Integração TOTVS Educacional X Scientia - Modelo 1

Informações Gerais

Objetivo

A integração do TOTVS Educacional com o Scientia Enterprise foi planejada para que seja possível utilizar as funcionalidades de geração de quadro de horário, alocação de professores e alocação de salas disponíveis no Scientia Timetabler para geração de oferta de Turma/Disciplina no TOTVS Educacional.

Ao utilizar esta integração, o Scientia Timetabler será a ferramenta padrão para planejamento e organização do quadro de horários, alocação de Professores e Salas para as respectivas Turmas/Disciplinas do TOTVS Educacional.

Esta integração é dividida em dois processos principais, Exportação de dados do TOTVS Educacional para o Scientia Enterprise e Importação de dados do Scientia Enterprise para o TOTVS Educacional.

O processo de exportação de dados para o Scientia Enterprise é um recurso que envia os dados essenciais dos cadastros do TOTVS Educacional, permitindo a utilização do Scientia Enterprise para alocar professores, salas e gerar as ofertas de horários das Turmas/Disciplinas. No envio das informações o processo utiliza mascaras pré-definidas para que a relação entre informações dos dois sistemas seja identificada corretamente, possibilitando que a leitura da oferta montada seja realizada.

O processo de importação de dados é o recurso que permite que os agendamentos realizados no Scientia Timetabler sejam importados para o TOTVS Educacional, possibilitando assim que os horários da oferta de Turma/Disciplina e as alocações de Professores e Salas para estas Turmas/Disciplinas sejam atualizadas. Este processo busca informações das Atividades do Scientia que obedeçam as chaves criadas no processo de exportação.

Definição da Regra de Negócio

Parametrização de integração com Scientia

Acessar: Módulo Educacional | Parâmetros| Integração | Scientia

• Selecione “Utilize integração com Scientia”.
• Escolha qual tipo de banco de dados será utilizado na integração, SQL Server ou Oracle.
• Insira informações de conexão com a base de dados de Exportação e teste a conexão
• Insira informações de conexão com a base de dados de Importação e teste a conexão
• Defina em Modelo de integração: "Modelo 1 - Otimiza horários e recursos de turma/disciplina existente"
• Defina o comportamento do sistema:
  • Permitir atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada
  • Permitir alteração de salas via integração após a matrícula de alunos
  • Permitir alteração de professores da turma/disciplina via integração após a matrícula de alunos
  • Permitir alteração de horários via integração após a matrícula de alunos
  • Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo de plano de aula preenchido
  • Quando houver alunos matriculados na turma/disciplina enviar o total de alunos matriculados

É necessário parametrizar tanto a base de exportação quanto a de importação para que seja possível exportar com sucesso, pois existem informações que são validadas no Scientia durante o processo.

Exportação de Dados para o Scientia

Acessar: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Exportação de Dados para o Scientia Enterprise

• Ao abrir o processo, a primeira tela exibida é a de boas vindas, basta avançar.
• A seguir temos a tela de seleção de Período Letivo. Nesta tela existem os seguintes parâmetros:
  • Dados a exportar: Este parâmetro possibilita a opção de enviar todos os dados novamente, enviar os dados alterados desde a última exportação ou enviar apenas os registros que foram alterados a partir de uma data, que possui como padrão a data da última integração. Na primeira exportação é obrigatório o envio de todos os registros.
  • Lista de Períodos Letivos: Devemos selecionar o(s) Período(s) Letivo(s) que ser(á)ão integrado(s) dentro da lista de Períodos Letivos com status aberto.
  • Avance para a próxima tela.
  • A seguir temos a tela de seleção de professores onde pode-se utilizar os seguintes modos de seleção:
    • Seleção padrão do sistema 
    • Seleção via SQL
    • Não enviar a informação de professores
  • Avance para a próxima tela.
  • A seguir temos a tela de seleção de Turmas/Disciplinas que serão exportadas para o Scientia Enterprise. Nesta tela temos as seguintes opções
    • Quantidade de aulas semanais: Este parâmetro indica quantos Templates de Atividade serão gerados para as Turmas/Disciplinas que não possuem o campo de Quantidade de Aulas preenchido.
    • Enviar todas as Turmas/Disciplinas dos Períodos Letivos selecionados: Este parâmetro determina que o processo envie todas as Turmas/Disciplinas existentes nos Períodos Letivos, Filial e/ou Nível de Ensino selecionados.
    • Filtros de Matriz Aplicada e Carga Horária: Caso não deseje enviar todas as Turmas/Disciplinas dos Períodos Letivos selecionados, utilize estes filtros para restringir as Turmas/Disciplinas que deseja enviar. O filtro de carga horária busca na Grade ou Turma a carga horária dependendo do Nível de Ensino da Turma/Disciplina.

 Serão enviadas todas as Turmas/Disciplinas listadas, independente de estar selecionada ou não. Utilize a seleção de Turmas/Disciplinas para remover as disciplinas que não deseja enviar.

• Execute o processo, ao final, os dados já estarão disponíveis na base de integração para serem importados no Scientia pelo SPDA – Syllabus Plus Data Adaptor.

Importante:

• Se o parâmetro do TOTVS Educacional "Quando houver alunos matriculados na turma/disciplina enviar o total de alunos matriculados" estiver marcado as turmas/disciplinas que contenham alunos matriculados enviarão no campo PosPlannedSize do Programme of Study do Scientia o total de alunos matriculados . Para todos os outros cenários o sistema continuará enviando a informação do máximo de alunos da turma ou turma/disciplina de acordo com a configuração do controle de vagas definido na matriz curricular.
• Como a base do Scientia é anual, deve-se ter muita atenção ao escolher os períodos letivos que deseja integrar.
• Caso possua dúvidas de como executar o SPDA consulte a documentação do Scientia ou entre em contato com o Help Desk.

Importação de Dados do Scientia

Depois de criada a oferta de horário no Scientia Timetabler e executado o aplicativo "Run Scheduled Extract" já é possível executar o processo de importação de dados do Scientia no TOTVS Educacional. ("Run Scheduled Extract" é responsável por atualizar as informações do RDB)

Acessar: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Importação de Dados do Scientia Enterprise 

• Ao abrir o processo, a primeira tela exibida é a de boas vindas, basta avançar.
• A seguir temos a tela de opções do processo de Importação, nela deve-se escolher quais Turmas/Disciplinas presentes no Scientia Timetabler devem ser importadas.
• Além das Turmas/Disciplinas, temos as seguintes opções de importação:
  • Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado: Permite atualizar informações de Turmas/Disciplinas que já possuam planos de aula gerados. Quando marcada está opção os planos de aula serão excluídos das Turmas/Disciplinas
  • Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado: Permitem atualizar informações de Turmas/Disciplinas que contenham professores com dados de pagamento aprovados. Está opção só estará disponível se os parâmetros de sistema “Permitir atualização de Turma/Disciplina com dados de pagamento do professor aprovado” e “Utilizar controle de alteração de registro com o item professor da Turma/Disciplina” estiverem marcados.
  • Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Permitir sobregravar a estrutura da oferta através da importação do Scientia mesmo quando houver alunos matriculados" marcada.
    • Se o usuário marcar esta opção no processo de importação as turmas/disciplinas que possuírem alunos matriculados terão a estrutura da oferta totalmente atualizada se as aulas não tiverem iniciado, seguindo a mesma regra das turmas/disciplinas sem alunos matriculados.
    • Consideraremos que as aulas da turma/disciplina iniciaram se:
      • Plano de aula gerado com conteúdo realizado digitado
      • Frequência diária lançada
      Desta forma antes do início das aulas a instituição de ensino teria total flexibilidade no momento do planejamento da oferta, mesmo com alunos já matriculados nas turmas/disciplinas.
  • Permite superalocar professores: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Permitir superalocação de professores" marcada.
    • Se o usuário marcar esta opção o choque de horário de professores quando encontrado não aborta a importação dos dados, caso contrário o sistema emite um erro e não atualiza as turmas/disciplinas
  • Permite superalocar salas: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Permitir superalocação de salas" marcada.
    • Se o usuário marcar esta opção o choque de horário de salas quando encontrado não aborta a importação dos dados, caso contrário o sistema emite um erro e não atualiza as turmas/disciplinas
  • Permite superalocar alunos: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Matricular alunos com choque de horário" marcada.
    • Se o usuário marcar esta opção o choque de horário de alunos quando encontrado não aborta a importação dos dados, caso contrário o sistema emite um erro e não atualiza as turmas/disciplinas.
• Avance para a próxima tela. 
  • Esta etapa fica visível quando:
    • O sistema estiver parametrizado para permitir alteração de horário ou professores de turmas/disciplinas com alunos matriculados 
    • Pelo
  • Quando pelo
    • menos uma das turmas/disciplinas
    contenha alunos matriculados e 
  Execute o processo, ao final, os dados das Turmas/Disciplinas já estarão atualizados. Caso exista algum
  • • selecionadas na etapa anterior possuir alunos matriculados e a opção "Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados" estiver desmarcada ou já tiver iniciado as aulas (plano de aula com conteúdo realizado ou frequência diária digitada) o usuário deverá definir um conjunto de datas para criação dos horários modulares.
  •   Quando permite alteração de horário os seguintes campos ficam disponíveis
    • Novos horários da turma/disciplina - para horários que estão sendo enviados pelo scientia e não estiverm criados na oferta do TOTVS Educacional
      • Data início
      • Data fim (pode-se buscar a data fim automaticamente basta que a opção "Utilizar como data fim dos novos horários o valor atribuído como data mim na turma/disciplina, turma ou período letivo")
    • Encerramento de horários da turma/disciplina - para horários que não estão sendo enviados pelo scientia e que estão associados a turma/disciplina no TOTVS Educacional
      • Data início (pode-se buscar a data início automaticamente basta que a opção "Utilizar como data início dos horários encerrados o valor atribuido como data início na turma/disciplina, turma ou período letivo")
      • Data fim
  • Quando permite alteração de professores os seguintes campos ficam disponíveis
    • Data início de participação dos novos professores
    • Data término de participação dos professores atuais
  • Caso as datas informadas sejam menores que a data do dia da execução será exibido um aviso para o usuário com o seguinte texto "A data início para novos horários e/ou data início de participação de novos professores é inferior a data atual, antes de prosseguir certifique-se que a frequência dos aluno se o conteúdo realizado dos planos de aula estão atualizados" e solicitada uma confirmação para prosseguimento.

• Execute o processo e o sistema tentará atualizar os dados das turmas/disciplinas selecionadas

Informações Adicionais

O processo de exclusão de registros que fazem integração com o Scientia no TOTVS Educacional envia comandos de exclusão para a tabela de integração SPDA do Scientia Enterprise, desta forma, se a integração estiver habilitada, é necessário que exista a configuração correta das bases de integração para que estes comandos possam ser enviados.

No quadro abaixo descrevemos as tabelas envolvidas no processo de exportação de dados para o Scientia.