Pré-requisitos

Os anexos de retorno devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional |Aba Customização.

Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Parâmetros

A partir dela, o usuário poderá configurar os seguintes parâmetros:

Dados de Conexão – WS, deve ser informado os dados:

• Endereço WebService: informar o endereço de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
• Usuário: informar o Usuário de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.
• Senha: informar a senha de acesso ao WebService disponibilizado pelo Perseus.

Bolsa Adicional: será utilizado para conceder descontos, que poderão ser aplicados em campanhas promocionais, aplicadas pelo vendedor no ato da venda no SALESFORCE.

Serviço para pagamento com boleto:  Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Boleto”

Serviço para pagamento com cartão de crédito: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Cartão Crédito”.

Serviço para pagamento com cartão de débito: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade – Cartão Débito”.

Serviço para pagamento com dinheiro: Neste parâmetro deverá ser associado apenas um registro, o “Mensalidade - Dinheiro”.

Status de Matrícula – Inativar Contrato Cancelado: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para cancelar um contrato no Salesforce.

Status de Matrícula – Inativar Contrato Suspenso: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para suspender um contrato no Salesforce. 

Status de Matrícula Inicial - Importação Salesforce: Usuário define o código da Situação de Matrícula que será utilizada para matricular o aluno no SGE pelo processo de Importação de Matrícula. 

Modalidades de Curso - Técnicas e EJA:  O usuário deverá informar a(s) Modalidade(s) de Curso(s) cadastro nativo (SMODALIDADECURSO). Para todos os cursos que estiverem vinculados às modalidades informadas neste parâmetro, no envio da Matriz Curricular /Plano de Curso a customização irá enviar para o SALESFORCE a modalidade "Técnico". Para as modalidades que não estiverem parametrizadas, será enviado "Curta e Média duração". Essa classificação é utilizada no SALESFORCE para agrupamento dos planos de pagamento. A FIEC poderá incluir novas modalidades de acordo com a necessidade.

Pré-requisitos

Armazenar as informações referentes ao serviço do CRM, que serão importadas para o SGE. Tais informações serão utilizadas no envio do pedido de venda do SGE para o Protheus.

Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Serviço CRM

A interface exibirá os seguintes campos:

• Código do Serviço
• Descrição do Serviço
• Produto Protheus
• Prefixo
• Natureza Financeira
• Ativo/Inativo

r um Serviço do 

Todos os campos serão preenchidos, com as informações enviadas pelo CRM. 

Pré-requisitos

• Só será possível alterar o status  do serviço no CRM,  a ativação/inativação não irá ocorrer no SGE.
• A alteração do produto, natureza financeira  e prefixo será definido na integração do Protheus.
• O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do Serviço no SGE. Será de responsabilidade da FIEC identificar o momento correto do envio do serviço para o SGE.

Detalhamento do processo

Ao executar a chamada do webservice, se for inclusão de um serviço novo, o processo irá:

• Incluir o Serviço CRM no SGE (cadastro customizado).
• Preencher todos os dados do serviço: 
• Código do produto do Protheus (obrigatório), 
• Código da Natureza Financeira do Protheus
• Prefixo
• Status
• Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso 

Ao executar a chamada do webservice, se for atualização de um serviço existente será permitido alterar o status e o processo deverá identificar o serviço CRM no SGE através do código e atualizar seu status no cadastro customizado.

O código do produto Protheus é obrigatório para inclusão do serviço CRM no SGE. Caso as informações do Protheus (produto, natureza financeira e prefixo) não sejam enviadas, será necessário cadastrá-las manualmente através do cadastro de serviço CRM customizado. 

Os cadastros de Produtos e Natureza Financeira do CRM precisam estar equivalentes aos cadastros do Protheus/SGE, com os mesmos códigos, para que seja possível efetuar o de-para entre os cadastros/sistemas. Os cadastros de Produtos e Natureza são integrados entre Protheus e SGE exatamente como forem importados do CRM, no momento do envio do Pedido de Venda (integração Protheus). 

É importante que o Webservice seja acionado pelo CRM apenas para envio de serviços relacionados à mensalidades/cursos. Demais serviços já deverão estar disponíveis no SGE, como por exemplo: segunda via de histórico, taxa de material escolar, multa rescisória, dentre outros.

O Nível de ensino do SGE é definido por coligada e corresponde à Linha do Serviço do CRM (geral - SESI e SENAI). O CRM deverá enviar o código de nível de ensino existente no SGE, realizando antes do envio, o ‘De-para’ correspondente à Linha do Serviço (CRM), por coligada no SGE.

Abaixo, segue base do de-para CRM x SGE para envio dos códigos.

Quando o serviço do CRM for atualizado com status inativo, não serão atualizadas as matrizes curriculares dos cursos relacionados, já que se fossem inativadas, não seriam permitidas novas matrículas para as turmas já existentes. 

Pré-requisitos

Será vinculado apenas um serviço ao curso no SGE e um serviço poderá estar vinculado a mais de um curso no SGE.

Detalhamento do processo

Ao executar a chamada do webservice, para inclusão de um serviço novo, o processo irá: Vincular o Serviço CRM no anexo customizado do Curso. 

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta| Cursos | Anexos | Serviço do Curso

O  vínculo do serviço é necessário para definição do serviço do plano de pagamento que será utilizado para geração de títulos no Protheus, carregando assim as informações do Produto, Natureza Financeira e Prefixo para os títulos gerados. O serviço CRM só será importado para o SGE se possuir produto Protheus informado.

Caso o serviço tenha sido associado de forma incorreta, será necessário cancelar manualmente os lançamentos financeiros e contratos existentes para conseguir efetuar a alteração do serviço. Feito isso, poderá ser gerado um novo contrato/lançamento para o aluno com o novo serviço informado. Será de responsabilidade da FIEC realizar o cancelamento do contrato e dos lançamentos financeiros anteriores  e gerar um novo contrato para Serviço/Produto atual. Esta ação é necessária pois os dados do serviço serão enviados no Pedido de Venda (Contrato do aluno) para o Protheus.

Caso seja necessário alterar o serviço do curso, o CRM deverá enviar a informação atualizada do vínculo, através do serviço de Atualização Serviço/Produto CRM.

Pré-requisitos

Para ofertar o Curso e exportá-lo para o Perseus, em resumo, serão necessários os seguintes passos:

1. Cadastrar o Curso no SGE
2. Cadastrar a Matriz Aplicada do Curso (oferta do curso por turno e filial)
3. Exportar o Curso/Matriz para Perseus
4. Cadastrar serviço no CRM referente ao Curso no Protheus.
5. Desbloquear o produto do Protheus referente ao serviço CRM. 
6. Importar os Serviços do CRM/Perseus para o cadastro customizado de serviços CRM do SGE e o vínculo com o Curso.
1. A importação também preencherá a Natureza financeira, Código do produto Protheus e Prefixo, desde que sejam enviadas no serviço. São dados necessários para integração com Protheus. 

Detalhamento do processo

Exportar a criação e atualização dos Cursos e das Matrizes Aplicadas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação do Curso no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Cursos

Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. 

Toda estrutura de oferta criada para o curso/matriz aplicada que estiver definido como Gratuito este não será considerado para o envio ao Perseus. Será enviado para integração apenas  o curso/matriz aplicada que estiver  definido como  Não Gratuito e será integrado no Perseus.

Pré-requisitos

Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado  do Serviço CRM no SGE.

Detalhamento do processo

Uma turma pode ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles:

TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas

Ou através do assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: Totvs Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina. 

Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (campo complementar da matriz aplicada), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado ao Curso e seu status estiver ativo. O vínculo é verificado através do anexo customizado detalhado no (Anexo de Serviço do Curso - CRM/SALESFORCE). 

Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:

O mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a vários cursos do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas.

Pré-requisitos

É necessário que o Curso e Matriz Aplicada estejam associados à uma Turma, para serem exportados.

Detalhamento do processo

Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE | Exportação de Turmas

Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados de cursos do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. 

A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:

• Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).
• Quando a Data final do período de matrícula da turma for atingida - Turma encerrada para matrícula (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).
• Quando a capacidade máxima da turma for atingida - Turma cheia.

Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.

Detalhamento do processo

Após receber os dados de venda do Salesforce, será executada a funcionalidade nativa do TOTVS Educacional (SGE), para efetuar a criação do registro de matrícula do aluno, sendo validadas todas as regras de negócio padrão do SGE.

Será executada as seguintes operações:

• Cadastrar Dados Básicos do Aluno
• Cadastrar Dados Básicos do Responsável Financeiro
• Preencher Dados de Matrícula
  • Curso/Habilitação,  Matrícula no Período letivo, Matrícula nas Disciplinas 
  • Gerar Contrato e parcelas
  • Incluir bolsa/desconto
  • Vincular o Responsável financeiro no cadastro no contrato
  • Retornar dados do contrato gerado no anexo de Dados Complementares

Ao final da importação o Serviço deverá retornar as seguintes informações: Código XNUMPRO (gerado pelo SGE), Código da Filial, Status do Contrato (Vigente - na inclusão), Data de início e Duração do contrato em meses (serão calculados pelo SGE e estarão gravados no anexo de dados complementares do contrato).

Dados Aluno:

Dados Responsável Financeiro:

Dados Matrícula Curso/Habilitação (SENAI):

Dados Matrícula Período Letivo( SESI /SENAI):

Dados Matrícula em Disciplinas :

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(SESI/SENAI):

O aluno terá opção de selecionar quantas disciplinas irá cursar no semestre ou se irá cursar todas as disciplinas da grade. O Salesforce irá enviar estes dados para o SGE realizar a matrícula nas disciplinas. Caso não seja enviada nenhuma disciplina a customização irá matricular o aluno em todas as disciplinas da turma no período letivo enviado. 

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Dados Contrato e parcelas:

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Incluir desconto no contrato (se informada na venda)

O contrato será gerado sem plano de pagamento, já que deverá respeitar as parcelas e valores negociados no SALESFORCE. 

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Dados Bolsa/Desconto (se informado na venda):

A bolsa/desconto concedida para o aluno no ato da venda realizada pelo SALESFORCE deverá ser incluída no contrato do aluno, de acordo com o tipo de desconto enviado pelo SALESFORCE, Adicional ou Institucional e parametrização de bolsas definida nos parâmetros. A bolsa incluída será aplicada em todo o contrato, efetuando desconto para todas . 

Dados das parcelas do contrato: 

O SGE irá gerar apenas as parcelas do contrato. Somente após a geração das parcelas é que a integração SGE x Protheus será acionada. Os lançamentos financeiros/títulos serão gerados pelo Protheus e devolvidos para o SGE.

Dados vinculo do Responsável Financeiro:

O Responsável será vinculado ao contrato do aluno. Não será feito vínculo deste responsável no cadastro do aluno.

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Pré-requisitos

Alterar a situação de matrícula do aluno no período letivo para uma das situações parametrizadas na aba Status de Matrícula – Inativar Contrato, para que o contrato do aluno seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE. 

Detalhamento do processo

Exportar do SGE para o SALESFORCE os dados de cancelamento ou suspensão de contrato e atualização de vagas na turma, sempre que a situação de matrícula do aluno no período letivo for alterada para um status parametrizado (que exige alteração contratual e libere a vaga do aluno na turma).

O usuário deverá efetuar o processo de Alteração de situação de matrícula, por meio do menu:  Secretaria | Matrícula | Matrícula no Período Letivo, em seguida, Processo | Alterar situação da matrícula.

Selecione a matricula do aluno no Período Letivo. Clique em Processos –Alterar situação de matrícula.

A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de  matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes.

A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro,  ocorrerá se atender às seguintes regras: 

• A integração do cancelamento do contrato irá ocorrer apenas no momento que a situação de matrícula do aluno for um valor existente nos parâmetros que indicam Inativação de Contrato (aba Status de Matrícula – Inativar Contrato) independente se o contrato/venda se originou no SGE ou no SALESFORCE.
• O registro do contrato do aluno no SGE deverá estar com status de Cancelado.

Após o usuário alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, a turma liberará a vaga na turma do SGE atualizando o campo Alunos Matriculados na turma.

Exemplo 1:

Quantidade de Alunos matriculados antes da alteração de situação de matrícula = 2

Exemplo 2:

Quantidade de Alunos matriculados após alteração de situação de matrícula = 1

Para os casos de alunos que estão Pré-Matriculados e desistiram do curso ou não realizaram  o pagamento do boleto de matrícula dentro do prazo estipulado pela FIEC, o usuário terá que alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, para que ele libere a vaga na turma do SGE (atualiza o campo Alunos Matriculados na turma). Existem dois caminhos para executar este processo sendo eles:

• Para alunos que realizaram a contratação do curso através da funcionalidade do Processo Seletivo, estará disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria|Processo Seletivo| Cancelamento de pré-matrícula (Customização do Departamento Nacional).
• Já para as contratações de alunos que foram realizadas diretamente via secretaria (balcão) sem ser através do Processo Seletivo, estará disponível em: TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).

A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).

O caminho para execução deste processo está disponível em: TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).

Pré-requisitos

É necessário que o Contrato seja gerado automaticamente para todas as matrículas importadas do SALESFORCE para o SGE.

Detalhamento do processo

Armazenar as informações referente a compra realizada pelo E Commerce e  cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato. A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos | Dados Complementares do Contrato.

Os dados serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE.

A interface irá exibir os seguintes campos:

• Data da Compra: preenchido pela integração com a data da venda (oportunidade fechada), o mesmo  não poderá ser editado pela interface.
• E commerce: preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
• ID Oportunidade Venda: preenchido pela integração com o identificador da oportunidade gerada pelo SALESFORCE, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
• Recebe Boleto por E-mail: preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface.
• XNUMPRO: Número do contrato gerado no SGE, no momento da importação de matrícula. Este campo também existirá no anexo de parcelas, já que parcelas extras lançadas após a criação do contrato poderão ter outro XNUMPRO. No entanto, teremos um XNUMPRO principal, referente ao contrato.
• Forma de Pagamento - Primeira Parcela: Forma de pagamento da primeira parcela enviada pelo Salesforce no processo de importação de matrícula. A primeira parcela pode ser paga em dois cartões: dois de crédito, dois de débito ou um de cada. Armazenar a sigla enviada pelo Salesforce e a descrição da forma de pagamento.
• Forma de Pagamento - Demais Parcelas: Forma de pagamento da segunda parcela em diante, enviada pelo Salesforce no processo de importação de matrícula. Armazenar a sigla enviada pelo Salesforce e a descrição da forma de pagamento.

Além das informações de Dados da baixa com Cartão, sendo elas:

• E commerce:  Sim ou Não, enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula. 
• Adquirente do Cartão: Nome da adquirente, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
• NSU: Número do NSU do pagamento, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
• Meio de pagamento: Débito ou Crédito, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
• Bandeira: Nome da bandeira do cartão: Visa, Mastercard etc, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
• Quantidade de parcelas: Quantidade de parcelas do pagamento com cartão, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.
• Valor total da Venda do cartão: Valor pago no cartão de crédito ou débito, informado pela Loja e enviado pelo Salesforce no processo de importação de matrícula.

Pré-requisitos

Não se aplica

Detalhamento do processo

Nesta interface o usuário poderá consultar os Logs das operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Perseus/Salesforce.

Os históricos das exportações de dados para o Perseus serão registrados e poderão ser visualizadas no menu: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE |Monitor de Log

Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados.

• Id Log: Identificador sequencial de Log.
• Campos Chave: Descrição dos campos utilizados para gerar o registro integrado.
• Valores Chave: Chave primária do registro integrado.
• Status: Situação da Integração (Sucesso ou Erro).
• Funcionalidade: Tipo de Processo que está sendo feito (Por exemplo:Exportação de Curso).
• Módulo: Tipo da integração que está sendo feita.
• Data de Criação: Data de Criação do registro.
• Data da última alteração: Data da última alteração do registro

Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log. Estarão disponíveis os seguintes campos:

Protótipo:

• Id. Item Log: Identificador sequencial do item de log.
• Id. Log: Identificador sequencial de log.
• Mensagem: Mensagem com o status da integração do item.
• Status:  Situação da integração do item selecionado.
• Dados Enviados: Relação dos dados enviados para integração.
• Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos.
• Data de Criação:  Data de criação do registro. 
• Data da última Alteração: Data da última alteração do registro.

Pré-requisitos

Não se aplica

Detalhamento do processo

Este processo possibilita ao usuário programar o reenvio de registros processados com erro que não foram exportados corretamente para o Perseus/Salesforce.

A funcionalidade está disponível na tela de Monitor de Logs, menu Processos | Reenvio de Registros.

Será permitido o usuário selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de (Cancelado, Erro ou Pendente) e poderá ser executado manualmente. Ou caso o usuário não selecione nenhum registro na visão do Monitor de Logs, ele poderá executar ou agendar o reenvio, o processo processará novamente todos os registros com os status Erro ou Pendente.

Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Protheus, caso consiga o status do registro passará para Sucesso.

O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado no Req.01 deste documento. Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente. 

Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o Perseus/Salesforce.  

Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio. 

O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação. O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação..