O processo de Controle Orçamentário implica na utilização de técnicas e procedimentos financeiros aplicados antecipadamente aos fatos decorrentes de planos, políticas e metas para a consecução de um resultado desejado. Portanto, ao final do processo, são obtidos os demonstrativos financeiros preparados sob condições de premissas que se espera que aconteçam durante um determinado período.
O Orçamento funciona como uma ferramenta que os gerentes podem usar para monitorar a evolução da empresa, comparando seus resultados reais com os esperados (ou planejados), permitindo que ações corretivas possam ser tomadas, caso sejam necessárias.
Com isto, as decisões estratégicas para a correção dos rumos empresariais torna-se uma finalidade para a utilização do Controle Orçamentário.
A utilização de um Controle Orçamentário pode ser analisada como um plano que contém as operações anuais da empresa, formalizando o desempenho das ações e funções administrativas, medindo quantitativamente estas operações e seus efeitos.
Para tanto, é necessário o exame prévio, sistemático e cuidadoso de todos os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de forçar a alta administração empresarial a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos causados pelo surgimento de novas condições externas.
Como benefícios do Controle Orçamentário, podemos citar:

1. Obriga os administradores a pensar à frente dos negócios;
2. Estabelece expectativas definidas, facilitando a análise posterior do desempenho;
3. Auxilia na coordenação dos esforços dos administradores, aumentando a eficiência do cumprimento dos objetivos.

Além disso, esta rotina no sistema TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento possui a funcionalidade de realocação de valores orçamentários entre Centros de Custos.
Isto significa que, caso o Orçamento de um Centro de Custos exceda seu valor total, o sistema permite que os valores de outros orçamentos possam ser 'transferidos' para este orçamento 'estourado', permitindo demais movimentações para este Orçamento.
Neste cenário, o sistema bloqueia os movimentos que excedem o valor total do Orçamento até que este processo de Realocação Orçamentária seja realizado, desbloqueando este movimento para continuar seus processos.
Existe também uma Consulta aos Valores do Orçamento, modelada para permitir a busca por Centro de Custos, Períodos do Orçamento e Natureza Orçamentária/Financeira, agilizando completamente o processo de pesquisa das movimentações orçamentárias.
Lembrando que alguns Cadastros específicos para o correto funcionamento do Controle Orçamentário, o sistema ainda possui um recurso de Importar o Orçamento, utilizando planilhas ou arquivos-texto. Isto facilita a integração com outras fontes de dados e com outros métodos de controle atualmente utilizados nas empresas.

Parametrização

Editar Natureza Orçamentária/Financeira do item

• Não Edita: Fica indisponível.
• Edita: se esta natureza deverá ser utilizada e informada no momento da inclusão do movimento.
• Edita Obrigatoriamente: a natureza deverá ser informada.
• Mostra: se esta deverá ser utilizada, mas não poderá ser editada.

Observações:

1. 1. O movimento que será configurado para efetuar o Orçamento terá as seguintes consistências:
   2. Para Utilizar o Controle orçamentário por item, o campo "Não agrupar quantidades de itens iguais" deve ser marcado. Pasta integração Compras /Outras opções dos parâmetros do tipo de movimento.
   3. Para utilizar o controle orçamentário o centro de custo do item deve ser editado.
   4. Pasta Tabelas/Itens dos parâmetros do tipo de movimento.
   5. Quando o tipo de movimento estiver parametrizado para controlar orçamento, todos os parâmetros do Orçamento devem ser preenchidos.

Controla orçamento

Se o campo estiver marcado, os campos abaixo ficarão disponíveis.

Efeito no Orçamento

• Nenhum Efeito: Os movimentos deste tipo não terão nenhum efeito sobre o valor orçado.
• Aumenta Orçado: Os movimentos deste tipo aumentarão o valor do orçamento. É este que terá o seu valor controlado. Portanto, a opção "aumenta o orçado" geralmente é utilizada nos movimentos do tipo 4, pois, é através deste que serão informados os valores orçados e a partir dele é que o sistema faz o controle.
• Diminui o Orçado: Os valores de tipos de movimentos com esta opção, irão diminuir o valor orçado.
• Aumenta Realizado: O valor realizado é aquele que será comparado ao orçado para o controle do orçamento. Movimentos com este efeito sobre o orçamento aumentará o valor real e se este ultrapassar ao valor orçado, o sistema poderá avisar ou barrar a inclusão do movimento dependendo do que foi informado no campo "Efeito no Orçamento", exemplo:: 

Vamos supor que o valor orçado de um movimento é 4.000,00, ao incluir um movimento de compra cujo efeito no orçamento é "Aumenta Realizado" no valor de 1.000,00 o sistema guardará

Valor Orçado     Valor Realizado 4.000,00           1.000,00

Se incluir outra compra no valor de 3.500,00 o sistema guardará:

Valor Orçado    Valor Realizado 4.000,00          4.500,00
Caso esteja informado no campo "Ação ao exceder Orçamento" para avisar quando ultrapassar o valor orçado, o sistema emitirá uma mensagem que o valor está ultrapassado. Se parametrizou para barrar quando ultrapassar, o sistema irá barrar a inclusão do movimento e emitirá uma mensagem que o valor orçado foi ultrapassado.

Ação ao Exceder Orçamento

Quando um movimento for afetar o orçamento e não possuir verba suficiente para o valor solicitado, podem ser configuradas três ações sobre esse movimento:

• Avisa: Uma mensagem é emitida sobre o valor excedente do orçamento, e o movimento é criado com status "Pendente".
• Barra: Uma mensagem é emitida sobre o valor excedente do orçamento, e não permite salvar o movimento.
• Bloqueia: Uma mensagem é emitida sobre o valor excedente do orçamento, e o movimento criado com o status "Bloqueado". Com esse status o movimento fica aguardando que seja liberado pelo assistente de realocação orçamentário, e não pode ser recebido para outro tipo de movimento enquanto estiver bloqueado.

Observação:: O controle orçamentário por tipo de movimento (controle financeiro) considera como valor orçado o "valor líquido" do movimento. No caso de controle orçamentário físico (por produto ou alguma tabela opcional) o valor orçado é definido pela "a quantidade x preço".

Data Default do Orçamento

• Data de Emissão: o campo será preenchido com a data de emissão do movimento.
• Data de Entrada/Saída: deverá ser igual a data de entrada/saída.
• Data Extra 1/2: Se desejar utilizar outras datas para algum outro controle, pode-se utilizar estas duas, os campos a preencher são os mesmos descritos acima em "Data de Entrada".

Exemplo: No movimento do tipo de "Ordem de Fornecimento", podemos criar uma data com o nome de "data orçamento", e parametriza para buscar esta data na data de emissão do movimento.

Utiliza Rateio no Orçamento

• Informe como será o rateio no orçamento. As opções são: Não utiliza, Utiliza no Movimento e Utiliza no Item.
Observações:

• • O sistema não permite a alteração do parâmetro que utiliza rateio se já tiver incluído algum movimento.
  • Se o usuário escolher que vai utilizar o rateio no orçamento, ele irá consistir se o parâmetro de rateio esta marcado.
  • O rateio do movimento pode ser por valor ou quantidade, o sistema irá fazer uma proporção da Quantidade X Valor Unitário do Orçamento (Fórmula) e irá aplicar no rateio selecionado.
  • Quando parametrizado para Utiliza no Movimento, o orçamento será afetado por uma combinação entre os centros de custo de movimento com as naturezas orçamentárias 
    de cada um dos itens.

Fórmula do valor unitário do orçamento

Informe a fórmula que irá calcular o valor unitário do orçamento.

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