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01. VISÃO GERAL
Através da integração do TOTVS Gestão Financeira com o Fluig, é possível realizar o controle de aprovação de lançamentos a pagar. Ao habilitar esse processo serão gerados workflows no Fluig com os dados dos lançamentos a pagar inclusos, alterados (algumas situações parametrizadas) ou reenviados através de um processo específico, onde um usuário com o papel de aprovador deverá acessar o formulário do Fluig e após análise aprovar ou não o lançamento. Ao habilitar esse controle, os lançamentos a pagar terão alguns processamentos financeiros restritos de acordo com o status em que se encontram, essas condições serão listadas nesse documento.
02. EXEMPLOS DE UTILIZAÇÃO
Inclusão de Lançamentos a Pagar
Ao incluir um lançamento financeiro a Pagar através do formulário, estando configurado o controle de aprovação integrado ao Fluig, esse lançamento será criado por padrão como Pendente de Aprovação e um workflow será gerado.
Importação de Lançamentos
Na importação de lançamentos no formato XML ou TXT, os lançamentos a Pagar só serão importados se estiverem com status de aprovação Aprovado ou Pendente. Os lançamentos a Pagar que estiverem com os demais status não serão importados e serão informados no log do processo de importação.
Alteração de lançamento
Ao alterar valores de um lançamento a pagar, se o controle de aprovação estiver habilitado nos parâmetros do sistema, será calculado o valor líquido do lançamento com e sem os valores alterados, sendo que, a diferença entre os dois cálculos será comparada com o valor estipulado na parametrização. Caso a diferença exceda o valor parametrizado, podemos ter os comportamentos a seguir baseados no status do controle de aprovação:
Lançamentos com status Aprovado: Será gerado um novo workflow de aprovação e o lançamento terá o status alterado para Pendente Aprovação.
Lançamentos com status Pendente: Será cancelado o workflow atual e um novo workflow será gerado para aprovação sendo que o status continua como Pendente Aprovação.
Em caso de alteração de valores de lançamento estipulado em moeda estrangeira, os respectivos valores líquidos (inicial, e após alteração) serão primeiramente convertidos para a moeda de circulação nacional (R$), e em seguida submetidos ao procedimento acima estipulado. Em caso de alteração da moeda do lançamento, este também será submetido ao procedimento acima estipulado, independente de alteração do valor do lançamento.
Vínculos
O processo de vínculo será permitido para os lançamentos que estiverem com status "Não se aplica", "Pendente" e "Aprovado".
Para lançamentos com status "Não se aplica": não houve nenhuma mudança comportamental em relação ao padrão do sistema.
Para lançamentos a pagar com status "Pendente":
Ao realizar o vínculo no valor total do lançamento o workflow existente no Fluig será cancelado e o status do lançamento será atualizado para "Aprovado".
Caso o vínculo seja correspondente ao valor parcial do lançamento, será cancelado o workflow no Fluig e será criado um novo com o valor remanescente a pagar.
Para lançamentos a pagar com status "Aprovado": no processo de desvincular será verificado se o valor está dentro da margem de alteração parametrizada, se sim o status será mantido. Caso contrário, o workflow existente no Fluig será cancelado, um novo será enviado e o status será modificado para "Pendente".
Reenvio para Controle de Aprovação no Fluig
Através do processo "Reenvio para Controle de Aprovação no Fluig" na tela de lançamentos. Esse recurso permite que sejam enviados para aprovação somente os itens que estiverem com status do controle de aprovação como "Não se Aplica" ou "Reprovado", gerando o workflow de aprovação de cada um dos lançamentos processados.
03. PARAMETRIZAÇÃO FLUIG
Para a utilização da integração com o Fluig é necessário configurar em Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Aba Integração Fluig informar o Endereço do Servidor do Fluig, Usuário/Senha do administrador do Fluig e Id da Empresa do Fluig.
Importante: para mais informações sobre a instalação e configuração do Fluig, clique aqui.
04. PARAMETRIZAÇÃO TOTVS GESTÃO FINANCEIRA
Os parâmetros de Controle de Aprovação estão disponíveis na etapa 02.01.01.01 Lançamentos da parametrização de Contas a Pagar
| Parâmetro | Descrição |
|---|---|
| Utiliza controle de aprovação de lançamento | Habilita a funcionalidade para a coligada se estiver marcado. |
| Processo Fluig | WorkFlow do Fluig que será utilizada para controlar o fluxo de aprovação. |
| Valor máximo permitido de alteração sem reaprovação | Esse valor será utilizado durante a alteração de valores do lançamento, para definir se alterações do lançamento superiores a esse valor deve colocar o lançamento novamente no fluxo de aprovação. Observações:
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| Card documentos | ||||
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05. BLOQUEIO DE PROCESSAMENTO FINANCEIRO
Ao habilitar esse controle, os lançamentos a pagar terão alguns processamentos financeiros restringidos considerando o status em que se encontram.
Conforme descrito, a seguir:
- Lançamentos a pagar com status "Pendente Aprovação" não permitem a execução de: Baixa, Fatura, Parcelamento, Inclusão em Borderô e Alteração valor do IRRF.
- Lançamentos a pagar com status "Reprovado" não permitem a execução de: Baixa, Fatura, Parcelamento, Inclusão em Borderô e Vínculo.
- Lançamentos a pagar com status "Aprovado" não permitem a execução de: Parcelamento e Alteração valor do IRRF.
- Lançamentos a pagar com status "Não se Aplica" não sofrem nenhum tipo de bloqueio.
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