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A contabilização por competência pode ser realizada no sistema através de dois modelos distintos. Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.
Se quiserem utilizar o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'.
Isto indica que a contabilização será realizada nas devidas competências, porém, qualquer mudança ocorrida nos valores de serviço, bolsa e/ou desconto que compõem o contrato, resultará no estorno da contabilização anteriormente realizada referente ao valor original do contrato e na inclusão de nova contabilização refletindo o novo valor do contrato e as apropriações realizadas para as próximas competências serão feitas levando em consideração o novo valor contratado, utilizando sempre os mesmos eventos contábeis para registrar o valor do 'Contrato' e das apropriações 'Mensais'.
Se quiserem utilizar o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.
Isto indica que mesmo havendo mudança nos valores de um contrato, devido à redução ou aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que o compõe, não será realizado o estorno referente à contabilização do valor original contratado e o valor original continuará sendo apropriado mensalmente nas respectivas competências. As alterações nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos passarão a ser registradas e apropriadas separadamente, em contas contábeis destinadas para este fim, utilizando-se eventos contábeis específicos para registrar tais 'Cancelamentos' e/ou 'Aumentos'. Desta forma a contabilização original será mantida até o final da prestação dos serviços, porém os cancelamentos e/ou aumentos que modificam os valores da receita, serão registrados e evidenciados separadamente no momento em que ocorrerem e, da mesma forma, apropriados até o final da prestação dos serviços.
Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente.
Conforme explicado, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas.
Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização.
Vamos supor o exemplo abaixo:
-Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
-Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
-Data do Contrato: 03/03/2015
-Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
-Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
-Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato.
À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência.
Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização:
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Utilizando-se o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada. Evento contábil utilizado para 'Contrato': Evento contábil utilizado para 'Mensal': Lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03): Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04): Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento do valor atual do contrato: Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05): Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento do valor atual do contrato: Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06): - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro o seguinte lançamento será incluído: Alteração no Valor do Contrato X ContabilizaçãoO valor do contrato a ser contabilizado pelo regime de competência é obtido através da soma de suas parcelas. Qualquer tipo de parcela (Parcela do Plano, Parcela Extra ou Parcela Adicional) pode ser considerado para este cálculo. Caso existam parcelas que não deverão ser consideradas no cálculo, o tipo destas parcelas não deve ser selecionado no momento da contabilização, ou então, o serviço vinculado às parcelas deverá estar com o campo "Compõe contabilização por competência" desmarcado. Se um contrato possui 6 parcelas para o serviço 'Mensalidade' com valor de 2.000,00 cada uma, o valor deste contrato será, então, 12.000,00. Vejamos o exemplo:
1 - Se os lançamentos gerados anteriormente ainda estiverem no Lote N: O que ocorrerá?
2 - Se os lançamentos gerados já tiverem sido integrados ao lote oficial da contabilidade – Lote 0: O que ocorrerá?
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Utilizando-se o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Evento contábil utilizado para 'Contrato': Evento contábil utilizado para 'Mensal': Lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03): Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04): Evento contábil utilizado para 'Cancelamento do Contrato': Evento contábil utilizado para 'Cancelamento Mensal': Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05) – valor original: Lançamento referente ao valor total do serviço cancelado - utilização do evento contábil 'Cancelamento do Contrato': Lançamento referente à contabilização da primeira competência do cancelamento (mês 05) - utilização do evento contábil 'Cancelamento Mensal': Evento contábil utilizado para 'Aumento do Contrato': Evento contábil utilizado para 'Aumento Mensal': Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06) – valor original: Lançamento referente à contabilização da segunda competência do cancelamento (mês 06): Lançamento referente ao valor total do aumento do serviço- utilização do evento contábil 'Aumento do Contrato': Lançamento referente à contabilização da primeira competência do aumento (mês 06) - utilização do evento contábil 'Aumento Mensal': - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro os seguintes lançamentos serão incluídos: D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00 D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85 2.1 - Apropriação de Contrato: A partir da versão 12.1.25 teremos a possibilidade de contabilizar somente a provisão de contrato, no processo de contabilização. No processo de contabilização será possível contabilizar somente o contrato sem necessidade de contabilizar as apropriações mensais no mesmo momento, essa funcionalidade foi criada visando provisionar o contrato no momento do fato gerador. já as apropriações poderão ser feitas mês a mês, junto com o contrato ou apropriar mensal via regime de caixa realizando somente a apropriação do contrato via competência. Ao executar o processo de contabilização e marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização somente para o contrato.
Ao executar o processo de contabilização e não marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização para o contrato e apropriação mensal, caso não exista provisão de contrato contabilizado.
Existe também a opção nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2, que podemos indicar se será feito somente a provisão do contrato "Contabiliza apenas a provisão do contrato", com essa opção marcada mesmo informando o "Período de Contabilização" será executado somente a provisão dos contratos ainda não diferidos, para os contratos diferidos será apropriado mensalmente conforme data de contabilização. Saiba mais sobre o novo processo, clicando aqui. |