Para que se possa constituir a CIPA, a mesma é condicionada a um mandato com seus componentes. De acordo com a NR 5, o mandato tem período previsto de 1 (um) ano enquanto que pela NR 31, o mandato é de 2 (dois anos), ambos os casos com uma possível reeleição.

O Mandato foi disponibilizado no quadro superior da rotina centralizadora, tem como objetivo coletar as informações principais sobre a CIPA, como Data de Inicio (TNN_DTINIC) e Data Término (TNN_DTTERM) por exemplo. Essas duas datas são levadas em consideração para gerar automaticamente os eventos determinados pela Norma.

É possível também, realizar um mandato extraordinário que ocorre no meio do mandato vigente. Deve-se levar em consideração os 4 (quatro) itens listados abaixo de acordo com a norma, e, caso não sejam atendidos, os itens 5.31.3 em diante mostram a necessidade de iniciar um processo eleitoral extraordinário:

• Perda de mandato do titular quando o mesmo faltar em mais de 4 (quatro) reuniões ordinárias e não justificar;
• Quando houver cargo em aberto, o suplente assumirá de acordo com a ordem de colocação na ata de eleição;
• Caso o cargo do presidente ficar disponível por definitivo, o empregador deverá indicar um substituto, podendo ser ou não um membro da CIPA, devendo ocorrer em até 2 (dois) dias úteis;
• Caso o cargo do vice presidente ficar disponível por definitivo, os titulares representantes dos empregados farão a escolha do substituto entre os seus titulares, devendo ocorrer em até 2 (dois) dias úteis;

Com base nas condições acima e na definição da Portaria nº 247 de 12 de junho de 2011, a NR 5 define condições necessárias para se implementar o mandato extraordinário:

5.31.3 Caso não existam suplentes para ocupar o cargo vago, o empregador deve realizar eleição extraordinária, cumprindo todas as exigências estabelecidas para o processo eleitoral, exceto quanto aos prazos, que devem ser reduzidos pela metade. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011)

5.31.3.1 O mandato do membro eleito em processo eleitoral extraordinário deve ser compatibilizado com o mandato dos demais membros da Comissão. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011)

5.31.3.2 O treinamento de membro eleito em processo extraordinário deve ser realizado no prazo máximo de trinta dias, contados a partir da data da posse. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011) 

Com base no texto publicado acima, o módulo de Medicina e Segurança do Trabalho possui a opção para incluir o mandato extraordinário de forma a atender a legislação.

Uma das atribuições que são de responsabilidade do Presidente e do Vice-Presidente da CIPA em vigor, é fazer a composição da comissão eleitoral.

A comissão eleitoral tem como objetivo e responsabilidade de organizar a votação e acompanhar todo o processo eleitoral, devendo ser constituída no prazo de 55 dias antes que o mandato vigente termine, conforme é mencionado na NR 5:

5.39 O Presidente e o Vice Presidente da CIPA constituirão dentre seus membros, no prazo mínimo de 55 (cinqüenta e cinco) dias antes do término do mandato em curso, a Comissão Eleitoral – CE, que será a responsável pela organização e acompanhamento do processo eleitoral.

5.39.1 Nos estabelecimentos onde não houver CIPA, a Comissão Eleitoral será constituída pela empresa.

Para que a eleição possa ocorrer, é necessário que 55 % (cinquenta e cinco) dos funcionários da empresa estejam presentes, caso isso não ocorra, a comissão eleitoral deverá fazer uma nova votação no prazo máximo de 10 dias.

De acordo com a NR5 ainda, ela dispõe do prazo para se efetuar uma nova eleição, caso já haja um mandato em execução:

e) realização da eleição no prazo mínimo de 30 (trinta) dias antes do término do mandato da CIPA, quando houver;

5.14 A documentação referente ao processo eleitoral da CIPA, incluindo as atas de eleição e de posse e o calendário anual das reuniões ordinárias, deve ficar no estabelecimento à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. (Alterado pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)

5.14.1 A documentação indicada no item 5.14 deve ser encaminhada ao Sindicato dos Trabalhadores da categoria, quando solicitada. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)

5.14.2 O empregador deve fornecer cópias das atas de eleição e posse aos membros titulares e suplentes da CIPA, mediante recibo. (Inserido pela Portaria SIT n.º 247, de 12 de julho de 2011)