Linha Datasul

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titleConceito geral

O Inventário da Totvs Backoffice Linha Datasul, foi liberado a partir da release 12.1.2209, e, tem como objetivo otimizar o processo de conferência de bens patrimoniais do Módulo Ativo Fixo. Proporcionando uma jornada mais eficiente e segura para abertura, inclusão, conciliação e fechamento de inventário de bens. Algumas funcionalidades incluídas nesta rotina são:

  • Cadastro de Novo Inventário,
  • Geração de listagem dos com bens patrimoniais do sistema para serem inventariados,
  • Importação de planilha com os bens patrimoniais/ativos conferidos,
  • Análise das diferenças na conciliação do Bem Físico x Lógico,
  • Inclusão de fotos do bem patrimonial,
  • Termo de Responsabilidade do Inventário / Finalização do Inventário e;
  • Integração com as rotinas de movimentação do Ativo Fixo para baixas e transferências de bens.



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titleFluxo do processo de inventário

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titleCentral do Inventário

Para facilitar, foi desenvolvida uma central do inventário, onde estão agrupadas algumas rotinas que fazem parte deste processo.

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Informações
titlePremissas
  1. O processo do inventário utiliza execução em RPW, para isto, deverá ser configurado o servidor RPW que será utilizado. Dessa forma, é necessário ir no botão de parâmetros gerais (ícone de engrenagem no canto superior direito da tela) e selecionar o servidor desejado.

  2. Cadastro do Código do Termo de finalização

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titleCadastro do Inventário

Para incluir um novo inventário, basta clicar no botão Novo Inventário da tela principal. É necessário preencher todos os campos da tela para que a lista de bens patrimoniais seja criada. Ao clicar no botão Exibir pré-visualização da lista de bens, serão mostrados os bens que fazem parte dos parâmetros que foram preenchidos nos campos acima.

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Nota

Caso marcada selecionada a opção Necessita aprovação da gestão para movimentação de bens, deverá ser efetuado o cadastro de aprovadores do inventário previamente. Esta opção tem como objetivo, enviar e-mail para os usuários cadastrados solicitando a aprovação da movimentação solicitada.

Nota

Ao marcar selecionar a opção Considera bens baixados, a lista de ativos irá conter os bens patrimoniais que já estão totalmente baixados.


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Ao clicar no botão Baixar planilha de bens, será feito o download de um arquivo .csv com a lista de bens patrimoniais, a qual foi criada a partir dos parâmetros informados na tela. Este arquivo já está com o layout correto para fazer posteriormente a importação da planilha para conciliação.

Aviso
titleImportante

Algumas colunas vem com uma apóstrofe(‘) antes do código do campo, isto se fez necessário, pois a planilha .csv não deixa campos no formato caractere com zeros(0) à esquerda. Caso for necessário alterar alguma coluna, deverá manter a apóstrofe para que a importação seja feita corretamente.

Exemplo da planilha gerada e as apóstrofe(‘):

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titleConsulta do Inventário

Na tela principal do inventário, é possível efetuar a exclusão, consulta ou edição do inventário criado. Também poderá baixar a planilha dos bens patrimoniais relacionados a ele ou iniciar/continuar a conciliação do inventário.

Além disso é possível clonar um inventário, facilitando a criação de um novo inventário com as parametrizações de um inventário já existente.

Nota
titleNota

Somente é possível excluir ou alterar um inventário, quando o status estiver como Aberto.

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Nesta mesma tela, foram construídos gadgets que apresentam os totais de inventário que estão Em Processamento, Abertos, Em andamento ou Finalizados.

Outra funcionalidade desta tela, é a opção de consultar para quais relacionamentos de Estabelecimento, Unidade de Negócio, Plano de Centro de Custo, Centro de Custo, Conta Patrimonial e Localização foi encontrado bem para compor o inventário. Ou seja, quando é feito o cadastro do inventário, esses campos são informados, e estas sequencias abaixo mostram dentro de quais relacionamentos existem bens patrimoniais cadastrados. Para visualizar basta clica no botão antes da Coluna de Inventário.

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titleIniciar Conciliação

Ao clicar na opção Iniciar conciliação da linha do inventário desejado, será aberta a tela abaixo para iniciar o processo de conciliação dos ativos.

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Para isso, é preciso clicar no botão Importar planilha e selecionar uma ou mais planilhas para importar.

Nota
titleAtenção

O layout de importação da planilha deve seguir o modelo padrão. Este modelo fica disponível para download no link modelo de layout conforme imagem abaixo:

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Modelo de Layout da planilha a ser importada: modelo_layout_inventario.csvImage Removed


Após a importação, o programa irá efetuar as devidas validações e conciliações e será gerado o log de importação. Após finalizar o processo, a tela será atualizada com os status das conferências de cada bem patrimonial.



Informações
titleCampo situação do Bem

Os possíveis status para este campo, são:

Pendente: A importação da planilha ainda não foi feita e a conferência entre o bem patrimonial físico e o contábil ainda está pendente.

Conferido: A conferência entre o bem patrimonial físico e o bem patrimonial contábil (do sistema) foi feita sem nenhum diferença.

Não Localizado: O bem patrimonial existe no sistema, mas não foi encontrado no seu local físico.

Não listado: O bem patrimonial existe no sistema, porém na listagem inicial de bens patrimoniais ele não havia sido parametrizado.

Não identificado: O bem patrimonial estava no local físico, foi incluído na planilha, mas no sistema não consta.

Divergente: A conferência apresentou diferenças entre o bem patrimonial físico e o contábil que necessitam de ajustes e poderão gerar movimentações.

Divergente cadastro: A conferência apresentou diferenças cadastrais entre o físico e contábil que necessitam ou não de ajustes.

Aguardando Efetivação: O bem está aguardando a movimentação (transferência ou baixa) no Monitor de Integração.

Em aprovação: Foi realizada uma solicitação de movimentação que necessita de aprovação do gestor.

Reprovado: A solicitação da movimentação foi reprovada pelo gestor.

Nota
titleAtenção

Alguns status permitem marcar o bem patrimonial como Conferido sem que seja necessário nenhuma alteração no mesmo, são eles: Divergente Cadastro, Não localizado e Não listado. Para isso, basta selecionar a linha desejada e clicar no botão Marcar como conferido.

O botão Marcar como Pendente serve para alterar o status do bem como pendente para que seja possível efetuar algumas alterações de cadastro ou uma movimentação de baixa no bem, caso houver necessidade. 

Em Outras opções, tem o botão Relatório para gerar um arquivo .csv com a listagem atualizada da situação dos bens patrimoniais que estão sendo inventariados. E também tem o botão Log de Importação, que gera o arquivo .txt com o log que foi gerado quando a planilha foi importada.

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