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Índice
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Falando de projetos...


Nesta aba é possível ver todos os projetos da equipe e suas tarefas. É possível buscar tarefas, filtrar tarefas, ver os detalhes das tarefas, movimentar as tarefas, bem como criar projetos e tarefas nos projetos.


Ver projeto da equipe


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto desejado para ver suas tarefas.

04. Veja as etapas do projeto e o andamento de suas tarefas.

Painel
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Por padrão, o projeto é exibido na visão em Kanban. Porém, é possível alternar para a visão em Lista clicando em Visualizar no modo lista– localizado no canto superior direito.


Criar projeto na equipe


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja criar um projeto.

02. Clique na aba Projetos.

03. Clique em Criar projeto.

04. Digite um nome para o projeto.

05. Clique em Criar projeto.


Buscar tarefa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja buscar uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja buscar uma tarefa.

04. Clique em Buscar – identificado com  e localizado na parte superior.

05. Digite o nome da tarefa desejada.

Painel
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A busca não diferencia letras maiúsculas e minúsculas.

Se um filtro foi aplicado previamente, a busca considera esse filtro e exibe apenas tarefas que atendem ao filtro e ao termo digitado.

06. Veja as tarefas que correspondem ao nome digitado.

Painel
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Para sair do modo de busca, basta apagar o nome digitado.


Filtrar tarefas do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja filtrar as tarefas de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja filtrar as tarefas.

04. Clique em Filtrar – localizado no canto superior direito.

05. Assinale as opções pelas quais deseja filtrar as tarefas.

Painel
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As opções disponíveis são:

  • Para hoje: são tarefas que possuem o dia atual como prazo de conclusão;
  • Em atraso: são tarefas que estão em andamento e o prazo de conclusão já passou. Não são consideradas tarefas que estão na etapa final do projeto (concluídas);
  • Sem prazo: são tarefas que estão em andamento e não possuem prazo para serem concluídas. Não são consideradas tarefas que estão na etapa final do projeto (concluídas);

06. Em Filtrar por usuário, digite o nome do usuário pelo qual deseja filtrar as tarefas.

07. Selecione o usuário desejado.

Painel
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Para remover o usuário do filtro, clique em Remover  – localizado no lado direito do seu nome.

08. Veja as tarefas que correspondem aos filtros definidos.

Painel
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Para remover as opções de filtro definidas, clique em Remover – localizado em cada opção de filtro . Para remover todos os filtros definidos, clique em Limpar filtros – localizado na parte superior ao lado das opções de filtro.


Mudar visão do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mudar a visão de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja mudar a visão.

04. Clique em Visualizar no modo lista– localizado no canto superior direito.

05. Veja as etapas e as tarefas do projeto em Lista.

06. Para voltar para a visão em Kanban, clique em Visualizar no modo kanban– localizado no canto superior direito.

07. Veja as etapas e as tarefas do projeto em Kanban.


** Configurar projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja configurar um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto que deseja configurar.

04. Clique em Ações do projeto– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Configurar projeto.

06. Na aba Geral, defina as informações gerais do projeto.

Painel
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Nome do projeto
Nome de identificação do projeto. Esse é o nome que aparece na listagem da aba Projetos.

Descrição
Descrição do projeto, tais como, seu objetivo, metas, informações relevantes, dentre outras.

07. Clique na aba Notificações para configurar quais notificações devem ser emitidas durante o andamento do projeto. **


Painel
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As informações que poderão ser editadas são:

Informações
Título da lista e Descrição

Mediadores
Permite adicionar, remover ou alterar os mediadores da lista.

Painel

Será possível adicionar mediadores e definir o nível de permissionamento que eles terão sobre a lista.

Selecionar colaborador
Para adicionar um colaborador, basta inserir o nome no campo de busca e selecionar.
Ao editar o permissionamento do colaborador, será possível selecionar entre Editar ou Gerenciar.
Editar:
Somente criar e visualizar as tarefas da lista.
Gerenciar:
Criar, editar, arquivar e alterar as permissões da lista de tarefas.
Para excluir um colaborador, basta acionar o ícone de exclusão.

Notificações
Permite configurar as notificações que deseja que o Tasks envie para os usuários. Para selecionar os tipos de notificação que deseja receber, basta acionar o botão da notificação e deixá-lo ativado, identificado pela cor verde.

Painel

Criação de tarefas na lista: Sempre que uma nova tarefa for criada nesta lista, os mediadores dela receberão uma notificação via e-mail.
Acompanhamento de tarefas: Sempre que uma tarefa for movimentada, os mediadores da lista receberão uma notificação por e-mail.
Atraso de tarefas: Sempre que uma tarefa estiver atrasada, o responsável por ela receberá uma notificação via e-mail, informando que o prazo foi superado.
Mudança de responsabilidade: Sempre que uma tarefa mudar de responsável, este será notificado via e-mail sobre sua nova responsabilidade.

E-mails automáticos
Permite configurar os e-mails que serão enviados aos seguidores das tarefas.

Painel

É possível configurar o e-mail de acompanhamento e o e-mail de encerramento.

Acompanhamento da tarefa
Para configurar o e-mail de acompanhamento da tarefa, será necessário o preenchimento de determinadas informações.

Painel

Envio e Etapa

  • Sempre que a tarefa mudar de etapa: Não é necessário configurar etapa, já que será notificado a cada mudança.
  • Quando chegar a etapa: Neste caso será necessário configurar a etapa que deseja iniciar o envio do e-mail. Basta selecionar uma ou mais etapas, conforme sua necessidade.

Configurar envio
Permite fazer upload da logo de sua empresa e selecionar uma cor para configurar o template de acompanhamento da tarefa.
Para inserir uma logo, basta acionar a opção Deseja adicionar uma logo ao template?
Após selecionado, será possível realizar a busca pelo arquivo através dos Meus documentos ou utilizando o recurso Arraste e solte aqui. O tamanho máximo do arquivo não poderá exceder o limite do plano contratado.
Após inserido o arquivo, é possível ainda alterar, baixar ou excluir.
Selecione a cor do template em Selecionar cor.

Após as configurações devidamente realizadas, uma prévia do template será mostrado na página.

Acione Confirmar para concluir.

Encerramento da tarefa
Para configurar o e-mail de encerramento da tarefa, será necessário o preenchimento de determinadas informações.

Painel

Envio e Etapa

  • Sempre que a tarefa mudar de etapa: Não é necessário configurar etapa, já que será notificado a cada mudança.
  • Quando chegar a etapa: Neste caso será necessário configurar a etapa que deseja iniciar o envio do e-mail. Basta selecionar uma ou mais etapas, conforme sua necessidade.

Configurar envio
Permite fazer upload da logo de sua empresa e selecionar uma cor para configurar o template de acompanhamento da tarefa.
Para inserir uma logo, basta acionar a opção Deseja adicionar uma logo ao template?
Após selecionado, será possível realizar a busca pelo arquivo através dos Meus documentos ou utilizando o recurso Arraste e solte aqui. O tamanho máximo do arquivo não poderá exceder o limite do plano contratado.
Após inserido o arquivo, é possível ainda alterar, baixar ou excluir.
Selecione a cor do template em Selecionar cor.
Adicionar um link ao e-mail. Para isso, basta adicionar um colar uma URL(link) no campo específico.
Nome do link. Basta inserir o nome de exibição da URL(link) no campo específico.

Após as configurações devidamente realizadas, uma prévia do template será mostrado na página.

Acione Confirmar para concluir.


** Ver anexos do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Painel
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Essa opção permite visualizar os anexos já incluídos. As ações disponíveis dentro da visualização ainda permitem fazer download do arquivo ou excluí-lo.


Criar tarefa no projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os projetos.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique projeto desejado para ver suas tarefas.

Painel
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Essa opção permite visualizar os anexos já incluídos. As ações disponíveis dentro da visualização ainda permitem fazer download do arquivo ou excluí-lo.

04. Clique em Criar tarefa, para criar uma nova tarefa para o projeto.

Painel
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Toda tarefa incluída no modo kanban é atribuída diretamente para o usuário logado. Ao acionar o item Ver tarefa nas opções da tarefa, é possível definir outro responsável a ela.

As tarefas criadas no modo lista, são automaticamente atribuídas à primeira etapa da lista. Para alterar de etapa, basta arrastar para a etapa desejada ou então selecionar a etapa através do menu de etapas. O menu fica localizado ao lado do nome da tarefa, identificado pelo símbolo .

Toda tarefa incluída dessa forma é atribuída diretamente para o usuário logado. Ao acionar o item Ver tarefa nas opções da tarefa, é possível definir outro responsável a ela.


Editar etapa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja editar a etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja editar uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja editar e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Editar etapa.

06. Altere as informações desejadas para a etapa.

Painel
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Título
Nome atribuído à etapa. Ele pode conter até 255 caracteres.

Descrição
Descrição da etapa. Ela pode ter até 1000 caracteres.

Cor da etapa
Cor de identificação da etapa.
Na visão Kanban, a cor é exibida no quadro da etapa . Já na visão Lista, ela é exibida no canto esquerdo das tarefas .

Etapa final da lista
Quando ativada , determina que essa é a etapa final do projeto. Essa opção não existe para a primeira etapa do projeto.

Permite criar tarefas
Quanto ativada , determina que é permitido criar tarefas diretamente nessa etapa. Essa opção não existe para a primeira etapa do projeto.


Duplicar etapa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja duplicar uma etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja duplicar uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja duplicar e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Duplicar etapa.

Painel
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A nova etapa é exibida depois daquela que foi duplicada – no lado direito da duplicada na visão Kanban e abaixo da duplicada na visão Lista com o mesmo nome e o indicativo (CÓPIA).

Todas as tarefas da etapa que foi duplicada também são criadas na etapa cópia. Informações que já foram definidas nas tarefas, tais como responsáveis, descrições e checklist são mantidas nas tarefas da etapa duplicada.


Ordenar tarefas de etapa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ordenar as tarefas da etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja duplicar uma etapa.

04. Localize a etapa da qual deseja ordenar as tarefas e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Ordenar por.

06. Selecione a opção pela qual deseja que as tarefas da etapa sejam ordenadas.

Painel
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As opções disponíveis são:

  • Ordem alfabética;
  • Data de criação (crescente);
  • Data de criação (decrescente);
  • Data da última atualização;
  • Prazo.

Somente as tarefas desta etapa serão exibidas na ordem selecionada. Cada etapa deve ser configurada com a ordenação desejada.


Excluir etapa do projeto


Não é permitido excluir a primeira etapa de um projeto.

01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja excluir uma etapa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja excluir uma etapa.

04. Localize a etapa que deseja excluir e clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Excluir etapa.

Painel
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Essa opção não é exibida na primeira etapa de um projeto, pois não é permitido exclui-la.

06. Clique em Excluir etapa.

07. Na mensagem exibida, se desejado, assinale a opção Excluir todas as tarefas da etapa para excluir também as tarefas que se encontram na etapa que será excluída.

08. Clique em Excluir.

Painel
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Se a opção Excluir todas as tarefas da etapa não for assinalada, todas as tarefas que estavam na etapa excluída são movidas para a primeira etapa do projeto.


Adicionar etapa no projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe para a qual deseja adicionar uma etapa em um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto para o qual deseja adicionar uma etapa.

04. Na etapa que será a anterior à nova, clique em Ações da etapa– localizado no lado direito do seu nome.

05. Clique em Adicionar nova etapa.

06. Digite um nome para a etapa.

07. Clique em Confirmar.

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A nova etapa será exibida depois da etapa na qual se iniciou a ação de criação.


** Adicionar detalhes na tarefa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja adicionar detalhes em uma tarefa.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja adicionar detalhes em uma tarefa.

04. Localize e clique na tarefa para a qual deseja adicionar detalhes.

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Também é possível acessar os detalhes da tarefa clicando em Ações da tarefa localizado no lado direito do seu quadro  e, em seguida, em Ver tarefa.

05. Na aba Geral, altere as informações desejadas para a tarefa.

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Nome da tarefa
Nome de identificação da tarefa.

Descrição
Descrição dos objetivos da tarefa. A descrição pode conter até 4.000 caracteres.

Etapa
Etapa na qual a tarefa se encontra.

Data de entrega
Data prevista para a conclusão da tarefa.

Responsável
Pessoa responsável por realizar a tarefa. Para buscar, basta digitar o nome desejado e clicar sobre ele para selecioná-lo. É possível definir apenas um responsável por tarefa.

06. Em Seguidores, clique em Configurar e-mails para definir as preferências de envio.

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Seguidores são as pessoas que recebem e-mails de acompanhamento da tarefa conforme ela vai sendo realizada.

Ao clicar nessa opção, é exibida a aba Notificações das configurações do projeto, na qual é possível definir as preferências para o envio de e-mails de acompanhamento para os seguidores da tarefa. **

07. Defina como deseja incluir os seguidores da tarefa.

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As opções disponíveis são:

  • Buscar seguidores: quando selecionada, determina que os seguidores que serão incluídos são usuários já cadastrados.
  • Cadastrar e-mail: quando selecionada, determina que os seguidores que serão incluídos não estão cadastrados. Nesse caso, é necessário incluir o nome e o e-mail deles.

08. Inclua os seguidores desejados de acordo com a opção selecionada.

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Selecionar seguidor
Digite o nome do seguidor desejado e clique sobre ele para selecioná-lo. Esse campo somente é exibido quando a opção de inclusão selecionada é Buscar seguidores.

Xxxxxxxxxxxx **
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Esse campo somente é exibido quando a opção de inclusão selecionada é Cadastrar e-mail.

09. Clique na aba Checklist.

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Nessa aba é possível adicionar itens de checklist ou subtarefas na tarefa. Conforme os itens vão sendo concluídos e assinalados, a barra de progresso da tarefa é atualizada, indicando a quantidade de itens concluídos e a quantidade total de itens.

10. Em Novo item do checklist, descreva o item que deseja adicionar na tarefa.

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A descrição do item pode ter até 1.000 caracteres.

10. Clique em Adicionar item.

11. Se desejado, assinale os itens que já estão concluídos.

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Para editar um item de checklist, clique em Editar– localizado no lado direito. Para remover, basta clicar em Remover.

12. Clique na aba Comentários.

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Nessa aba é possível adicionar comentários sobre o andamento da tarefa. Os comentários podem ser respondidos por qualquer usuários que faz parte da equipe.

13. Em Novo comentário, descreva o comentário que deseja adicionar na tarefa.

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O comentário pode ter até 1.000 caracteres.

14. Clique em Adicionar comentário.

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É possível responder, editar, excluir e ver as respostas dos comentários clicando nas respectivas opções localizadas abaixo deles. Porém, apenas o autor do comentário pode editá-lo ou exclui-lo.

15. Clique na aba Anexos. **

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Nessa aba é possível 

16. Em Novo comentário, descreva o comentário que deseja adicionar na tarefa.

17. Clique em Adicionar comentário.

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É possível responder, editar, excluir e ver as respostas dos comentários clicando nas respectivas opções localizadas abaixo deles. Porém, apenas o autor do comentário pode editá-lo ou exclui-lo.

15. Clique na aba Histórico.

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Nessa aba é possível ver o histórico de ações feitas na tarefa, tais como quem criou, anexou documentos, editou ou fez alguma ação.

16. Veja as ações que foram feitas na tarefa até o momento.

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É possível ver quem fez a ação, a data e a hora nas quais a ação foi feita e o tipo de ação feita.

17. Ao finalizar, clique em  Fechar– localizado no canto superior esquerdo.

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Todas as alterações efetuadas nas abas dos detalhes da tarefa são salvas automaticamente.




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Painel
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Importante lembrar que os seguidores podem também ser adicionados por integração com o Forms.

Já na opção Cadastrar e-mail, será necessário inserir o e-mail e o nome(opcional) do seguidor para então adicioná-lo. Para isso, basta inserir o e-mail e nome(opcional) e clicar em Adicionar.

Aba Anexos: Permite visualizar arquivos inseridos, bem como incluir anexos via drag-and-drop (arrasta e solta) ou Meu computador. 

Âncora
anexos
anexos

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Para abrir um arquivo do tipo imagem e PDF, basta clicar sobre ele para visualizar.

Para efetuar download, basta clicar sobre o ícone .

É permitido inserir vários anexos simultaneamente. Os anexos com extensão DOC, DOCX, XLS, XLSX, entre outras, só serão visualizados através de download do arquivo.


Ver detalhes de tarefa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja ver os detalhes da tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja ver os detalhes de uma tarefa.

04. Localize e clique sobre a tarefa da qual deseja ver os detalhes

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As tarefas são separadas por equipe.

Também é possível ver os detalhes da tarefa clicando em Ações da tarefa localizado no lado direito do seu quadro  e, em seguida, em Ver tarefa.

05. Na aba Geral, veja os detalhes da tarefa como descrição, data de entrega, situação, dentre outras.

06. Clique na aba Checklist para ver os itens anotados na tarefa.

07. Clique na aba Comentários para ver todos os comentários adicionados na tarefa

08. Clique na aba Anexos para ver todos os documentos anexados na tarefa.

09. Clique na aba Histórico para ver todo o histórico de movimentação da tarefa.

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Mais informações sobre as ações disponíveis podem ser obtidas em Adicionar detalhes na tarefa do projeto.

10. Ao finalizar, clique em  Fechar– localizado no canto superior esquerdo.


Duplicar tarefa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja duplicar uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja duplicar uma tarefa.

04. Localize a tarefa que deseja duplicar e clique em Ações da tarefa– localizado no lado direito do seu quadro.

05. Clique em Duplicar tarefa.

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A nova tarefa é criada automaticamente abaixo da tarefa que foi duplicada. São copiadas somente as informações das abas Geral e Checklist para a tarefa duplicada. As informações e itens existentes nas abas Comentários, Anexos e Histórico não são copiados.

Somente poderá duplicar uma tarefa o usuário que é gerenciador ou que faz parte dela.

Usuário somente com função de editor não poderá duplicar uma tarefa.


Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Kanban


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mover uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja mover uma tarefa para outra etapa.

04. Com a visão do projeto em Kanban , localize a tarefa que deseja mover.

05. Clique sobre a tarefa desejada e arraste-a até a etapa para a qual deseja movê-la.

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Ao arrastá-la, a tarefa é movida automaticamente para a nova etapa.

** É possível também alterar a etapa da tarefa através da ação Ver etapa.


Mover tarefa para outra etapa do projeto - visão Lista


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja mover uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja mover uma tarefa para outra etapa.

04. Com a visão do projeto em Lista , localize a tarefa que deseja mover.

05. Na tarefa desejada, clique na seta– localizada no lado esquerdo.

06. Clique no nome da etapa atual que foi exibida para expandir as demais etapas.

07. Selecione a etapa para a qual deseja mover a tarefa.

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Ao selecionar a nova etapa, a tarefa é movida para ela.


Excluir tarefa do projeto


01. Na área Minhas equipes do menu lateral, localize e clique na equipe da qual deseja excluir uma tarefa de um projeto.

02. Clique na aba Projetos para expandir a lista de projetos da equipe.

03. Clique no projeto do qual deseja excluir uma tarefa.

04. Localize a tarefa que deseja excluir e clique em Ações da tarefa– localizado no lado direito do seu quadro.

05. Clique em Excluir tarefa– localizado no lado direito do seu quadro.

06. Na mensagem exibida, clique em Sim para confirmar a exclusão da tarefa.




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** Arquivar projeto (segunda entrega)


Apenas o administrador e os gerenciadores podem arquivar a lista de tarefas da equipe.

01. No menu superior, clique em Equipes.

02. Na página Equipes, clique na aba Minhas equipes.

03. Localize e clique na equipe da qual deseja arquivar a lista de tarefas.

04. Na aba Visão geral, clique em Ações– localizado no canto superior direito.

05. Clique em Editar equipe.

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

06. Clique na seta localizada no lado direito de Lista de tarefas.

07. Clique em Arquivar lista de tarefas.

08. Na mensagem exibida, clique em Arquivar para confirmar o arquivamento da lista de tarefas da equipe.

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Ao arquivá-la, a lista de tarefas da equipe é ocultada. Mas, ela pode ser restaurada a qualquer momento.



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