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18.1.3 Relatórios 60

1. Menu Agendamentos 62

• O que é o PVI

Portal de Vendas de Imóveis é uma plataforma WEB que integra os empreendimentos e unidades registrados no TCGI (Totvs Construção e Gestão de Imóveis), auxiliando as equipes de vendas no processo de cadastro e manutenção de leads, análise de viabilidade de propostas de compra de imóveis e cadastro automático de propostas aprovadas no ERP TOTVS. 

• Arquitetura

Componentes de so

Servidor WEB (APACHE ou IIS), por padrão a ferramenta é instalada no IIS. Neste servidor devemos ter:

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• C:\inetput\wwwroot\protos-pvi\db (se instalação for no Windows)

• Servidores

SERVIDOR WEB

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• Serviços

COMUNICAÇÃO COM TOTVS RM.

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www.cepaberto.com

postmon.com.br

• A Interface do PVI

O PVI é dividido em duas áreas distintas, a primeira chamada de frontend onde os usuários trabalham e fazem todas as operações para o processo de vendas e a área de parametrização conhecida por backend, onde somente usuários com conhecimento devem ter acesso, pois nesta estão todas as opções de parametrização do software.

FrontEnd

BackEnd

• Primeiro acesso

O primeiro acesso ao portal de vendas de imóveis Totvs deverá ser feito com o usuário [email protected] e senha totvs. Neste momento somente este usuário está criado com direitos administrativos sobre a ferramente. Recomendamos que após a criação de outros usuários troque a senha do usuário [email protected]

• Parâmetros Globais

O portal já possui os principais parâmetros para seu funcionamento, definidos como default, mas alguns destes dependem do ambiente do cliente e necessitam ser cadastrados para permitir a operacionalização do PVI. Todos os parâmetros do PVI estão em backend > parâmetros e todos são auto-explicativos e de fácil entendimento, portanto nesta seção trataremos somente dos mais importantes para o iniciarmos o PVI, seguem:

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• URL Servidor TOTVS de atualização: por padrão este campo deverá ficar com o endereço http://protospvi.totvs.com.br que define o endereço do servidor que disponibiliza as atualizações de versões do PVI.
• Versão do TOTVS RM: deverá contar a versão do RM com o formato X.Y.Z exemplo: 12.1.21, não deve ser acrescentado no número do patch.
• Versão do TOTVS RM: Revitalizada: SIM para versão revitalizada do RM
• WebService: Banco de Dados: selecione qual o bando de dados usado pelo RM, Oracle ou SQL Server?

• Sincronizando o PVI com o TCGI

Conforme demonstrado na arquitetura o PVI usa a estrutura de WebServices do TOTVS para troca de informações e para que este processo funcione é necessário parametrizar alguns dados no TOTVS RM e no PVI.

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7 -  Repita este processo a partir da etapa 5 enquanto houverem nomes na janela vermelha da tela de sincronismo do PVI.

• Cadastro de usuários, grupos e imobiliárias

Usuários

Para que os usuários tenham acesso ao portal é importante cadastrá-los no PVI, para isto acesse Backend> Usuários e adicione as informações solicitadas. 

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Um usuário pode estar relacionado a uma imobiliária durante seu cadastro, portanto é necessário definirmos quais são as imobiliárias que atuam no PVI. Para cada imobiliária cadastrada podemos limitar quais empreendimentos ela pode ver e atuar.  Para parametrizar esta situação, primeiro salve os dados da imobiliária em cadastro e depois edite este registro e selecione quais empreendimentos ela terá acesso. Se nenhum empreendimento for selecionado a imobiliária terá acesso a todos.

• Workflow de movimentação de propostas

O PVI cria um workflow de situações de propostas para gerenciar o status de cada etapa pelas quais as propostas podem ser submetidas. Este processo se inicia criando as etapas através do menu bakend > Globais > Situações das propostas.

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• Excluir venda no Backoffice: permitá excluir a venda que foi enviada para o backoffice. Esta opção somente se justiça em situações de proposta após o envio da venda para o backoffice, pois antes não existirá venda enviada. As propostas que o usuário marcar para excluir a venda no backoffice, voltarão para o status de proposta. 

• Situações de Unidade PVI x RM

Como o PVI trabalha em sincronismo com o TIN – TOTVS INCORPORAÇÃO, ele sempre utilizará como mandatória as informações provenientes do RM TOTVS, mas em alguns momentos ele poderá solicitar ao RM a mudança da situação de uma unidade em proposta. 

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• Visível na tabela de preços: unidades nesta situação são visíveis na tabela de preços 

• Cadastro de componentes da venda no PVI

O Cadastro de componentes da venda é de extrema importância para o correto funcionamento do PVI, que deve refletir os componentes cadastrados nas modalidades do TOTVS. Portanto se temos no TOTVS uma modalidade com os componentes:

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• PERMITE ALTERAR VALOR - idem a descrição

• ATIVO

• Etapas do funil de vendas

O PVI possui uma visão dos processos de venda através de um funil parametrizável. Este funil consiste em demonstrar o processo da venda desde o cadastro da pessoa até a finalização da venda com sucesso ou não.

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• Titulo: nome da etapa
• Ordem: posicionamento da etapa na tela do funil.
• Configurações de alertas:
• Dias sem atividade: quantidade de dias sem nenhuma movimentação na proposta 
• Cor que a janela do funil ficara para propostas que atingirem os dias sem atividade
• Enviar email para superior: informará ao superior que a proposta já está parada no funil de vendas a X dias (definidos no primeiro parâmetro)
• Emails adicionais: outras contas de email além do superior que receberão esta notificação.
• Vincular com situações de propostas: quando marcado abrirá uma janela que permitirá selecionar qual situação de proposta está vinculada com a etapa do funil de vendas. Quando parametrizamos este vinculo, o funil de vendas movimenta de forma automática as propostas pelas etapas definidas no funil

• Editando Empreendimentos

Para que o PVI trabalhe com os empreendimentos estes devem estar cadastrados no TIN, pois no portal podemos somente fazer edição de alguns dados para complementar as informações no empreendimento no PVI. Para editar os dados de empreendimentos devemos acessar Backend > Empreendimentos.

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Da mesma forma que podemos criar os modelos de minutas de contratos, também podemos criar modelos de propostas. O processo é idêntico ao descrito acima sobre minutas de contratos.

• Criando informativos para os usuários do PVI 

Uma forma de manter os usuários informados sobre promoções ou qualquer outro evento relevante para a incorporadora pode ser distribuído através do PVI parametrizando informativos. Acesse backend >  Informativos.

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Os informes são acessados pelo frontend do PVI no ícone na barra de títulos ao clicar nele, os informativos ativos e disponibilizados para seu perfil de usuário serão demonstrados

• Como o pvi calcula a comissão de uma venda?

O PVI pode atribuir automaticamente a comissão do corretor que gerou a venda, mas para isto é necessário ter o percentual de comissão definido. O Portal possibilita que a comissão seja calculada pelo Empreendimento, Usuário, Imobiliária ou grupo de usuário, nesta ordem de precedência, ou seja, se definida uma comissão no cadastro do empreendimento esta irá sobrepor todas as demais.

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• Permitir efetivar propostas sem comissão - permite ou não que uma proposta avance para próxima etapa sem comissão gerada.otal

• Tipos de comissão

Decrescente

Este tipo de comissão retira o valor dos componentes na ordem em que estes aparecem até totalizar o valor da comissão. Exemplo:

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Parcelas Iguais

Neste modelo de comissão o PVI irá encontrar o valor possível para igualar todas as parcelas de comissão entre os componentes possíveis de descontar a comissão. Exemplo

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Parcelas proporcionais

Nesta modalidade o valor da parcela de comissão é proporcional ao valor da parcela.

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• SINAL 1: 2.000 / 13.000 * 5.320 = 818,46
• SINAL 2: 7.000 / 13.000 * 5.320 = 2.864,61
• SINAL 3: 4.000 / 13.000 * 5.320 = 1.636,92

• Menu Pré-venda

No menu com opções para tratamento das pessoas e definição de alçadas por grupo de usuário.

• Alçadas de aprovação

São percentuais de desconto que podem ser definidos por período para um empreendimento específico, podendo chegar até o detalhe de unidades.

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Após incluir e salvar os dados da alçada para o empreendimento e unidades desejados será necessário dois usuários que pertencem a um grupo que tenha a opção de “APROVAR ALÇADAS”. Somente após os dois usuários diferentes aprovar a alçada cadastrada esta será ativada e estará em uso assim que atingir a data de inicio e será automaticamente expirada ao final deste processo.

• Brinde na Compra

O cadastro de brinde na compra serve para indicar alguma promoção nas propostas realizadas. Exemplo: todas as compras realizadas neste mês os clientes levam armario na cozinha.  Para parametrizar esta ação acesse o menu BRINDE NA COMPRA  e adicione este brinde conforme as imagens:

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Após este processo no cadastro de brindes na compra aparecerão os produtos pertententes ao grupo de produtos do RM.

• Funil de Vendas

O funil de vendas no PVI tem a finalidade de informar, através de uma gestão a vista, a situação de novos clientes até as propostas vendidas e perdidas. Este é totalmente configurável, conforme foi descrito no item 10 deste documento. 

O funil é autogerenciável, pois movimenta seus cards de acordo com os parâmetros definidos, portanto não é possível avançar com os cards arrastando-os entre as etapas parametrizadas. Eles dependem da movimentação das propostas entre as diversas situações.

• Pessoas

Para realizar esta operação selecione o menu Pré-Vendas > Pessoas e clique em Adicionar. Após esta ação teremos a janela aberta solicitando informações relevantes para as pessoas que serão cadastradas. O cadastro de pessoas por padrão é parametrizado para ser realizado com o CPF, pois é um campo único que poderá identificar corretamente todas as pessoas cadastradas que poderão a se tornar clientes. Apesar disto é possivel parametrizar o portal para o cadastro de pessoas sem o CPF, mas é importante mencionar que cadastrar pessoas sem um campo identificador poderá levar a muita duplicidade de informarção.

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Toda pessoa cadastrada, inicialmente aparecerá com a situação NOVO caso ainda não tenha nenhum registro no cadastro da timeline da pessoa. Assim que uma pessoa tem registro em sua timeline sua stuação muda automaticamente para EM ATENDIMENTO. Temos também a situação BANCO que significa que uma pessoa foi enviada para o banco, ou seja, foi retirado do corretor que o atendia e está disponível para ser associado a outro corretor.

Aba Interesses

Após salvar a pessoa cadastrada, é possível navegar pelas abas existentes no topo da tela, a primeira delas é a aba de interesse que serve para descrever qual interesse da pessoa cadastrada. Esta informação poderá gerar relatórios futuros indicando quantidade de pessoas com interesse, o termometro referente ao interesse desta pessoa (quente, morno, frio), além de informações que poderão ser filtradas através de relatórios desenvolvidos pela empresa, conforme necessidade ou em filtro customizado no cadastro de pessoas.

Aba TimeLine

Em TimeLine, registramos todas as mensagens que trocamos com os clientes eliminando as anotações em agendas, ou qualquer outro meio, centralizando fatos relevantes no Portal de Vendas.

Além do registro de informações, podemos também agendar compromissos, basta selecionar a data e hora em que a anotação registra ocorrerá que o portal enviará um email uma hora antes do inicio do compromisso.  Quando um compromisso é agendado, este poderá ser visto na tela de Dashboard (tela inicial do portal) ou no menu Corretor opção compromissos.

Aba Propostas

Esta aba é meramente informativa e indica todas as propostas já feitas para a pessoa selecionada.

Aba Contratos

Esta aba é meramente informativa e indica todos as propostas que já se efetivaram como vendas e estão no ERP. Mesmo que a venda presente no ERP não seja uma venda realizada pelo portal de vendas, nesta aba, veremos todas as compras feitas pela pessoa selecionada e a situação destas vendas, como: quitada, distratada, etc. Não será demonstrada a situação financeira dos clientes.

• Roleta de Vendas

• O processo da venda

O PVI está parametrizado com um processo de venda padrão que consiste em 5 etapas,  com um fluxo que sempre anda para frente evitândo retorno no processo. Este fluxo está representado pela imagem abaixo

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O menu empreendimentos é o de maior utilidade no dia a dia da operação de vendas, através dele o usuário consegue visualizar informações sobre o empreendimento, simular uma proposta, ver a tabela de preços, acompanhar o mapa de disponibilidade e visualizar videos (se houverem) do empreendimento.

• Reservas

O Portal de Vendas trabalha com o conceito de reservas e fila de reservas. Isto significa que um corretor pode reservar uma unidade de um empreendimento para si, por um prazo definido. A quantidade de reservas que um corretor pode fazer pode ser definido em parâmretros globais  (backend > parâmetros > Unidade.

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Após clicar sobre o botão de reservas do empreendimento, é exibida a janela contendo todas as reservas existentes no empreendimento.

• Excluir uma reserva

Somente o dono da reserva, seus superiores ou usuários com direitos administrativos, poderão excluir uma reserva. Para executar este processo pode-se ou selecionar a reserva na tela de simulação de propostas e clicar no botão Excluir.

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Ou no menu do usuário, opção RESERVAS e em seguida EXCLUIR.

• Reserva com nome do próspect 

Uma reserva pode ser realizada solicitando os dados do próspect que deseja a unidade, para isto devemos habilitar o parâmetro em backend > parâmetros > empreendimentos, “Reservas: informar dados básicos do próspect ao reservar unidade”

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Este parâmetro, quanto habilitado, abrirá a janela abaixo ao clicar em reservar uma unidade:

• Simulando uma proposta

Após a reserva da unidade é possível simular as condições de pagamento para efetivação do negócio. Clique nas mesmas opções da etapa de reserve e agora siga com o botão SIMULAR existente em todas as telas acima demonstradas. Neste momento será aberta a tela a seguir:

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Após salvar a proposta a mesma aparecerá no menu PROPOSTAS possibilitando sua edição ou mudança desta para outra etapa.

• Editar uma proposta salva

Apos a proposta salva, podemos acessar o menu propostas e lá estarão todas as propostas salvas. Aquelas que permitem editão terão o ícone do “lapis” habilitado e ao clicar sobre ele, será carregada a mesma tela da simulação da proposta.

• Opões da proposta salva

Após termos uma proposta salva temos outras opções além da edição da própria proposta. Para acessar estas opções basta clicar no ícone com “…” (três pontos) ao lado do ícone de edição da proposta. 

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Este menu tem diversas opões possíveis que serão descritas a seguir:

• Validar 

Esta opção no menu da proposta só aparece quando a proposta está reprovada. Ela deve ser usada para tentar aprovar uma proposta usando as alçadas do usuário logado no porlal. Ao selecionar esta opção o PVI validará a alçada do grupo do usuário logado e se possivel aprovará a proposta.

• Proposta: imprimir

Imprimir os modelos de proposta. O PVI tem um modelo padrão de proposta de compra, mas o usuário poderá crair um novo modelo usando um documento WORD com tags pré-definidas (idem ao processo de criação de minutas de contrato). Estes modelos devem ser inseridos em Backend > Empreendimentos > Modelos de Propostas.

• Relatório comparativo

Relatório padrão que demonstra a análise financeira da condição de pagamento padrão da unidade comparando com a proposta ofertada pelo cliente.

• Proposta: Enviar por email

Envia por email o modelo de proposta impresso pelo PVI. Esta opção sempre enviará esta proposta para o email do prospect da proposta e também podemos acrescentar outros emails para receberem uma cópia do documento

• Plano de pagamento: imprmir

Imprimi a relação de pagamentos mensalmente de acordo com a proposta formalizada e salva.

• Plano de pagamento: XLSx

Extrai para EXCEL o mesmo plano de pagamento impresso na opção 15.6.5

• Contrato: imprimir

Imprime o modelo de contrato selecionado. Lembrando que os modelos de contratos podem ser inseridos através da opção Backend > Empreendimentos > Minutas. 

• Contrato: salvar Word

Faz download do modelo de contrato desejado no formato WORD pra alteração posterior. Somente grupos de usuários que possuem a opção “Salvar Contrato em WORD” visualizam esta opção.

• Avançar etapa da proposta

Uma das principais opções do menu da proposta. Ela é responsável por movimentar a proposta dentre as diversas stuações possiveis cadastradas em Backend > Globais > Situação da proposta. Existe um complete ciclo de parametrização das situações de proposta que formarão o fluxo por onde uma proposta pode passar.

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Em Avançar para são listadas todas as situações possiveis para uma proposta avançar. Dependendo desta situação, pode ou não ser obrigatório uma justificativa e um motivo para avançar a situação da proposta;

• Trocar corretor da proposta

Se for necessário trocar o corretor responsável pela proposta salva, devemos usar esta opção. Nela é atribuido um novo corretor em substituição ao anterior. 

• Autorizar proposta reprovada

Esta opção somente aparece para usuários cujo grupo ao qual ele pertence tenha permissão em “Autorizar Proposta Reprovada’. Esta opção você encontra em Backend > Usuários > Aba Grupos. 

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Os usuários que possuem esta opção, podem aprovar uma proposta REPROVADA, sem nenhuma validação de alçada, ou seja, mesmo que as condições financeiras da proposta estejam muito abaixo das condições aceitas, esta opção aprovaria a proposta. Podemos dizer que é a opção de mais alto poder na aprovação de propostas reprovadas.

• Solicitar aprovação

Esta opção aparece para todos os demais usuários que não possuem a permissão descrita no item 15.6.11 e que façam uma proposta REPROVADA e possuam usuários SUPERIORES na hierarquia do cadastro de usuários do PVI. Ao clicar nela, será aberta uma janela para podermos enviar uma mensagem ao superior na hierarquia de cadastro de usuários, solicitando que este valide a propsota com a alçada que ele possui, na tentativa de aprovar a  proposta.

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O superior receberá um email com o link para acessar o PVI e validar a proposta promovendo-a para uma aprovação, caso ele tenha autonomia.

• Documentos de proposta

No PVI é possível definir, por empreendimento, quais são os tipos de documentos necessários após a criação de uma proposta. Para criar estes documentos devemos acessar Backend > Globais > Documentos da Proposta.  

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Apos os documentos associados, eles serão visíveis no menu da proposta “Documentos da proposta” e ao abrir esta opção aparecerá uma janela onde serão solicitados o upload dos documentos obrigatórios.

• Documentos de pessoa

Documentação de pessoa seguem os mesmos processos do item 15.6.13 a principal diferença é que os documentos que são associados a pessoa podem ser inseridos diretamente no cadastro de pessoas no menu Pré-Venda > Pessoas, na aba Documentos.

• Comissão

O PVI pode atribuir automaticamente a comissão do corretor que gerou a venda, mas para isto é necessário ter o percentual de comissão definido. O Portal possibilita que a comissão seja calculada pelo Empreendimento, Usuário, Imobiliária ou grupo de usuário, nesta ordem de precedencia, ou seja, se definida uma comissão no cadastro do empreendimento esta irá sobrepor todas as demais.

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Sempre quando um gerente de empreendimento estiver associado em um empreendimento, todas as solicitações de aprovação de propostas reprovadas serão enviadas para este gerente e não mais para o superior do corretor que fez a venda.

• Reservas da unidade

Esta opção demonstra todas as reservas existentes da unidade 

• Mensagens

Neste menu é possivel registrar mensagens que ficarão armazenadas na proposta e poderão ser acessadas a qualquer momento. Estas mensagens poderão ser enviadas por email para pessoas específicas.

• Anexos

Em anexos poodemos incluir qualquer documento em uma proposta. Estes anexos não são controlados e não necessitam ser validados. Aqui podemos colocar uma cópia do contrato assinado, documentos recebidos na proposta e qualquer outro arquivo que julgar importante no processo da venda.

• Log

Na opção LOG podemos acompanhar todas as ações realizadas na proposta. É o melhor local para analisar tudo que aconteceu deste a criação da proposta.

• Excluir proposta

Para esta opção aparecer ela deve ser habilitada em Backend > Globais > Situação da proposta, selecionando a opção “Excluir Proposta’. Uma vez habilitada ela permite que a proposta seja excluida da base de dados do PVI.

• Excluir proposta no backoffice

Da mesma forma que o anterior (15.6.20), esta opção somente aparecerá quando habilitada em  Backend > Globais > Situação da proposta.

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Esta opção só faz sentido ser liberada na situação de proposta VENDIDA, pois ela só funciona para propostas que já foram integradas com o TCGI.

• Menu Contratos

O menu contratos é identico ao menu propostas ele existe para limitar a visão das propostas entre propostas e contratos. Esta visão é parametrizada através das situações de propostas (Backend > Situação de proposta) onde selecionamos em qual menu as diversas situações de proposta podem aparecer. Na imagem abaixo a situação de proposta APROVADA somente aparece no menu PROPOSTAS.

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Todas as demais opções descritas no item 15, valem para o menu CONTRATOS.

• Menu Corretores

Neste menu temos duas opções:

• Comissões

Demonstra todas as propostas que o usuário tem visibilidade e a situação da comissão de cada uma delas. Para que as propostas apareçam neste menu, estas devem ser parametrizadas em Backend > Globais > situação de proposta onde a opção VISIVEL NO MENU CORRETOR E COMISSÔES deve estar marcada.

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A mudança das situações de comissão será realizada no menu “Gerencial > Comissão”.

• Compromissos

Lista todos os compromissos registrados para o corrector. Os compromissos são criados nesta tela através do botão ADICIONAR ou através do cadastro de registros na TIMELINE do cliente gerando uma tarefa agendada (compromisso)

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Todos compromissos serão listados nesta tela e aqueles que forem executados poderão ter sua situação modificada, bastando clicar sobre o a palavra da coluna “STATUS”. As situações possíveis são Aguardando e Executado.

• Menu Gerencial

• Gráficos

Neste menu são apresentados gráficos prontos com informações referentes a vendas, atendimento de clientes, estoque de unidades e conversão de vendas por tipo de mídia. 

• Comisões

Aqui também encontra-se o menu de comissão onde será possível definir uma situação para a comissão de propostas vendidas. A finalidade desta tela é demonstrar ao corretor se uma determinada comissão já está disponível para ser faturada ou não.

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Para se alterar a situação atual da comissão de uma proposta, basta no menu Gerencial > comissão, selecionar a situação desejada para aquela proposta na coluna NOVA SITUAÇÂO.

• Relatórios

É possível no PVI criar uma extração de dados das tabelas existentes no banco de dados. As opções para a visualização destes dados agrupados serão visíveis através deste menu Gerencial > Relatórios.

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O resultado do relatório pode ser impresso (abrirá uma nova aba no Browser com a visualização do relatório) ou baixado um arquivo CSV para abertura através do EXCEL.

• Menu Agendamentos

Neste menu podemos visualizar agendamentos para eventos criados nas propostas. Estes devem ser eventos relacioandos a situação de uma proposta, exemplo:  uma proposta está a situação “Contrato em Assinatura” e nesta situação devemos solicitar o agendamento da assinatura do contrato e quem executa esta atividade é o usuário “Mestre TOTVS”, então criaremos um evento chamado ASSINATURA DO CONTRATO, associaremos este evento a situação da proposta “Contrato em Assinatura, para que toda proposta nesta situação, permita que seja agendado o evento.  Também devemos determinar qual grupo de usuários pode ter este evento associado, ou seja, quem será o responsável por esta ação.

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