Integração TOTVS Educacional x Filho sem Fila

        A integração TOTVS Educacional com o aplicativo  Filho sem Fila tem por objetivo avisar a portaria que o responsável do aluno esta próximo ao colégio, trazendo mas segurança e organizando o transito nas mediações da instituição de ensino.

Sistemas Envolvidos

    TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.

      Aplicativo Filho sem Fila - Com este aplicativo, pais de alunos podem, com seus smartphones, avisar à portaria que estão próximos ao Colégio. Os sistemas suportados iOS, Android e Windows Phone.

Integração

Cadastro Unidade de Ponto

Foi implementado no TOTVS Educacional o cadastro de unidade de ponto para definição dos locais de saída da instituição de ensino. Desta forma quando a integração estiver ativa cada turma poderá definir por qual unidade de ponto o aluno sairá.

As seguintes funcionalidades do sistema passam a interagir com esta nova entidade:

• Cadastro de turma (Currículo e Oferta | Turmas - Campo:  Unidade de Ponto) - para definição da unidade de ponto utilizada para saída dos alunos da turma.
• Processo para cadastro rápido de turma e turmas/disciplinas (Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas - Campo: Unidade de Ponto) - para possibilitar que a unidade de ponto das turmas criadas já seja preenchida na execução do processo.
• Processo para cópia de turmas entre períodos letivos (Currículo e Oferta | Turmas | Copiar turma entre período letivo) - a execução deste processo passa o copiar a informação da unidade de ponto da turma origem para a turma a ser criada.
  
  

 Processo Sincronismo de dados para aplicação Filho sem Fila       

O processo de sincronismo dos dados tem como objetivo validar as alterações no TOTVS Educacional que estabelecem a necessidade de atualização dos dados no Aplicativo Filho sem Fila, tais . Tais como a definição de uma unidade de ponto na turma, alterações na situação de matrícula do aluno no período letivo corrente ou alterações no cadastro do aluno. Para facilitar a operação na da instituição de ensino este processo poderá agendar a execução para um determinado horário.

As informações a serrem enviadas dizem respeito aos alunos e seus respectivos responsáveis. Em determinados cenários um aluno poderá não ser enviado quando:

• A matrícula no período letivo não possuir a informação da turma.
• A turma na qual está matriculado não possuir a definição da unidade de ponto.
• O aluno não possuir e-mail ou código de usuário definidos.
• O aluno não possuir responsáveis cadastrados.
  • Os responsáveis também devem possuir um código de usuário gerado ou um e-mail definido.

O processo esta disponível no Menu: Integração | Filho sem Fila | Sincronizar aluno/responsável para a aplicação Filho sem Fila

Processo Exportação de dados para aplicação Filho sem Fila        

O processo de exportação dos dados do aluno para aplicação filho sem fila enviará os mesmo dados do processo anterior, no entanto, neste o usuário poderá pontuar quais os alunos devem ser sincronizados com o aplicativo Filho sem Fila.

O processo esta disponível no Menu: Integração | Filho sem Fila | Exporta aluno/responsável para aplicação Filho sem Fila 

Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração são: 

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

Versões RM / Filho sem Fila

Utilizar a versão RM 12.1.14 ou superior / Utilizar a versão Filho sem Fila XXXX ou superior

RM    

          Nos Parâmetros (TOTVS Educacional) acesse Integração /  - Filho sem Fila / - Filho s. Fila - Geral

• Para que a integração possa funcionar, deve-se preencher todos os parâmetros das da integração.

   

  Onde:

  • Utilizar a integração com Filho sem Fila - define se a integração está ativa
  • Usuário/Projeto - usuário que será utilizada utilizado para a comunicação entre TOTVS Educacional e Filho sem Fila
  • Senha - senha do usuário que possibilita a comunicação.
  • WebService de manutenção dos dados de aluno e responsáveis - definição da URL do webservice do Filho sem Fila
  • Endereço FTP para envio das fotos dos alunos
  • Enviar apenas alunos e responsáveis com código de usuário gerado - com esta opção desmarcada alunos e responsáveis sem código de usuário gerado, mas que contenham e-mail definido são enviados para o Filho sem Fila.
  • Data última sincronização com sucesso - é preenchida pelo processo de sincronização sempre que este é completado com sucesso. 
    
    

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS

Como fazer

Os passos para viabilizar a integração são:

      1º Passo: 

      Preencher todos parâmetros conforme a imagem abaixo.

       2 º Passo: 

      Cadastrar as unidades de ponto da instituição de ensino, para que a mesma seja vinculada a turma.

Menu: Integração - Filho sem Fila - Cadastro Unidade de Ponto.

          3 º Passo:

          Vincular a Unidade de Ponto cadastrada através do campo Unidade de Ponto(Filho sem Fila).

          Menu: Currículo e Oferta - Turmas. Campo:  Unidade de Ponto.

     Ou através do processo de cadastro de turmas rápidas. 

     Menu: Atividades acadêmicas - Assistente - Cadastro de turmas e turmas/disciplinas. Campo: Unidade de Ponto.

    4 º Passo:

    Acessar o processo de sincronismo de dados do aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações Sincronizar dados aluno/responsáveis para a aplicação Filho sem Fila)

      Nesta tela é possível definir a hierarquia para a definição apuração do responsável principal do aluno, o usuários poderão optar ou pelo envio das fotos do aluno/responsáveis para a aplicação Filho sem Fila.  

         O log da exportação será apresentado conforme a imagem abaixo:

      No FTP do Filho sem Fila  será criado será criada uma pasta no padrão (Ano/Mês/Dia) da criação, contendo que conterá as imagens do aluno/dos alunos e responsáveis

         Acessando a página do Aplicativo Filho sem Fila o usuário poderá visualizar o Log detalhado da importação dos dados encaminhados pelo TOTVS Educacional.

     5 º Passo:

        Acessar o processo de exportação de dados do de aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações Exportar dados aluno/responsáveis para a aplicação Filho sem Fila)

        Nesta tela é possível filtrar os alunos que serão enviados para aplicação, definir o usuário com qual papel será o papel do responsável principal bem como determinar o envio das fotos do alunodos alunos/responsáveis para a aplicação Filho sem Fila. 

Checklist de suporte da aplicação

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