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    Conforme ilustrado pela Figura 01, os dados utilizados para a caracterização de um estudante em um determinado curso podem ser obtidos a partir de várias fontes de dados (e.g. ERP, redes sociais, sistema de catraca). Dentre as fontes de dados consumidas pela aplicação, o sistema de gestão educacional da Instituição constitui uma das mais importantes fontes de informação sobre o comportamento dos estudantes. Atualmente está disponível a integração de dados nativa com o Banco de Dados ERP TOTVS.

       Entretanto, é importante destacar que além do fonte padrão de dados a aplicação tem suporte para customizar a utilização de diversas outras fontes.

       A seguir, cada um destes componentes é detalhado:

            1- ERP : sistema de gestão educacional da Instituição. Centraliza as informações acadêmicas ( notas, presenças, cursos, matrículas em períodos e disciplinas entre outras informações relacionadas à participação dos estudantes por curso) e financeiras (formas de pagamentos, bolsas de estudos, pagamentos das parcelas com e sem atraso). Caso estas informações financeiras sejam gerenciadas à parte, é necessário que o sistema responsável por este gerenciamento disponibilize os dados para o preenchimento dos modelos de dados que caracterizam os estudantes (estruturados na CAROL). Este preenchimento dá-se por meio de um processo de mapeamento que consiste em informar o significado de cada campo de cada tabela do ERP com relação aos modelos de dados e respectivos atributos do CAROL.

            2- Carol Connect

 É o conector que

https://docs.carol.ai/docs/getting-starte

            3- CAROL MDM : sistema de gerenciamento de dados (MDM) que possibilita a integração de dados provenientes de diversas fontes. Pode ser entendido como um banco de dados que contém tabelas (modelos de dados) cujos dados são organizados em colunas (atributos) alimentadas pelas diversas fontes de dados utilizadas pela aplicação. Os modelos de dados existentes no CAROL correspondem às entidades relacionadas ao dia-a-dia do estudante em um curso e possuem atributos que caracterizam de forma completa e definitiva a participação do estudante em determinado curso.

            4- Parametrização da Aplicação

      Após a criação da aplicação, deve-se configurá-la por meio da interface de parametrização conforme as especificidades da instituição. Esta parametrização é importante pois constitui o meio pelo qual a solução entende o contexto em que a instituição se insere e gera os resultados conforme a realidade do cliente. Os parâmetros da aplicação ‘Carol.A.I – Student Retention’ são conforme abaixo :

• Finalizado: lista de descrições de ‘status’ de matrículas por período e disciplina que descrevem períodos e disciplinas concluídos pelo estudante. Exemplos: ‘concluído’, ‘finalizado’.
• Matriculado: lista de descrições de ‘status’ de matrículas por período e disciplina que descrevem períodos e disciplinas nos quais o estudante ainda encontra-se matriculado. Exemplos: ‘ativo’, ‘matriculado’.
• Cancelado: lista de descrições de ‘status’ de matrículas por período e disciplina que descrevem períodos e disciplinas interrompidos pelo estudante. Exemplos: ‘trancado, ‘cancelado’.
• Solicitações: lista de solicitações que têm relação com a predisposição do estudante em deixar a instituição. Exemplos: ‘histórico escolar’, ‘conteúdo programático’.
• Inadimplência: número de dias a partir do qual um atraso de pagamento passa a ser considerado inadimplência. Exemplo: 30 dias.
• Evasão: número de anos a partir do qual um aluno que trancou um determinado período e não retornou passa a ser considerado um aluno evasor.
• Cursos: caso se queira analisar apenas um determinado subconjunto dos cursos oferecidos pela instituição, este parâmetro constitui a lista dos cursos a serem analisados. Caso se queira analisar todos os cursos da instituição, este parâmetro é igual a ‘ALL’.
• Filiais: caso se queira analisar apenas um determinado subconjunto de filiais da instituição, este parâmetro constitui a lista das filiais a serem analisadas. Caso se queira analisar todas as filiais da instituição, este parâmetro é igual a ‘ALL’.

            5- CAROL.AI : Responsável pela geração do Modelo Preditivo e Processo de Classificação. Identifica padrões de comportamento dos estudantes por curso a partir da análise dos dados existentes nos modelos de dados do CAROL e recomenda uma lista de estudantes que potencialmente podem evadir nos próximos dias (e quantos dias restam até a potencial evasão de cada estudante listado). O sistema calcula a lista de estudantes com potencial para evadirem e mostra nos dashboards da CAROL App.

            6- CAROL App: sistema de BI que possibilita a visualização dos dados existentes nos modelos de dados do CAROL por perspectivas pré-definidas. O sistema utiliza os dados do CAROL e a lista disponibilizada pelo componente CAROL.AI para a montagem de gráficos em “dashboards” que explicitam as principais características (acadêmicas, comportamentais, financeiras) dos estudantes por curso.

            7- Ações para retenção

 A instituição poderá utilizar o CAROL App para avaliar o cenário dos potenciais evasores e planejar as ações de retenção.

Pode ser contratado junto à TOTVS o pacote de serviços de consultoria para auxiliar no processo de planejamento e execução das ações de retenção.

       É importante ressaltar que cada um dos modelos de dados listados corresponde a uma tabela preenchida com dados provenientes das diversas fontes de dados por meio do processo de mapeamento. Caso determinados atributos das tabelas não possam ser preenchidos com dados, a aplicação terá prejuízo na construção de um modelo representativo. Entretanto, tal prejuízo não inviabiliza a aplicação (caso a acurácia do modelo elaborado se mantenha em níveis aceitáveis).

Segue abaixo a lista de tabelas do banco de dados do sistema de gestão TOTVS utilizadas pela solução: