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Para que se possa constituir a CIPA, a mesma é condicionada a um mandato com seus componentes. De acordo com a NR 5, o mandato tem período previsto de 1 (um) ano enquanto que pela NR 31, o mandato é de 2 (dois anos), ambos os casos com uma possível reeleição.

A rotina de O Mandato foi disponibilizada disponibilizado no quadro superior da rotina centralizadora, tem como objetivo coletar as informações principais sobre o mandatoa CIPA, como Data de Inicio (TNN_DTINIC) e Data Término (TNN_DTTERM) por exemplo. Essas duas datas são levadas em consideração para gerar automaticamente os eventos determinados pela Norma.

      Mandato  Extraordinário

De acordo com a Portaria nº 247 de 12 de junho de 2011, foi implementado na NR 5 alguns itens ao que se referem ao Mandato Extraordinário:

5.31.3 Caso não existam suplentes para ocupar o cargo vago, o empregador deve realizar eleição extraordinária, cumprindo todas as exigências estabelecidas para o processo eleitoral, exceto quanto aos prazos, que devem ser reduzidos pela metade. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011)

5.31.3.1 O mandato do membro eleito em processo eleitoral extraordinário deve ser compatibilizado com o mandato dos demais membros da Comissão. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011)

5.31.3.2 O treinamento de membro eleito em processo extraordinário deve ser realizado no prazo máximo de trinta dias, contados a partir da data da posse. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011) 

Com base no texto publicado acima, o módulo de Medicina e Segurança do Trabalho possui a opção para incluir o mandato extraordinário de forma a atender a legislação.

Para acessar essa opção, na rotina centralizadora Gestão CIPA, acessar no menu as opções:

A comissão eleitoral tem como objetivo e responsabilidade de organizar a votação e acompanhar todo o processo eleitoral , devendo ser constituída no prazo de 55 dias antes que o mandato termine, conforme é mencionado na NR 5:

5.39 O Presidente e o Vice Presidente da CIPA constituirão dentre seus membros, no prazo mínimo de 55 (cinqüenta e cinco) dias antes do término do mandato em curso, a Comissão Eleitoral – CE, que será a responsável pela organização e acompanhamento do processo eleitoral.

5.39.1 Nos estabelecimentos onde não houver CIPA, a Comissão Eleitoral será constituída pela empresa.

É possível realizar a inclusão de diversos responsáveis pela comissão

Para que a eleição possa ocorrer, é necessário que 55 % (cinquenta e cinco) dos funcionários da empresa estejam presentes, caso isso não ocorra, a comissão eleitoral deverá fazer uma nova votação no prazo máximo de 10 dias.

De acordo com a NR5 ainda, ela dispõe do prazo para se efetuar uma nova eleição, caso já haja um mandato em execução:

e) realização da eleição no prazo mínimo de 30 (trinta) dias antes do término do mandato da CIPA, quando houver;

5.14 A documentação referente ao processo eleitoral da CIPA, incluindo as atas de eleição e de posse e o calendário anual das reuniões ordinárias, deve ficar no estabelecimento à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. (Alterado pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)

5.14.1 A documentação indicada no item 5.14 deve ser encaminhada ao Sindicato dos Trabalhadores da categoria, quando solicitada. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)

5.14.2 O empregador deve fornecer cópias das atas de eleição e posse aos membros titulares e suplentes da CIPA, mediante recibo. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)