Histórico da Página
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A planilha orçamentária será movimentada por cada setor. No cadastro dos níveis hierárquicos é possível definir quais usuários terão acesso a quais setores. Sendo assim, cada usuário será limitado a visualizar e movimentar apenas o setor que estiver definido para ele.
Clicar no Menu *Controle Orçamentário Planilha Orçamentária.*
Com a situação "Digitar" no orçamento, é possível informar na planilha orçamentária o valor solicitado de cada setor para o período.
Selecionar a Planilha desejada e clicar em <Alterar>, lembrando que a planilha selecionada deverá estar com a Situação "Digitar". A tela abaixo será exibida.
Nesta tela é possível visualizar o valor concedido pelo gerenciador.
Selecionar a despesa desejada e clicar em <Itens>.
A tela abaixo será exibida.
Nesta opção será informado para cada mês o valor solicitado, bem como a justificativa da solicitação.
Clicar em <Novo> para iniciar o lançamento.
Selecionar o tipo de despesa, informar a justificativa e os valores para cada mês.
Para finalizar clicar em <Confirmar>.
Caso queira inserir outra planilha clicar em <Novo> e repetir o processo.
Clicar em <Sair> para retornar para tela anterior. A tela abaixo será exibida.
Na coluna "Valor Solicitado" será apresentado o valor total dos valores informados nos itens orçamentários.
Na coluna "Itens" será apresentada a quantidade de itens digitados para cada despesa.
Nota:
Após a digitação dos valores solicitados pelos setores, os gerenciadores já conseguem visualizar a planilha, podendo analisar, aprovar ou rejeitar no Menu
*Controle Orçamentário Manutenção de Orçamentos.*
Marcar o orçamento, teclar F9 (Aprovar), selecionar "Aprovar" ou "Rejeitar" e clicar em "Confirmar". No exemplo selecionamos "Aprovar":
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Pedidos de Consumo
O sistema passa a controlar os usuários pendentes de aprovação, assim como a data e hora da aprovação.
Filtros no acompanhamento dos pedidos, como Pedido, Fornecedor, Seção, Solicitante e Período.
No Recebimento da nota fiscal, associação de forma automática os dados do pedido, assim o usuário digita somente número e série da nota fiscal.
Permite classificar e filtrar as contas do orçamento na inclusão de um pedido.
Inibe a alteração do mês de competência na inclusão do pedido (opcional).
Obriga a digitação da observação.
Obriga o rateio do pedido com relação a filial e seção.
Na criação do pedido o sistema envia mensagem para os aprovadores:
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Conceito de dobra de agenda para lançamentos realizados através do orçamento, ou seja, no momento da inclusão de um adiantamento (despesas/viagem), o sistema cria naturalmente um registro no Contas a pagar e, caso a agenda seja de dobra, o mesmo criará um Contas a receber.
Permite consistir na criação do adiantamento, se existem valores em aberto no Contas a receber. O sistema permite inibir a criação de um Contas a pagar:
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A visualização das seções da filial está baseada no cadastro de seções por filial no módulo de cadastro, ou seja, somente aparecerá ao usuário as seções cadastradas para a filial.
Digitação do Pedido de Consumo
Tela principal para inclusão de pedidos de consumo de orçamento (VCOPEDMN).
Tela de edição de pedido de consumo (VCOPEDOR):
É opcional informar uma conta de orçamento.
Ao não informar, este pedido não estará vinculado ao controle orçamentário, sendo tratado como um pedido avulso. Mesmo como pedido avulso o pedido deverá passar pelo processo de aprovação.
No pedido de consumo informa-se o responsável pelo gasto, porém pode-se direcionar como ele será executado (rateio por filial/ seção).
Ao gravar, o pedido inicia automaticamente o fluxo de aprovação, entrando na situação "EM APROVAÇÃO".
Tela de seleção de orçamento / projeto
O usuário pode escolher de qual orçamento ou projeto, ainda vigente, vai consumir recursos.
Informar a filial, valor do pedido, fornecedor, agenda, CFOP, figura e condição de pagamento.
Em seguida teclar F7 (Rateio):
Tela de Rateio
EXEMPLO:
Preencher o rateio de valores para os meses. Em seguida, na mesma linha, clicar no último campo:
Preencher o rateio de valores para as filiais. Em seguida, na mesma linha, clicar no último campo:
Preencher o rateio de valores para as seções e teclar F4 (Confirmar). Depois F4 (Confirmar) para rateio das Filiais e F4 (Confirmar) para rateio dos meses.
Ao retornar à tela principal, teclar F4 (Confirmar) e "Sim" para a pergunta "Confirma Gravação do Pedido?":
Selecionar "Pedido único com rateio por filiais" ou "Um pedido para cada filial".
Selecionamos a primeira opção.
OBSERVAÇÃO:
Para a opção "Um pedido para cada filial", deve-se informar antes o rateio para as filiais desejadas.
Pedido gerado.
Para consultar o pedido na tela principal, preencher os campos do filtro e teclar F9 (Filtrar).
O pedido aparece com a situação "Em Aprovação":
Após a geração do pedido pelo usuário solicitante, o mesmo precisa ser aprovado pelo usuário responsável.
No menu, acessar a opção: "Mensageiro".
O pedido aparece 'Em Aprovação.
Mensageiro, as mensagens são separadas em 'Em Aprovação, 'Aprovadas', 'Rejeitadas', 'Canceladas'.
Outro recurso novo é a opção para aprovar várias mensagens ao mesmo tempo, para isso basta marcar a opção 'aprovar' ou 'rejeitar' em cada mensagem e executar a função F6-Processar Seleção.
Também é possível selecionar todas as mensagens de uma vez usando a função Shf7-Selecionar.
A função ShF8-Aprovadores mostra os aprovadores da mensagem selecionada, indicando se está em aprovação ou se a mensagem foi rejeitada ou aprovada e por qual aprovador.
No detalhe do pedido, o usuário deve "Aprovar" ou "Rejeitar" o pedido. Caso o pedido seja rejeitado, será aberta a tela para a justificativa da rejeição. No exemplo abaixo, o pedido será aprovado:
Âncora
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Recebimento
Recebimento (VCOMMENU)
IMPORTANTE
O funcionamento é exatamente igual ao do módulo de extra fornecedores.
No recebimento do pedido o sistema traz default todos os dados do pedido, assim será necessário somente a digitação do número da nota e série.
Tela principal de recebimento dos pedidos de consumo (extra fornecedores):
Digitação da nota fiscal de entrada da despesa (VCOMMANU):
IMPORTANTE
Todas as notas fiscais cadastradas através deste programa, devem ser associadas a pelo menos um pedido de consumo.
Tela de associação de pedidos de consumo
O pedido pode ser recebido parcialmente, mas o valor recebido nunca pode ser maior que o saldo do pedido em aberto.
Mesmo que o valor recebido seja maior que o valor do pedido, há a opção de fechar o pedido, impedindo que fique algum saldo pendente.
Depois da atualização da nota, se o pedido estiver associado a um orçamento, será gravado um registro subtraindo o valor pedido do "Saldo Assumido" e gravando-o como "Saldo Realizado".
Crítica e nota fiscal sem pedido aprovado.
Ao criticar a nota, foi gerado o erro 18, porque, embora tenha pedido vinculado, o pedido ainda não foi aprovado
Crítica após a aprovação do pedido.
Crítica após a atualização da nota fiscal
EXEMPLO
Informar a filial, a data do lançamento e teclar F6 (Incluir):
Na tela abaixo teclar "ENTER" nos campos "Filial" e "Data" e depois teclar F8 (Pedidos):
No campo "Número do Pedido" informar o número do pedido ou Clicar no "Help":
Clicando no "Help" será mostrada a tela abaixo. Selecionar os campos do filtro e teclar F9 (Filtrar):
Selecionar o pedido e teclar F4 (Confirmar):
Ao confirmar a tela anterior, o pedido é selecionado para o Recebimento. Informar o "Valor Recebido" (Valor da NF) e teclar "ENTER" duas vezes:
OBSERVAÇÃO:
Caso o valor recebido seja menor que o pedido e o saldo devam ficar pendente para posterior recebimento, deve-se desmarcar a flag "Fechar Pedido".
Com o pedido selecionado, teclar F4 (Confirmar):
Após confirmação da tela anterior, o sistema retorna à tela de Manutenção do Recebimento. Informar a NF, série, emissão e teclar F4 (Confirmar):
OBSERVAÇÃO:
Caso na emissão do pedido não tenha sido feito o rateio da SEÇÃO, teclar F6 (Seções) e informar o valor da seção.
Clicar em "Sim" para a pergunta abaixo:
O sistema retorna à tela principal do Recebimento. Selecionar a NF e teclar F4 (Crítica): 
Relatório de Crítica:
Nota fiscal com as flags de "Incluída" e "Criticada". Selecionar a NF e teclar F7 (Atualizar):
Crítica atualizada:
Para visualizar a nota fiscal atualizada, selecionar "Atualizadas" no campo "Situação":
Para visualizar o lançamento no orçamento, acessar no menu a opção "Manutenção de Orçamentos". Selecionar o orçamento e teclar ShF9 (Acompanhar). Na tela seguinte, teclar F9 (Consultar):
IMPORTANTE:
1. Para o correto funcionamento do módulo, todos os cadastros (Hierarquias, Plano de Contas, Despesas Extras e Workflow) devem ser realizados antes de inserir qualquer lançamento de pedido de consumo ou recebimento.
2. Todo lançamento no Recebimento deve estar associado, obrigatoriamente, a um pedido de consumo.
3. Para que um lançamento atualize as informações da planilha orçamentária, o mesmo deve ser realizado dentro do período estipulado para este orçamento.
4. Só é possível atualizar um lançamento no Recebimento desde que o pedido esteja APROVADO.
5. Ao cancelar uma NF, os valores da planilha orçamentária serão atualizados automaticamente.
6. Ao realizar um "Troca-Chave" de uma NF, os valores da planilha orçamentária permanecerão inalterados.
7. As "Despesas Extras" possuem todas as restrições de valores por usuários, agendas, seções e filiais estipuladas nas Hierarquias, porém não são ORÇADAS.
8. Workflow Ciclo de Aprovações:
- Solicitante faz pedido Gera "Mensageiro" para todos os aprovadores.
- Pedido aprovado Para que o pedido fique "Aprovado" e gere o Mensageiro para o solicitante, é necessária a aprovação de todos os aprovadores.
- Pedido Rejeitado Basta qualquer aprovador rejeitar o pedido para que o mesmo retorne ao "Mensageiro" do solicitante como "Rejeitado". Os demais aprovadores terão permissão no "Mensageiro" apenas para leitura.
- O sistema a trata o conceito de uma única agenda no cadastro de regra de aprovação.
- Novo conceito de aprovação: APROVAÇÃO ESCALONADA, onde a mensagem só vai para o próximo aprovador após aprovação do primeiro:
- Parâmetro: 166
- Acesso: PCOAPROSEQ
- Conteúdo: 1
- Na aprovação escalonada permite visualizar todos os usuários que terão que aprovar o pedido.
- Conceito de APROVADOR SUBSTITUTO, onde na ausência de determinado aprovador, o sistema permite substituir todos os pedidos pendentes e novos para o novo aprovador. No caso de retorno antes do final do período, o sistema permite voltar os pedidos pendentes para o aprovador principal.
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Acompanhamento (VCOCORCT)
O gestor tem a opção de acompanhar a movimentação do orçamento, consultando o total já assumido e o total realizado.
Opção para impressão do extrato das contas.
Opção para explodir os valores de CADA CONTA por centros de custo.
Orçado – Rateios informados no item orçamentário.
Assumido e Realizado – Rateios informados no pedido de consumo.
A visualização do acompanhamento é realizada por orçado e realizado baseado na hierarquia, ou seja, os valores são baseados no pedido e não na contabilidade. Os valores da contabilidade serão demonstrados em outro relatório, desta forma será possível visualizar quando a hierarquia orçou e quando foi realizado.
Não haverá a necessidade de realizar o orçamento por filial ou seção, o acompanhamento permitirá a visualização por hierarquia.
Tratamento de revisão orçamentária, onde o sistema habilitará o orçamento para manutenção, passando pelo mesmo processo da inclusão, como digitação e aprovação.
*ATENÇÃO!*
Observação: o sistema permite somente uma revisão.
Relatório de acompanhamento utilizando formato atual da DLP, onde o sistema passa a demonstrar os valores realizados baseado na contabilidade, permitindo visualização por seção ou filial, além de permitir a criação de mais de um layout.
Tela Acompanhamento do Orçamento
Mensageiro
Obriga a digitação da observação na aprovação do pedido (opcional), caso seja importante.
Parâmetro: 166
Acesso: PCOOBSAPRO
Conteúdo: 1
Filtro para os pedidos cancelados, rejeitados e em aprovação.
Visualização dos aprovadores pendentes.
Permite inibir a mensagem "sem limite para despesa", no momento de aprovação (opcional).
Redefinição da rejeição do pedido, o sistema permite mudar o status do pedido para rejeitado, quando um único aprovador rejeita e não quando todos da hierarquia rejeitar:
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- Parâmetro: 166
- Acesso: PCOVISRATE
- Conteúdo: 1
Executando:
Função Abrir
Botão Respostas
1. HISTÓRICO DE REVISÕES |
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1.0 | 08/10/12 | Carmem Elvira |
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1.1 | 06/01/15 | Mirella Vaqueiro |
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1.1 | 11/10/16 | Mirella Vaqueiro |
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1.2 | 26/10/16 | Mirella Vaqueiro |
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