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Pré-requisitos

  Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 

Detalhamento do Processo

Para a utilização da Customização "Integração com TOTVS Sign" será necessário primeiramente realizar algumas parametrizações.

A interface de Parâmetros está disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Sign | Parâmetros TOTVS Sign.

A interface exibirá duas abas para serem configurados, sendo eles:

Aba Identificação:

• URL API Assinatura: Campo para informação do endereço da API para onde os documentos serão enviados para serem assinados. 
• Endpoint para envio de dados: Identificação do endpoint responsável pelo recebimento dos dados dos arquivos a serem assinados. 
• Endpoint para consulta de dados: Identificação do endpoint responsável pela consulta dos dados dos arquivos enviados e retorno dos status das assinaturas. 
• Consultar documentos pendentes e atualizar status dos documentos ao abrir visão de monitoramento: Após o documento ser enviado para o portal de assinaturas será possível acompanhar se o mesmo já foi assinado ou não através de uma visão de monitoramento. Ao marcar esse campo quando a visão for aberta, a customização identificará os documentos que estiverem como pendentes de assinatura e realizará uma consulta na API de assinatura para identificar se os mesmos foram assinados e atualizar o status apresentado na tela caso tenham sofrido alterações de status (se foram assinados ou rejeitados).      
• Ao abrir visão mostrar apenas dados solicitados pelo usuário logado: Caso seja marcado esse parâmetro apenas documentos enviados por processos solicitados pelo usuário logado, serão exibidos na tela, não sendo possível consultar o status de documentos solicitados por outros usuários. 
• Assinar documento ao enviá-lo: Caso marcado, indica que o documento será assinado pelo usuário da inclusão dos documentos assim que os documentos forem incluídos para assinatura. 
• Testar conexão API: Funcionalidade utilizada pra testar a conexão com os serviços do portal de assinaturas.

Aba API Totvs Sing User:

• Utilizar token (API Totvs Sing User) para execução de assinatura: Identificador para utilização de um token fixo ou utilização de API para obtenção do Token de autenticação.
• Token Fixo: Caso o campo “Utiliza API Token para execução de assinatura” esteja desmarcado, esse campo ficará habilitado para ser preenchido com o token de autenticação.
• Url API Token: Informe a Url da API responsável pela autenticação do usuário e geração do Token para envio dos documentos.
• Endpoint para obtenção do Token: Identificação do endpoint responsável pela geração do token. 
• Utilizar único usuário para geração do Token: define um usuário padrão para geração do token de acesso. Caso não seja definido, será solicitado no momento da integração dos documentos.
• Usuário Token: Informe o usuário para autenticação na Api Token. 
• Senha Token: Informe a senha do usuário na Api Token. 
• Consultar e criar usuário na API TOTVS Sign User caso não exista: Se desmarcado, caso o usuário não exista no portal, ocorrerá erro no momento da integração dos documentos.
• Endpoint para criação de usuário: Texto com a identificação do Endpoint responsável pelo recebimento dos dados dos usuários a serem criados no TOTVS Sign. 
• Endpointo para consulta de usuário: Texto com a identificação do endpoint responsável pela consulta de usuário no TOTVS Sign a fim de identificar a existência do mesmo.
• Testar conexão Sign: Funcionalidade utilizada pra testar a conexão com o portal de assinaturas.

Pré-requisitos

  Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 

Detalhamento do Processo

Na interface customizada de "Parâmetros Educacionais" realizará a integração dos relatórios de acordo com a modalidade do curso. 

Para isso foi criado uma parametrização de Modalidade, Relatórios e Assinaturas onde o usuário definirá os valores utilizados pela integração. 

A interface de Parâmetros está disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Sign | Parâmetros Educacionais.

A interface exibirá três abas para serem configurados: Modalidade, Parâmetros da Filial e Relatórios. 

Aba Modalidade: Será necessário informar todas as modalidades que estarão farão parte da integração TOTVS Sign. Além de informar a modalidade o usuário deverá informar qual o tipo de relatório de certificado que será utilizado em cada modalidade. Esses parâmetros serão gravados por coligada.

• Modalidade: Campo utilizado para informação da modalidade a ser utilizada. Apenas as modalidades informadas terão seus relatórios enviados para assinatura no TOTVS Sign. Preenchimento obrigatório. 
• Certificado: Campo utilizado para informação do relatório de certificado da modalidade. Essa informação será buscada da tabela de relatórios do RM (RptReports). 
• Relatório de Contrato: Campo utilizado para informação do relatório de contrato da modalidade. Essa informação será retornada da tabela de relatórios do RM (RptReports). 
• Responsável pela assinatura do Contrato de Matrícula: Campo para seleção do Responsável pelo Contrato de Matrícula na Unidade Operacional (cadastro de Pessoa), de onde serão buscados o e-mail, nome e CPF. Campo de preenchimento obrigatório e indica que o usuário correspondente será utilizado como aprovador/validador do Contrato de Matrícula.

Aba Parâmetros da Filial: Será necessário informar o Responsável pela Unidade Operacional. Essa parametrização é por filial.

• Responsável pela Unidade Operacional: Campo para seleção do Responsável pela Unidade Operacional (cadastro de Pessoa), de onde serão buscados o e-mail, nome e CPF. Campo de preenchimento opcional e indica que o usuário correspondente será enviado como aprovador/validador do Certificado, que no TOTVS SIGN tem o poder de veto do documento. Ele não precisará assinar o documento.
• Integra Contrato de Rematrícula: Campo para informar se os contratos de rematrícula serão integrados ao TOTVS SIGN.

Aba Relatórios: Nesta aba será necessário informar quais relatórios de Diário de Classe que serão utilizados. Os relatórios serão parametrizados por coligada.

• Relatório de Diário de Classe - Frequência: Campo utilizado para informação do relatório de diário de classe de frequência. Essa informação será buscada da tabela de relatórios do RM (RptReports).
• Relatório de Diário de Classe - Nota: Campo utilizado para informação do relatório de diário de classe de notas. Essa informação será buscada da tabela de relatórios do RM (RptReports).

Aba Situação de Matrícula: Nesta aba será necessário informar quais Status de Matrícula a customização deverá considerar para realizar a integração do Relatório do Contrato de Matrícula com o TOTVS Sign.

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Foi desenvolvido a funcionalidade Integração do Relatórios de Diário de Classe de Notas e Diário de Classe de Frequência com o TOTVS Sign. 

A funcionalidade de Integração dos relatórios com o TOTVS Sign está disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas/disciplinas | Anexos | Etapas | Processos | Enviar Diário de Classe para assinatura.

Ao ser acionado a customização identificará as etapas selecionadas para geração do relatório. Para cada etapa selecionada a customização realizará a geração de um relatório, ou seja, a execução de um único processo poderá diversos relatórios. A customização realizará também uma consulta nas Parametrizações da Interface customizada "Parâmetros Educacionais | Modalidade", para identificar se a modalidade do curso do diário selecionado está parametrizada se os relatórios de Diário de Classe (Nota e Frequência) foram informados. Caso não exista essa parametrização a execução do processo não será realizada.

• Etapa de Notas: Caso a etapa selecionada seja de Notas, será gerado o relatório informado no parâmetro "Diário de Classe - Notas" definido nos Parâmetros Educacionais. 
• Etapa de Faltas: Caso a etapa selecionada seja de Faltas, será gerado o relatório informado no parâmetro "Diário de Classe - Frequência" definido nos Parâmetros Educacionais. 

Os documentos integrados ficarão disponíveis no Portal TOTVS SIGN para assinatura e validação, quando necessário, pelos seguintes usuários:

• Professor responsável pela disciplina: A customização identificará o Professor responsável pela disciplina através do cadastro do Professor, definido em TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas/Disciplinas | Anexos | Professores.
• Secretários: A customização identificará os Secretários através do cadastro do Diretor da Filial, definido no Cadastro da Filial | Anexos | Dados Educacionais  | Anexos Instituição do MEC | Anexos | Diretores por instituição | Campos Secretário 1 e Secretário 2. 
• Coordenador da matriz aplicada: A customização identificará o Coordenador da Matriz Curricular através do cadastro da comissão coordenadora, definido em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matriz Curricular | Anexos | Matriz Aplicada | Anexos | Comissão Coordenadora.  

Ao ser integrado, o TOTVS Sign enviará um e-mail automático para o Professor Responsável pela disciplina, Secretários Coordenador l, avisando da necessidade de assinatura do Diário no portal.

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Foi desenvolvido a funcionalidade Integração do Relatórios de Certificado com o TOTVS Sign. 

A funcionalidade de Integração do Certificado com o TOTVS Sign  está disponível em: TOTVS Educacional | Atividades Acadêmicas | Certificados/Diplomas | Processos | Enviar Certificado para assinatura.

Ao ser executado, este processo realizará uma consulta nas Parametrizações da Interface customizada "Parâmetros Educacionais | Modalidade", para identificar se a modalidade do curso do certificado selecionado está parametrizada. Caso não exista essa parametrização a execução do processo não será realizada.

Será gerado um PDF do Certificado do curso que o aluno concluiu (Iniciação, Aperfeiçoamento, Qualificação e Aprendizagem) e o documento ficará disponível para assinatura no Portal de Assinaturas TOTVS SIGN.

Os documentos integrados ficarão disponíveis no Portal TOTVS SIGN para assinatura e validação, quando necessário, pelos seguintes usuários:

• Diretor responsável pela filial: A customização identificará o Diretor através do cadastro do Diretor da Filial, definido no Cadastro da Filial | Anexos | Dados Educacionais  | Anexos Instituição do MEC | Anexos | Diretores por instituição | Campo Diretor.
• Secretários: A customização identificará os Secretários através do cadastro do Diretor da Filial, definido no Cadastro da Filial | Anexos | Dados Educacionais  | Anexos Instituição do MEC | Anexos | Diretores por instituição | Campos Secretário 1 e Secretário 2. 
• Responsável pela unidade operacional: A customização identificará o responsável pela Unidade Operacional através do Parâmetro Responsável Unidade Operacional, definido em TOTVS Sign | Parâmetros Educacionais. 

Ao ser integrado, o TOTVS Sign enviará um e-mail automático para Diretor, Secretários e Responsável, avisando da necessidade de assinatura do Certificado no portal.

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Foi desenvolvido a funcionalidade de Integração Manual do Relatório de Contrato de Matrícula com o TOTVS Sign. 

A funcionalidade de Integração do Contrato de Matrícula com o TOTVS SIGN está disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro / Contábil | Contratos | Processos | Enviar Contrato para assinatura. E deverá ser selecionado o(s) registro(s) para geração do relatório e integração para assinatura no TOTVS SIGN.

Ao ser executado, este processo realizará uma consulta nas Parametrizações da Interface customizada "Parâmetros Educacionais | Modalidade", para identificar se a modalidade do curso selecionado para a matrícula está parametrizada. Caso não exista essa parametrização a execução do processo não será realizada.

Será gerado um PDF do Contrato de Matrícula e o documento ficará disponível para assinatura no Portal de Assinaturas TOTVS SIGN.

Ao ser integrado, o TOTVS Sign enviará um e-mail automático para os responsáveis pela assinatura do contrato de matrícula, avisando da necessidade de assinatura do Contrato no portal.

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Ao realizar a matrícula de um aluno no Processo Seletivo, será gerado o contrato do mesmo. A customização buscará o relatório de contrato parametrizado e realizará a integração com o TOTVS SIGN seguindo os mesmos modelos da Integração de Relatórios de Contrato de Matrícula - Manual.

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Através da interface customizada "Monitor de Relatórios" será possível realizar o acompanhamento dos status de assinatura dos relatórios enviados para assinatura. 

A Interface Monitor de Relatórios está disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Sign | Monitor de Relatórios.

Ao acessar o Monitor de Relatórios será retornado uma tela de visão, onde serão listados os respectivos processos de integração de relatórios. Nessa visão estarão dispostos os relatórios gerados e as informações sobre o processo de integração.

• Tipo de relatório: Nesta coluna será exibido o tipo de relatório enviado para assinatura.
• Status: Exibirá o status do documento/relatório. Um relatório pode ter os seguintes status:

• Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
• Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
• Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
• Destinatários: E-mails dos usuários que devem assinar o relatório.
• Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
• Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
• Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
• Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
• Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios (Diário de Classe ou Certificado).
• Criado por: Usuário de criação do processo.
• Criado em: Data de criação do processo.
• Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
• Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.

Será possível realizar a edição de um registo para visualizar os dados detalhados. 

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Através da interface customizada "Monitor de Relatórios" será possível consultar o status de arquivos/relatórios enviados para o TOTVS Sign.

O processo para consultar o status de arquivos/relatórios enviados para o TOTVS Sign poderá ser executado automaticamente ao abrir a tela de visão. O processo será executado automaticamente caso o parâmetro "Consultar e atualizar status do documento ao abrir tela de monitoramento" disponível nos Parâmetros TOTVS Sign esteja marcado. 

A segunda opção para consulta será através do Processo "Consultar Status de Assinatura" que está disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Sign | Monitor de Relatórios | Processos | Consultar status de assinatura.

Pré-requisitos

• Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso. 
• Parametrizações realizadas com sucesso.

Detalhamento do Processo

Será necessários que os responsáveis pela assinatura e validação dos relatórios/certificados integrados ao TOTVS Sign acessem o Portal de assinatura para validar e assinar. 

Ao acessar o Portal de assinatura o usuário deverá clicar na opção Externo.

O usuário deverá informar os dados de e-mail (login) e senha de acesso:

No Portal de Assinatura através do  menu documentos será possível visualizar três pastas com todos documentos: Pendentes, Finalizados e Rejeitado e os documentos pendentes de validação/assinatura do usuário logado. 

Para visualizar o documento para assinatura e assinatura o responsável deverá dar um duplo clique no documento.

Será disponibilizado na aba ao lado direito do documento três menus: Informações, Destinatários e Anexo.

O usuário Responsável pela Unidade Operacional, após validar o documento deverá clicar em “Próxima etapa” e realizar a liberação para os demais destinatários assinar.

Clique na opção concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos e no botão assinar eletronicamente:

Caso o responsável queira Rejeitar o documento, será necessário clicar na opção Rejeitar e deverá informar o motivo da rejeição.