Objetivo
Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI DN (Template Digital) sobre as funcionalidades que possibilitarão que o aluno receba por e-mail os certificados após a finalização das assinaturas dos responsáveis.
Para isso, serão apresentados os requisitos referentes à customização durante o processo de certificação (Integração TOTVS Educacional x TAE (TOTVS Assinatura Eletrônica). Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Projeto seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização existente – Integração TOTVS Assinatura Eletrônica FS008375. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.
Síntese
Este manual detalha as tratativas customizadas durante a Certificação do aluno (Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica), para possibilitar que o aluno receba via e-mail o certificado (com as devidas assinaturas).
Essas regras já são realizadas atualmente de forma manual pelo SENAI DN, o objetivo da customização é automatizar o processo.
A customização possibilitará que alunos já certificados em Cursos do Template Digital, ou seja, alunos aptos a receber os certificados via e-mail após as assinaturas dos responsáveis (Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica). Foi criado um processos que enviará os certificados para Assinatura dos responsáveis, uma vez assinado o Documento, será encaminhado ao e-mail do aluno em formato PDF.
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Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus do TOTVS Assinatura Eletrônica. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus. Serviços Globais | Perfil | Educacional | Sistema Industria | TAE:
Parâmetros da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica É necessário informar os Parâmetros da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, disponível no Menu: TOTVS Educacional | Sistema Industria | Parâmetros TAE Detalhes dessa parametrização no Link.
Parâmetro Coligada Template DigitalO usuário deverá informar qual a coligada que será considerada para ações do Template Digital. Disponibilizado no menu TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Gestão CNI | Parâmetros Gerais:
Esse parâmetro é armazenado por Coligada.
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Para o Template Digital, serão utilizados alguns Parâmetros já existentes e outros que foram criados na interface. Neste documento detalharemos os novos parâmetros. TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Parâmetros Educacionais:
Aba Modalidade Na Aba Modalidade, será necessário informar todas as modalidades que farão parte da integração. Esses parâmetros serão gravados por Coligada.
Além das Modalidades o usuário deverá informar também:
❏ Tipo de Certificado Saídas Intermediárias: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o tipo de certificado será considerado como Saída Intermediária para o processo de geração e assinaturas. Esse parâmetro utiliza a tabela STIPOCERTIFICADO. ❏ Tipo de Certificado Padrão: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o tipo de certificado será considerado como padrão para o processo de geração e assinaturas. ❏ Relatório de Certificado: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o relatório será considerado para geração, caso o tipo do mesmo seja o definido no parâmetro acima Tipo de Certificado Padrão. Esse campo retornar a lista de relatórios existentes no RM Reports. ❏ Relatório de Saída Intermediária: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o relatório será considerado para geração, caso o tipo do mesmo seja o definido no parâmetro acima Tipo de Certificado Saídas Intermediárias. Esse campo retornar a lista de relatórios existentes no RM Reports.
Aba Responsável Assinatura Na Aba Responsável Assinatura, será informado o responsável pela assinatura, por Estado. Essa parametrização será utilizada no certificado que esteja vinculado ao Template digital. A interface fará o vínculo do responsável pela assinatura daquele Estado, como o Estado informado no cadastro do Aluno.
❏ Estado: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o estado da pessoa responsável por assinar os certificados de cursos concluídos no Template Digital. Esse parâmetro utiliza a lista de Estados. ❏ Nome: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual pessoa será responsável por assinar os certificados de cursos concluídos no Template Digital de alunos que residem no seu estado responsável. Esse parâmetro utiliza a tabela PPESSOA. Somente será possível informar uma pessoa responsável por estado. Este parâmetro será armazenado por Coligada e somente para o Template Digital.
Aba E-mail Nessa Aba, o usuário informará os dados do E-mail que será enviado ao aluno, junto ao Certificado.
❏ E-mail de Remetente: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o endereço de e-mail que será utilizado como remetente no envio do certificado assinado para o aluno. ❏ Assunto do e-mail: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o assunto do e-mail que será utilizado no envio do certificado assinado para o aluno. ❏ Tipo de E-mail: Parâmetro do tipo checkbox. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o formato de e-mail que será utilizado no envio do certificado assinado para o aluno, sendo 'HTML' ou 'TXT'. ❏ Tags Disponíveis: Será possível que o usuário defina o texto padrão de envio do e-mail utilizando algumas tags. Ao selecionar o campo, serão apresentadas as seguintes tags:
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\[RA\]: Registro Acadêmico do aluno; |
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\[NOMEALUNO\]: Nome do aluno; |
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\[NOMECURSO\]: Nome do curso de matrícula do aluno; |
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\[NOMEHABILITACAO\]: Nome da habilitação de matrícula do aluno; |
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\[CODPERLET\]: Código do período letivo de matrícula do aluno. |
❏ Texto do E-mail: Parâmetro do tipo texto. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o texto do e-mail que será utilizado no envio do certificado assinado para o aluno. O texto será definido pelo usuário, desde que utilize as tags listadas acima. Estes parâmetros deverão ser armazenados por Filial e estarão visíveis para todas coligadas SENAI.
Demais informações necessárias nestes Parâmetros, seguirão as regras, já existentes no Projeto Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica.
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title | Geração e Envio do Certificado para assinatura |
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Após a aprovação de um aluno, o regional realiza a geração do certificado, através do Menu: TOTVS Educacional | Atividades Acadêmicas | Certificados/Diplomas | Geração de Certificados/Diplomas/Solenidades:
Mais detalhes no link. Após a geração do certificado, o mesmo poderá ser enviado para assinatura. TOTVS Educacional | Atividades Acadêmicas | Certificados/Diplomas
O Processo permite a seleção de um ou mais certificados.
Para realizar o envio, o usuário poderá agendar o processo ou realizar o envio através da opção:
TOTVS Educacional | Atividades Acadêmicas | Certificados/Diplomas| Processos| Enviar Certificado para Assinatura
Será exibida tela onde o usuário, poderá optar pelo reenvio de relatório para o TOTVS Assinatura Eletrônica, caso ele já tenha sido integrado. Atenção: Utilizar Esse parâmetro apenas quando o reenvio for necessário, pois ele envia novamente o relatório mesmo que, já tenha ocorrido o envio. Caso o Processo esteja agendado esse parâmetro não deve ser marcado.
Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica. O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.
É possível também realizar a assinatura de vários documentos diretamente pelo SGE, marcando os documentos que serão assinados e executando o processo: assinar documento.
Com isso, o documento ao ser enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica, será enviado também sua assinatura. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.
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- Envio de Certificado para E-mail do Aluno
Após todos realizarem a assinatura do documento, o mesmo poderá ser encaminhado para o aluno.
O processo Envio de documento assinado estará disponível no menu:
TOTVS Educacional | TOTVS Assinatura Eletrônica | Monitor de Relatórios | Processos | Enviar Documento assinado por e-mail
O e-mail será enviado para o endereço registrado no cadastro do aluno (PPESSOA.EMAIL), considerando todas as configurações de e-mail definidas no Parâmetro (já descrito neste documento). O certificado será enviado em formado PDF.
Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:
- Monitor de Relatórios
Após a execução dos processos (Envio de Documento para assinatura e envio de documento assinado para o e-mail), será possível acessar as informações referente aos relatórios gerados.
Serão exibidos os resultados de cada job de Documento (Certificado) enviado para a integração, através do menu: TOTVS Educacional | Sistema Industria | Monitor de Relatórios
Para cada certificado será gerado um registro de monitoramento.
Além de visualização dos dados, na tela do Monitor é possível incluir ou excluir destinatários para assinatura do documento no TAE e fazer o download do arquivo.
A coluna STATUS do Monitor, informa a situação do Documento que foi enviado.
Para melhor gestão, sempre que necessário o usuário tem a opção de atualizar de status de documentos integrados, através dos processos.
Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento Pendente de assinatura ou assinado parcialmente teve alguma alteração de status no portal TOTVS AssinaturaEletrônica e atualizará a informação no registro de monitoramento.
A coluna STATUS E-MAIL do Monitor, informa a situação de envio do Documento, para o aluno:
E-mail enviado com sucesso: Caso o processo tenha sido executado sem ressalvas e o documento
assinado tenha sido enviado para o e-mail do aluno;
Falha no envio de e-mail: Caso o processo tenha sido executado com ressalvas e o documento
assinado não tenha sido enviado para o e-mail do aluno.
Em complemento à essas informações, temos a coluna e Mensagem, onde estará descrito a mensagem de retorno do processamento.