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Para a criação de uma fórmula visual é necessário entender os cadastros de "Categoria", "Atividades" e "Gatilhos". Vejamos abaixo:
Categoria
Podemos denominar o cadastro de categoria como sendo um agrupador de perfis de segurança dos aplicativos RM, ou seja, para que uma determinada fórmula visual seja acionada ou exibida em processos de determinado cadastro, é necessário criar uma categoria e vincular os perfis de segurança que acionarão a fórmula visual em questão.
 
Atividades
A "Atividade" é conceituada como um dos passos da fórmula visual, sendo arranjadas logicamente como blocos sobrepostos. Dessa forma associamos duas ou mais atividades para formar uma Fórmula Visual com um propósito definido.
As atividades possuem como finalidade apresentar de uma forma mais "amigável" as atividades desenvolvidas tanto pela TOTVS como pelo próprio cliente. Todas as atividades básicas necessárias para serem utilizadas na montagem de fórmulas visuais estão disponíveis na "Galeria de Atividades", entretanto, novas atividades podem ser criadas pelo próprio cliente através de programação em linguagem .NET e utilização da Framework RM.
Para saber mais detalhes sobre as possíveis atividades a serem utilizadas clique aqui.
 
Gatilhos
A janela de gatilhos da Fórmula Visual permite definir em que ação do sistema e em qual cadastro/processo será disparada a fórmula visual em questão, podendo informar para uma mesma fórmula visual diversas ações e cadastros/processos diferentes. Além disso, é possível parametrizar se as exceções definidas na fórmula visual serão acionadas ou não, ou determinar algum gatilho como inativo.
A escolha do gatilho correto é muito importante já que algumas atividades dependem direto dos dados que serão consultados no momento da execução.
Pra incluir um gatilho, selecione um evento, clique no ícone de inclusão na barra superior da tela e na tela de procura apresentada, insira o nome da tela para localizar.
Para tratar erros encontrados no Gatilho, clique na caixa de comando na coluna Tipo referente ao Gatilho inserido e escolha uma das opções:
Desativado: O Gatilho não será considerado, logo não será executado a Fórmula Visual.
Ativado com Exceções: Será executada a fórmula visual no gatilho selecionado, e se ocorrer erro será exibido para o usuário e a Fórmula Visual será interrompida.
Ativado Ignorando Exceções: Será executada a fórmula visual no gatilho selecionado, e se ocorrer exceção, não será exibida para o usuário e a fórmula visual continuará a execução normalmente.

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Workflow da Microsoft Guia do Workflow para iniciantes
 

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Fórmulas Visuais no Módulo Financeiro