Manual Servidor ISS21

Conceito

O ISSXXI é uma aplicação desenhada e concebida para efetuar a gestão e controle de vendas em lojas de retalho, alimentar e departamental sendo constituída por um componente de PDV (Ponto de Venda) e um componente de Servidor ligado na mesma rede informática, onde é efetuada a gestão da linha de caixas e o processamento das vendas.
O ISSXI é um sistema de alta disponibilidade que garante o funcionamento da Loja, garantindo o funcionamento independente de cada PDV mesmo em caso de falha do servidor ou da rede informática. O sistema dispõe de um conjunto de mecanismos de alertas, para que em caso de falha, os operadores de Loja sejam de imediato informados e possam acionar os serviços de suporte.

Descrição do processo

O Processo de Venda

Para garantir uma operação de registro dos produtos rápida, eficaz e controlada, nos pontos de venda, o sistema permite a utilização de diferentes dispositivos de 'input' como 'Scanners' de Códigos de barras, antenas de RF-ID, Interação com balanças, teclados de específicos de PDV ou terminais gráficos 'TouchScreen'.
Após finalizado o registro do produto (Pressionada a tecla de 'Total'), ficam disponíveis as teclas de formas de pagamento, para que o Operador possa descriminar de forma rápida o modo ou modos de pagamento que o Cliente utiliza para pagar as mercadorias adquiridas. Desta forma o sistema permite que no final do turno do caixa, que a contagem e verificação de valores seja simplificada, uma vez que o sistema sabe exatamente o recebido em cada forma de pagamento.

Controle das Vendas

O Controle das vendas é efetuado no servidor, onde são aglutinadas todas as transações efetuadas nos PDV´s. Assim a aplicação disponibiliza, em qualquer momento do dia e de uma forma imediata a consulta e relatórios de todos os dados relativos à operação de Venda, permitindo saber de uma forma organizada:

• O que a Loja vendeu (Produtos)
• A quem a Loja vendeu (Com modulo de fidelização de Clientes)
• Quem Vendeu (Operadores)
• Quando a Loja vendeu (Períodos de tempo)

• Como a Loja recebeu (Formas de pagamento)

Fechamento contabilístico diário de Vendas

O fechamento do dia de vendas é efetuado automaticamente pelo sistema a uma hora predefinida e parametrizada na aplicação, logo sem necessidade de qualquer intervenção humana. A execução deste processo destina-se a efetuar a limpeza de valores para dar início a um novo período de vendas. É durante a execução deste processo que são também configuradas as tarefas de:

• Seguranças
• Relatórios de vendas automáticas
• Geração de arquivos para envio às aplicações de BackOffice (retaguarda)
• Atualização de dados provenientes do BackOffice(retaguarda)

• Limpezas e extração de relatórios de sistema

Caso pretenda que o fechamento do período não ocorra automaticamente, este pode ser feito manualmente por um usuário autorizado ao nível da aplicação do servidor.

Autonomia dos PDV´s e 'Off-line'

Para garantir o funcionamento dos pontos venda em caso de falha do servidor ou da rede, os PDV´s dispõem de um disco rígido que contém toda a informação necessária ao processo de venda. Este disco serve também para armazenar todas as transações efetuadas. Desta forma a aplicação de venda (Programa de caixa) permite sempre operar com toda a funcionalidade mesmo que o servidor ou a rede sejam desligados.
Para efetuar o envio para o servidor das transações efetuadas pelo Programa de Caixa e atualização de dados no PDV, existem um conjunto de serviços, programas não visíveis ao usuário, que permanentemente verificam a existência do servidor na rede e efetuam as atualizações necessárias.
A autonomia de venda em off-line de um PDV é normalmente configurada para 30 dias, mas podendo este limite ser aumentado de acordo com o espaço em disco disponível.
Em caso de falha do Servidor ou da rede, e passando o PDV a estado de 'Off-line', a passagem ao estado de 'Online' não necessita de qualquer intervenção do Operador sendo está feita automaticamente logo que o servidor esteja disponível.

Servidor Multi-Loja

O desenho de todas as tabelas de dados mestres da aplicação ISSXXI inclui a identificação do Código de Loja, estando assim disponível a capacidade de nas mesmas tabelas existirem dados referentes a diferentes Lojas. É possível com um servidor apenas, acumular e processar dados dos PDV´s distribuídos por várias. Todos os relatórios são extraídos por Loja, sendo também possível gerar relatórios com valores de várias Lojas.

Utilização de Segundo Servidor

De forma a garantir uma maior disponibilidade das funcionalidades disponibilizadas pelo servidor, é possível a instalação e configuração de um segundo servidor. Assim, em caso de algum problema grave no servidor primário (perca total), é possível tornar o servidor secundário em primário e efetuar rapidamente a recuperação e processamento de todas as transações efetuadas nos PDV´s. É possível garantir também, alta disponibilidade para os dados de vendas.

Flexibilidade e Integração com outras Aplicações

O ISSXXI é desenvolvido com base em tecnologias Microsoft '.Net', com a capacidade de utilização de dispositivos OPOS (Standard definido pela Microsoft para comunicação com periféricos) que permitem o desenvolvimento e integração rápida de comunicação com novos componentes de hardware (Ver lista de periféricos já integrados).
O desenvolvimento em ambiente '.NET' incorpora o motor para produção de relatórios, 'Crystal Reports', que permite um rápido desenvolvimento mesmo quando se tratam de relatórios complexos.
Todos os relatórios de vendas na aplicação ISSXXI fazem uso desta ferramenta.
A arquitetura do ISSXXI contém já mecanismos para Integração com ferramentas de monitorização e auditoria tanto dos componentes Hardware como de Software.
A integração com InStoreWin, um poderoso motor de gestão de promoções, está também disponível, retirando toda a complexidade que estes processos podem alcançar de dentro da aplicação de venda e permitindo ao negócio e à criatividade dos elementos de marketing maior agilidade na implementação de novas promoções.

Controle de Acessos (Operadores de sistema e de Caixa)

A aplicação ISSXXI dispõe de tabelas de usuários independentes para o funcionamento dos PDV´s e utilização da aplicação de servidor, assim ao nível do PDV podem ser configurados usuários / operadores com vários níveis de permissão que se correlacionam com a configuração atribuída às várias funções dos PDV´s, sempre que seja pretendida a execução de uma função para o qual o Operador identificado não tenha privilégio suficiente, o programa pedirá a identificação e respectiva password para outro operador que tenha o nível de privilégio pretendido. (Supervisor)
Ao nível da configuração de usuários da aplicação de servidor, estes podem ser configurados com níveis de acesso tal como os operadores como podem ser criados menus de opções específicos para cada usuário ou grupos de usuários, todas as opções de Menu pedem ainda uma password associada, de forma a que só supervisores com o conhecimento dessa password possam executar esse procedimento.

DESCRIÇÃO TÉCNICA

Processos do Servidor

Processos do PDV

ISSXXI SERVER

Login

Manutenção de Tabelas

Estrutura Loja

Níveis Hierárquicos

A hierarquia dos produtos é composta por cinco níveis, sendo possível definir descontos e promoções para cada um dos níveis.
Estão disponíveis dois grupos de Desconto/ Promoção para ser possível ativá-los diferenciando um cliente não identificado (1) e o identificado (2).
Desta forma, quando um nível se encontra em promoção e o cliente está identificado a promoção ativada é a Promoção 2.

Marcas/ Cores/ Tamanhos

As tabelas de Marcas, Cores e Tamanhos contêm dados que poderão caracterizar os Produtos.

Produtos

A Tabela de produtos permite a criação, alteração e eliminação de produtos, disponibiliza uma listagem que, de acordo com a seleção, pode ser completa ou parcial.
A informação do produto é dividida por três fichas:
A primeira contém a informação base;
A segunda à divisão hierárquica:
A terceira as características funcionais.

Preços

A Tabela de preços contém todos os preços (Venda e Custo) definidos para os produtos.
Aqui a Loja define novos preços, podendo também parametrizar a data em que o preço de venda entrará em vigor.

Consulta de Produtos

A Consulta de produtos permite pesquisar produtos pelo código de venda.
Além da informação base do produto fornece ainda alguns dados de vendas.

Promoções

Nesta tela cadastra-se as Promoções que afetarão as vendas na Loja.
A promoção deve estar desativada para ser alterada.

Desconto em Vales
Se a opção "Desconto em Vale" estiver selecionada, o valor da promoção não se reflete na forma de desconto direto, ou seja, no total da venda, mas em deferido na forma de cupons para desconto em futuras compras. Neste caso é necessário parametrizar a emissão dos vales.

Produtos / Estruturas em Promoção

Nesta opção associam-se as estruturas ou produtos a promoções.
Promoções sem Estruturas ou Produtos associados incidem sobre o total da Venda.
Não é possível associar ou desassociar Produtos / Estruturas a uma promoção Ativa.

Clientes

Cadastro de Clientes

A Tabela de Clientes contém o registro identificativo de cada cliente.

Tipos de Cartões

A Tabela de Tipos de Cartões permite criar várias classes de carões.

Cartões

A Tabela de Cartões contém o registro de todos os cartões atribuídos, com o respectivo detalhe.

Cadastro Base

Cadastro de Finalizadoras

As finalizadoras são métodos de pagamentos que poderão estar disponíveis nos PDV´s para receber os valores das vendas.

Cadastro de Operadores

A Tabela de Operadores permite o cadastro, alteração e exclusão de Operadores. Disponibiliza uma listagem que, de acordo com a seleção pode ser completa ou parcial.

Alterar senha Operador

Esta opção é uma variante da anterior. A inclusão do campo "Password" permite alterar a password no servidor sem recorrer ao PDV, a password default que grava para os operadores cadastrados é sempre "0000".

Períodos

Os períodos são divisões lógicas do tempo de vendas.
Por exemplo, se forem criados os períodos 08:00 e 20:00 todas as vendas realizadas até às 07:59 são registradas no período 08:00 e as restantes no 20:00.

Parâmetros Base

Cadastro Lojas

O cadastro de Loja contém os parâmetros que irão caracterizar o funcionamento do ISSXXI.
Para um servidor Multi Loja, poderão estar definidas múltiplas lojas na Tabela.

Cadastro de PDV

Na Tabela de PDV define-se quais os PDV´s da Loja e a numeração dos documentos por eles emitidos.

Cadastro de Moeda

No arquivo de Produtos enviado pela retaguarda é possível atribuir dois preços ao mesmo produto.
O preço de venda desses produtos será definido na tela de cadastro de moedas.

Cadastro de Alíquotas

Na tabela de alíquotas é definido os tipos de ICMS a ser aplicado nos produtos para venda ao cliente final.

Prefixos EAN

Um "EAN" identifica um produto, um código de barras é uma unidade de produto com um valor determinado.
Existem EAN's que identificam o produto, peso, preço ou quantidade. Contêm um elemento variável.
Os prefixos permitem definir quais são estes EAN's.

Prefixos de Vales de Pagamento

A tabela de prefixos de Vales de Pagamento contém a segmentação do EAN do respectivo vale.

Manutenção de Vales de Pagamento

Tabela de Vales de Pagamento

Na Tabela de Vales de Pagamento são registrados todos os tipos de vales de pagamentos passíveis de serem recebidos pelas vendas.
Quando é efetuado o pagamento no PDV com Vales de Pagamento o EAN do vale é confrontado com este registro de forma a identificar e validar o vale.

Tabela de EAN's de Vales

Na Tabela de EAN's de Vales registram-se as associações dos vales aos produtos.
Esta associação permite validar que o vale de um fornecedor seja aceite apenas como pagamento se um determinado produto estiver na lista de compras.

Tabela de Vales de Loja

Os registros da Tabela de Vales de Loja são criados automaticamente pelos PDV's.
Os vales são criados pelos PDV's quando são recebidos como pagamento ou quando são emitidos em consequência de promoções ativas.
Quando emitidos seu estado é Ativo.
Quando recebidos seu estado é Inativo de forma a evitar sua reutilização.

Relatório de Vendas

Para explorar as Vendas estão disponíveis diversos modelos, distribuídos por Valores Diários, Valores Mensais e Entre Datas.
O sistema mantém 10 dias de Vendas (atual até -10) e 2 meses (atual e anterior).
Por um período parametrizado serão acumulados dados históricos das vendas. Estes dados permitirão a exploração dos valores de vendas Entre Datas.

Utilitários de Sistema

Opções disponíveis para monitoramento do sistema, nessa opção pode-se verificar as Vendas Online, Status da Loja, etc.

Configuração do Menu

Configura-se o Menu do sistema sem ter a necessidade de editar o arquivo.

Jornal Eletrônico

Jornal eletrônico, tem a funcionalidade da segunda via do cupom impresso, através dessa funcionalidade consegue-se consultar todas as operações efetuadas pelo operador ou supervisor.

Status Loja

Além de verificar o status da loja, a opção mostra toda a transação de venda da loja e se os serviços estão online.

Status PDV

Informa os status de todos PDV's, código operador, número PDV etc.

Vendas por Seção

Vendas por Período

Vendas por Formas de pagamento

Produtividade

Produtividade do Dia Atual

Produtividade Entre Datas

Nessa opção consegue-se gerar relatório de meses anteriores de acordo com a seleção informada.

Importação de Dados

Importação de Produtos

A importação de produtos atualiza os dados do concentrador, após atualizado as alterações estarão disponíveis nos PDV's.

Exportação de Dados

Exportação de Vendas Loja

Exporta as vendas diárias do PDV a qualquer momento do dia para importação no servidor RMS.