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  • Manual - Assinatura Eletrônica - Exclusivo Loja Nacional

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Objetivo
Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI DN (Template Digital) sobre as funcionalidades que possibilitarão que o  aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via de certificado solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, após a finalização das assinaturas dos responsáveis.

Para isso, serão apresentados os requisitos referentes à customização da integração já existente FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o processo educacional mapeado durante o projeto seja contemplado.


Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.


Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do processo customizado da área Educacional através da customização existente – FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhes.


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titleSíntese

Este manual detalha as tratativas customizadas durante as solicitações de documentos feitos pelos alunos através do Portal Educacional, para possibilitar que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via de certificado solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento,  após a finalização das assinaturas dos responsáveis.


A customização identificará os atendimentos de solicitação de documentos que estejam parametrizados e disponíveis na fila do módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos com o status igual a 'Em andamento' e analisará:

  • Se aquele documento já foi solicitado em algum momento pelo aluno e encontra- se assinado no TOTVS Assinatura Eletrônica: Para documentos já assinados e dentro do prazo de validade, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.
  • Se aquele documento nunca foi solicitado e/ou está fora da data de validade: Será identificado o responsável pela unidade (filial), o documento será enviado para assinaturas e após estar 100% assinado, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.


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titlePremissas

1 . Liberação dos Menus


Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus do TOTVS Assinatura Eletrônica. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.


Serviços Globais | Perfil | Educacional | Sistema Industria | TAE:




2. Parâmetros da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica


É necessário informar os Parâmetros da Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, disponível no Menu:


TOTVS Educacional | Sistema Industria | Parâmetros TAE

TOTVS Educacional | Sistema Industria | Parâmetros Educacionais



Detalhes dessa parametrização no Link.

3. Parâmetro Coligada Template Digital

O usuário deverá informar qual a coligada que será considerada para ações do Template Digital.
Disponibilizado no menu TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Gestão CNI | Parâmetros Gerais:



Esse parâmetro é armazenado por Coligada.

3. Solicitação de documentos do aluno feito através do Portal Educacional

O usuário deverá realizar a solicitação de documentos através da abertura de atendimentos via Portal do Aluno, de forma nativa. Não haverá interferência customizada neste processo.

Para mais informações sobre o processo, clique aqui.

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titleParâmetros

Será necessário informar alguns dados para possibilitar as execução das funcionalidades da Assinatura Eletrônica. Para isso, foram acrescentados parâmetros customizados na interface já existente da Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica (FS008375 - AAAKH4).

A interface estará disponível em: disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Assinatura Eletrônica | Parâmetros | Parâmetros Educacionais | Modalidades | Anexos | Solicitações.

Na interface de Parâmetros o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:

  • Tipos de atendimentos: Neste item o usuário deverá informar quais tipos de atendimentos serão considerados para integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar ‘N’ tipos de atendimentos.
  • Relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o relatório referente ao tipo de atendimento informado para ser utilizado na integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar apenas uma opção no parâmetro.
  • Tipo de relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o tipo do relatório informado acima, para a customização identificar a tabela master na geração do relatório.  Será possível informar apenas uma opção. Parâmetro do tipo combobox que irá listar as opções: Matrícula e Certificado.


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titleProcesso para envio de documentos para assinaturas

Pré - Requisitos:

Aviso
titleAtenção

Para o correto funcionamento do processo, todas as orientações/parametrizações descritas nos itens acima deverão estar finalizadas.

O processo customizado 'Processo para envio de documentos para Assinaturas' estará disponível para acesso no módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria.

O processo poderá ser executado de forma manual e/ou agendado.

 


Toda vez que o processo for executado, a customização fará as seguintes ações:

  1. Identificar atendimentos em andamento: A customização irá identificar se possui algum registro de atendimento dos tipos definidos nos Parâmetros, cujo status do atendimento esteja igual a ‘Em Andamento’.
  2. Verificar data de validade da assinatura: A customização irá validar no monitor de relatórios, se existe algum registro de documento assinado, que sejam dos tipos identificados no item acima e estejam dentro do prazo de validade informado nos parâmetros ‘Validade do documento’(Descrito no item 'Premissas').

A coluna STATUS do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado para assinaturas.

Documento já assinado e dentro do prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está vigente. Sendo assim, o documento não será enviado novamente para assinaturas.

O processo customizado irá identificar o registro de documento assinado no monitor de relatórios e irá enviar o PDF do documento para o e-mail do aluno. Para identificar o texto do e-mail será verificado o parâmetro 'E-mail'(Descrito no item 'Premissas').

NÃO será criado um novo registro de documento para assinaturas no monitor de LOG. Permanecerá o registro anterior com status: 'Assinado' e 'E-mail enviado'.

Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:


A coluna STATUS  e-mail do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado por e-mail.


Documento já assinado e FORA prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e  documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está FORA da validade. Sendo assim, o documento será enviado novamente para assinaturas.  Para identificar o responsável pela assinaturas, será verificado o estado de endereço do aluno e a pessoa responsável pela unidade (filial) informada no parâmetro 'Responsável assinaturas'(Descrito no item 'Premissas').       

Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica.
O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.




É possível também realizar a assinatura de vários documentos diretamente pelo SGE, marcando os documentos que serão assinados e executando o processo: assinar documento.

Com isso, o documento ao ser enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica, será enviado também sua assinatura. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.

Todas informações referente aos relatórios gerados, serão gravadas no Monitor de Relatórios através do menu: TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Industria | Monitor de Relatórios.

Serão exibidos os resultados de cada job de Documento enviado para a integração. Para cada documento será gerado um registro de monitoramento. Além de visualização dos dados, na tela do Monitor é possível incluir ou excluir destinatários para assinatura do documento no TAE e fazer o download do arquivo.

Após todos realizarem a assinatura do documento, o mesmo poderá ser encaminhado para o aluno. O usuário deverá executar novamente o processo customizado 'Processo para envio de documentos para Assinaturas' estará disponível para acesso no módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria.


O e-mail será enviado para o endereço registrado no cadastro do aluno (PPESSOA.EMAIL), considerando todas as configurações de e-mail definidas no Parâmetro ((Descrito no item 'Premissas'). O documento será enviado em formado PDF.


Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:


A coluna STATUS  e-mail do Monitor, informa a situação do Documento que foi enviado por e-mail.

Primeira solicitação do documento: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que ainda não existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios. Sendo assim, o documento será enviado para assinaturas. Para identificar o responsável pela assinaturas, será verificado o estado de endereço do aluno e a pessoa responsável pela unidade (filial) informada no parâmetro 'Responsável assinaturas'(Descrito no item 'Premissas').       

Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica.
O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.




É possível também realizar a assinatura de vários documentos diretamente pelo SGE, marcando os documentos que serão assinados e executando o processo: assinar documento.

Com isso, o documento ao ser enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica, será enviado também sua assinatura. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.

Todas informações referente aos relatórios gerados, serão gravadas no Monitor de Relatórios através do menu: TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Industria | Monitor de Relatórios.

Serão exibidos os resultados de cada job de Documento enviado para a integração. Para cada documento será gerado um registro de monitoramento. Além de visualização dos dados, na tela do Monitor é possível incluir ou excluir destinatários para assinatura do documento no TAE e fazer o download do arquivo.

Após todos realizarem a assinatura do documento, o mesmo poderá ser encaminhado para o aluno. O usuário deverá executar novamente o processo customizado 'Processo para envio de documentos para Assinaturas' que estará disponível para acesso no módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria.


O e-mail será enviado para o endereço registrado no cadastro do aluno (PPESSOA.EMAIL), considerando todas as configurações de e-mail definidas no Parâmetro (Descrito no item 'Premissas'). O documento será enviado em formado PDF.


Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:


A coluna STATUS  e-mail do Monitor, informa a situação do Documento que foi enviado por e-mail.


Aviso

A conclusão do atendimento será tratado pela área de serviços TOTVS e para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados conforme orientação descrita no documento Assinatura Eletrônica - MIT043 - Plano de Configuração.