Histórico da Página
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O processo da venda
O Portal de Imóveis está parametrizado com um processo de venda padrão que consiste em 5 etapas, com um fluxo que sempre anda para frente evitândo retorno no processo. Este fluxo está representado pela imagem abaixo
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O menu empreendimentos é o de maior utilidade no dia a dia da operação de vendas, através dele o usuário consegue visualizar informações sobre o empreendimento, simular uma proposta, ver a tabela de preços, acompanhar o mapa de disponibilidade e visualizar videos (se houverem) do empreendimento.
Reservas
O Portal de Vendas trabalha com o conceito de reservas e fila de reservas. Isto significa que um corretor pode reservar uma unidade de um empreendimento para si, por um prazo definido. A quantidade de reservas que um corretor pode fazer pode ser definido em parâmretros globais (backend > parâmetros > Unidade.
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Após clicar sobre o botão de reservas do empreendimento, é exibida a janela contendo todas as reservas existentes no empreendimento.
Excluir uma reserva
Somente o dono da reserva, seus superiores ou usuários com direitos administrativos, poderão excluir uma reserva. Para executar este processo pode-se ou selecionar a reserva na tela de simulação de propostas e clicar no botão Excluir.
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Ou no menu do usuário, opção RESERVAS e em seguida EXCLUIR.
Reserva com nome do próspect
Uma reserva pode ser realizada solicitando os dados do próspect que deseja a unidade, para isto devemos habilitar o parâmetro em backend > parâmetros > empreendimentos, “Reservas: informar dados básicos do próspect ao reservar unidade”
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Este parâmetro, quanto habilitado, abrirá a janela abaixo ao clicar em reservar uma unidade:
Simulando uma proposta
Após a reserva da unidade é possível simular as condições de pagamento para efetivação do negócio. Clique nas mesmas opções da etapa de reserve e agora siga com o botão SIMULAR existente em todas as telas acima demonstradas. Neste momento será aberta a tela a seguir:
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Após salvar a proposta a mesma aparecerá no menu PROPOSTAS possibilitando sua edição ou mudança desta para outra etapa.
Editar uma proposta salva
Apos a proposta salva, podemos acessar o menu propostas e lá estarão todas as propostas salvas. Aquelas que permitem editão terão o ícone do “lapis” habilitado e ao clicar sobre ele, será carregada a mesma tela da simulação da proposta.
Opões da proposta salva
Após termos uma proposta salva temos outras opções além da edição da própria proposta. Para acessar estas opções basta clicar no ícone com “…” (três pontos) ao lado do ícone de edição da proposta.
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Este menu tem diversas opões possíveis que serão descritas a seguir:
Validar
Esta opção no menu da proposta só aparece quando a proposta está reprovada. Ela deve ser usada para tentar aprovar uma proposta usando as alçadas do usuário logado no porlal. Ao selecionar esta opção o Portal de Imóveis validará a alçada do grupo do usuário logado e se possivel aprovará a proposta.
Proposta: imprimir
Imprimir os modelos de proposta. O Portal de Imóveis tem um modelo padrão de proposta de compra, mas o usuário poderá crair um novo modelo usando um documento WORD com tags pré-definidas (idem ao processo de criação de minutas de contrato). Estes modelos devem ser inseridos em Backend > Empreendimentos > Modelos de Propostas.
Relatório comparativo
Relatório padrão que demonstra a análise financeira da condição de pagamento padrão da unidade comparando com a proposta ofertada pelo cliente.
Proposta: Enviar por email
Envia por email o modelo de proposta impresso pelo Portal de Imóveis. Esta opção sempre enviará esta proposta para o email do prospect da proposta e também podemos acrescentar outros emails para receberem uma cópia do documento
Plano de pagamento: imprmir
Imprimi a relação de pagamentos mensalmente de acordo com a proposta formalizada e salva.
Plano de pagamento: XLSx
Extrai para EXCEL o mesmo plano de pagamento impresso na opção 15.6.5
Contrato: imprimir
Imprime o modelo de contrato selecionado. Lembrando que os modelos de contratos podem ser inseridos através da opção Backend > Empreendimentos > Minutas.
Contrato: salvar Word
Faz download do modelo de contrato desejado no formato WORD pra alteração posterior. Somente grupos de usuários que possuem a opção “Salvar Contrato em WORD” visualizam esta opção.
Avançar etapa da proposta
Uma das principais opções do menu da proposta. Ela é responsável por movimentar a proposta dentre as diversas stuações possiveis cadastradas em Backend > Globais > Situação da proposta. Existe um complete ciclo de parametrização das situações de proposta que formarão o fluxo por onde uma proposta pode passar.
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Em Avançar para são listadas todas as situações possiveis para uma proposta avançar. Dependendo desta situação, pode ou não ser obrigatório uma justificativa e um motivo para avançar a situação da proposta;
Trocar corretor da proposta
Se for necessário trocar o corretor responsável pela proposta salva, devemos usar esta opção. Nela é atribuido um novo corretor em substituição ao anterior.
Autorizar proposta reprovada
Esta opção somente aparece para usuários cujo grupo ao qual ele pertence tenha permissão em “Autorizar Proposta Reprovada’. Esta opção você encontra em Backend > Usuários > Aba Grupos.
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Os usuários que possuem esta opção, podem aprovar uma proposta REPROVADA, sem nenhuma validação de alçada, ou seja, mesmo que as condições financeiras da proposta estejam muito abaixo das condições aceitas, esta opção aprovaria a proposta. Podemos dizer que é a opção de mais alto poder na aprovação de propostas reprovadas.
Solicitar aprovação
Esta opção aparece para todos os demais usuários que não possuem a permissão descrita no item 15.6.11 e que façam uma proposta REPROVADA e possuam usuários SUPERIORES na hierarquia do cadastro de usuários do Portal de Imóveis. Ao clicar nela, será aberta uma janela para podermos enviar uma mensagem ao superior na hierarquia de cadastro de usuários, solicitando que este valide a propsota com a alçada que ele possui, na tentativa de aprovar a proposta.
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O superior receberá um email com o link para acessar o Portal de Imóveis e validar a proposta promovendo-a para uma aprovação, caso ele tenha autonomia.
Documentos de proposta
No Portal de Imóveis é possível definir, por empreendimento, quais são os tipos de documentos necessários após a criação de uma proposta. Para criar estes documentos devemos acessar Backend > Globais > Documentos da Proposta.
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Apos os documentos associados, eles serão visíveis no menu da proposta “Documentos da proposta” e ao abrir esta opção aparecerá uma janela onde serão solicitados o upload dos documentos obrigatórios.
Documentos de pessoa
Documentação de pessoa seguem os mesmos processos do item 15.6.13 a principal diferença é que os documentos que são associados a pessoa podem ser inseridos diretamente no cadastro de pessoas no menu Pré-Venda > Pessoas, na aba Documentos.
Comissão
O Portal de Imóveis pode atribuir automaticamente a comissão do corretor que gerou a venda, mas para isto é necessário ter o percentual de comissão definido. O Portal possibilita que a comissão seja calculada pelo Empreendimento, Usuário, Imobiliária ou grupo de usuário, nesta ordem de precedencia, ou seja, se definida uma comissão no cadastro do empreendimento esta irá sobrepor todas as demais.
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Sempre quando um gerente de empreendimento estiver associado em um empreendimento, todas as solicitações de aprovação de propostas reprovadas serão enviadas para este gerente e não mais para o superior do corretor que fez a venda.
Reservas da unidade
Esta opção demonstra todas as reservas existentes da unidade
Mensagens
Neste menu é possivel registrar mensagens que ficarão armazenadas na proposta e poderão ser acessadas a qualquer momento. Estas mensagens poderão ser enviadas por email para pessoas específicas.
Anexos
Em anexos poodemos incluir qualquer documento em uma proposta. Estes anexos não são controlados e não necessitam ser validados. Aqui podemos colocar uma cópia do contrato assinado, documentos recebidos na proposta e qualquer outro arquivo que julgar importante no processo da venda.
Log
Na opção LOG podemos acompanhar todas as ações realizadas na proposta. É o melhor local para analisar tudo que aconteceu deste a criação da proposta.
Excluir proposta
Para esta opção aparecer ela deve ser habilitada em Backend > Globais > Situação da proposta, selecionando a opção “Excluir Proposta’. Uma vez habilitada ela permite que a proposta seja excluida da base de dados do Portal de Imóveis.
Excluir proposta no backoffice
Da mesma forma que o anterior (15.6.20), esta opção somente aparecerá quando habilitada em Backend > Globais > Situação da proposta.
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Esta opção só faz sentido ser liberada na situação de proposta VENDIDA, pois ela só funciona para propostas que já foram integradas com o TCGI.
Menu Contratos
O menu contratos é identico ao menu propostas ele existe para limitar a visão das propostas entre propostas e contratos. Esta visão é parametrizada através das situações de propostas (Backend > Situação de proposta) onde selecionamos em qual menu as diversas situações de proposta podem aparecer. Na imagem abaixo a situação de proposta APROVADA somente aparece no menu PROPOSTAS.
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Todas as demais opções descritas no item 15, valem para o menu CONTRATOS.
Menu Corretores
Neste menu temos duas opções:
Comissões
Demonstra todas as propostas que o usuário tem visibilidade e a situação da comissão de cada uma delas. Para que as propostas apareçam neste menu, estas devem ser parametrizadas em Backend > Globais > situação de proposta onde a opção VISIVEL NO MENU CORRETOR E COMISSÔES deve estar marcada.
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A mudança das situações de comissão será realizada no menu “Gerencial > Comissão”.
Compromissos
Lista todos os compromissos registrados para o corrector. Os compromissos são criados nesta tela através do botão ADICIONAR ou através do cadastro de registros na TIMELINE do cliente gerando uma tarefa agendada (compromisso)
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Todos compromissos serão listados nesta tela e aqueles que forem executados poderão ter sua situação modificada, bastando clicar sobre o a palavra da coluna “STATUS”. As situações possíveis são Aguardando e Executado.
Menu Gerencial
Gráficos
Neste menu são apresentados gráficos prontos com informações referentes a vendas, atendimento de clientes, estoque de unidades e conversão de vendas por tipo de mídia.
Comisões
Aqui também encontra-se o menu de comissão onde será possível definir uma situação para a comissão de propostas vendidas. A finalidade desta tela é demonstrar ao corretor se uma determinada comissão já está disponível para ser faturada ou não.
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Para se alterar a situação atual da comissão de uma proposta, basta no menu Gerencial > comissão, selecionar a situação desejada para aquela proposta na coluna NOVA SITUAÇÂO.
Relatórios
É possível no Portal de Imóveis criar uma extração de dados das tabelas existentes no banco de dados. As opções para a visualização destes dados agrupados serão visíveis através deste menu Gerencial > Relatórios.
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O resultado do relatório pode ser impresso (abrirá uma nova aba no Browser com a visualização do relatório) ou baixado um arquivo CSV para abertura através do EXCEL.
Menu Agendamentos
Neste menu podemos visualizar agendamentos para eventos criados nas propostas. Estes devem ser eventos relacioandos a situação de uma proposta, exemplo: uma proposta está a situação “Contrato em Assinatura” e nesta situação devemos solicitar o agendamento da assinatura do contrato e quem executa esta atividade é o usuário “Mestre TOTVS”, então criaremos um evento chamado ASSINATURA DO CONTRATO, associaremos este evento a situação da proposta “Contrato em Assinatura, para que toda proposta nesta situação, permita que seja agendado o evento. Também devemos determinar qual grupo de usuários pode ter este evento associado, ou seja, quem será o responsável por esta ação.
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