Cadastro de Visitantes (PONA330)
Essa rotina permite o cadastro das informações de visitantes, para que seja possível controlar o acesso de pessoas externas na empresa. O Sistema disponibiliza os seguintes controles:
- Registro fotográfico do visitante através de um repositório de imagens;
- Armazenamento de até oito documentos para identificação do visitante, permitindo que seja registrado um documento alternativo, como por exemplo, carteira de registro na OAB, caso seja um advogado;
- Data e comentários referentes a última visita;
- Identificação da situação do visitante com relação a restrições em visitas anteriores.
Procedimentos
Para cadastrar visitantes:
- Selecione Incluir.
O Sistema apresenta a tela de inclusão, subdividida em duas pastas:
- Cadastrais - agrupa os campos principais de cadastro do visitante, como nome, foto, documentos, etc.
- Outros - agrupa dos demais dados do visitante, como endereço.
- Preencha os dados das pastas conforme orientação do help de campo.
Nesta tela serão apresentados somente os campos pertinentes à movimentação solicitada, ou seja, se entrada, somente os campos correspondentes à entrada estarão habilitados. Se saída, somente os pertinentes a saída serão apresentados. Se detectado pelo Sistema um acesso a uma entrada ou uma saída já registrada, os campos respectivos estarão disponíveis apenas para visualização.
Observe o seguinte campo, constante na pasta Cadastrais:
"Sit. Visitante"
O visitante pode ser identificado no sistema caso haja ou não alguma restrição para o seu acesso. Caso hajam restrições para o acesso, o campo Sit. Visitante deve ser preenchido com 2 = Com Restrição, caso contrário, deve ser preenchido com 1 = Situação Normal. Desta forma, ao confirmar o cadastro, o visitante será identificado na janela de manutenção conforme legenda.
- Confira os dados e confirme.
Informações extras:
Através do botão Outras Ações / Foto, permite o registro fotográfico do visitante através de captura de imagem por WebCams.
Procedimentos
Para efetuar o registro fotográfico:
- Posicione o cursor no visitante já existente e clique em Alterar ou cadastre um novo visitante, por meio da opção Incluir.
- Em Ações Relacionadas clique em Foto.
- Na lista selecione a WebCam a ser utilizada.
- Clique em Abrir e uma nova janela é aberta.
- Clique em F2 para capturar a imagem e feche a janela.
- Clique em Salvar para incluir a imagem do visitante.
- Efetue os demais cadastros de campos do visitante e confirme.
As possíveis informações com relação aos visitantes relacionados neste cadastro são:
- Situação Normal: Indica que o visitante não possui qualquer registro que o desabone à condição de visitante.
- Com restrição: Indica que o visitante possui algo que o desabone na condição de visitante.
Cadastro de Visitas (PONA340)
Controla o acesso dos visitantes externos em uma empresa, desde a sua identificação até o momento da saída, possibilitando também controlar o agendamento das visitas e recepcionar os visitantes.
O controle das visitas efetuadas é iniciado após a identificação do visitante, pois o Sistema permite que seja informada a área a ser visitada (Departamento de Vendas, por exemplo) ou a pessoa a ser contatada (algum colaborador do Departamento de Vendas). O preenchimento de alguns campos exige o fornecimento de outros.
Por exemplo:
Se as informações de entrada forem fornecidas, o crachá deve ser informado. Não é possível informar a saída sem a realização do processo de entrada, e assim sucessivamente.
Procedimentos
Para cadastrar visitas:
- Selecione Incluir.
Preencha os dados conforme orientação do help de campo.
- Confira os dados e confirme.
- Na tela de abertura da manutenção de visitas, é possível verificar o Cadastro de Visitantes.
- Posicione o cursor sobre o registro da visita desejada e pressione a tecla [F6], para que o Sistema abra a janela do Cadastro de Visitantes.
- Preencha os dados necessários e confirme.
- No menu, estão disponíveis as opções:
- Entrada - registra os dados da entrada do visitante, sendo possível apenas sobre o registro classificado como Agendada.
- Saída - registra os dados da saída do visitante, quando finalizada a visita, sendo possível apenas sobre os registros classificados como Em visita e Agendada e, desta forma, classificando saída das visitas como Encerradas.
- Filtro - Ferramenta para montar um filtro de dados dos visitantes. Permite a criação de regras para seleção de visitas conforme critérios definidos pelo usuário. Como exemplo, é possível desconsiderar registros de visitas anteriores ou selecionar visitantes de uma mesma empresa, ou visitas para a data do dia corrente de uma filial, entre outros.
- Emissão - permite a configuração e emissão de etiquetas para os crachás de visitantes.
- Legenda - classifica os visitantes em visita.
8. Selecione conforme necessidade, seguindo as orientações do help.
9. Para consultar os dados do visitante, no momento da visita, pressione a tecla [F6].
O Sistema apresenta a tela de Cadastro de Visitantes.
10. Para alterar os dados do visitante, no momento da visita, pressione a tecla [F7].
O Sistema apresenta a tela do Cadastro de Visitantes, permitindo alterar os dados cadastrais desse visitante, naquele momento.
Exemplo
Suponha que o visitante, já na portaria ou recepção da empresa, constate que seu sobrenome está incorreto.
O atendente que o estiver recebendo, com acesso ao Sistema, pode, no mesmo momento do registro de entrada desse visitante, pressionar a tecla [F7] e corrigir seu sobrenome.
Dessa forma, a etiqueta, se for impressa, já estará com nome correto do visitante, ou simplesmente o cadastro do visitante será corrigido.
Informações extras:
Uma visita pode ser agendada, de forma que os dados do visitante estejam previamente disponíveis e, no momento do registro da entrada, seja agilizada. As visitas agendadas serão classificadas como Agendada, conforme legenda.
Procedimentos
Para agendar visitas:
- Em Visitas, selecione Incluir, disponível no menu.
- Preencha os campos conforme orientação dos helps, porém, não informe os seguintes campos:
• Nr. Crachá
• Data Entrada
• Hr. Entrada
- Informados os dados, confira e confirme.
O registro dessa visita será apresentado como Agendada.
Os dados dos visitantes relacionados neste cadastro são classificados da seguinte forma:
• Em visita
Indica que ovisitante ainda está em visita, e o registro saída ainda não foi realizado.
• Agendada
Indica que o visitante possui agendamento da visita e, portanto, possui os dados previamente registrados para concretização da visita.
• Encerrada
Indica que o visitante finalizou a visita e o registro de sua saída já foi realizado.
Leitura/Apontamento de Marcações (PONM010)
Permite a leitura do arquivo gerado pelo relógio de ponto, gera arquivo de log e, posteriormente, emite o relatório dos dados desse registro. Para informações detalhadas, consulte a documentação disponível em https://tdn.totvs.com.br/pages/viewpage.action?pageId=233744643.
Para efetuar a leitura de ocorrências de visitantes, é necessário que seja efetuado a leitura a partir do cadastro de relógios, e que o relógio possua configuração no cadastro com o campo Controle configurado com A - Relógio/Catraca para Controle de Visitantes. Para informações sobre a leitura de arquivo de marcações de relógio que não é REP, consulta mais informações na documentação disponível em https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=238034173.
As ocorrências de visitantes poderão ser consultadas no Cadastro de Visitas (PONA340), conforme explicado no Passo2.
Relatório de Controle de Visitantes (PONR120)
Emite uma lista de controle periódico dos visitantes, por meio da apresentação dos dados de entrada, saída, número de crachá, contato e centro de custo.
Procedimentos
Para emitir o relatório de controle de visitantes:
1. Em Control. Visitantes, clique em Parâmetros.
2. Configure-os de acordo com orientação dos helps de campo.
3. Confira os dados e confirme.
4. Configure a impressão.
5. Confira as configurações e confirme a impressão.
Relatório de Controle de Visitas (PONR130)
Emite a relação das visitas recebidas em um determinado período, com os nomes dos visitantes, data de entrada, saída, número de crachá, contato e centro de custo.
Procedimentos
Para emitir o relatório de controle de visitas:
1. Em Controle Visitas, clique em Parâmetros.
2. Configure-os de acordo com orientação dos helps de campo.
3. Confira os dados e confirme.
4. Configure a impressão.
5. Confira as configurações e confirme a impressão.
Tempo aproximado para leitura: superior a 15 minutos
