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O TOTVS Educacional pode ser configurado para integrar com sistema de gestão bibliotecária Pergamum. Com esta integração será possível criar usuários do TOTVS Educacional no Pergamum, gerencicar multas e pendências de empréstimos dos alunos.
Unidade Bibliotecária
Este cadastro permite definir as unidades bibliotecárias do Pergamum que estão associadas ao TOTVS Educacional. Além de realizar as associações entre restrições de acesso para filiais e habilitações/séries.
No anexo da cadastro da unidade bibliotecária é possível definir para cada unidade:

• As habilitações/series que terão acesso;
• As filiais da coligada.

Categorias do Pergamum
Ao ir na habilitação que está no cadastro do curso, associar uma categoria do pergamum à habilitação do nível de ensino superior ou série do ensino básico do TOTVS Educacional.
Usuário do Pergamum associado ao aluno, professor, funcionário e pessoa
A informação do código do usuário do Pergamum do aluno, professor, funcionário e pessoa é possível ser cadastrada, visualizado ou excluído através do anexo Vinculo do usuário do Pergamum. Este anexo ficará disponível no cadastro do professor, aluno no TOTVS Educacional e no cadastro do professor e da pessoa no TOTVS Gestão de Pessoa.
Cada contexto do TOTVS Educacional poderá estar parametrizado para uma unidade do Pergamum diferente, possibilitando que um mesmo aluno, professor, pessoa ou funcionário possua mais de um usuário relacionado ao Pergamum.
Relação de cadastros entre o TOTVS Educacional e Pergamum
Ao acessar a Relação cadastros gerais de sistemas externos é possível definir os relacionamentos entre os cadastros básicos do TOTVS Educacional e Pergamum. Alguns cadastros básicos dos dois sistemas tem similaridades, no entanto, podem possuir códigos diferentes. Para possibilitar o envio das informações nas sincronizações de usuário as seguintes entidades existe um de/para:

• Estado Civil
• Nacionalidade
• Profissões
• Escolaridade

Assim ao incluir um De/para de estado Civil, por exemplo, no TOTVS Educacional é selecionado "Casado" que possui código "3" e informado que o Código no Pergamum é "5".
Utilização do nome social ao exportar os usuários para o Pergamum
Caso o parâmetro "Enviar o nome social, quando preenchido, na exportação de usuários" que se encontra nos Parâmetros do sistema Educacional | Integrações |Biblioteca estiver habilitado, o sistema dará prioridade ao envio do Nome Social em todas as entidades (Aluno/Professor/Funcionário/Pessoa), desde que ele esteja preenchido.

Exportar usuários para o Pergamum
Este processo possibilita exportar professores, funcionários, alunos e pessoas para o Pergamum.
Na primeira etapa do processo é selecionada as entidades que serão exportadas. As entidades disponíveis são: Professores, Funcionários, Alunos e Pessoas. Pelo menos uma das entidades deve estar marcada para que o processo possa prosseguir e pode-se marcar mais de uma entidade.
Ao avançar o processo para cada entidade selecionada será apresentada uma nova etapa:

• Professores a serem exportados: Etapa em que é possível filtrar os professores que serão exportados, no filtro serão listados apenas os professores que tenha permissão na filial logada e que não tenha usuário do Pergamum associado ao contexto selecionado. Nesta etapa é selecionado também quais as unidades bibliotecárias que os professores selecionados terão acesso permitido.
• Funcionários a serem exportados: Etapa em que é possível filtrar os funcionários que serão exportados, no filtro serão listados apenas os funcionários que tenha permissão na filial logada e que não tenha usuário do Pergamum associado ao contexto selecionado. Nesta etapa é selecionado também quais as unidades bibliotecárias que os funcionários selecionados terão acesso permitido.
• Alunos a serem exportados: Etapa em que é disponível filtro para selecionar os alunos, são listados apenas alunos matriculados no período letivo corrente ( informado no parâmetro do TOTVS Educacional), que possuam a situação de matricula definindo que o usuário deve estar ativo no Pergamum e não possua usuário para o pergamum associado ao contexto logado.
• Pessoas a serem exportadas: Etapa onde é filtrada as pessoas, são listadas apenas pessoas que não estejam vinculadas a alunos, professores e funcionários  e que não tenha usuário do Pergamum associado ao contexto logado. É informado a qual categoria do Pergamum a ser associada no momento da criação do usuário e quais unidades bibliotecárias as pessoas selecionadas terão de permissão de acesso.

Importante
O processo de exportação de usuários valida se os professores, funcionários, alunos e pessoas selecionadas já possuem usuário no Pergamum, o critério utilizado será se já existir algum usuário no Pergamum com o mesmo CPF ou com o mesmo Nome e Data de Nascimento, se caso ocorrer as informações do usuário do Pergamum é atualizada a partir do cadastros existentes no RM.
A definição de permissão de acesso dos alunos à unidades bibliotecárias é definida da seguinte forma:
É verificado no período letivo corrente (parâmetro dos sistema do TOTVS Educacional) em quais cursos o aluno possui matricula no período letivo e se a situação de matrícula define que usuário está ativo no Pergamum.  A partir desta informação o sistema verifica em quais unidades bibliotecárias o aluno terá permissão de acesso validando inclusive as restrições de acesso por habilitação/série.
Unidades bibliotecárias com permissão:

• As unidades bibliotecárias vinculadas a filial da matricula do aluno e que não tem restrição de habilitação/série cadastrada, ou seja, todos os alunos da filial tem acesso a esta unidade.
• As unidades bibliotecárias vinculadas a filial da matrícula do aluno e que na restrição de acesso por habilitação/série possui registrada a habilitação/série cursada pelo aluno, ou seja, apenas alunos que cursam uma determinada habilitação/série podem ter acesso a unidade.

Para os alunos, caso o parâmetro "Criar usuário no Pergamum automaticamente após matrícula do aluno no período letivo" que se encontra nos Parâmetros do sistema Educacional | Integrações |Biblioteca estiver habilitado, no momento em que estiver matriculando os aluno no período letivo corrente, caso o aluno ainda não tenho usuário gerado e cuja situação de matricula determinar que está ativo no Pergamum é gerado o usuário automaticamente no Pergamum.

Caso o aluno possua vários RA, há também a possibilidade de permitir que sejam enviados ao Pergamum todos os RA ou apenas o primeiro que encontrar.
No filtro de Pessoas, foi incluído o campo "Listar somente pessoas que não esteja vinculadas a alunos, professores e funcionários".
O padrão é estar marcado para listar somente pessoas que não seja vinculadas. Caso seja desmarcado, serão listadas todas as pessoas existentes no contexto (mesmos as que já foram alunos, professores ou funcionários).
Atualiza usuários no Pergamum
Para manter o sincronismo dos cadastros de professor, funcionário, aluno ou de uma pessoa com o do cadastro do usuário do Pergamum é possível parametrizar o TOTVS Educacional para atualizar os dados cadastrais automaticamente no Pergamum ou através do processo que atualiza os usuários no Pergamum.
Atualizar os dados cadastrais automaticamente
Para que os cadastros sejam atualizados automaticamente no momento de salvar a alteração dos cadastros de professor, funcionário, aluno e pessoa é preciso habilitar o parâmetro "Atualizar dados automaticamente no Pergamum" que se encontra nos Parâmetros do sistema Educacional | Integrações |Biblioteca. 

Processo atualiza usuários no Pergamum
Quando não estiver parametrizado para atualizar automaticamente ou ocorrer algum erro na comunicação com o Pergamum é possível executar o processo para atualizar os dados cadastrais
No processo é selecionado quais as entidades serão atualizadas: professor, funcionário, aluno e pessoa. E em seguida para cada entidade é executado filtro para escolher os usuários que serão atualizados.
No filtro de Alunos, foi incluído o campo "Período Letivo", permitindo que sejam selecionados os alunos matriculados em qualquer período letivo. O padrão de preenchimento deste campo será sempre o período letivo corrente, parametrizado em Parâmetros | Educacional | Secretaria | Período letivo.
O padrão é estar marcado para listar somente pessoas que não seja vinculadas. Caso seja desmarcado, serão listadas todas as pessoas existentes no contexto (mesmos que já foram alunos, professores ou funcionários).
Atenção
 
Quando o TOTVS Educacional está integrado com o Folha de Pagamento e o Pergamum, ao demitir um funcionário o  sistema verifica se este tem pendências na biblioteca e desativa o usuário do Pergamum.
Caso os alunos usuários do Pergamum tenham pendências de empréstimos ou financeiras na biblioteca  do Pergamum o sistema poderá ser parametrizado para bloquear ou não a matrícula de alunos. Assim executar  processos como matrícula, rematrícula ou alteração de situação da matrícula do aluno por exemplo, assim aluno não poderá realizar a matrícula, ou ser exibido um alerta das pendências.
 
 
Processo atualiza status dos alunos e funcionários no Pergamum
 
Este processo altera o status do usuário no Pergamum e poderá ser agendado. Ele altera o status dos alunos para ativo ou inativo mediante alteração da situação de matrícula no período letivo corrente para os alunos.  E desativa os usuários dos funcionários que foram demitidos.
 
A ativação ou desativação do aluno dependerá da configuração da situação de matricula no período letivo. Parâmetro na situação de matrícula na aba "Status no Período Letivo" que contém a opção "Cancela usuário no Pergamum".
 
Ao executar o processo é possível selecionar funcionário e aluno, informar uma data inicial para atualizar os alunos e para os funcionários (a atualização irá ocorrer a partir da data informada pelo usuário) ou utilizar a data do último processamento realizado com sucesso para os alunos e para os funcionários.
 
Quando o processo é executado com sucesso a data de última atualização (disponível nos parâmetros do TOTVS Educacional para a integração com o Pergamum) é alterada para a data da execução do processo.
 
Processo gerar vínculo do Usuário
Foi implementada a funcionalidade de gerar vínculo do usuário para todas as filias e níveis de ensinos que contenham o mesmo Pergamum parametrizado no sistema. Para parametrizar o Pergamum acesse Totvs Educacional | Ambiente | Parâmetros | Educacional | Integração | Biblioteca | Pergamum. Após a execução dos processos de Exportar usuários para o Pergamum ou Atualizar usuários no Pergamum, o sistema irá gerar automaticamente um vínculo para os usuários que foram selecionados nos processos.
 
Flag Recebe E-mail Automaticamente
 
Foi implementado nos processos de Exportar Usuário para o Pergamum e no processo de Atualizar usuários no Pergamum o Check box (Recebe E-mail automaticamente). Será possível escolher 4 tipos de entidades para serem exportadas/Atualizadas: Aluno, Professor, Pessoa e Funcionário. Quando a Flag de Recebe E-mail automaticamente estiver marcada o sistema irá habilitar a Flag Receber e-mail no Pergamum após a execução do processo. No entanto, se a Flag estiver desabilitada no momento de Exportar usuário para o Pergamum/Atualizar usuários para o Pergamum, após a execução dos processos será Desmarcada a Flag Receber e-mail no Pergamum. Obs.: Caso a entidade a ser exportada não possuir e-mail cadastrado o processo de exportar/atualizar sempre irá salvar no Pergamum a tag Receber e-mail desmarcada ignorando caso o novo check box esteja marcado. O objetivo desta nova funcionalidade é levar ou não a Flag Receber e-mail automaticamente Habilitada ou Desabilitada.
 
Atualização de categoria dos alunos no Pergamum
 
A integração com o pergamum permite o usuário definir quando ele quer atualizar a categoria dos alunos no Pergamum, tais são:

• Nunca: não será realizado nenhum tipo de atualização
• Após a matrícula no período letivo: a atualização somente ocorrerá ao matricular o aluno no período letivo em uma situação de matrícula com o item "Desativa usuário no Pergamum" desmarcado.
• Após o encerramento do período letivo:
  • Será disparada automaticamente a atualização das categorias dos usuários do Pergamum relacionados aos alunos. O sistema irá busca todos os alunos matriculados no período letivo, cujo período encerrado esteja parametrizado com o "Período letivo anterior". Esta atualização poderá ser dispara no cadastro do período letivo ou no processo de Apuração de resultados, em ambos os casos o período letivo terá que ser encerrado.
  • Exemplo: ao encerrar o período letivo 2018/2 o sistema irá pesquisar o período letivo (ex. 2019/1) que tenha como período letivo anterior 2018/2. Ao localizar, todos os alunos do período letivo encontrado (ex. 2019/1) terão sua categoria alterada no Pergamum.

A categoria utilizada para alterar os alunos no Pergamum é parametrizada nos parâmetros da integração ou no anexo da Habilitação/Série do curso onde o aluno está matriculado, sendo primeiro é buscada a categoria na Habilitação, caso não tenha sido parametrizada será buscada a categoria nos parâmetros da integração, se ainda não existir, não será feita a atualização.
Para um aluno que possua duas matrículas e dois usuários vinculados ao Pergamum, o envio somente será possível se a categoria da Habilitação/Série dos cursos forem iguais, caso não sejam, não será possível atualizar a categoria no pergamum.
Para mais informações acesse o Manual de integração - Educacional x Pergamum.

 Informações Complementares

Parâmetros financeiros

Manual de integração - Educacional x Pergamum