Projeto: FS008432 – Integrações com Salesforce/Perseus
Nome do cliente: FIEC
Objetivo
Este documento foi elaborada para informar aos multiplicadores e usuários-chave da área Educacional sobre as funcionalidades que possibilitarão a integração do SGE com o Moodle. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funcionalidades associadas a esses processos no SGE – SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR (TOTVS Educacional), bem como capacitar novos multiplicadores e usuários finais. Para isso, será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Programa seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC)
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização – Integração SGE x SALESFORCE FS008432. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.
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Pré-requisitos Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus. Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional |Aba Customização. Detalhamento do processo A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Parâmetros A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros: Dados de Conexão – WS, deve ser informado os dados:
Status de Matrícula – Inativar Contrato Cancelado: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para cancelar um contrato no Salesforce. Status de Matrícula – Inativar Contrato Suspenso: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para suspender um contrato no Salesforce. Status de Matrícula Inicial - Importação Salesforce: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para matricular o aluno no SGE pelo processo de Importação de Matrícula. Modalidades de Curso - Técnicas e EJA: O usuário deverá informar a(s) Modalidade(s) de Curso(s) cadastro nativo (SMODALIDADECURSO). Para todos os cursos que estiverem vinculados às modalidades informadas neste parâmetro, no envio da Matriz Curricular /Plano de Curso a customização irá enviar para o SALESFORCE a modalidade "Técnico". Para as modalidades que não estiverem parametrizadas, será enviado "Curta e Média duração". Essa classificação é utilizada no SALESFORCE para agrupamento dos planos de pagamento. A FIEC poderá incluir novas modalidades de acordo com a necessidade.
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Pré-requisitos Armazenar as informações referentes ao serviço do CRM, que serão importadas para o SGE. Tais informações serão utilizadas no envio do pedido de venda do SGE para o Protheus. Detalhamento do processo A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Serviço CRM A interface exibirá os seguintes campos:
olha o filtro desejado e clique em Executar
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Pré-requisitos
Detalhamento do processo Ao executar a chamada do webservice, se for inclusão de um serviço novo, o processo irá:
Ao executar a chamada do webservice, se for atualização de um serviço existente será permitido alterar o status e o processo deverá identificar o serviço CRM no SGE através do código e atualizar seu status no cadastro customizado. O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do serviço CRM no SGE. Caso as informações do Protheus (produto, natureza financeira e prefixo) não sejam enviadas, será necessário cadastrá-las manualmente através do cadastro de serviço CRM customizado. Os cadastros de Produtos e Natureza Financeira do CRM precisam estar equivalentes aos cadastros do Protheus/SGE, com os mesmos códigos, para que seja possível efetuar o de-para entre os cadastros/sistemas. Os cadastros de Produtos e Natureza são integrados entre Protheus e SGE exatamente como forem importados do CRM, no momento do envio do Pedido de Venda (integração Protheus). É importante que o Webservice seja acionado pelo CRM apenas para envio de serviços relacionados à mensalidades/cursos. Demais serviços já deverão estar disponíveis no SGE, como por exemplo: segunda via de histórico, taxa de material escolar, multa rescisória, dentre outros. O Nível de ensino do SGE é definido por coligada e corresponde à Linha do Serviço do CRM (geral - SESI e SENAI). O CRM deverá enviar o código de nível de ensino existente no SGE, realizando antes do envio, o ‘De-para’ correspondente à Linha do Serviço (CRM), por coligada no SGE. Abaixo, segue base do de-para CRM x SGE para envio dos códigos.
Quando o serviço do CRM for atualizado com status inativo, não serão atualizadas as matrizes curriculares dos cursos relacionados, já que se fossem inativadas, não seriam permitidas novas matrículas para as turmas já existentes.
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Pré-requisitos Será vinculado apenas um serviço ao curso no SGE e um serviço poderá estar vinculado a mais de um curso no SGE. Detalhamento do processo Ao executar a chamada do webservice, para inclusão de um serviço novo, o processo irá: Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta| Cursos | Anexos | Serviço do Curso O vínculo do serviço é necessário para definição do serviço do plano de pagamento que será utilizado para geração de títulos no Protheus, carregando assim as informações do Produto, Natureza Financeira e Prefixo para os títulos gerados. O serviço CRM só será importado para o SGE se possuir produto Protheus informado. Caso o serviço tenha sido associado de forma incorreta, será necessário cancelar manualmente os lançamentos financeiros e contratos existentes para conseguir efetuar a alteração do serviço. Feito isso, poderá ser gerado um novo contrato/lançamento para o aluno com o novo serviço informado. Será de responsabilidade da FIEC realizar o cancelamento do contrato e dos lançamentos financeiros anteriores e gerar um novo contrato para Serviço/Produto atual. Esta ação é necessária pois os dados do serviço serão enviados no Pedido de Venda (Contrato do aluno) para o Protheus. Caso seja necessário alterar o serviço do curso, o CRM deverá enviar a informação atualizada do vínculo, através do serviço de Atualização Serviço/Produto CRM.
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Pré-requisitos Para ofertar o Curso e exportá-lo para o Perseus, em resumo, serão necessários os seguintes passos:
Detalhamento do processo Exportar a criação e atualização dos Cursos e das Matrizes Aplicadas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação do Curso no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz aplicada que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus. Será enviado para integração apenas o curso/matriz aplicada que estiver definido como Não Gratuito e será integrado no Perseus.
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Pré-requisitos Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE. Detalhamento do processo Uma turma pode ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas Ou através do assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: Totvs Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina. Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (campo complementar da matriz aplicada), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado ao Curso e seu status estiver ativo. O vínculo é verificado através do anexo customizado detalhado no (Anexo de Serviço do Curso - CRM/SALESFORCE). Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:
O mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a vários cursos do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas. |
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Pré-requisitos É necessário que o Curso e Matriz Aplicada estejam associados à uma Turma, para serem exportados. Detalhamento do processo Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Turmas Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE.
A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:
Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.
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EM ESPECIFICAÇÃODESENVOLVIMENTO |
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Pré-requisitos Alterar a situação de matrícula do aluno no período letivo para uma das situações parametrizadas na aba Status de Matrícula – Inativar Contrato, para que o contrato do aluno seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE. Detalhamento do processo Exportar do SGE para o SALESFORCE os dados de cancelamento ou suspensão de contrato e atualização de vagas na turma, sempre que a situação de matrícula do aluno no período letivo for alterada para um status parametrizado (que exige alteração contratual e libere a vaga do aluno na turma). O usuário deverá efetuar o processo de Alteração de situação de matrícula, por meio do menu: Secretaria | Matrícula | Matrícula no Período Letivo, em seguida, Processo | Alterar situação da matrícula.
A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes. A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro, ocorrerá se atender às seguintes regras:
Após o usuário alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, a turma liberará a vaga na turma do SGE atualizando o campo Alunos Matriculados na turma. Exemplo 1: Quantidade de Alunos matriculados antes da alteração de situação de matrícula = 2 Exemplo 2: Quantidade de Alunos matriculados após alteração de situação de matrícula = 1 Para os casos de alunos que estão Pré-Matriculados e desistiram do curso ou não realizaram o pagamento do boleto de matrícula dentro do prazo estipulado pela FIEC, o usuário terá que alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, para que ele libere a vaga na turma do SGE (atualiza o campo Alunos Matriculados na turma). Existem dois caminhos para executar este processo sendo eles:
A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).
O caminho para execução deste processo está disponível em: TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM). |
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Pré-requisitos É necessário que o Contrato seja gerado automaticamente para todas as matrículas importadas do SALESFORCE para o SGE. Detalhamento do processo Armazenar as informações referente a compra realizada pelo E Commerce e cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos | Dados Complementares do Contrato. Os dados serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE. A interface irá exibir os seguintes campos:
Além das informações de Dados da baixa com Cartão, sendo elas:
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Pré-requisitos Não se aplica Detalhamento do processo Nesta interface o usuário poderá consultar os Logs das operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Perseus/Salesforce. Os históricos das exportações de dados para o Perseus serão registrados e poderão ser visualizadas no menu: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE |Monitor de Log Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados.
Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log. Estarão disponíveis os seguintes campos: Protótipo:
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Pré-requisitos Não se aplica Detalhamento do processo Este processo possibilita ao usuário programar o reenvio de registros processados com erro que não foram exportados corretamente para o Perseus/Salesforce. A funcionalidade está disponível na tela de Monitor de Logs, menu Processos | Reenvio de Registros. Será permitido o usuário selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de (Cancelado, Erro ou Pendente) e poderá ser executado manualmente. Ou caso o usuário não selecione nenhum registro na visão do Monitor de Logs, ele poderá executar ou agendar o reenvio, o processo processará novamente todos os registros com os status Erro ou Pendente. Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Protheus, caso consiga o status do registro passará para Sucesso. O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado no Req.01 deste documento. Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente. Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o Perseus/Salesforce. Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio. O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação. O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação.. |