Índice

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Falando de reuniões...

As reuniões são encontros dos participantes da equipe com data e local definidos para acontecer. Qualquer participante da equipe pode criar uma reunião e adicionar participantes.

Ver reuniões da equipe

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja ver as reuniões.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Veja as próximas reuniões da equipe – das quais você é participante – que vão acontecer nos próximos sete (7) dias.

Painel

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São exibidas as reuniões que você é participante que foram planejadas para acontecer nos próximos sete (7) dias – dia atual mais seis (6). Para ver reuniões a partir de outra data, basta selecioná-la no calendário.

Também é possível localizar uma reunião a partir do campo Buscar. Neste caso, serão exibidas as reuniões com o termo digitado planejadas para qualquer data.

Administradores – desde que façam parte da equipe – e gerenciadores da equipe podem ver qualquer reunião na busca. Os demais podem ver apenas as reuniões das quais participam.

Criar reunião

^{Qualquer participante da equipe pode criar uma reunião. Somente é possível criar reuniões em equipes ativas.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe para a qual deseja criar uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Clique em Criar reunião, localizado no canto superior direito do quadro de reuniões.

Painel

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Também é possível criar uma reunião a partir da aba Visão geral.

06. Preencha as informações solicitadas para a reunião.

Painel

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Título
Título que será atribuído à reunião. O título pode ter até cem (100) caracteres.

Data
Data na qual a reunião será realizada.

Horário inicial
Hora de início da reunião.

Horário final
Hora de término da reunião.

Videochamada com Google Meet
Quando ativada, determina que a reunião será realizada por videochamada utilizando recursos da integração com o Google Meet.

Painel

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HTML

<div class="collab">
	<div class="collab-callout">
		<div class="collab-callout-image">
			<img class="collab-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>	  • Ao ativar essa opção, caso ainda não tenha vinculado uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de continuar a criação da reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.
<br>	  • Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua Google Agenda. Essa permissão é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para a Google Agenda.
<br>	  • A conta vinculada será válida para uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.
<br>	  • Por limitação do Google Meet, uma reunião com videochamada pode ter a duração de até 1 hora.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Local
Local onde a reunião será realizada. O local pode ter até cem (100) caracteres.

Descrição
Descrição do assunto da reunião, qual o seu objetivo, quais itens serão tratados, etc. A descrição pode ter até mil (1000) caracteres.

07. Clique em Avançar.

08. Localize e selecione os participantes que serão adicionados na reunião em Buscar participantes.

Painel

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Somente participantes da equipe podem ser adicionados na reunião.

09. Clique em Adicionar.

Painel

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Ao convidar um participante para uma reunião, ele receberá uma notificação e um e-mail contendo as informações gerais da reunião, como data e local.

Você será adicionado automaticamente na reunião e será destacado como organizador na lista de participantes.

Para remover um participante adicionado, clique em Remover – localizado no lado direito.

10. Clique em Concluir.

11. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de convite seja enviado a todos os colaboradores que foram adicionados na reunião ou em Não enviar para criar a reunião sem enviar o e-mail.

Ver reunião

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja ver uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião que deseja ver.

06. Veja os detalhes da reunião e seus participantes.

Adicionar participantes na reunião

^{Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem adicionar participantes.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja adicionar participantes em uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião para a qual deseja adicionar participantes.

06. Clique em Editar reunião, localizado no canto superior direito.

07. Clique em Participantes.

08. Localize e selecione os participantes que serão adicionados na reunião em Buscar participantes.

Painel

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Somente participantes da equipe podem ser adicionados na reunião.

09. Clique em Concluir.

Remover participantes da reunião

^{Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem remover participantes.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja remover participantes de uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião da qual deseja remover participantes.

06. Clique em Editar reunião, localizado no canto superior direito.

07. Clique em Participantes.

08. Localize o participante que deseja remover da reunião e clique em Remover localizado ao lado do seu nome.

09. Clique em Concluir.

Anexar documento da equipe na reunião

^{Qualquer participante da reunião pode adicionar anexos.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja anexar um documento a uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião na qual deseja anexar um documento da equipe.

06. Clique em Anexar documentolocalizado no canto superior direito.

07. Na aba Documentos, localize e selecione os documentos que deseja anexar à reunião.

Painel

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São exibidos apenas documentos e pastas que pertencem à equipe.

Para localizar uma pasta ou um documento específico, clique em Buscar – localizado na parte superior – e insira o nome da pasta ou do documento desejado. Para sair do modo de busca, basta apagar o que nome digitado.

08. Clique em Anexar.

09. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de atualização seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para anexar os documentos na reunião sem enviar o e-mail.

Painel

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Os documentos anexados às reuniões ficam armazenados na pasta Reuniões da aba Documentos da equipe.

Anexar documento na reunião

^{Qualquer participante da reunião pode adicionar anexos.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja anexar um documento a uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião na qual deseja anexar um documento.

06. Clique em Anexar documentolocalizado no canto superior direito.

07. Clique na aba Fazer upload.

08. Clique em Upload ou arraste e solte o arquivo na área de upload.

Painel

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HTML

<style type="text/css">
    .collab * {
      -webkit-box-sizing: border-box;
      -moz-box-sizing: border-box;
      box-sizing: border-box;
    }

    .collab-text-center {
      text-align: center;
    }

    .collab-full-height {
      height: 100%;
    }

    /* Component collab Callout */

    .collab-callout {
      border: none;
      padding: 0px;

      display: -moz-box;
      -moz-flex-flow: row wrap;
      -moz-justify-content: center;
      -moz-align-items: center;

      display: -ms-flexbox;
      -ms-flex-flow: row wrap;
      -ms-justify-content: center;
      -ms-align-items: center;
      
      display: -webkit-flex;
      display: -webkit-box;
      -webkit-flex-flow: row wrap;
      -webkit-justify-content: center;
      -webkit-align-items: center;

      display: flex;
      flex-flow: row wrap;      
      justify-content: center;
      align-items: center;
    }
  
    .collab-callout .collab-callout-image {
      width: 24px;
    }

    .collab-callout .collab-callout-body {
      width: calc(100% - 24px);
      padding-left: 20px;
    }

	.collab-callout .collab-callout-citacao {
      border: 0px solid;
      border-left-width: 3px;
      border-left-color: #f36f21;
	  margin: 4px;
	  margin-left: 25px;
	  padding-left: 8px;
      font-size: 13px;
	}

    .collab-callout .collab-callout-thumb {
      width: 24px;
      height: 24px;
    }

    .collab-callout .collab-callout-text {
      color: #58595b;
      line-height: 1.75;
      margin: 0;
    }
</style>
<div class="collab">
	<div class="collab-callout">
		<div class="collab-callout-image">
			<img class="collab-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>O tamanho máximo permitido para um documento é <b>15MB</b>.<br>
			Os tipos de documentos que podem ser adicionados são:<br>
	             <b>• documentos</b>: PDF, DOC, DOCX;<br>
                 <b>• planilhas</b>: XLS, XLSX;<br>
        	     <b>• apresentações</b>: PPT, PPTX, PPS;<br>
                 <b>• imagens</b>: JPG, JPEG, PNG.<br></p>
		</div>
	</div>
</div>

09. Na área Arquivos, selecione o documento para ser anexado na reunião.

10. Clique em Anexar.

11. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de atualização seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para anexar os documentos na reunião sem enviar o e-mail.

Painel

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Os documentos anexados na reunião por upload são armazenados na pasta Reuniões da aba Documentos da equipe e ficam disponíveis para todos os seus participantes.

Baixar documento anexado à reunião

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja baixar um documento anexado a uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião da qual deseja baixar um documento anexado.

06. Na área Documentos anexados – localizada na parte inferior – localize o documento anexado que deseja baixar.

07. Clique em Baixar localizado no lado direito do quadro do documento.

Painel

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O documento será baixado automaticamente.

Remover documento anexado à reunião

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja remover um documento anexado a uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião da qual deseja remover um documento anexado.

06. Na área Documentos anexados – localizada na parte inferior – localize o documento anexado que deseja remover.

07. Clique em Remover localizado no lado direito do quadro do documento.

08. Na mensagem exibida, assinale a opção Excluir também de Documentos da equipe caso deseje excluir o documento da equipe, não apenas da reunião.

Painel

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Essa opção somente é exibida para o proprietário do documento, administrador ou gerenciador da equipe.

Ao remover um documento anexado a uma reunião sem assinalar essa opção, ele é apenas removido da reunião, mas continuará na aba Documentos da equipe. Se essa opção for assinalada, ele será excluído também da equipe e de outras reuniões caso esteja anexado a elas.

09. Clique em Remover.

Copiar link da reunião

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja copiar o link de uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize a reunião da qual deseja copiar o link.

06. Clique em Copiar localizado no lado direito do quadro da reunião.

Painel

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Também é possível copiar o link da reunião depois de acessá-la para visualizar seus detalhes.

Entrar na videochamada da reunião

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja entrar na videochamada de uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião da qual deseja entrar na videochamada.

06. Clique em Entrar na videochamada.

Painel

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Ao clicar nessa opção, você é direcionado para a página do Google Meet que permite acessar a videochamada da reunião.

Caso ainda não tenha vinculado uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de entrar na reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.

Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua Google Agenda. Essa permissão é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para a Google Agenda.

A conta vinculada será válida para uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.

Painel

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HTML

<div class="collab">
	<div class="collab-callout">
		<div class="collab-callout-image">
			<img class="collab-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/importante.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Por limitação do Google Meet, uma reunião com videochamada pode ter a duração de até 1 hora.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Editar reunião

^{Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem editá-la. É possível editar uma reunião mesmo depois da sua data de realização. Porém, não é possível editar reuniões em equipes arquivadas.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja editar uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião que deseja editar.

06. Clique em Açõeslocalizado no canto superior direito.

07. Clique em Editar reunião.

Painel

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Essa opção somente é exibida para o criador da reunião e para os gerenciadores da equipe, pois apenas eles podem editá-la.

08. Altere as informações desejadas da reunião.

09. Clique em Participantes.

10. Adicione ou remova participantes da reunião.

11. Clique em Concluir.

12. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail com as alterações seja enviado a todos os participantes da reunião ou em Não enviar para salvar as alterações sem enviar o e-mail.

Excluir reunião

^{Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem exclui-la.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja excluir uma reunião.

04. Clique na aba Reuniões.

05. Localize e clique na reunião que deseja excluir.

06. Clique em Açõeslocalizado no canto superior direito.

07. Clique em Excluir.

08. Na mensagem exibida, assinale a opção Enviar e-mail de cancelamento para os participantes caso queira notificá-los por e-mail.

09. Clique em Excluir para confirmar a exclusão da reunião.

Painel

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Ao confirmar a exclusão, uma notificação é emitida para todos os seus participantes informando que ela foi excluída.

Painel

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HTML
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HTML

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Falando de reuniões...

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Anexar documento da equipe na reunião

Anexar documento na reunião

Baixar documento anexado à reunião

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