Planejamento Orçamentário

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RMS Software S.A. - Uma Empresa TOTVS
Todos os direitos reservados.

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Objetivo

Este módulo possibilita um planejamento flexível de suas previsões, para um melhor gerenciamento de sua empresa.

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Conceito

O Módulo de Planejamento Orçamentário possibilita a realização de um planejamento de receita e despesas de um determinado período.
A visualização é realizada através de uma estrutura equivalente a um plano de contas, que dará origem à planilha orçamentária, onde serão associadas as agendas e contas contábeis que alimentarão as informações de receita e despesas. É necessário que a empresa elabore essa estrutura de maneira que facilite seu gerenciamento.
Através de uma estrutura hierárquica que represente a estrutura de setores da empresa, será possível a definição de receita e despesas por setor. No entanto, para cada item da estrutura hierárquica será possível definir a receita e despesa, no nível de detalhes que foi definido no plano de contas.

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Parametrização

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• Parâmetro 166

• Acesso: PCOOBSAPRO

Conteúdo: 1 = 1
Descrição: Ativar observação ao aprovar.

• Acesso: PCOAPROSEQ

Conteúdo: 1 = 1
Descrição: Ativar aprovação sequencial.

• Acesso: PCOMSGINLM.

Conteúdo: 1,2 e 3 = zero
Descrição: Inibe mensagem de validação de limites de aprovações.

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Conteúdo: 1,2 e 3 = zero
Descrição: Inibe mensagem de validação de limites de aprovações.

• Acesso: PCOENVMAIL.

Conteúdo: 1 = 1
Descrição: Ativar o envio de e-mail ao aprovador após criação da mensagem de aprovação no mensageiro.

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• Observação: A agenda deverá ter na configuração:
• Contas a Pagar = S
• Tipo de Nota = T
• Dobra = S
  
  

• APROVAÇÃO ESCALONADA:

Conceito de aprovação, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro:

• Acesso: PCOAPROSEQ
• Conteúdo: 1

• Na criação do pedido o sistema envia mensagem para os aprovadores:
• Acesso: PCOENVEMAIL
• Conteúdo: 1
• Cadastrar o e-mail no cadastro de usuário do RMS

• Permiti consistir na criação do adiantamento se existem valores em aberto no contas a receber. O sistema permite inibir a criação de um contas a pagar:
• Acesso: PCORECXXXX, onde (XXXX = AGENDA DO CONTAS A PAGAR)
• Conteúdo: 1

• Redefinição da rejeição do pedido: o sistema permite mudar o status do pedido para rejeitado, quando um único aprovador rejeita e não quando todos da hierarquia rejeitar:
• Acesso: PCOAPROREJ.
• Conteúdo: 1.

• Permite inibir a opção rateio no momento da aprovação:
• Acesso: PCOVISRATE.
• Conteúdo: 11

• Parâmetro 30

• Acesso: OBSPEDDSP1, OBSPEDDSP2 e OBSPEDDSP3
• Conteúdo: Observação no Rodapé do Pedido de Orçamento. O sistema concatena o conteúdo do parâmetro e coloca no rodapé do Pedido.
• Descrição: Os espaços dos acessos SP1, SP2 e SP3 serão utilizados para a descrição da observação, sendo que, cada acesso do parâmetro está limitado a 30 caracteres que deverão complementar o total do texto descritivo do rodapé de no máximo de 90 caracteres.

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• deverão complementar o total do texto descritivo do rodapé de no máximo de 90 caracteres.

Descrição do processo

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Usando este Manual

Este Manual pressupõe que já esteja familiarizado com as principais características do Sistema RMS, suas funções e a forma de navegar pelo sistema. O sistema aqui descrito independe do tipo de equipamento e do ambiente em que está operando. O único aspecto sensível se refere à configuração do teclado e, por consequência, a forma pela qual seu equipamento está preparado para reconhecer as teclas de função. Em caso de dúvidas ou dificuldades sobre esse assunto recorra a seu analista responsável pelo suporte à instalação.

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suporte à instalação.

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Fluxo da operação do módulo

• Cadastro da estrutura Hierárquica.
• Cadastro de Plano de Contas – DLP.
• Manutenção de Orçamentos.
• Planilha Orçamentária.
• Pedidos de Consumo.
• Recebimento.
• Mensageiro.
• Manutenção de Workflow.

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Cadastro da Estrutura Hierárquica

No cadastro da Estrutura hierárquica será definida a estrutura de setores da empresa.
Clicar no Menu *Controle Orçamentário  Manutenção de Hierarquia.*
Para a criação da estrutura basta digitar na grid o código e a descrição dos níveis hierárquicos a serem definidos.
Para inserir um nível hierárquico inferior deverá ser utilizada a tecla <Tab>, sendo assim, o nível será avançado para a direita ficando subordinado ao nível superior.
Para inserir uma nova linha na grid deverá ser utilizada a tecla <Insert>.
Para excluir uma linha existente na grid deverá ser utilizada a tecla <DELETE>.
Permite copiar o perfil do usuário para demais regras. 
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Ao término da digitação de todos os níveis clicar em <Gravar>.
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Para cada nível hierárquico é possível definir quais usuários poderão realizar orçamentos, limitando as agendas e valores de movimentação. Para essa definição, selecionar o nível hierárquico desejado e clicar em <Usuários>. A tela abaixo será exibida.
Digitar na grid as informações solicitadas. Ao término da digitação clicar em <Gravar>.
Na inclusão do usuário o sistema passa a validar o usuário, assim inibindo que no cadastro seja vinculado um usuário sem acesso ao RMS. Neste caso, o sistema não gerava mensagem para aprovação, fazendo com que os pedidos ficassem pendentes.
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Campos de tela

 Nota:
O sistema considera sempre a restrição menor, ou seja, se o Limite Padrão estiver com um valor de 1000 reais e a restrição por agenda estiver 500 reais, será considerado os 500 reais como limite para esse usuário e para esta agenda.
Foi redefinido o conceito de departamento, onde se trata o departamento um nível acima da hierarquia, ou seja, no cadastro de hierarquia o primeiro nível passa a ser departamento e depois hierarquia. Caso não queira usar este conceito deverá ser criado um nível departamento para toda a estrutura
Exemplo:
Departamento:TI
Hierarquia:TI SISTEMAS
Hierarquia:TI INFRA
Hierarquia:TI AUTOMAÇÃO
Departamento:FINANCEIRO
Hierarquia:CONTAS A PAGAR
Hierarquia:CONTAS A RECEBER
Hierarquia:TESOURARIA
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RECEBER
Hierarquia:TESOURARIA
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Cadastro de Plano de Contas DLP

No cadastro do Plano de Contas será definida a estrutura que dará origem à planilha orçamentária. Essa estrutura deverá ser definida pela empresa.
Clicar no Menu *Controle Orçamentário  Plano de Contas - DLP.*
Para a criação do Plano de Contas basta digitar na grid as informações solicitadas.
Permite alterar a posicionamento da conta.
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O sistema trata a conta contábil para buscar os valores realizados na contabilidade, assim visualizando no acompanhamento o realizado e, no caso da agenda, é utilizado para inclusão do pedido.
Para inserir uma nova linha na Grid deverá ser utilizada a tecla <Insert>.
Para inserir um nível hierárquico inferior no plano de contas deverá ser utilizada a tecla <Tab>, sendo assim, o nível será avançado para a direita ficando subordinado ao nível superior.
Ao término da digitação de todos os níveis clicar em <Gravar>.
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Colunas de tela

Para cada conta do plano é possível definir a agenda de movimentação.
Para essa definição clicar em <Grupo>.
A tela abaixo será exibida:
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Campos de tela

Ao término da digitação das informações clicar em <Confirmar>.

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Manutenção de Workflow

O próximo passo é definir as regras do Workflow.

• O sistema a trata o conceito de uma única agenda no cadastro de regra de aprovação.

• • Ciclo de Aprovações:

• Solicitante faz pedido  Gera "Mensageiro" para todos os aprovadores.

• Pedido aprovado  Para que o pedido fique "Aprovado" e gere o Mensageiro para o solicitante, é necessária a aprovação de todos os aprovadores.

• Pedido Rejeitado  Basta qualquer aprovador rejeitar o pedido para que o mesmo retorne ao "Mensageiro" do solicitante como "Rejeitado". Os demais aprovadores terão permissão no "Mensageiro" apenas para leitura.

• Novo conceito de aprovação: APROVAÇÃO ESCALONADA, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro:
• Parâmetro: 166
• Acesso: PCOAPROSEQ
• Conteúdo: 1

• Na aprovação escalonada permite visualizar todos os usuários que terão que aprovar o pedido.

• Conceito de APROVADOR SUBSTITUTO, onde na ausência de determinado aprovador o sistema permitir substituir todos os pedidos pendentes e novos para o novo aprovador, no caso de retorno antes do final do período o sistema permite voltar os pedidos pendentes para o aprovador principal.

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• O sistema permite a exclusão de regra:

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No menu, acessar "Manutenção de Workflow":
A função F5-Itens Aprovação é utilizada para associar o fluxo de aprovação ao processo que irá fazer o controle do mesmo, como por exemplo Contratos, Pedidos de consumo, compras, etc.
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É necessário informar o módulo que irá fazer o controle do fluxo de aprovação.
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Um exemplo de utilização dos passos é "Aprovar", "Finalizar" e "Retornar". Esses passos devem ter sua sequência definida para que o sistema reconheça o primeiro, o próximo e o último passo para finalizar a aprovação do fluxo, caso a sequência não esteja definida o fluxo não será finalizado permanecendo com o status 'Em Aprovação'.
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Função Novo Passo
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Marcar o passo "Aprovar" e teclar F7 (Editar) e será mostrada a tela abaixo:
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Veja que esse é o primeiro passo, o próximo passo é 'Finalizar'. e o passo depois de aprovado também é 'Finalizar', dessa forma o fluxo será finalizado após as aprovações necessárias.
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Nesta tela informar as regras (Código e Descrição).
Para cada regra criada informar:

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Após estas informações clicar em "Gravar Regra".

OBSERVAÇÃO:
Caso a regra se estenda para várias agendas e filiais, deixar estes campos em branco.
Para regras com mais de um aprovador, deve-se definir o usuário "Super" (Aprovador final), marcando a flag no campo "Super".
O sistema trata o super usuário, onde o mesmo tem autonomia de aprovar o pedido, sem a necessidade de aprovação dos outros usuários da regra.
O sistema permite a exclusão de regra.
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Na aba "Eventos", informar os campos de acordo com o exemplo abaixo. Depois de completar os campos, teclar F4 (Gravar):
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Se houver necessidade, pode-se criar o cadastro de "Despesas Extras", informando suas respectivas agendas, CFOP's e figuras fiscais.
As despesas extras serão controladas normalmente conforme suas restrições no "Cadastro de Hierarquias", porém não serão orçadas:
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Manutenção de Orçamentos

A Manutenção de Orçamentos possibilita a definição dos valores concedidos por nível hierárquico e por período e o gerenciamento dos valores solicitados por cada setor.
Clicar no Menu *Controle Orçamentário  Manutenção de Orçamentos.*
Para iniciar a criação de um orçamento clicar em <Novo>. A tela abaixo será exibida.
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Campos de tela

Colunas de tela

Digitar as informações necessárias.
Para finalizar clicar em <Confirmar>. A tela abaixo será exibida.
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Para que os setores possam fazer solicitação de valores, é necessário liberar a planilha para digitação. Selecionar o nível hierárquico que deseja liberar e clicar em <Situação>. A tela abaixo será exibida para a liberação.

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Definição das opções do combo "Nova Situação":
Digitar: Indicativo de que o orçamento estará liberado, para que cada setor faça suas requisições de valores.
Revisar: Indicativo para o setor que será necessário uma revisão.
Aprovar: Indicativo de que o orçamento está em análise pelo gerenciador. Neste caso, fica indisponível para o setor visualizar o orçamento.
Cancelado: Indicativo de que o orçamento foi cancelado pelo gerenciador. Neste caso, fica indisponível para o setor editar o orçamento.
Selecionar no combo a opção "DIGITAR" e, em seguida, clicar em <CONFIRMAR>.
Para distribuir os valores concedidos por tipos de despesas, selecionar o nível hierárquico e clicar em <Editar>.
A tela abaixo será exibida.
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Na coluna "Valor Concedido" informar os valores para cada tipo de despesa.
 Nota:
Note que o campo "Concedido" apresenta o valor total concedido para o nível hierárquico Desenvolvimento.
Ao distribuir os valores por tipo de despesas, a soma deverá respeitar o valor total concedido.
Caso o valor seja maior, o sistema apresentará a mensagem abaixo, sendo possível confirmar a atualização do valor total concedido.

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Planilha Orçamentária

A planilha orçamentária será movimentada por cada setor. No cadastro dos níveis hierárquicos é possível definir quais usuários terão acesso a quais setores. Sendo assim, cada usuário será limitado a visualizar e movimentar apenas o setor que estiver definido para ele.
Clicar no Menu *Controle Orçamentário  Planilha Orçamentária.*
Com a situação "Digitar" no orçamento, é possível informar na planilha orçamentária o valor solicitado de cada setor para o período.

Selecionar a Planilha desejada e clicar em <Alterar>, lembrando que a planilha selecionada deverá estar com a Situação "Digitar". A tela abaixo será exibida.
Nesta tela é possível visualizar o valor concedido pelo gerenciador.

Selecionar a despesa desejada e clicar em <Itens>.
A tela abaixo será exibida.
Nesta opção será informado para cada mês o valor solicitado, bem como a justificativa da solicitação.
Clicar em <Novo> para iniciar o lançamento.
Selecionar o tipo de despesa, informar a justificativa e os valores para cada mês.
Para finalizar clicar em <Confirmar>.
Caso queira inserir outra planilha clicar em <Novo> e repetir o processo.

Clicar em <Sair> para retornar para tela anterior. A tela abaixo será exibida.
Na coluna "Valor Solicitado" será apresentado o valor total dos valores informados nos itens orçamentários.
Na coluna "Itens" será apresentada a quantidade de itens digitados para cada despesa.

 Nota:
Após a digitação dos valores solicitados pelos setores, os gerenciadores já conseguem visualizar a planilha, podendo analisar, aprovar ou rejeitar no Menu
*Controle Orçamentário  Manutenção de Orçamentos.*
Marcar o orçamento, teclar F9 (Aprovar), selecionar "Aprovar" ou "Rejeitar" e clicar em "Confirmar". No exemplo selecionamos "Aprovar":

Âncora
_Toc269111342 _Toc269111342

Âncora
_Toc328044043 _Toc328044043

Âncora
_Toc328047346 _Toc328047346

Âncora
_Toc465263819 _Toc465263819

Pedidos de Consumo

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• • Solicitante faz pedido  Gera "Mensageiro" para todos os aprovadores.
  • Pedido aprovado  Para que o pedido fique "Aprovado" e gere o Mensageiro para o solicitante, é necessária a aprovação de todos os aprovadores.
• Pedido Rejeitado  Basta qualquer aprovador rejeitar o pedido para que o mesmo retorne ao "Mensageiro" do solicitante como "Rejeitado". Os demais aprovadores terão permissão no "Mensageiro" apenas para leitura.
• O sistema a trata o conceito de uma única agenda no cadastro de regra de aprovação.
• Novo conceito de aprovação: APROVAÇÃO ESCALONADA, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro:
• Parâmetro: 166
• Acesso: PCOAPROSEQ
• Conteúdo: 1
• Na aprovação escalonada permite visualizar todos os usuários que terão que aprovar o pedido.
• Conceito de APROVADOR SUBSTITUTO, onde na ausência de determinado aprovador, o sistema permite substituir todos os pedidos pendentes e novos para o novo aprovador. No caso de retorno antes do final do período, o sistema permite voltar os pedidos pendentes para o aprovador principal.

Âncora
_Toc269111344 _Toc269111344

Âncora
_Toc328044045 _Toc328044045

Âncora
_Toc328047348 _Toc328047348

Âncora
_Toc465263821 _Toc465263821

Acompanhamento (VCOCORCT)

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Executando:














Função Abrir


Botão Respostas

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