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ÍNDICE

1. Visión general
   
2. Ejemplo de utilización
   
3. Configuraciones
   1. Parámetros
   2. Catálogos
   3. Archivos de Configuración
4. Diccionario de datos
   
   1. Otras acciones / Acciones relacionadas
5. Tablas

01. VISIÓN GENERAL

Generar Notas de Ajuste de tipo Débito o Crédito referenciadas únicamente a Documentos Soporte e implementar la Transmisión Electrónica para estos documentos.

Las notas de ajuste son documentos electrónicos o físicos según el caso, que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes o se anula el documento soporte, por errores aritméticos o de contenido, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN conforme al contenido del anexo técnico previsto en el artículo 17 de la Resolución 000167 de 2021. https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000167%20de%2030-12-2021.pdf   

Procedimiento de Implantación.

Se recomienda respaldar el repositorio de objetos (RPO) antes de aplicar el paquete de actualización (patch).

1. Realice la aplicación del paquete de actualizaciones (patch) asociado a este requisito. El patch contiene la actualización de los siguientes fuentes:

   
   

   Rutina(s)	Nombre Técnico	Fecha
   MATA486.PRW	Documentos Electrónicos
   M486XFUNCO.PRW	Funciones genéricas para transmisión de Documentos Electrónicos
   M486PDFCOL.PRW	Generación de Factura Electrónica en PDF.
   LOCXNF.PRW	Notas Fiscales.
   LOCXNF2.PRW	Funciones genéricas de Documentos Fiscales.
   LOCXCOL.PRW	Funciones Genéricas de Notas Fiscales Colombia.
   LOCXGEN.PRW	Componentes de Ventanas en Notas Fiscales.
   SIGACUS.PRW	Funciones Genéricas para Documentos Fiscales.
   LOCXFUNA.PRX	Funciones Genéricas para Notas Fiscales.
   M486XFUN.PRW	Funciones genéricas de Facturación Electrónica .

   
   

   
   

2. Verifique en el diccionario de datos de su ambiente, éste debe contener las configuraciones indicadas en la sección 04. DICCIONARIO DE DATOS.
3. Configure los parámetros del sistema que se indican en la sección 03. CONFIGURACIONES, inciso a. Parámetros.
4. Configure los catálogos que se indican en la sección 03. CONFIGURACIONES, inciso b. Catálogos.
5. Configure los archivos que se indican en la sección 03. CONFIGURACIONES, inciso c. Archivos de Configuración.
6. Proceso de Nota de Ajuste Electrónica.
   
   • Se utilizan principalmente para realizar ajustes o anulaciones de los Documentos Soporte. 
   • Por medio de las Notas de Ajuste de tipo Crédito se puede realizar la “Anulación”, “Devolución” y “Descuento” del Documento Soporte.
   • Por medio de las Notas de Ajuste de tipo Débito se puede realizar “Ajustes de Precio”, cobro de “Intereses” y “Comisiones” sobre el Documento Soporte. 
   • Generan Egresos o Ingresos a favor del Proveedor.
   • Son aplicadas únicamente a los Documentos Soporte y son referenciados por medio del menú "Otras acciones" con las opciones "Factura" o "Doc. Orig".
   • Las Notas de Ajuste de tipo Crédito o Débito aplicadas a Documentos Soporte funcionan de la misma forma que las Notas de Crédito o Débito de Proveedor(NCP) aplicadas a las Facturas de Entrada.
   • Se identifican por medio del campo F1_MARK/F2_MARK.
   • Utilizan Proveedores referenciados a Clientes y una Serie especial. Ver la sección 03. CONFIGURACIONES, inciso b. Catálogos
   • Generaran un Archivo XML mediante los archivos de Configuración FATECOL.INI y FATSCOL.INI que posteriormente es enviado al proveedor tecnológico. Ver la sección 03. CONFIGURACIONES, inciso c. Archivos de Configuración.
   • Se transmiten vía servicio web al Proveedor Tecnológico (Por ejemplo The Factory HKA), quien se encargará de validada la información y en caso de estar correcta, la transmitirá a la DIAN, que a su vez realizará sus propias validaciones.
   • Si la información supera todas la validaciones, el servicio web proporcionará un contenedor con el resumen de la información enviada  incluyendo el CUNE de la Nota de Ajuste y del Documento Soporte referenciado y el motivo del ajuste. En caso contrario, se reciben mensajes sobre las causas de rechazo.
   • Se genera un archivo tipo XML para la Nota de Ajuste el cual utiliza la siguiente nomenclatura:
     "face_" + Tipo Documento + 10 primeros caracteres del Nit de la Empresa + Identificador Hexadecimal + .XML
     Se utiliza el Tipo de Documento  = 'n' para las Notas de Ajuste.
     Ejemplo: face_n53485215000000000012.xml

• • Los archivos XML, así como la representación impresa en formato PDF, son almacenados en carpetas organizadas debajo de la ruta indicada en el parámetro MV_CFDDOCS . ver la sección 03. CONFIGURACIONES, inciso a. Parámetros

02. EJEMPLO DE UTILIZACIÓN

Documento Soporte.

• • ingrese al módulo de Compras (SIGACOM), ir al menú |Actualizaciones | Movimientos | Factura de Entrada (MATA101N)
  • En la pregunta ¿Tipo de Factura? Seleccione “Docto Soporte” y confirme.
    Incluya Documentos Soporte para un Proveedor que este relacionado a un Cliente.
  • Transmita los documentos.

Nota Ajuste de Crédito.

Por medio de las Notas de Ajuste de tipo Crédito (NCP) se puede realizar la “Anulación”, “Devolución” y “Descuento” del Documento Soporte.

• • Ingrese al módulo de Compras (SIGACOM), ir al menú | Actualizaciones | Movimientos | Nota Crédit/Débito (MATA466N)
  • En la pregunta ¿Formulario Propio? seleccione “Si” .
  • En la pregunta ¿Tipo de Factura? seleccione “Nota Ajuste Créd”
  • Confirme dando clic en el botón "OK"
  • En el encabezado de la pantalla principal confirme que sea mostrado el título “Nota de Crédito – Nota de Ajuste”
  • De clic en el botón “Incluir”.

  • En el encabezado del formulario de captura confirme que sea mostrado el título “Nota de Crédito – Nota de Ajuste”

  • Seleccione al Proveedor que está relacionado al Cliente.
  • Seleccione la Serie configurada para la Nota de Ajuste, automáticamente se cargará el Número Documento y la Serie 2.
  • Seleccione el Tipo de Ajuste (Concepto de Corrección para Notas de Ajuste).

  • Seleccione un Documento Soporte por medio del menú "Otras Acciones" opciones "Factura" o "Doc. Orig"

• • Verifique que los campos "Doc. Original" y "Serie Org." cuenten con información relacionada al Documento Soporte referenciado.
  • En la pestaña “Títulos” indique la Condición de Pago.

  • Guarde la Nota de Ajuste.

Transmisión de Nota de Ajuste .
 

• • ingrese al módulo de Facturación (SIGAFAT), ir el menú |Actualizaciones | Facturación | Transmitir Factura Electrónica (MATA486)

  • Capture los parámetros correspondientes para realizar el filtro de documentos.
    ¿Tipo de Documento? seleccione “Nota de Ajuste”.
    ¿Serie? seleccione “NAJ”.
    ¿Estatus? seleccione “0” para obtener todos los documentos.
    Agregue las Fechas Inicio/Fin.
    ¿Tipo Nota Ajuste? Seleccione “Crédito”.
    

    Nota
    Si la pregunta ¿Tipo de Documento? es “Nota de Ajuste” es necesario indicar la pregunta ¿Tipo Nota Ajuste? con las opciones “Débito” o “Crédito”.

    
    

    • Confirme.

    • En el encabezado de la pantalla principal, confirme que se muestre el título “Nota de Ajuste Crédito”

    • En la pantalla principal verifique que exista la Nota de Ajuste Crédito.
    • De clic en el botón “Transmitir”.
    • Asigne la serie “NAJ” y el Número de Documento Inicial y Final.
    • Confirme Transmisión.
    • Revise el Log de transmisión.
      
      
      
      
      

      
      

    
    

Nota Ajuste de Débito.

Por medio de las Notas de Ajuste de tipo Débito (NDP) se puede realizar “Ajustes de Precio”, cobro de “Intereses” y “Comisiones” sobre el Documento Soporte. Los ajustes de precio aplican cuando se ha facturado un costo menor en el Documento Soporte y se debe ajustar para asignar un costo mayor.

• • Ingrese al módulo de Compras (SIGACOM), ir al menú | Actualizaciones | Movimientos | Nota Crédit/Débito (MATA466N)
  • En la pregunta ¿Formulario Propio? seleccione “Si” .
  • En la pregunta ¿Tipo de Factura? seleccione “Nota Ajuste Débi”
  • Confirme dando clic en el botón "OK"
  • En el encabezado de la pantalla principal confirme que sea mostrado el título “Nota de Débito – Nota de Ajuste”
  • De clic en el botón “Incluir”.

  • En el encabezado del formulario de captura confirme que sea mostrado el título “Nota de Débito – Nota de Ajuste”

  • Seleccione al Proveedor que está relacionado al Cliente.
  • Seleccione la Serie configurada para la Nota de Ajuste, automáticamente se cargará el Número Documento y la Serie 2.
  • Seleccione el Tipo de Ajuste (Concepto de Corrección para Notas de Ajuste).

  • Relacione un Documento Soporte por medio del menú "Otras Acciones" opción "Factura" 

• • Verifique que los campos "Doc. Original" y "Serie Org." cuenten con información relacionada al Documento Soporte referenciado.
  • En la pestaña “Títulos” indique la Condición de Pago.

  • Guarde la Nota de Ajuste.
    
    

    Nota
    Solo se podrán borrar las Notas de Ajuste que no han sido transmitidas, si el documento ya fue transmitido, éste no se podrá borrar y se notificará con un mensaje.

    
    
    
    
    

Transmisión de Nota de Ajuste .
 

• • Ingrese al módulo de Facturación (SIGAFAT), ir el menú |Actualizaciones | Facturación | Transmitir Factura Electrónica (MATA486)

  • Capture los parámetros correspondientes para realizar el filtro de documentos.
    ¿Tipo de Documento? seleccione “Nota de Ajuste”.
    ¿Serie? seleccione “NAJ”.
    ¿Estatus? seleccione “0” para obtener todos los documentos.
    Agregue las Fechas Inicio/Fin.
    ¿Tipo Nota Ajuste? seleccione “Débito”.
    

    Nota
    Si la pregunta ¿Tipo de Documento? es “Nota de Ajuste” es necesario indicar la pregunta ¿Tipo Nota Ajuste? con las opciones “Débito” o “Crédito”.

    • Confirme.

    • En el encabezado de la pantalla principal, confirme que sea mostrado el título “Nota de Ajuste Débito”

    • En la pantalla principal verifique que exista la Nota de Ajuste Débito.
    • De clic en el botón “Transmitir”.
    • Asigne la serie “NAJ” y el Número de Documento Inicial y Final.
    • Confirme la Transmisión.
    • Revise el Log de transmisión.
      
      
      
      
      

    
    

Archivo XML de las Notas de Ajuste.

Los archivos XML autorizados se crean en la carpeta configurada en el parámetro MV_CFDDOCS + "/autorizados/"
Los documentos XML de las Notas de Ajuste utilizan el identificador "n" en el nombre del archivo.
Ejemplo: face_n53485215000000000012.xml

Abra el archivo XML.

• • • Revisar que el elemento "tipoDocumento" sea igual a "95" que indica que se transmitió una Nota de Ajuste. Ejemplo:
      <cbc:CreditNoteTypeCode>95</cbc: CreditNoteTypeCode>

    • Revisar que el elemento " numeroDocumento " sea igual a "MXAJ18" que indica el Prefijo+Consecutivo de la Nota de Ajuste. 
      Ejemplo:
      <cbc:ID> MXAJ18</cbc: ID>

    • Revisar que el elemento " cufeDocReferenciado" se informe correctamente con el UUID de la Nota de Ajuste.
      Ejemplo:
      <cbc:UUID schemeID="2" schemeName="CUDS-SHA384">f0fe261c357e71e5ccd2ed78e6f4cc0fdaec11a95d132d9aeb41122be5207edbd11f40ef77323f29e34cf84d3698011b</cbc:UUID>

    • Revisar que el elemento " numeroDocumento" del documento referenciado (DiscrepancyResponse) sea igual a "MXDS831" que indica el Prefijo+Consecutivo del Documento Soporte.
      Ejemplo:
      <cbc:ReferenceID> MXDS831</cbc: ReferenceID >

    • Revisar el elemento "descripción" del documento referenciado (DiscrepancyResponse) sea igual a "ANULACION DEL DOCUMENTO SOPORTE"
      Ejemplo:
      <cbc:Description> ANULACION DEL DOCUMENTO SOPORTE </cbc: Description >

    • Revisar que el elemento " numeroDocumento" del documento referenciado (BillingReference/ InvoiceDocumentReference) sea igual a "MXDS831" que indica el Prefijo+Consecutivo del Documento Soporte.
      Ejemplo:
      <cbc: ID> MXDS831</cbc:ID >

    • Revisar que el elemento " cufeDocReferenciado" del documento referenciado (BillingReference/ InvoiceDocumentReference) sea igual al UUID del Documento Soporte.
      Ejemplo:
      <cbc:UUID schemeName="CUDE-SHA384">97a0cb911509cfa267e871fec06647eff3b4b50c075bbe4155495aab28882ccb26714e25f966eecab6b7a160f9ab761f</cbc:UUID>

    • Revisar que el elemento "fecha" del documento referenciado (BillingReference/InvoiceDocumentReference) sea igual la fecha de emisión del Documento Soporte.
      Ejemplo:
      <cbc:IssueDate>2022-09-14</cbc:IssueDate>

Monitor de Transmisión.

• • Ingrese al módulo de Facturación (SIGAFAT), ir el menú |Actualizaciones | Facturación | Transmitir Factura Electrónica (MATA486)

  • Capture los parámetros correspondientes para realizar el filtro de documentos.
    ¿Tipo de Documento? seleccione “Nota de Ajuste”.
    ¿Serie? seleccione “NAJ”.
    ¿Estatus? seleccione “0” para obtener todos los documentos.
    Agregue las Fechas Inicio/Fin.
    ¿Tipo Nota Ajuste? seleccione “Débito” o "Crédito".

  • Confirme.
  • De clic en el botón “Monitor”.
  • Asigne la Serie “NAJ” y el Número de Documento Inicial y Final.
  • Confirme.
  • Revise el estatus de la Nota de Ajuste.
    
    
    
    

Imprimir PDF.

• • Ingrese al módulo de Facturación (SIGAFAT), ir el menú |Actualizaciones | Facturación | Transmitir Factura Electrónica (MATA486)

  • Capture los parámetros correspondientes para realizar el filtro de documentos.
    ¿Tipo de Documento? seleccione “Nota de Ajuste”.
    ¿Serie? seleccione “NAJ”.
    ¿Estatus? seleccione “0” para obtener todos los documentos.
    Agregue las Fechas Inicio/Fin.
    ¿Tipo Nota Ajuste? seleccione “Débito” o "Crédito".

  • Confirme.
  • De clic en el botón “Otras Acciones”.
  • Seleccione la opción "Imprimir PDF".
  • Asigne la Serie “NAJ”, el Número de Documento Inicial y Final e indique el Formato PDF.
  • Confirme .
  • Revise la información impresa en el archivo PDF de la Nota de Ajuste.
    
    
    

Recuperar XML.

• • Ingrese al módulo de Facturación (SIGAFAT), ir el menú |Actualizaciones | Facturación | Transmitir Factura Electrónica (MATA486)

  • Capture los parámetros correspondientes para realizar el filtro de documentos.
    ¿Tipo de Documento? seleccione “Nota de Ajuste”.
    ¿Serie? seleccione “NAJ”.
    ¿Estatus? seleccione “0” para obtener todos los documentos.
    Agregue las Fechas Inicio/Fin.
    ¿Tipo Nota Ajuste? seleccione “Débito” o "Crédito".

  • Confirme.
  • De clic en el botón “Otras Acciones”.
  • Seleccione la opción "Recuperar XML"
  • Asigne la Serie “NAJ”,  y el Número de Documento Inicial y Final.
  • Agregue la Carpeta dónde será guardado el archivo.
  • Confirme.
  • Revise que el archivo XML de la Nota de Ajuste se haya almacenado en la carpeta indicada.
    

Ejemplo:

03. PANTALLA XXXXX

Otras acciones / Acciones relacionadas 

04. PANTALLA XXXXX

Principales campos y controles

05. TABLAS UTILIZADAS