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Distribuição
Esta rotina realiza o controle da distribuição de documentos.
Após finalizar todas as etapas de elaboração do documento, é realizada a distribuição das cópias para os usuários cadastrados como destinatários.
A distribuição dos documentos pode ser realizada por usuários definidos e também ser encaminhado a mais de um departamento.
Procedimentos
Para efetuar a distribuição de documentos:
| 1. | Ao acessar o opção de Distribuição. |
O sistema apresenta a janela de \"Distribuição de Documentos\" dividida em áreas:
| • | Área \"Documentos\" - relaciona os documentos finalizados e prontos para distribuição. |
| • | Área \"Destinatários\" - apresenta os usuários destinatários que devem receber os documentos. |
| 2. | Posicione o cursor sobre o documento a ser distribuído. |
| 3. | Caso seja necessário incluir outro destinatário, posicione o cursor no documento e, em seguida, clique em \"Incluir\". |
O sistema abre uma nova janela \"Destinatários-Incluir\" para a escolha do tipo de destino:
| • | Usuários |
Nesta opção são informados: Filial, Usuário, Departamento, Número de Cópias, Recebe Documentos e Tipo Cópia.
| • | Pastas |
Nesta opção são informados: Pasta, Número de Cópias, Tipo Cópia e Departamento.
Ao selecionar a pasta desejada serão selecionados todos os departamentos a ela relacionados, conforme amarração definida no Cadastro de Pastas ou no Cadastro de Departamentos.
| 4. | Caso seja necessário alterar os dados do destinatário, clique em \"Editar\". |
Neste item o usuário poderá alterar o número de cópias, o tipo da cópia e se recebe documento.
| 5. | Para \"Pesquisa Departamento\", utilize a opção \"Pesquisa\", informe a filial e o departamento. |
| 6. | Para \"Excluir\" destinatários, clique em \"Excluir\". |
| 7. | Confirme a distribuição do documento. |
O sistema apresenta uma nova tela \"Distribuição\", nesta serão informados: a \"Data de Vigência\", a \"Data de Implantação\", \"Dias de Validade\" e a \"Data de Validade\".
| 8. | Preencha os dados conforme orientação dos helps de campo. |
| 9. | Confirme. |
Ao confirmar, o sistema finaliza o documento mantendo-o em status de leitura, gerando os lançamentos de leitura de documento para os destinatários e comunicados através de e-mail, caso esteja assim configurado. Para verificar as configurações necessárias para envio de e-mails, consulte o tópico E-mail. |
Veja também
Para verificar o Protocolo dos Documentos Distribuídos, veja o impressão do Relatório de Protocolo de Entregas de Documentos e Registros da Qualidade.
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