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Falando de início...

O Início é a página exibida logo após acessar o TOTVS Collab utilizando seu e-mail e senha. É onde você pode ver informações gerais, suas equipes e um resumo das próximas reuniões dessas equipes que você vai participar.

No primeiro acesso, a partir do Início é possível apenas criar equipes ou encontrar equipes para participar. A partir do momento em que há equipes criadas, também é possível efetuar algumas ações nelas.

Informações gerais

As informações gerais mostram um resumo das suas atividades:

Tarefas pendentes: é a soma total de tarefas pendentes que são de sua responsabilidade considerando a lista de tarefas de todas as equipes que você participa;

Reuniões: é a soma de todas as reuniões que você participará nos próximos sete (7) dias – dia atual mais seis (6) – considerando todas as equipes que você participa;

Tarefas concluídas: é a soma total de tarefas concluídas que eram de sua responsabilidade considerando a lista de tarefas de todas as equipes que você participa;

Equipes: é a soma de todas as equipes ativas que você participa.

Suas equipes

Nesta área você pode ver algumas das equipes que você participa e acessá-las. As equipes são exibidas em ordem alfabética.

Você também pode efetuar outras ações, tais como encontrar uma equipe – quando você ainda não participa de nenhuma –, criar uma equipe, ver todas as equipes, dentre outras.

Encontrar equipe

01. Em Início, clique em Encontrar equipes, localizado no centro do quadro Suas equipes.

Painel

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Essa opção somente é exibida quando você ainda não faz parte de nenhuma equipe.

Ao clicar nessa opção, é exibida a página Todas equipes, na qual você pode localizar uma equipe e solicitar participação.

02. Informe o nome da equipe.

Painel

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O nome da equipe pode ter até 100 caracteres.

Criar equipe

01. Em Início, clique em Criar equipe, localizado no canto superior direito do quadro Suas equipes.

Painel

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Quando não há nenhuma equipe criada, essa opção é exibida no centro do quadro.

02. Informe o nome da equipe.

Painel

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O nome da equipe pode ter até 100 caracteres.

03. Selecione o tipo da equipe.

Painel

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As opções disponíveis são:

Pública: quando selecionada, determina que todos da organização podem participar da equipe e ver seus detalhes;

Privada: quando selecionada, determina que apenas quem for aceito pelos gerenciadores pode participar da equipe e ver seus detalhes.

O tipo da equipe pode ser alterado a qualquer momento depois de criada. Se ela for alterada de Privada para Pública, todas as solicitações de participação que estão pendentes são automaticamente aprovadas.

04. Selecione um ícone para representar a equipe.

05. Clique em Avançar.

06. Defina se uma lista de tarefas deve ser criada para a sua equipe na opção Criar lista de tarefas do TOTVS Tasks?.

Painel

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Ao habilitar essa opção, uma lista de tarefas será criada no FT e será exibida dentro da equipe, onde será possível criar, gerenciar e atribuir tarefas para os seus participantes.

07. Caso tenha habilitado a opção Criar lista de tarefas do TOTVS Tasks?, selecione o template desejado para a lista de tarefas da equipe.

Painel

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Os templates são modelos prontos de lista de tarefas. Ao escolher um deles, sua lista será criada com as mesmas etapas que o template possui.

Obtenha mais informações sobre os modelos disponíveis em Templates.

08. Clique em Avançar.

09. Localize e selecione os colaboradores que farão parte da equipe em Buscar participantes.

Painel

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Quem está criando a equipe já é adicionado automaticamente com a permissão Gerenciar.

10. Clique em Adicionar.

11. No lado direito de cada participante, selecione a opção que determina as ações que ele poderá realizar dentro da equipe.

Painel

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As opções disponíveis são:

Colaborar: quando selecionada, determina que o participante pode criar e editar equipes e, também, adicionar participantes a elas;

Gerenciar: quando selecionada, determina que o participante pode criar, editar e excluir equipes, bem como gerenciar os participantes e as permissões delas.

Para remover um participante adicionado, clique em Remover , localizado no lado direito.

12. Clique em Concluir.

Ver equipe

01. Em Início, clique sobre a equipe que deseja ver no quadro Suas equipes.

Painel

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Também é possível ver a equipe clicando em Ações– localizado no canto inferior direito do seu quadro – e, em seguida, clicando em Visualizar equipe.

02. Na aba Visão geral, veja as informações gerais da equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Visão geral.

03. Clique na aba Reuniões para ver mais detalhes sobre as reuniões da equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Reuniões.

04. Clique na aba Documentos para ver mais detalhes sobre os documentos compartilhados na equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Documentos.

05. Clique na aba Participantes para ver quem compõe a equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Participantes.

Editar equipe

01. Em Início, localize a equipe que deseja editar no quadro Suas equipes.

02. Clique em Ações– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

03. Clique em Editar.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

04. Altere as informações desejadas para a equipe.

Painel

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É possível editar as informações gerais da equipe, habilitar o uso de lista de tarefas – quando a equipe ainda não possui – e arquivar ou restaurar a lista de tarefas já existente.

05. Clique em Concluir.

Arquivar lista de tarefas da equipe

^{Apenas o administrador e os gerenciadores podem arquivar a lista de tarefas da equipe.}

01. Em Início, localize a equipe da qual deseja arquivar a lista de tarefas no quadro Suas equipes.

02. Clique em Ações– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

03. Clique em Editar.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

04. Clique na seta localizada no lado direito de Lista de tarefas.

05. Clique em Arquivar lista de tarefas.

06. Na mensagem exibida, clique em Arquivar para confirmar o arquivamento da lista de tarefas da equipe.

Painel

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Ao arquivá-la, a lista de tarefas da equipe é ocultada. Mas, ela pode ser restaurada a qualquer momento.

Restaurar lista de tarefas da equipe

^{Apenas o administrador e os gerenciadores podem restaurar a lista de tarefas da equipe.}

01. Em Início, localize a equipe da qual deseja arquivar a lista de tarefas no quadro Suas equipes.

02. Clique em Ações– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

03. Clique em Editar.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

04. Clique na seta localizada no lado direito de Lista de tarefas.

05. Clique em Restaurar lista de tarefas.

06. Na mensagem exibida, clique em Restaurar para confirmar a restauração da lista de tarefas da equipe.

Painel

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Ao restaurá-la, a lista de tarefas volta a ser exibida na equipe.

Sair da equipe

01. Em Início, localize a equipe da qual deseja sair no quadro Suas equipes.

02. Clique em Ações– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

05. Clique em Sair.

06. Na mensagem de confirmação, clique em Sair.

Painel

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Ao sair de uma equipe, você perde o acesso a ela e a todas as suas reuniões, documentos e tarefas. Ela deixa de ser exibida na aba Minhas equipes e passa a ser exibida apenas na aba Todas equipes.

Painel

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HTML

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		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Se você for o único gerenciador da equipe, precisará definir outro gerenciador antes de sair, pois não é permitido que uma equipe fique sem nenhum gerenciador. Se você for gerenciador e único participante da equipe, não será permitido sair, apenas arquivá-la e exclui-la posteriormente.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Ver todas as equipes

01. Em Início, clique em Ver todas as equipes, localizado no canto inferior direito do quadro Suas equipes.

Painel

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Ao clicar nessa opção, é exibida a página Todas equipes, na qual é possível ver todas as equipes existentes, tanto as que você participa quanto as que não participa.

Solicitações pendentes

Nesta área são exibidas as solicitações pendentes de participação em equipes privadas das quais você é gerenciador. A partir desta área, é possível aprovar ou recusar as solicitações pendentes.

Aprovar ou recusar solicitações de participação em equipes

^{Essas ações existem apenas para equipes privadas e podem ser feitas pelo gerenciador ou administrador.}

01. Em Início, clique em Solicitações pendentes, localizado logo abaixo do quadro Suas equipes.

02. Assinale o colaborador que solicitou participação em determinada equipe e clique em Aprovar ou Recusar, de acordo com a ação desejada.

Painel

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É possível assinalar todas as solicitações clicando em Selecionar todos ou assinalar várias delas e clicar em Aprovar selecionados ou Recusar selecionados para efetuar a ação de uma única vez para todas as selecionadas.

03. Clique em Concluir.

Próximas reuniões

Nesta área você pode acompanhar e ver os detalhes das próximas reuniões que você vai participar de todas as suas equipes. São exibidas as quatro (4) próximas reuniões considerando os próximos sete (7) dias – data atual mais seis (6).

Copiar link da reunião

01. Em Início, localize a reunião da qual deseja copiar o link no quadro Próximas reuniões.

02. Clique em Copiar localizado no lado direito do quadro da reunião.

Painel

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Também é possível copiar o link da reunião depois de acessá-la para visualizar seus detalhes.

Entrar na videochamada da reunião

01. Em Início, localize a reunião da qual deseja entrar na videochamada no quadro Próximas reuniões.

02. Clique no link correspondente à videochamada da reunião.

Painel

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Ao clicar no link, você é direcionado para a página do Google Meet que permite acessar a videochamada da reunião.

Caso ainda não tenha vinculado uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de entrar na reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.

Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua Google Agenda. Essa permissão é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para a Google Agenda.

A conta vinculada será válida para uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.

Painel

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HTML

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		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Por limitação do Google Meet, uma reunião com videochamada pode ter a duração de até 1 hora.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Ver reunião

01. Em Início, localize e clique na reunião que deseja ver no quadro Próximas reuniões.

02. Veja os detalhes da reunião e seus participantes.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis podem ser obtidas em Reuniões.

Tarefas pendentes

Nesta área você pode acompanhar as tarefas pendentes que estão sob sua responsabilidade, separadas por equipe. É possível expandir ou ocultar as tarefas de cada equipe. Clicando sobre cada tarefa é possível ver seus detalhes.

Ver tarefa pendente

01. Em Início, localize e clique na tarefa que deseja ver no quadro Tarefas pendentes.

02. Veja os detalhes da tarefa.

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Restaurar lista de tarefas da equipe

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