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La cotización es un método del proceso de compra que tiene como objetivo encontrar proveedores para productos y servicios identificados y formalizados por medio de solicitudes de compra.
Los proveedores envían propuestas de suministro para los productos y servicios solicitados informando precios, plazos, eventuales reajustes, condiciones de pago, tasas de financiación, etc. La empresa, por intermedio del comprador, negocia con estos proveedores para obtener la mejor condición de compra, es decir, aquella que es capaz de atender las expectativas del solicitante y de la empresa.
El proceso de compra se incluye por medio del análisis de la cotización, así , el comprador verifica todas las propuestas recibidas y opta por una que muestra las mejores condiciones para atender las solicitudes, transformándola en un contrato formal de compra por medio de un pedido o contrato.
Principales ventajas que consideran la utilización de la rutina Genera cotizaciones:

•  Más agilidad en la ejecución de las etapas de cotización.
• Mejor control de las informaciones para la toma de decisión en la finalización del proceso

• Optimización de tiempo y costos. Macroflujo del proceso

  Solicitud de compras

  Genera cotizaciones

  Actualiza cotizaciones

  Analiza cotizaciones

  Pedido de compra

  Esta rutina permite generar cotizaciones con base en la Solicitud de compras considerando las informaciones relacionadas en las rutinas de Producto vs. Proveedor y Grupos vs. Proveedores. Esto porque al activar la rutina Genera cotizaciones aparece una ventana de Parámetros y, entre los campos presentados, está el ¿Utiliza vínculo? Si aquí se selecciona la opción Producto, se generarán cotizaciones para todos los proveedores que están vinculados al producto Producto vs. Proveedor. Al seleccionar la opción Grupo, se generan las cotizaciones para todos los proveedores relacionados al archivo de Grupos vs. Proveedores

  Image Modified Observación El sistema permite que os compradores seleccionen a los proveedores que participan de la cotización e informen la cantidad de los últimos suministros que se deben considerar en la ejecución de esta rutina, siempre y cuando, el parámetro MV_SELFOR esté configurado como Sí, puesto que, en esta condición, en el momento de generar las cotizaciones aparece una pantalla de Parámetros para que el comprador informe el número máximo de proveedores para el proceso y la cantidad de los últimos suministros.

   Las cotizaciones pueden ser generadas por más de un usuario simultáneamente. De esta manera, al marcar una solicitud de compras, esta no quedará disponible para los demás usuarios y se generan solamente las cotizaciones marcadas. Para utilizar este recurso, active el parámetro MV_MULTCOT con contenido igual a T.

  Image Modified Importante Si existiera una Lista de precios estándar (con una condición de pago informada) y descrita en el vínculo del archivo Producto vs. Proveedor, la cotización se genera automáticamente con los precios de compra contenidos en esta lista.

  Durante la generación de la cotización, si el parámetro MV_ ENVCOT estuviera habilitado, el sistema consultará cada Proveedor relacionado con la cotización para encontrar su e-mail y enviar un mensaje que evidencia la necesidad de un cliente para los ítems presentados.
  Ejemplo de envío de e-mail:
  Encabezado:
  ·    Datos del proveedor: Proveedor AAA.
  ·    Datos del cliente: Cliente BBB.
  ·    Mensaje solicitando cotización: Solicitamos la cotización de precios para los productos descritos, según el estándar establecido a continuación.
  Ítems
  ·    Ítem: 001
  ·    Producto: 028.
  ·    Descripción: Mouse.
  ·    Cantidad: 2.
  ·    Fch Necesidad: 20/03/2015.

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  Procedimientos

1.         Al acceder a la opción Genera cotizaciones, se abre la ventana Parámetros para que las informaciones se configuren de acuerdo con los criterios deseados:

·    ¿Filtra por fecha?: define si la generación de las cotizaciones se deben filtrar por fecha de emisión de la solicitud de compra. Presenta las opciones Sí y No.
·    ¿Fch Emisión Inicial?: informe la fecha de emisión inicial para seleccionar las cotizaciones de compra. Esta información tiene validez solamente si el campo ¿Filtra por fecha? estuviera informado con la opción Sí.
·    ¿Fch Emisión Final?: informe la fecha de emisión final para seleccionar las cotizaciones de compra. Esta información tiene validez solamente si el campo ¿Filtra por fecha? estuviera informado con la opción Sí.
·    ¿Núm. días p/ validez?: informe el número de días que la cotización puede recibir propuestas de los proveedores. Ejemplo 10.
·    ¿Filtra SC ya generada?: indica si las solicitudes de compra en proceso de cotización o cotizadas se deben presentar o aparecer en el browse.
·    ¿Utiliza vínculo?: seleccione la opción que se debe considerar para obtener proveedores. Muestra las opciones Producto, Grupo y Ambos.
·    ¿Imprime cotización?: permite definir si después de concluir la generación de las cotizaciones se debe imprimir el informe con las informaciones de este evento. Presenta las opciones Sí y No.
·    ¿Tipo de cotización?: informe el mecanismo de cotización que se debe utilizar. Presenta las opciones: 

·    ¿De Solicitud?: informe la solicitud inicial.
·    ¿A Solicitud?: informe la solicitud final.
·    ¿Vínculo Producto vs. Proveedor?: el vínculo se considera mediante la selección de la opción Código Producto o Código referencia de cuadrícula.
·    ¿De Centro de Costo?: informe el código del centro de costo inicial que se utilizará como filtro en la selección de las solicitudes de compra.
·    ¿A Centro de costo?: informe el código del centro de costo final que se utilizará como filtro en la selección de las solicitudes de compra.
·    ¿Copia Proveedores?: indica si debe copiar los proveedores seleccionados en el primer ítem para los demás productos sin considerar los vínculos de grupos y productos. Presenta las opciones Sí y No.
·    ¿Al finalizar la cotización generar?: seleccione la opción deseada que puede resultar en un Pedido de Compra o Contrato.
Verifique las informaciones y confirme.
Aparece una pantalla de Administrador de Filtros. Aquí se pueden definir criterios y orden para visualizar las informaciones en la ventana de la rutina de Solicitudes. Ejemplo:
Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

4. Después de crear los filtros, haga clic en Grabar y, en la siguiente pantalla, haga clic en Aplicar filtros seleccionados.
5. Si no es necesario crear un Administrador de Filtros, haga clic en Anular.
6. Seleccione la(s) solicitud(es) de compras deseada(s) y haga clic en Genera Cotización.
7. Si el parámetro MV_SELFOR está configurado con la opción No, el sistema solamente genera la cotización de las solicitudes de compras. Si está con la opción Sí, aparece la pantalla de parámetros para poder configurar los siguientes campos:

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8. Confirme la configuración de los parámetros. Aparece una pantalla dividida en:

Grupo de productos
Agrupa los productos de acuerdo con sus grupos registrados.

• Ejemplo:

  Cód. Grupo	Descripción
  0000	Sin grupo definido
  0001	Material de oficina
  0002	Material de informática

  Productos
  Muestra los productos de manera agrupada considerando el Grupo de Productos al que este pertenece.

• Ejemplo - Grupo Material de Oficina:

  Producto	Descripción
  000001	Lápiz
  000002	Bolígrafo
  000003	Papel

• Ejemplo - Material de informática:

Proveedores/Participantes
Trae a los proveedores de acuerdo con los criterios definidos para generar la cotización. Permite también, incluir de manera manual, los proveedores (que ya están registrados en el sistema) y los participantes (no registrados en el sistema tan solo informando sus datos como nombre, e-mail y teléfono).
En la pantalla llamada Seleccionar Proveedores para Cotización está disponible el ítem Otras Acciones con las opciones:
Copiar p/ Grupo: permite que los proveedores/participantes informados en un determinado producto se incluyan en otro producto. Las opciones disponibles para copia son:

Ejemplo 1
Antes de la copia:

Después de la copia, seleccionar la opción Todos. Los proveedores se incluyen en el PROD2.

Ejemplo 2
Antes de la copia:

Después de copiar, seleccione la opción Participantes posicionado en el FORN3. El proveedor se incluye en el PROD2.

•   Historial del proveedor: permite hacer un análisis de la posición de los proveedores que traen consigo informaciones como Saldo Historial, mayor compra, títulos pagados, facturación, etc.
•   Historial del producto: muestra el historial de compras del producto que trae consigo informaciones sobre impuestos, garantía extendida, últimos pedidos, consumo promedio, etc.

9. Haga clic en Confirmar para realizar el procedimiento de generar la cotización.
En la pantalla principal de la rutina Genera Cotizaciones, también están disponibles las opciones:

•   Compra Centralizada: permite la transferencia de solicitudes de compra de diversas sucursales para que el proceso de compra se realice en la sucursal centralizadora, así, a partir de la confirmación de este procedimiento, el proceso de compra se dirige a la sucursal centralizadora que resulta en un Pedido de Compra o un Contrato para poder entregar en la sucursal origen (solicitante).

  Image Modified Observación Cuando la cotización se realiza para solicitar compras de diferentes sucursales (Compra centralizada), el parámetro MV_COTFIAP permite que durante el análisis de cotizaciones el pedido de compra o contrato sea generado y administrado por la sucursal de origen (solicitante). Para que esto sea posible, es necesario que el proveedor y la condición de pago seleccionados en la cotización vencedora se registren en la sucursal origen (solicitante). El parámetro MV_CFILPCO indica si en los procesos de compras los asientos del PCP (Planificación y Control Presupuestario) se deben ejecutar para la sucursal de entrega o sucursal corriente.

• Otras acciones.

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Vea también

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