Objetivo

O objetivo deste recurso é administrar todas as despesas de um imóvel ou subunidade, sejam elas taxas, tarifas, tributos, despesas de consumo ou manutenção, condomínio, etc. As despesas em sua maioria são recorrentes, mensalmente ou anualmente, tendo variação de valores, mas também serão tratadas despesas esporádicas.

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Este recurso posteriormente será utilizado nos módulos de Venda e Condomínio, portanto sua nomenclatura deve ter características genéricas.

Menu de Acesso

No módulo de aluguel o recurso terá as seguintes opções de acesso:

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O controle de despesas terá as seguintes informações:

Capa da Despesa

• Tipo: (Tabela)
  • Código
  • Descrição: (IPTU / foro / taxa de lixo)
  • Tributo: campo que informa sim ou não, pois para tributos como IPTU haverá tratamento especifico. Taxa de Incêndio, taxa de lixo, foro, ITR não permitem parcelamento. Uma vez marcada esta opção o sistema não deve deixar informar a quantidade de cotas diferente de 1. (gerar cotas conforme número de inscrições municipais)
• Parâmetro para gerar Movimento (Pedido de Compra)
• Gerar Cota para cada inscrição municipal.(s/n)
• Freqüência : Anual, Mensal e Único
• Imóvel (1 ou vários): Um imóvel poderá ter um ou vários índices cadastrais, que é o caso de Edifícios Garagem, onde cada vaga tem um IPTU distinto, podendo totalizar volumes como 600 vagas, com o mesmo número de guias para pagamento. Como o cadastro é aberto, eventualmente podem ser cadastrados vários imóveis mas tendo apenas um registro municipal e e um único IPTU ou vice versa;
  
  Anexo Competência
  Como a mesma despesa pode ser recorrerá recorrente ano após ano será gerado um controle das cobranças com os seguintes dados:
  
  
• A competência: mês / Ano;
• Exercício: Ano;
• Status ou situação: em preparação, integrado;
• Natureza Orçamentária Financeira
• Nº de controle: este número pode ser o número do documento ou da inscrição; 
• Entidade: Órgão  ou empresa responsável pela cobrança;
• Área do terreno: dado informado quando se tratar do tipo Tributo. Avaliar Default como competência anterior, ou dado do empreendimento;. Como este dado pode sofrer alteração por aquisição ou venda parcial a informação será por competência.
• Área Construída: dado informado quando se tratar do tipo Tributo. Avaliar Default como competência anterior, ou dado do empreendimento;. Como este dado pode sofrer alteração por novas construções ou ampliação a informação será por competência.
• Data do vencimento: informado pelo usuário;
• Valor Venal: valor venal avaliado pelo órgão. Campo aplicado quando o Tipo for Tributo. (ex: IPTU) este valor tb pode ser informado no cadastro do imóvel;
• Valor Total da Cota: valor total de despesa, taxa ou do tributo;
• Valor com Desconto para Cota Única: corresponde ao valor para pagamento a vista;
• Número de Cotas de Cobrança;
• Valor das Cotas: campo calculado pela fórmula (valor Total da cota/ Número de Cotas) se o Número de Cotas for 1, considerar Valor com Desconto para Cota Única;
• Atualiza Valor Venal do Imóvel (sim ou não): este campo será utilizado pelo processo de atualização de valor 
• Repasse: locador ou locatário ou Nenhum. Permitir indicar a ordem de prioridade.
  • locatário: se o imóvel estiver locado o sistema deve gerar o repasse da cobrança contra o locatário, conforme vigência do contrato de locação, e proporção por metro quadrado locado.
  • Locador: se o imóvel for de terceiro o sistema deve gerar o repasse da cobrança contra o locador, mesmo que o imóvel não esteja locado e não esteja gerando cobranças. Não deve ser verificada a vigência do contrato de administração. Esta opção só deve ser disponibilizada se o imóvel não for próprio. 
  • Nenhum: neste caso não há repasse da cobrança.
• Número de Cotas de Repasse: o repasse pode ser feito pelo mesmo número de cotas da cobrança ou por uma quantidade definida, ou seja, a administradora do imóvel pode pagar o IPTU a vista mas repassar em 8 cotas.
• Vencimento 
• Permitir associar documento digitalizado e levá-lo (a referencia fluig) até o movimento do backoffice.
• Anexo a este registro devem constar todas as cotas geradas controlando o status se já foi integrado para o backoffice ou não.
  
  Exemplo de tela com capa e competência. 
  
  
  
  
  Processos

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• Gerar Repasse ou Reembolso
  Este processo deve ser gerado periodicamente permitindo agendamento e provisão. Executando todos os meses o sistema poderá identificar os imóveis locados e suas frações se locado por metro quadrado, bem como vigência dos contratos.
  Não podem ser cobradas cotas para contratos de locação encerrados ou rescindidos.
  Não podem ser cobradas cotas para contratos de locação que ainda não teve inicio. 
  Para imóveis controlados por área seu valor deve ser rateado proporcionalizando vigência e área.
  
  
• Atualizar Valores do Imóvel
  Este processo deve atualizar os valores Venal e de IPTU no cadastro do Imóvel conforme valor indicado na competência.
  
  
• Copiar Despesa
  Este processo permitirá que uma despesa gere uma cópia na mesma coligada ou em outra para otimizar o cadastro de despesas semelhantes, ou para atender a casos onde um imóvel foi vendido de uma coligada para outra.
  
  

Considerações Gerais

• Quando um imóvel for inativado a despesa também deve ser inativada.
• Quando um contrato de locação for encerrado ou rescindido e seu repasse for para o locatário, os lançamentos financeiros futuros devem ser atualizados retirando a cobrança. Não deve ser desfeito o movimento de cobrança da despesa pois este independe da locação do imóvel.
• Se um locatário pagou uma despesa a vista mas rescindiu o contrato de locação. A diferença da despesa deve ser devolvida.
• Anexo ao cadastro das despesas devem ser apresentadas todas as Cobranças Geradas (movimentos) bem como todos os repasses gerados.
• Vários que estejam associados a um único contrato podem gerar um reembolso agrupado.
• O sistema deve permitir alterar o vencimento e o valor das cotas, pois ocorre por exemplo a emissão do IPTU por atraso da prefeitura, assim vários meses serão cobrados na primeira parcela.
• Permitir Alterar valor e vencimento das cotas em Lote. ex: tem 600 inscrições municipais iguais para vagas de garagem e precisa alterar o vencimento ou mesmo o valor de cada IPTU na competência, 
• Criar objeto gerencial que lista a situação das despesas permitindo filtro por um ou mais tributos, situação e multi coligadas. O layout do objeto será definido em tempo de projeto. Preferencialmente CUBO.

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