessário configurar novamente a autenticação multifator para que o acesso ao Identity seja liberado. |
Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Convidado.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Reenviar convite.
Uma nova mensagem de convite é enviada ao e-mail do usuário com um link para ativação da conta nesse contexto do TOTVS Identity. |
Essa senha é gerada para usuários criados a partir da opção de ativação por senha temporária, ou para reset de senha nos casos em que o usuário não tem e-mail cadastrado e, consequentemente, não consegue efetuar o reset de senha pela tela de login.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Senha temporária e acione Copiar senha temporária 
.
Após acionar essa opção, a senha temporária é copiada para a área de transferência do usuário autenticado, e deve ser repassada ao usuário que necessita do acesso ao Identity. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha. |
Essa função só é permitida para usuário sem e-mail. Quando é gerada uma senha temporária para o usuário, ele automaticamente não consegue mais acessar com a senha anterior.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Resetar senha.
Após acionar essa opção, será apresentada ao administrador uma senha temporária. Essa senha deve ser informada ao usuário, para que ele possa efetuar o login normalmente. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha. |
Esse recurso possibilita que o usuário seja desativado por um período predefinido e após esse período, seja automaticamente reativado no TOTVS Identity.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativação temporária.
05. Preencha as informações necessárias.
Data Inicial Data Final Descrição |
06. Acione Desativar.
Após salvar, o período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário. A desativação temporária não sincroniza a situação do usuário desativado no TOTVS Identity com o Active Directory. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Desativação temporária e acione Editar desativação.
05. Ajuste as informações necessárias.
06. Acione Desativar.
O período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Desativação temporária e acione Remover desativação 
.
O usuário não será desativado no período definido previamente. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativar usuário.
04. Confirme a desativação acionando Desativar.
Após confirmar, o usuário não terá mais acesso ao contexto em que foi desativado, a menos que seja reativado por um administrador. Nos contextos em que a opção Sincronizar mudanças no estado do usuário do Identity para o Active Directory esteja ativada, o usuário também será desativado no Active Directory. |
Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Desativado.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Ativar usuário.
04. Confirme a ativação acionando Ativar.
O usuário volta a ter acesso completo à conta no contexto. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Excluir usuário 
.
04. Para confirmar a exclusão, acione Excluir.
Após confirmar, a conta do usuário será totalmente removida da empresa e não poderá ser restaurada. O usuário não terá mais acesso ao contexto do TOTVS Identity do qual foi removido. Caso o usuário excluído tenha sido importado a partir do Active Directory, sua conta será automaticamente incluída na lista de Rejeitados.
|
Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Bloqueado, ou seja, tenha sido bloqueado por excesso de tentativas de login.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desbloquear.
05. Na janela de confirmação, acione Desbloquear.
Com isso, o usuário estará poderá voltar a tela de login para autenticar-se ou acionar a opção Esqueceu sua senha?. |
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: Apresenta o AD no qual o usuário está provisionado e a opção Mais detalhes para consulta aos dados do Active Directory (Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID).
: A opção