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Geração de Pedidos de Compras baseados em Plano por Negociação

Geração de Pedidos de Compras baseados em Plano por Negociação

TOTVS Saúde Sorocaba - Produto UNICOO -  Módulo DIS-FCR

A partir da versão 2.607.003, foi implementado um novo recurso no sistema de Compras para gerar os pedidos de compras em formato eletrônico e ser enviado ao fornecedor através de uma conexão FTP.

Após gerar um plano de compras por negociação, onde o processo identifica os fornecedores que melhor atendem os materiais solicitados através do Ranking (cadastro de Ranking deve estar fechado), poderá ser realizada a geração de pedido. A geração dos pedidos de compras deve ser realizada através da aba 'Compras' localizada dentro da aba principal 'Analisar Plano Compras'.

Para tanto é necessário que sejam realizadas algumas configurações para os fornecedores.

Configuração de Fornecedores:

A geração do arquivo texto é específica para cada fornecedor, e a configuração do número da geração do layout deve ser realizada no cadastro de fornecedor.

Será necessário que no cadastro de fornecedor sejam configurados os dados de conexão via FTP no fornecedor, como: host, usuário, senha e se o modo de conexão é passivo (PASV). No cadastro de empresas do fornecedor deve ser configurado o endereço destino/origem (diretório), o diretório de destino será utilizado para gravar o arquivo gerado após conectar no FTP, por sua vez, o diretório de origem será utilizado para recuperar o arquivo de resposta do fornecedor para a importação.

 Veja figura 1.

Para a geração do arquivo texto de pedido de compras eletrônico, como todo fornecedor possui um layout e nome de arquivo específico, houve a necessidade de um novo recurso para geração automática do nome do arquivo texto utilizando 'Macros'. A formatação do nome do arquivo utilizando macros permitirá informar 'Texto Fixo', 'Código de Cliente no Fornecedor' e 'Data/hora de geração do arquivo texto', desta forma será possível criar macros específicas respeitando os campos e formatos conforme o fornecedor deseja receber.

Para suporte à criação de macros, no rodapé da tela "Cadastrar Fornecedor", na aba "Configuração Ranking", no grupo "Configuração de Formatação de Arquivo", existem controles para criação do modelo da macro.

O sistema disponibiliza três opções de Campo:
  - Texto Livre -> Com essa opção é possível informar um texto qualquer para compor o padrão do nome do arquivo.
  - Cód. Cliente no Fornecedor -> Com essa opção é possível inserir no padrão do nome do arquivo o código da empresa logada no sistema.
  - Data e Hora da Geração -> Com essa opção é possível inserir a data e hora da geração no nome do arquivo de acordo com o formato.

Durante a especificação da macro, se o formato do campo solicitado for do tipo 'Caracter', nenhuma nova informação será solicitada, desta forma, o dado contido no campo informado será utilizado sem nenhuma formatação, se o formato de campo for 'Numérico', deve-se informar o tamanho do dado que será utilizado na formatação do arquivo, caso o dado seja inferior ao tamanho informado, o dado será complementado com zeros à esquerda, e se o formato de campo for 'Data', serão exibidos os formatos disponíveis para serem utilizados na formatação do nome do arquivo texto.

Tela de Cadastro de fornecedor

  Veja figura 2.

Criado o modelo, deve-se copiar o conteúdo do modelo para o campo de Formatação do Arquivo de Geração. Para realizar a cópia da macro para o campo a ser utilizado, deve-se clicar no botão Copiar.

Rodapé da tela de Cadastro de Fornecedor, aba Configuração Ranking

  Veja figura 3.

Para indicar o local onde será copiado o modelo da macro, selecionar a opção Geração de Pedidos.

Tela de Seleção do Destino de cópia da macro

  Veja figura 4 e 5.

Feito a configuração do fornecedor já é possível realizar a geração do pedido.

Ao executar o processo de Geração de Pedido de Compras, processo esse disponibilizado após a geração do plano de compras por negociação, os itens do plano de compras que estiverem bloqueados para compra serão automaticamente direcionados para uma venda da distribuidora para a farmácia. Se ocorrer de um dos itens não serem atendidos pela distribuidora por falta de saldo, estes estarão registrados no pedido de vendas da distribuidora com o estado 'CA' (Cancelado).

Os itens que estiverem liberados para compra pela farmácia, terão os pedidos de compras gerados para cada fornecedor detectado pelo processo de Ranking, lembrando que para cada fornecedor será gerado um novo pedido de compras.

  Veja figura 6.

Para efetuar a geração do pedido a partir do plano de compras é necessário seguir os seguintes passos:

- Pressione o botão "Geração de Pedido" na tela de "Plano de Compras por Negociação"

Será exibida uma tela para identificar qual comprador está realizando a compra.

Tela para identificação do comprador

  Veja figura 7.

- Informe o Nome e a Senha do comprador que está realizando o pedido

Se durante o processo de geração de pedidos a distribuidora não conseguir suprir todas as requisições de reposição será exibida a seguinte mensagem:

  Veja figura 8.

A partir dessa mensagem é possível visualizar quais itens a distribuidora não conseguiu repor em sua totalidade.

  Veja figura 9.

Após ter gerado e possivelmente visualizado os pedidos de reposição dos itens bloqueados na farmácia, será gerado automaticamente pelo sistema os pedidos de compras para os fornecedores. Primeiramente o pedido será gerado no sistema, o processo seguinte será gerar/enviar o arquivo para o fornecedor.
Esse processo pode ser realizado aceitando a mensagem exibida após a geração do pedido no sistema ou através do menu Processo de Compras -> Plano de Compras por Negociação -> Gerar Pedido Eletrônico:

  Veja figura 10.

Será aberta então a tela para geração de pedido eletrônico, que listará todos os pedidos para o plano de compras selecionado. Caso a tela seja aberta através do menu, serão exibidos todos os pedidos de todos os planos. Nesta tela podem ser utilizados filtros por empresa, plano e/ou situação:

  Veja figura 11.

Nessa tela é possível realizar a Geração/Envio do arquivo via FTP para o fornecedor. Para tanto os seguintes passos devem ser seguidos:
   - Selecionar a empresa e o número do plano de compras do qual foi gerado o pedido de compra, que já estarão preenchidos se a tela for aberta através da tela de plano de compras.
   - Selecionar o pedido para o qual deverá ser gerado o arquivo eletrônico na aba de "Pedidos Gerados".
   - Antes de realizar o envio, o pedido deverá ser liberado para compra, para tanto, pressione o botão direito do mouse e clique em 'Liberar Pedido'.

      A geração do pedido pode ser realizada após a liberação do pedido.

  Veja figura 12.

   - Para realizar a geração clique no botão "Gerar/Enviar Arquivo".

    O arquivo será gerado no diretório configurado no parâmetro 'DIRETORIOPEDIDOCOMPRAELE' que pode ser configurado em Administração do sistema -> Parâmetros -> Parâmetros. Obs: esse trecho deverá estar configurado antes de ser iniciado o processo e na configuração do parâmetro é necessário informar o diretório de destino do arquivo com uma barra '\' no final.

       Nesse diretório será criada uma árvore de pastas que segue o seguinte esquema:

           [Diretório configurado no parâmetro] -> Pedidos_Enviados
                   -> Pedidos_Falhas    

       Se o processo de geração/envio do arquivo de pedido eletrônico for realizado com sucesso, o arquivo poderá ser encontrado para futuras consultas no diretório:
           [Diretório configurado no parâmetro] -> Pedidos_Enviados

       Por sua vez se ocorrer falha na hora do envio, o arquivo poderá ser encontrado no diretório:
           [Diretório configurado no parâmetro] -> Pedidos_Falhas 
  

       Para a geração/envio do pedido de compra é importante salientar os seguintes pontos:
          - O Parâmetro 'DIRETORIOPEDIDOCOMPRAELE' deve estar configurado corretamente com o diretório de geração.
          - O sistema não permite o envio de um novo arquivo de pedido para um fornecedor que já possua um pedido emitido e ainda não respondido.

Todo arquivo gerado e enviado ao fornecedor será registrado no sistema. Quando ocorrer qualquer anormalidade durante uma geração de arquivo texto, a situação do controle de geração ficará definida como 'FALHAS NA GERAÇÃO'.
Se houver problemas de conexão com o FTP do fornecedor ou gravação do arquivo no FTP do fornecedor, será emitida uma mensagem ao usuário.

Possíveis problemas e soluções:
* Se for um problema na geração do arquivo texto, deve-se analisar o layout, campos utilizados e se o comando SQL atribuído ao layout está correto.
* Caso o problema seja conexão no FTP do fornecedor, verifique se as configurações de HOST, Usuário e Senha, estão corretas, importante ressaltar que o usuário e senha devem ser digitadas respeitando as letras maiúsculas ou minúsculas. Se mesmo assim não funcionar, faça um teste de conexão através do Prompt-DOS, seguindo os seguintes passos:

1) Iniciar -> Executar

2) digite: cmd

3) Clique em OK

4) Já no Prompt-DOS, digite: FTP <HOST DO FORNECEDOR>
                                                   |__________________|
                                            \_Substitua este trecho pelo Host (url ou IP) do fornecedor

5) Logo após será solicitado o usuário, informe o usuário de conexão FTP fornecido pelo Fornecedor.

6) Em seguida, informe a senha.

Se aparecer "230 User <USUARIO INFORMADO> logged in." os dados fornecidos estão corretos, e os mesmos dados devem ser informados no sistema, no cadastro do fornecedor.

Se os passos seguintes ao 4º item falharem, confirme os dados com o fornecedor e verifique se o Firewall de sua rede está com a porta 21 liberada para conectar no fornecedor.

  Veja figura 13.

*Se mesmo conectando no FTP do Fornecedor, acusar um erro de que o diretório destino não existe, verifique se o endereço informado no cadastro de empresas do fornecedor está correto e se possui a barra '/' no final.

Para manter a rastreabilidade do material do plano de compras, foi implementada uma nova aba na tela de geração de plano de compras denominada "Pedidos Gerados do Plano" e será utilizada para identificar em quais pedidos o material selecionado no plano está presente.

  Veja figura 14.

Para poder utilizar essa funcionalidade, deverão ser realizados os seguintes passos:

 - Selecione a opção "Gerado Pedido de Compras" no campo de "Situação do Plano".
      - Identifique de qual plano foi gerado o pedido, na aba de "Plano" localizada na parte inferior da tela.
      - Selecione o material desejado na grade de "Materiais Sugeridos Para compra" e selecione a aba "Pedidos Gerados do Plano".

Ao seguir o procedimento acima, será exibida uma lista de pedidos do plano no qual o material aparece, de acordo com a ordem de geração do pedido. Para facilitar a visualização do pedido, ao efetuar o duplo clique sobre o pedido, será aberta a tela de consulta de pedidos devidamente preenchida.