No menu lateral da tela de configuração são disponibilizados os elementos para a criação do processo: Início, Fim, Atividade, Automático, Documento, Anotação, Swinlane, Sub processo, Forke Join. Também é disponibilizado o acesso à tela de configuração do processo através do item Propriedades.
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As informações solicitadas são:
Descrição Descrição da atividade inicial do processo.
Instruções Instruções que facilitam o entendimento da atividade no processo. Ao preparar as instruções de uma atividade, é comum precisar buscar informações de outros arquivos ou sites. Existe o conceito de hiperlink que permite incluir acessos para documentos da plataforma e também para endereços na Internet por intermédio de documentos externos, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação. Para isso, é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo código do documento na navegação de documentos.
Expediente Expediente ao qual o início será relacionado. Os expedientes são cadastrados na plataforma e são utilizados para os cálculos de prazos e atrasos das atividades de processo. Por exemplo, se o expediente informado foi configurado como sendo de segunda à sexta das 8:00h às 18:00h e existe uma atividade com duração de 1 hora que foi criada às 17:30h de uma terça, seu prazo de conclusão será quarta às 8:30h em decorrência do expediente.
Mecanismo de atribuição Forma como serão selecionados os usuários para executar a atividade início. São exibidos apenas os tipos de mecanismo de atribuição que podem ser utilizados em atividades do tipo Início. Quando selecionado um mecanismo de atribuição para uma atividade do tipo Início, somente os usuários retornados pelo mecanismo poderão iniciar uma solicitação do processo. Os mecanismos disponíveis são:
Atribuição por associação: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade serão os resultantes da junção de grupo, papel e/ou usuário específico;
Atribuição por grupo: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade serão todos os usuários que pertencem a um grupo;
Atribuição por papel: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade serão todos os usuários que pertencem a um papel;
Atribuição por usuário: quando selecionado, determina que um usuário específico pode executar essa atividade.
Prazo conclusão Tempo dentro do qual a atividade deve ser concluída. O valor em horas informado é considerado, junto com o expediente selecionado, para calcular o prazo limite de conclusão da atividade. Este prazo é considerado a partir do momento do recebimento da atividade.
Solicitar assinatura digital Quando assinalado, determina que será solicitada assinatura digital para conclusão da atividade.
Confirma senha Quando assinalado, determina que o usuário precisa inserir sua senha para concluir a tarefa. Se na configuração do processo já está assinalado, esta opção virá desabilitada. Ao enviar a atividade que possui confirmação de senha adiante, será solicitada a senha do usuário que está executando a tarefa. Caso a senha seja inválida, o executor da atividade pode tentar o número de vezes que forem necessárias. A movimentação do processo só ocorrerá quando o executor informar sua senha corretamente. No histórico do processo haverá uma indicação de que o usuário confirmou sua senha na movimentação da atividade na solicitação. Importante: as atividades assinaladas para utilização de confirmação de senha não podem ser automatizadas por Web services.
Inibe opção Transferir Quando assinalado, determina que a execução da atividade não pode ser transferida para outro usuário.
Atividade conjunta Quando assinalado, determina que a atividade deve ser executada por mais de um usuário. Desta maneira a atividade somente será considerada encerrada e a solicitação movimentada quando o % de consenso informado for alcançado.
% Consenso Percentual de consenso necessário para considerar a atividade como encerrada. Esse campo somente é habilitado quando for assinalada a opção Atividade conjunta.
Seleciona colaboradores Frequência na qual é necessário selecionar o usuário para atribuir essa atividade no momento em que se está movimentando a solicitação. As opções disponíveis são:
Sempre: quando selecionada, determina que sempre é necessário selecionar para qual usuário essa atividade deve ser atribuída no momento de movimentar a solicitação;
: quando selecionada, determina que apenas quando houver mais de um usuário listado é necessário selecionar para qual deles deve ser atribuída a atividade no momento de movimentar a solicitação;
Nunca (válido apenas para atividade conjunta): quando selecionada, determina que essa atividade será atribuída para todos os usuários listados pelo mecanismo de atribuição definido. Quando selecionada essa opção o campo Atividade conjunta é assinalado automaticamente, sendo necessário informar o % Consenso também.
04.Se um mecanismo foi selecionado, acionar Configurar, localizado ao lado do campo Mecanismo de atribuição, e definir as informações desejadas para ele.
Notifica responsável Quando assinalado, determina que o responsável pela atividade será notificado por e-mail sobre o seu início.
Notifica requisitante Quando assinalado, determina que o requisitante da solicitação será notificado por e-mail sobre o início dessa atividade.
Notifica gestor Quando assinalado, determina que o gestor do processo será notificado por e-mail sobre o início dessa atividade.
0607. Acionar a aba Atraso.
0708. Definir as informações solicitadas.
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As informações solicitadas são:
Notifica responsável Quando assinalado, determina que o responsável pela atividade será notificado por e-mail quando ela estiver atrasada.
Tolerância Tempo durante o qual a plataforma irá aguardar após o vencimento do prazo da atividade para começar a enviar o e-mail de notificação de atraso para o responsável, requisitante ou gestor, conforme as opções assinaladas.
Frequência Intervalo de tempo entre cada envio de e-mail de notificação de atraso para o responsável, requisitante ou gestor, conforme as opções assinaladas.
Aviso de expiração Tempo antes da expiração da tarefa a partir do qual será enviado e-mail de notificação de que a tarefa está para expirar para o responsável, requisitante ou gestor, conforme as opções assinaladas.
Notifica requisitante Quando assinalado, determina que o requisitante da solicitação será notificado por e-mail quando essa atividade estiver atrasada.
Notifica gestor Quando assinalado, determina que o gestor do processo será notificado por e-mail quando essa atividade estiver atrasada.
0809. Acionar a aba Esforço.
0910. Definir as informações solicitadas.
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As informações solicitadas são:
Cálculo Forma de cálculo do esforço da atividade. As opções disponíveis são:
Não controlar esforço: quando selecionada, determina que o esforço não é controlado.
Baseado no esforço estimado: quando selecionada, determina que seja considerado o esforço estimado para o cálculo. Este valor é proveniente do campo Esforço previsto.
Baseado no apontamento de horas: quando selecionada, determina que seja considerado o esforço informado no apontamento de horas. Nessa situação, para concluir a tarefa, o usuário é obrigado a informar a quantidade de horas trabalhadas na atividade.
Baseado no tempo de conclusão: quando selecionada, determina que seja considerado o tempo de conclusão como esforço da atividade. É considerado como tempo de conclusão o tempo em que a atividade permaneceu com o usuário, considerando o expediente e feriados.
Esforço previsto Quantidade de horas previstas para a realização da atividade. Não é necessário informar esse esforço quando foi definido que ele não será controlado.
1011. Depois de finalizar a configuração do início, acionar Confirmar.
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As informações solicitadas são:
Nome Nome que será atribuído ao fim do processo.
Notifica responsávelrequisitante Quando assinalado, determina que o responsável requisitante da solicitação será notificado por e-mail sobre o fim da solicitação.
Notifica requisitantegestor Quando assinalado, determina que o requisitante da solicitação gestor do processo será notificado por e-mail sobre o fim da solicitação.
Notifica gestor Quando assinalado, determina que o gestor do processo será notificado por e-mail sobre o fim da solicitação.
04.04. Acionar Confirmar.
Configurar Atividade
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As informações solicitadas são:
Descrição Descrição da atividade que comporá o processo.
Instruções Instruções que facilitam o entendimento da atividade no processo. Ao preparar as instruções de uma atividade, é comum precisar buscar informações de outros arquivos ou sites. Existe o conceito de hiperlink que permite incluir acessos para documentos da plataforma e também para endereços na Internet por intermédio de documentos externos, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação. Para isso, é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo código do documento na navegação de documentos.
Expediente Expediente ao qual a atividade será relacionada. Os expedientes são cadastrados na plataforma e são utilizados para os cálculos de prazos e atrasos das atividades de processo. Por exemplo, se o expediente informado foi configurado como sendo de segunda à sexta das 8:00h às 18:00h e existe uma atividade com duração de 1 hora que foi criada às 17:30h de uma terça, seu prazo de conclusão será quarta às 8:30h em decorrência do expediente.
Mecanismo de atribuição Forma como serão selecionados os usuários para executar a atividade. São exibidos apenas os tipos de mecanismo de atribuição que podem ser utilizados em atividades comuns. Os mecanismos disponíveis são:
Atribuição por associação: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade e serão exibidos para seleção são os resultantes da junção de vários mecanismos de atribuição;
Atribuição por campo de formulário: quando selecionado, determina que o usuário que pode executar essa a atividade será enviada para o usuário que é informado em um campo do formulário relacionado ao processo;
Atribuição por executor de atividade: quando selecionado, determina que o usuário que pode executar essa a atividade será enviada para o executor de uma determina determinada atividade anterior do processo;
Atribuição por grupo: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade e serão exibidos para seleção são todos os usuários que pertencem a um grupo;
Atribuição por grupos do colaborador: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade e serão exibidos para seleção são os que pertencem aos mesmos grupos do usuário autenticado ou do usuário que iniciou a solicitação, conforme for configurado no mecanismo;
Atribuição por papel: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa atividade e serão exibidos para seleção são todos os usuários que pertencem a um papel;
Atribuição para um grupo:
Atribuição para um papel:
Atribuição por usuário: quando selecionado, determina que um usuário específico pode executar essa atividadea atividade será enviada para um pool de recursos, contendo os usuários pertencentes ao grupo. Nesse caso, qualquer usuário do grupo pode assumir a atividade;
Atribuição para um papel: quando selecionado, determina que a atividade será enviada para um pool de recursos, contendo os usuários pertencentes ao papel. Nesse caso, qualquer usuário do papel pode assumir a atividade;
Atribuição por usuário: quando selecionado, determina que a atividade será enviada para um usuário específico.
Prazo conclusão Tempo dentro do qual a atividade deve ser concluída. O valor em horas informado é considerado, junto com o expediente selecionado, para calcular o prazo limite de conclusão da atividade. Este prazo é considerado a partir do momento do recebimento da atividade.
Solicitar assinatura digital Quando assinalado, determina que será solicitada assinatura digital para conclusão da essa atividade deve ser assinada digitalmente pelo seu usuário executor. Nesse caso, ao finalizar a atividade é exibida uma janela na qual o usuário executor precisa inserir sua assinatura digital e, só então, a solicitação pode ser enviada para a próxima atividade.
Confirma senha Quando assinalado, determina que o usuário precisa inserir sua senha para concluir a atividade. Se na configuração do processo já está assinalado, esta opção virá desabilitada. Ao enviar a atividade que possui confirmação de senha adiante, será solicitada a senha do usuário que está executando a tarefa. Caso a senha seja inválida, o executor da atividade pode tentar o número de vezes que forem necessárias. A movimentação do processo só ocorrerá quando o executor informar sua senha corretamente. No histórico do processo haverá uma indicação de que o usuário confirmou sua senha na movimentação da atividade na solicitação. Importante: as atividades assinaladas para utilização de confirmação de senha não podem ser automatizadas por Web services.
Inibe opção Transferir Quando assinalado, determina que a execução da atividade não pode ser transferida para outro usuário.
Atividade conjunta Quando assinalado, determina que a atividade deve ser executada por mais de um usuário. Desta maneira a atividade somente será considerada encerrada e a solicitação movimentada quando o % de consenso informado for alcançado.
% Consenso Percentual de consenso necessário para considerar a atividade como encerrada. Esse campo somente é habilitado quando for assinalada a opção Atividade conjunta.
Seleciona colaboradores Frequência na qual é necessário selecionar o usuário para atribuir essa atividade no momento em que se está movimentando a solicitação. As opções disponíveis são:
Sempre: quando selecionada, determina que sempre é necessário selecionar para qual usuário essa atividade deve ser atribuída no momento de movimentar a solicitação;
: quando selecionada, determina que apenas quando houver mais de um usuário listado é necessário selecionar para qual deles deve ser atribuída a atividade no momento de movimentar a solicitação;
Nunca (válido apenas para atividade conjunta): quando selecionada, determina que essa atividade será atribuída para todos os usuários listados pelo mecanismo de atribuição definido. Quando selecionada essa opção o campo Atividade conjunta é assinalado automaticamente, sendo necessário informar o % Consenso também.
04. Se um mecanismo foi selecionado, acionar Configurar, localizado ao lado do campo Mecanismo de atribuição, e definir as informações desejadas para ele.
Notifica responsável Quando assinalado, determina que o responsável pela atividade será notificado por e-mail sobre o seu início.
Notifica requisitante Quando assinalado, determina que o requisitante da solicitação será notificado por e-mail sobre o início dessa atividade.
Notifica gestor Quando assinalado, determina que o gestor do processo será notificado por e-mail sobre o início dessa atividade.
0607. Acionar a aba Atraso.
0708. Definir as informações solicitadas.
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As informações solicitadas são:
Notifica responsável Quando assinalado, determina que o responsável pela atividade será notificado por e-mail quando ela estiver atrasada.
Tolerância Tempo durante o qual a plataforma irá aguardar após o vencimento do prazo da atividade para começar a enviar o e-mail de notificação de atraso para o responsável, requisitante ou gestor, conforme as opções assinaladas.
Frequência Intervalo de tempo entre cada envio de e-mail de notificação de atraso para o responsável, requisitante ou gestor, conforme as opções assinaladas.
Aviso de expiração Tempo antes da expiração da tarefa a partir do qual será enviado e-mail de notificação de que a tarefa está para expirar para o responsável, requisitante ou gestor, conforme as opções assinaladas.
Notifica requisitante Quando assinalado, determina que o requisitante da solicitação será notificado por e-mail quando essa atividade estiver atrasada.
Notifica gestor Quando assinalado, determina que o gestor do processo será notificado por e-mail quando essa atividade estiver atrasada.
0809. Acionar a aba Esforço.
0910. Definir as informações solicitadas.
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As informações solicitadas são:
Cálculo Forma de cálculo do esforço da atividade. As opções disponíveis são:
Não controlar esforço: quando selecionada, determina que o esforço não é controlado.
Baseado no esforço estimado: quando selecionada, determina que seja considerado o esforço estimado para o cálculo. Este valor é proveniente do campo Esforço previsto.
Baseado no apontamento de horas: quando selecionada, determina que seja considerado o esforço informado no apontamento de horas. Nessa situação, para concluir a tarefa, o usuário é obrigado a informar a quantidade de horas trabalhadas na atividade.
Baseado no tempo de conclusão: quando selecionada, determina que seja considerado o tempo de conclusão como esforço da atividade. É considerado como tempo de conclusão o tempo em que a atividade permaneceu com o usuário, considerando o expediente e feriados.
Esforço previsto Quantidade de horas previstas para a realização da atividade. Não é necessário informar esse esforço quando foi definido que ele não será controlado.
1011. Depois de finalizar a configuração da atividade, acionar Confirmar.
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Expressão Expressão lógica a ser considerada na condição da atividade automática. As expressões lógicas podem ter o formato de qualquer expressão lógica que é utilizada na linguagem Java Script. O retorno destas expressões deve ser obrigatoriamente um valor lógico.
Nota
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Importante!
A configuração das expressões de uma atividade automática somente deve ser efetuada após o cadastramento do fluxo de atividades do processo.
Atividade destino Atividade para a qual a solicitação será movimentada quando a expressão lógica em questão for verdadeira.
Mecanismo Forma como serão selecionados os usuários para execução da atividade destino. São exibidos apenas os tipos de mecanismo de atribuição que podem ser utilizados em atividades do tipo Automático. A configuração de um mecanismo de atribuição para uma condição é opcional. Caso seja selecionado um mecanismo de atribuição, ele será utilizado em conjunto com o mecanismo de atribuição da atividade destino para definir o responsável pela atividade, retornando um conjunto de usuários comuns entre os dois mecanismos de atribuição. Caso não seja selecionado um mecanismo de atribuição, será utilizado somente o mecanismo de atribuição da atividade destino. Os mecanismos disponíveis são:
Atribuição por associação: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar a atividade destino e serão exibidos para seleção são os resultantes da junção de vários mecanismos de atribuição;
Atribuição por campo de formulário: quando selecionado, determina que o usuário que pode executar essa atividade será a atividade destino será enviada para o usuário que é informado em um campo do formulário relacionado ao processo;
Atribuição por executor de atividade: quando selecionado, determina que o usuário que podem executar essa atividade será a atividade destino será enviada para o executor de uma determina determinada atividade anterior do processo;
Atribuição por grupo: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa a atividade destino e serão exibidos para seleção são todos os usuários que pertencem a um grupo;
Atribuição por grupos do colaborador: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa a atividade destino e serão exibidos para seleção são os que pertencem aos mesmos grupos do usuário autenticado ou do usuário que iniciou a solicitação, conforme for configurado no mecanismo;
Atribuição por papel: quando selecionado, determina que os usuários que podem executar essa a atividade destino e serão exibidos para seleção são todos os usuários que pertencem a um papel;
Atribuição para um grupo: quando selecionado, determina que a atividade destino será enviada para um pool de recursos, contendo os usuários pertencentes ao grupo. Nesse caso, qualquer usuário do grupo pode assumir a atividade;
Atribuição para um grupo:papel: quando selecionado, determina que a atividade será enviada para um pool de recursos, contendo os usuários pertencentes ao papel. Nesse caso, qualquer usuário do papel pode assumir a atividade;Atribuição para um papel:
Atribuição por usuário: quando selecionado, determina que a atividade será enviada para um usuário específicopode executar essa atividade.
07. Se um mecanismo foi selecionado, acionar Configurar, localizado ao lado do campo Mecanismo de atribuição, e definir as informações desejadas para ele.
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Nome Nome que será atribuído ao sub processo dentro do processo que está sendo modelado.
Descrição Descrição que será atribuída ao sub processo dentro do processo que está sendo modelado.
Sub processo Sub processo que será incluído dentro do processo que está sendo modelado. Qualquer processo existente na plataforma pode ser utilizado como um sub processo. Quando movimentada a solicitação para o sub processo, a solicitação do processo principal é finalizada e uma nova solicitação do sub processo é criada. Caso o fluxo de movimentação permita retorno, quando movimentada a solicitação do processo principal para o sub processo, uma nova solicitação para o sub processo é criada e a solicitação do processo principal ficará bloqueada até o término da solicitação do sub processo. Assim que a solicitação do sub processo for finalizada, a solicitação do processo principal é movimentada para a atividade anterior à do sub processo, para continuar sua execução.
Transfere anexos Quando assinalado, determina que todos os anexos presentes na solicitação do processo principal serão copiados para a nova solicitação que será criada para o sub processo em questão.
Cancelamento conjunto com solicitação principal Quando assinalado, determina que se a solicitação principal a solicitação principal for cancelada, a solicitação do sub processo também será. Porém, o contrário não é verdadeiro, ou seja, se a solicitação do sub processo for cancelada, a solicitação do sub processo também principal não será.
Movimentar para a próxima atividade Quando assinalado, determina que será possível optar para qual ao movimentar a solicitação será possível iniciar a solicitação do sub processo imediatamente - sem a necessidade de acessar a Central de Tarefas para isso. Ou seja, quando a solicitação for movimentada para o sub processo, será exibida a primeira atividade do sub processo o fluxo será encaminhado, bem como para seleção (ou as primeiras atividades, caso o fluxo do sub processo seja alternativo), sendo possível também definir o responsável pela atividade selecionada.
04. Acionar Confirmar.
Configurar Fork
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Fluxos são mecanismos que definem para qual atividade o processo pode seguir.
Nota
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Importante!
Os elementos Sub processo e O elemento Fim apenas podem pode ser utilizados utilizado como atividade destino.
Quando realizado este procedimento nos elementos Documento e Anotação não será criado um fluxo, e sim uma associação, visto que os mesmos não são considerados atividades de processo.