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Falando de projetos...

Nesta aba é possível ver todos os projetos da equipe e suas tarefas. É possível buscar tarefas, filtrar tarefas, ver os detalhes das tarefas, movimentar as tarefas, bem como criar projetos e tarefas nos projetos.

Ver projeto da equipe

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto desejado para ver suas tarefas.

04. Veja as etapas do projeto e o andamento de suas tarefas.

Painel

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Por padrão, o projeto é exibido na visão em Kanban. Porém, é possível alternar para a visão em Lista clicando em Visualizar no modo lista– localizado no canto superior direito.

Criar projeto na equipe

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja criar um projeto.

02. Clique na aba Projetos.

03. Clique em Criar projeto.

04. Digite um nome para o projeto.

05. Clique em Criar projeto.

Buscar tarefa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja buscar uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja buscar uma tarefa.

04. Clique em Buscar – identificado com e localizado na parte superior.

05. Digite o nome da tarefa desejada.

Painel

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A busca não diferencia letras maiúsculas e minúsculas.

06. Veja as tarefas que correspondem ao nome digitado.

Painel

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Para sair do modo de busca, basta apagar o nome digitado.

Filtrar tarefas do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja filtrar as tarefas de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja filtrar as tarefas.

04. Clique em Filtrar – localizado no canto superior direito.

05. Assinale as opções pelas quais deseja filtrar as tarefas.

Painel

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As opções disponíveis são:

Para hoje: são tarefas que possuem o dia atual como prazo de conclusão;

Em atraso: são tarefas que estão em andamento e o prazo de conclusão já passou. Não são consideradas tarefas que estão na etapa final do projeto (concluídas);

Sem prazo: são tarefas que estão em andamento e não possuem prazo para serem concluídas. Não são consideradas tarefas que estão na etapa final do projeto (concluídas);

06. Em Filtrar por usuário, digite o nome do usuário pelo qual deseja filtrar as tarefas.

07. Selecione o usuário desejado.

Painel

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Para remover o usuário do filtro, clique em Remover – localizado no lado direito do seu nome.

08. Veja as tarefas que correspondem aos filtros definidos.

Painel

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Para remover as opções de filtro definidas, clique em Remover – localizado em cada opção de filtro . Para remover todos os filtros definidos, clique em Limpar filtros – localizado na parte superior ao lado das opções de filtro.

Mudar visão do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mudar a visão de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja mudar a visão.

04. Clique em Visualizar no modo lista– localizado no canto superior direito.

05. Veja as etapas e as tarefas do projeto em Lista.

06. Para voltar para a visão em Kanban, clique em Visualizar no modo kanban– localizado no canto superior direito.

07. Veja as etapas e as tarefas do projeto em Kanban.

** Configurar projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Painel

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As informações que poderão ser editadas são:

Informações
Título da lista e Descrição

Mediadores
Permite adicionar, remover ou alterar os mediadores da lista.

Painel

Será possível adicionar mediadores e definir o nível de permissionamento que eles terão sobre a lista.

Selecionar colaborador
Para adicionar um colaborador, basta inserir o nome no campo de busca e selecionar.
Ao editar o permissionamento do colaborador, será possível selecionar entre Editar ou Gerenciar.
Editar: Somente criar e visualizar as tarefas da lista.
Gerenciar: Criar, editar, arquivar e alterar as permissões da lista de tarefas.
Para excluir um colaborador, basta acionar o ícone de exclusão.

Notificações
Permite configurar as notificações que deseja que o Tasks envie para os usuários. Para selecionar os tipos de notificação que deseja receber, basta acionar o botão da notificação e deixá-lo ativado, identificado pela cor verde.

Painel

Criação de tarefas na lista: Sempre que uma nova tarefa for criada nesta lista, os mediadores dela receberão uma notificação via e-mail.
Acompanhamento de tarefas: Sempre que uma tarefa for movimentada, os mediadores da lista receberão uma notificação por e-mail.
Atraso de tarefas: Sempre que uma tarefa estiver atrasada, o responsável por ela receberá uma notificação via e-mail, informando que o prazo foi superado.
Mudança de responsabilidade: Sempre que uma tarefa mudar de responsável, este será notificado via e-mail sobre sua nova responsabilidade.

E-mails automáticos
Permite configurar os e-mails que serão enviados aos seguidores das tarefas.

Painel

É possível configurar o e-mail de acompanhamento e o e-mail de encerramento.

Acompanhamento da tarefa
Para configurar o e-mail de acompanhamento da tarefa, será necessário o preenchimento de determinadas informações.

Painel

Envio e Etapa

Sempre que a tarefa mudar de etapa: Não é necessário configurar etapa, já que será notificado a cada mudança.
Quando chegar a etapa: Neste caso será necessário configurar a etapa que deseja iniciar o envio do e-mail. Basta selecionar uma ou mais etapas, conforme sua necessidade.

Configurar envio
Permite fazer upload da logo de sua empresa e selecionar uma cor para configurar o template de acompanhamento da tarefa.
Para inserir uma logo, basta acionar a opção Deseja adicionar uma logo ao template?
Após selecionado, será possível realizar a busca pelo arquivo através dos Meus documentos ou utilizando o recurso Arraste e solte aqui. O tamanho máximo do arquivo não poderá exceder o limite do plano contratado.
Após inserido o arquivo, é possível ainda alterar, baixar ou excluir.
Selecione a cor do template em Selecionar cor.

Após as configurações devidamente realizadas, uma prévia do template será mostrado na página.

Acione Confirmar para concluir.

Encerramento da tarefa
Para configurar o e-mail de encerramento da tarefa, será necessário o preenchimento de determinadas informações.

Painel

Envio e Etapa

Sempre que a tarefa mudar de etapa: Não é necessário configurar etapa, já que será notificado a cada mudança.
Quando chegar a etapa: Neste caso será necessário configurar a etapa que deseja iniciar o envio do e-mail. Basta selecionar uma ou mais etapas, conforme sua necessidade.

Configurar envio
Permite fazer upload da logo de sua empresa e selecionar uma cor para configurar o template de acompanhamento da tarefa.
Para inserir uma logo, basta acionar a opção Deseja adicionar uma logo ao template?
Após selecionado, será possível realizar a busca pelo arquivo através dos Meus documentos ou utilizando o recurso Arraste e solte aqui. O tamanho máximo do arquivo não poderá exceder o limite do plano contratado.
Após inserido o arquivo, é possível ainda alterar, baixar ou excluir.
Selecione a cor do template em Selecionar cor.
Adicionar um link ao e-mail. Para isso, basta adicionar um colar uma URL(link) no campo específico.
Nome do link. Basta inserir o nome de exibição da URL(link) no campo específico.

Após as configurações devidamente realizadas, uma prévia do template será mostrado na página.

Acione Confirmar para concluir.

** Ver anexos do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Painel

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Essa opção permite visualizar os anexos já incluídos. As ações disponíveis dentro da visualização ainda permitem fazer download do arquivo ou excluí-lo.

** Criar tarefa no projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Painel

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Essa opção permite visualizar os anexos já incluídos. As ações disponíveis dentro da visualização ainda permitem fazer download do arquivo ou excluí-lo.

mudam conforme o modo de visualização:

adicionar tarefa

Editar etapa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja editar a etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja editar uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja editar e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Editar etapa.

06. Altere as informações desejadas para a etapa.

Painel

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Título
Nome atribuído à etapa. Ele pode conter até 255 caracteres.

Descrição
Descrição da etapa. Ela pode ter até 1000 caracteres.

Cor da etapa
Cor de identificação da etapa.
Na visão Kanban, a cor é exibida no quadro da etapa . Já na visão Lista, ela é exibida no canto esquerdo das tarefas .

Etapa final da lista
Quando ativada , determina que essa é a etapa final do projeto. Essa opção não existe para a primeira etapa do projeto.

Permite criar tarefas
Quanto ativada , determina que é permitido criar tarefas diretamente nessa etapa. Essa opção não existe para a primeira etapa do projeto.

Duplicar etapa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja duplicar uma etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja duplicar uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja duplicar e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Duplicar etapa.

Painel

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A nova etapa é exibida depois daquela que foi duplicada – no lado direito da duplicando na visão Kanban e abaixo da duplicada na visão Lista –com o mesmo nome e o indicativo (CÓPIA).

Todas as tarefas da etapa que foi duplicada também são criadas na etapa cópia. Informações que já foram definidas nas tarefas, tais como responsáveis, descrições e checklist são mantidas nas tarefas da etapa duplicada.

Ordenar tarefas de etapa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ordenar as tarefas da etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja duplicar uma etapa.

04. Localize a etapa da qual deseja ordenar as tarefas e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Ordenar por.

06. Selecione a opção pela qual deseja que as tarefas da etapa sejam ordenadas.

Painel

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As opções disponíveis são:

Ordem alfabética;

Data de criação (crescente);

Data de criação (decrescente);

Data da última atualização;

Prazo.

Somente as tarefas desta etapa serão exibidas na ordem selecionada. Cada etapa deve ser configurada com a ordenação desejada.

Excluir etapa do projeto

^{Não é permitido excluir a primeira etapa de um projeto.}

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja excluir uma etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja excluir uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja excluir e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Excluir etapa.

Painel

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Essa opção não é exibida na primeira etapa de um projeto, pois não é permitido exclui-la.

06. Clique em Excluir etapa.

07. Na mensagem exibida, assinale a opção Excluir todas as tarefas da etapa para excluir também as tarefas que se encontram na etapa que será excluída.

08. Clique em Excluir.

Painel

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Se a opção Excluir todas as tarefas da etapa não for assinalada, todas as tarefas que estavam na etapa excluída são movidas para a primeira etapa do projeto.

Adicionar etapa no projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja adicionar uma etapa em um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja adicionar uma etapa.

04. Na etapa que será a anterior à nova, clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Adicionar nova etapa.

06. Digite um nome para a etapa.

07. Clique em Confirmar.

Painel

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A nova etapa será exibida depois da etapa na qual se iniciou a ação de criação.

** Adicionar detalhes na tarefa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Toda tarefa incluída no modo kanban é atribuída diretamente para o usuário logado. Ao acionar o item Ver tarefa nas opções da tarefa, é possível definir outro responsável a ela.

As tarefas criadas no modo lista, são automaticamente atribuídas à primeira etapa da lista. Para alterar de etapa, basta arrastar para a etapa desejada ou então selecionar a etapa através do menu de etapas. O menu fica localizado ao lado do nome da tarefa, identificado pelo símbolo .

Toda tarefa incluída dessa forma é atribuída diretamente para o usuário logado. Ao acionar o item Ver tarefa nas opções da tarefa, é possível definir outro responsável a ela.

Painel

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É possível consultar e editar as informações da tarefa, em qualquer uma das abas.

Aba Geral: Permite consultar e editar os detalhes gerais da tarefa.

Painel

Título e descrição podem ser alterados sempre que necessário.

Prazo (data e hora) deve ser acionado através do botão de seleção.

A Etapa pode ser alterada para qualquer outra que esteja listada.

Em Selecionar responsável é possível alterar o responsável a qualquer momento, basta informar o nome para buscar o usuário.

E em Seguidores, será possível adicionar seguidores que poderão receber por e-mail as informações sobre o status da tarefa.

Painel

Importante lembrar que os seguidores podem também ser adicionados por integração com o Forms.

A opção Busca usuário, permite selecionar um seguidor já cadastrado. Basta inserir o nome no campo de busca e selecionar.

Já na opção Cadastrar e-mail, será necessário inserir o e-mail e o nome(opcional) do seguidor para então adicioná-lo. Para isso, basta inserir o e-mail e nome(opcional) e clicar em Adicionar.

Qualquer alteração na tarefa será salva automaticamente.

Aba Checklist: Permite consultar e gerenciar as subtarefas da sua tarefa.

Âncora

	checklist
	checklist

Painel

Na aba Checklist é possível adicionar várias subtarefas a uma tarefa. Conforme as subtarefas forem adicionadas, será atualizada a barra de progresso, que indica a quantidade de subtarefas concluídas e a quantidade total de subtarefas.

Para incluir uma subtarefa, basta descrevê-la no campo Adicione uma subtarefa e logo após clicar em Adicionar item.

É possível ainda editar ou excluir a subtarefa, caso necessário.

Para indicar que uma subtarefa foi concluída, é preciso marcar o checkbox relacionado a ela.

Aba Comentários: Permite consultar e adicionar comentários sobre a tarefa.

Âncora

	comentario
	comentario

Painel

Para adicionar um comentário, basta inserir no campo Adicione um comentário e logo em seguida acionar Adicionar.

Os comentários da tarefa podem ser respondidos, editados ou excluídos. Cabendo apenas ao autor do comentário, as funções de Editar e Excluir.

Aba Anexos: Permite visualizar arquivos inseridos, bem como incluir anexos via drag-and-drop (arrasta e solta) ou Meu computador.

Âncora

	anexos
	anexos

Painel

Para abrir um arquivo do tipo imagem e PDF, basta clicar sobre ele para visualizar.

Para efetuar download, basta clicar sobre o ícone .

É permitido inserir vários anexos simultaneamente. Os anexos com extensão DOC, DOCX, XLS, XLSX, entre outras, só serão visualizados através de download do arquivo.

Aba Histórico: Permite verificar quem acessou, anexou, editou ou executou alguma ação na tarefa.

Painel
No Histórico é possível visualizar o nome do usuário, data e hora e qual o tipo de ação foi executada.

** Ver detalhes de tarefa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os detalhes da tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja ver os detalhes de uma tarefa.

04. Localize e clique sobre a tarefa da qual deseja ver os detalhes

Painel

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As tarefas são separadas por equipe.

Também é possível ver os detalhes da tarefa clicando em Ações da tarefa– localizado no lado direito – e, em seguida, em Ver tarefa.

05. Na aba Geral, veja ..... **

06. Clique na aba Checklist para ver os itens anotados na tarefa. **

07. Clique na aba Comentários para ver todos os comentários adicionados na tarefa. **

08. Clique na aba Anexos para ver todos os documentos anexados na tarefa. **

09. Clique na aba Histórico para ver todo o histórico de movimentação da tarefa. **

10. Ao finalizar, clique em Fechar– localizado no canto superior esquerdo.

** Duplicar tarefa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto desejado para ver suas tarefas.

A tarefa será duplicada automaticamente e ficará localizada abaixo da tarefa anterior.

Aviso

title	Importante

Somente serão duplicados os itens das abas Geral e Checklist.

Os itens incluídos nas abas Comentários, Anexos e Histórico não serão duplicados.

Painel

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Somente poderá duplicar uma tarefa o usuário que é gerenciador ou que faz parte dela.

Usuário somente com função de editor não poderá duplicar uma tarefa.

Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Kanban

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mover uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja mover uma tarefa para outra etapa.

04. Com a visão do projeto em Kanban , localize a tarefa que deseja mover.

05. Clique sobre a tarefa desejada e arraste-a até a etapa para a qual deseja movê-la.

Painel

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Ao arrastá-la, a tarefa é movida automaticamente para a nova etapa.

** É possível também alterar a etapa da tarefa através da ação Ver etapa.

Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Lista

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mover uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja mover uma tarefa para outra etapa.

04. Com a visão do projeto em Lista , localize a tarefa que deseja mover.

05. Na tarefa desejada, clique na seta– localizada no lado esquerdo.

06. Clique no nome da etapa atual que foi exibida para expandir as demais etapas.

07. Selecione a etapa para a qual deseja mover a tarefa.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Ao selecionar a nova etapa, a tarefa é movida para ela.

** Excluir tarefa do projeto

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Painel

title	oculto

** Arquivar projeto (segunda entrega)

^{Apenas o administrador e os gerenciadores podem arquivar a lista de tarefas da equipe.}

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja arquivar a lista de tarefas.

04. Na aba Visão geral, clique em Ações– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Editar equipe.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

06. Clique na seta localizada no lado direito de Lista de tarefas.

07. Clique em Arquivar lista de tarefas.

08. Na mensagem exibida, clique em Arquivar para confirmar o arquivamento da lista de tarefas da equipe.

Painel

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Ao arquivá-la, a lista de tarefas da equipe é ocultada. Mas, ela pode ser restaurada a qualquer momento.

HTML

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Mudar visão do projeto

** Configurar projeto

** Ver anexos do projeto

** Criar tarefa no projeto

Editar etapa do projeto

Duplicar etapa do projeto

Ordenar tarefas de etapa do projeto

Excluir etapa do projeto

Adicionar etapa no projeto

** Adicionar detalhes na tarefa do projeto

** Ver detalhes de tarefa do projeto

** Duplicar tarefa do projeto

Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Kanban

Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Lista

** Excluir tarefa do projeto

** Arquivar projeto (segunda entrega)

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** Adicionar detalhes na tarefa do projeto

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Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Kanban

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