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NOTA: para movimientos fuera de nómina, todos los conceptos se calculan manualmente y son ingresados por incidencias ("Actualizaciones | Novedades | Incid por Emplead" (GPEA580) o "Actualizaciones | Novedades | Incid por Concepto" (GPEA590)).
Procesos
El Proceso es la Agrupación de empleados con mismas prestaciones, confidencialidad, periodicidad y de la misma razón social. En esta opción ("Actualizaciones / Definic. Cálculo / Procesos"). La configuración de sus campos incide en la forma en que se calculan algunos de los conceptos estándar.
En específico, para Retención en la Fuente, solo existe un campo a configurar: "RetFte Mater", pero este ya no está en operación, ya que anteriormente se consideraba que si se indicaba que si aplicaba (RCJ_DESMAT='1') entonces se deducía la LMA de retefuente, pero posteriormente se aclaró que no era la incapacidad por maternidad, sino la indemnización por maternidad, de acuerdo con el soporte legal siguiente: "cuando una trabajadora gestante es despedida sin justa causa y le efectúan el pago de la indemnización contemplada en el numeral 3 del artículo 239 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, correspondiente al pago de 60 días de trabajo, dicha indemnización podrá ser tomada como una renta exenta dentro de la declaración de renta (ver el numeral 2 del artículo 206 del Estatuto Tributario –ET–). Además, esta no estaría sometida a la retención en la fuente."
Procedimientos de Cálculo
Los procedimientos de cálculo ("Actualizaciones | Definici Cálculo | Tipos de Procedim" (GPEA162)) en que se aplica la retención en la fuente y que se verán en el presente documento, son:
FIN Liquidación de Contratos
LIQ Nómina de Liquidación
CES Cesantía e Intereses de Cesantías (cuando el ingreso promedio semestral exceda de 350 UVT's).
PRI Prima de Servicios
Tablas Alfanuméricas
En SIGAGPE existen predefinidas unas tablas alfanuméricas de Sistema que no podrán ser modificadas por el analista ni por el usuario, solo se podrá actualizar la información contenida en la mismas. Se identifican porque el código inicia con una "S".
La rutina (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Defunción de Tabla) (GPEA310) le posibilita al usuario incluir y definir la estructura de nuevas tablas (tablas de usuario cuyo código iniciará con "U"). Las estructuras podrán registrarse de acuerdo con la necesidad de informar una lista de datos en líneas y columnas para el almacenamiento de informaciones. El contenido de las mismas se podrá modificar (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Mnto de Tabla) (GPEA320)Esa información se podrá acceder en la formulación, de cualquier tipo de procedimiento de cálculo.
Algunas características de las mismas son:
- Son usados generalmente para el cálculo de la nómina, pero pueden ser ocupadas en algunos procesos, como la PILA o desarrollos especiales.
- Usualmente varía el contenido periódicamente.
- Se actualizan manualmente por parte del usuario.
- La definición de las tablas de Sistemas puede ser copiada para que el usuario las modifique cuando el cliente no aplica el estándar sino que requiere alteraciones.
- Si cambia la ley y se requieren más tablas estándar se deberá aplicar un parche, para actualizar las definiciones de las tablas de sistema.
En SIGAGPE existen predefinidas unas tablas alfanuméricas de Sistema que no podrán ser modificadas por el analista ni por el usuario, solo se podrá actualizar la información contenida en la mismas.
La opción (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Definción de Tabla) le posibilita al usuario incluir y definir la estructura de nuevas tablas. Las estructuras podrán registrarse de acuerdo con la necesidad de informar una lista de datos en líneas y columnas para el almacenamiento de informaciones.
El contenido de las mismas se podrá modificar (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Mnto de Tabla) Esa información se podrá acceder en la formulación, de cualquier tipo de nómina.
Algunas características de las mismas son:
- Son usados generalmente para el calculo de la nomina, pero pueden ser ocupadas en algunos procesos, como la Declaración Anual o desarrollos especiales.
- Usualmente varía el contenido periódicamente.
- Se actualizan manualmente por parte del usuario.
- La definición de las tablas de Sistemas puede ser copiada para que el usuario las modifique cuando el cliente no aplica el estándar totalmente igual sino requiere alteraciones.
- Si cambia la ley y se requieren más tablas estándar se deberá aplicar un parche, para actualizar las definiciones de las tablas de sistema.
Las tablas estándar usadas en Retención en la Fuente son:
S001 Retención en la Fuente en UVT.
Esta tabla es ocupada para el cálculo de retención en la fuente, tanto del procedimiento 1 como del procedimiento 2. NOTA: en el 2023 habrá cambios.
El artículo 383 del estatuto tributario modificado por la ley 2010 de 2019 contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales. Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.
S002 Retención en la Fuente Indemnización.
Esta tabla es ocupada para el cálculo de retención en la fuente de indemnización, en caso que que ocurra un despido sin causa justa.
S007 Datos Generales:
De esta tabla se obtiene el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) y la Unidad de Valor Tributario (UVT). La UVT se ocupa para convertir el valor ya depurado de la base de retención en la fuente (para procedimiento 1 y 2) en UVT's para poder ingresarlo a la tabla S001 y de vuelta a pesos para la retención. El SMMLV se ocupa para determinar los diferentes topes que aplican en la depuración.
S045 Retención Cesantía:
Esta tabla es ocupada para determinar el % a gravar, para retención en la fuente, de la cesantía, en caso de que esta supere los 350 UVT's.
Periodos
El catálogo de periodos cuenta con 4 tablas. En la primera (RCH) se capturan los datos generales del periodo ("Actualizaciones | Archivos | Periodos " (GPEA400)). Otras dos tablas se capturan en la función de Calendario (RCF y RCG). Estas 2 tablas no son ocupadas en Colombia, por lo que no se agregó esa función en el menú. Por último, se cuenta con la tabla RFQ, que solo opera en el modelo 1 de la rutina de Periodos. Colombia ocupa el modelo 2 (MV_PERMOD2='.T.' Utiliza Archivo de períodos simplificado disponible para la Planilla de haberes Modelo 2 (.F. = no utiliza; .T. = utiliza).
Con respecto a Retención en la Fuente, es necesario configurar el campo de Fin de Mes.
- Para la nómina LIQ Liquidación, en el caso de que la periodicidad fuera
- Semanal: las primeras semanas del mes deberán tener No (RCH_ULPERI='2') y la última semana del mes, que podría ser la cuarta o quinta semana deberá configurarse con Si (RCH_ULPERI='1').
- Quincenal: la primera quincena del mes deberán tener No (RCH_ULPERI='2') y la segunda quincena del mes deberá configurarse con Si (RCH_ULPERI='1').
- Mensual: todos los periodos deberán estar configurados con Si (RCH_ULPERI='1').
- Para la nómina FIN Liquidación de contratos, sin importar la periodicidad de la nómina, TODOS los periodos deberán estar configurados con Si (RCH_ULPERI='1').
- Para la nómina CES Cesantía, si se calcula una vez cerrado el último periodo de LIQ, entonces deberá estar configurado con Si (RCH_ULPERI='1'), en caso contrario con No (RCH_ULPERI='2').
- Para la nómina PRI Prima de Servicios, si se calcula una vez cerrado el último periodo de LIQ, entonces deberá estar configurado con Si (RCH_ULPERI='1'), en caso contrario con No (RCH_ULPERI='2').
- Para la nómina VAC Anticipo de Vacaciones, si se calcula una vez cerrado el último periodo de LIQ, entonces deberá estar configurado con Si (RCH_ULPERI='1'), en caso contrario con No (RCH_ULPERI='2').
En el modelo 2 la pantalla se visualiza de la siguiente forma (en el estándar).
Número de Periodos por Procedimiento de Cálculo.
Para cada procedimiento de cálculo se requieren diferentes números de periodos.
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Tipo
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Nombre
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Número de Periodos
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CES
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Cesantía e Intereses Cesantía
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Un periodo a más tardar en enero de cada año.
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FIN
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Liquidación de Contratos
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Un periodo por mes. NOTA: también hay que dar de alta un periodo por mes en el procedimiento APL para la aplicación de las liquidaciones de contrato.
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IR2
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Retención en la Fuente Procedimiento 2
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Se darán de alta dos periodos por año, para calcular el porcentaje de retención en la fuente a los empleados que eligieron el procedimiento 2. Esto actualizará el maestro de empleados automáticamente.
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LIQ
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Liquidación
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Dependiendo de la periodicidad se requerirán dar de alta diferente número de periodos para liquidación. POr ejemplo:
Periodicidad No Periodos
Mensual 12
Quincenal 24
Catorcenal 26
Semanal 52
...
PRI
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Primas de Servicios
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Se darán de alta dos periodos por año, para calcular las Primas de Servicios.
Conceptos de Depuración de Retención en la Fuente para la Nómina IR2 % Retención en la Fuente Procedimiento 2.
A continuación se enlistan los conceptos de depuración de la retención en la fuente para la Nómina IR2 % Retención en la Fuente Procedimiento 2.
| Concepto | Descripción | Comentarios |
| 000 | Calc Referencias | Se determinan los días del año (RFDIASPAG). Por defecto son 360, pero pueden ser menos, en caso de que haya ingresado en el año. |
| 501 | Ret Fte: Total PagLa | Leer acumulados de valor y reportar. Leer acumulados de días a descontar de ausentismos "Días Rete Fuente" (RV_REFAPOR='1' o '2') y restarlos de los días del año (RFDIASPAG). |
| 502 | Ret Fte: AFP | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 503 | Ret Fte: FSP | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 504 | Ret Fte: ApoVolAFPOb | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 505 | Ret Fte: Salud | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 506 | Ret Fte: SubTotal1 | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 507 | Ret Fte: Ded Viviend | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 508 | Ret Fte: Ded Med Pre | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 509 | Ret Fte: Ded Depend | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 510 | Ret Fte: Subtotal 2 | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 619 | AFC Aport Vol Empl | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 621 | AFP Aport Vol Cía | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 514 | Ret Fte: Indem AccTr | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 515 | Ret Fte: Lic Mater | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 516 | Ret Fte: GtosEntierr | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 517 | Ret Fte: OtrasRentas | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 518 | Ret Fte: Subtotal 3 | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 519 | Ret Fte: RentaExe25% | Leer acumulados de valor y reportar. |
| 521 | Ret Fte: BseGra s/V | Leer acumulados de valor y reportar. Dejar en mnemónico RFTOTGR2 |
| 527 | Ret Fte: Proc 2 s/V |
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| 543 | Ret Fte: % Proc 2 | Reporta el % IR2 y lo graba en el maestro de empleados (SRA). |
Procesos
El Proceso es la Agrupación de empleados con mismas prestaciones, confidencialidad, periodicidad y de la misma razón social. En esta opción ("Actualizaciones / Definic. Cálculo / Procesos"). La configuración de sus campos incide en la forma en que se calculan algunos de los conceptos estándar.
En específico, para Retención en la Fuente, solo existe un campo a configurar: "RetFte Mater", pero este ya no está en operación, ya que anteriormente se consideraba que si se indicaba que si aplicaba (RCJ_DESMAT='1') entonces se deducía la LMA de retefuente, pero posteriormente se aclaró que no era la incapacidad por maternidad, sino la indemnización por maternidad, de acuerdo con el soporte legal siguiente: "cuando una trabajadora gestante es despedida sin justa causa y le efectúan el pago de la indemnización contemplada en el numeral 3 del artículo 239 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, correspondiente al pago de 60 días de trabajo, dicha indemnización podrá ser tomada como una renta exenta dentro de la declaración de renta (ver el numeral 2 del artículo 206 del Estatuto Tributario –ET–). Además, esta no estaría sometida a la retención en la fuente."
Procedimientos de Cálculo
Los procedimientos de cálculo ("Actualizaciones | Definici Cálculo | Tipos de Procedim" (GPEA162)) en que se aplica la retención en la fuente y que se verán en el presente documento, son:
FIN Liquidación de Contratos
LIQ Nómina de Liquidación
CES Cesantía e Intereses de Cesantías (cuando el ingreso promedio semestral exceda de 350 UVT's).
PRI Prima de Servicios
Tablas Alfanuméricas
En SIGAGPE existen predefinidas unas tablas alfanuméricas de Sistema que no podrán ser modificadas por el analista ni por el usuario, solo se podrá actualizar la información contenida en la mismas. Se identifican porque el código inicia con una "S".
La rutina (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Defunción de Tabla) (GPEA310) le posibilita al usuario incluir y definir la estructura de nuevas tablas (tablas de usuario cuyo código iniciará con "U"). Las estructuras podrán registrarse de acuerdo con la necesidad de informar una lista de datos en líneas y columnas para el almacenamiento de informaciones. El contenido de las mismas se podrá modificar (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Mnto de Tabla) (GPEA320)Esa información se podrá acceder en la formulación, de cualquier tipo de procedimiento de cálculo.
Algunas características de las mismas son:
- Son usados generalmente para el cálculo de la nómina, pero pueden ser ocupadas en algunos procesos, como la PILA o desarrollos especiales.
- Usualmente varía el contenido periódicamente.
- Se actualizan manualmente por parte del usuario.
- La definición de las tablas de Sistemas puede ser copiada para que el usuario las modifique cuando el cliente no aplica el estándar sino que requiere alteraciones.
- Si cambia la ley y se requieren más tablas estándar se deberá aplicar un parche, para actualizar las definiciones de las tablas de sistema.
En SIGAGPE existen predefinidas unas tablas alfanuméricas de Sistema que no podrán ser modificadas por el analista ni por el usuario, solo se podrá actualizar la información contenida en la mismas.
La opción (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Definción de Tabla) le posibilita al usuario incluir y definir la estructura de nuevas tablas. Las estructuras podrán registrarse de acuerdo con la necesidad de informar una lista de datos en líneas y columnas para el almacenamiento de informaciones.
El contenido de las mismas se podrá modificar (Actualizaciones / Definic. Cálculo / Mnto de Tabla) Esa información se podrá acceder en la formulación, de cualquier tipo de nómina.
Algunas características de las mismas son:
- Son usados generalmente para el calculo de la nomina, pero pueden ser ocupadas en algunos procesos, como la Declaración Anual o desarrollos especiales.
- Usualmente varía el contenido periódicamente.
- Se actualizan manualmente por parte del usuario.
- La definición de las tablas de Sistemas puede ser copiada para que el usuario las modifique cuando el cliente no aplica el estándar totalmente igual sino requiere alteraciones.
- Si cambia la ley y se requieren más tablas estándar se deberá aplicar un parche, para actualizar las definiciones de las tablas de sistema.
Las tablas estándar usadas en Retención en la Fuente son:
S001 Retención en la Fuente en UVT.
Esta tabla es ocupada para el cálculo de retención en la fuente, tanto del procedimiento 1 como del procedimiento 2. NOTA: en el 2023 habrá cambios.
El artículo 383 del estatuto tributario modificado por la ley 2010 de 2019 contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales. Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.
S002 Retención en la Fuente Indemnización.
Esta tabla es ocupada para el cálculo de retención en la fuente de indemnización, en caso que que ocurra un despido sin causa justa.
S007 Datos Generales:
De esta tabla se obtiene el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) y la Unidad de Valor Tributario (UVT). La UVT se ocupa para convertir el valor ya depurado de la base de retención en la fuente (para procedimiento 1 y 2) en UVT's para poder ingresarlo a la tabla S001 y de vuelta a pesos para la retención. El SMMLV se ocupa para determinar los diferentes topes que aplican en la depuración.
S045 Retención Cesantía:
Esta tabla es ocupada para determinar el % a gravar, para retención en la fuente, de la cesantía, en caso de que esta supere los 350 UVT's.
Periodos
El catálogo de periodos cuenta con 4 tablas. En la primera (RCH) se capturan los datos generales del periodo ("Actualizaciones | Archivos | Periodos " (GPEA400)). Otras dos tablas se capturan en la función de Calendario (RCF y RCG). Estas 2 tablas no son ocupadas en Colombia, por lo que no se agregó esa función en el menú. Por último, se cuenta con la tabla RFQ, que solo opera en el modelo 1 de la rutina de Periodos. Colombia ocupa el modelo 2 (MV_PERMOD2='.T.' Utiliza Archivo de períodos simplificado disponible para la Planilla de haberes Modelo 2 (.F. = no utiliza; .T. = utiliza).
Con respecto a Retención en la Fuente, es necesario configurar el campo de Fin de Mes.
- Para la nómina LIQ Liquidación, en el caso de que la periodicidad fuera
- Semanal: las primeras semanas del mes deberán tener No (RCH_ULPERI='2') y la última semana del mes, que podría ser la cuarta o quinta semana deberá configurarse con Si (RCH_ULPERI='1').
- Quincenal: la primera quincena del mes deberán tener No (RCH_ULPERI='2') y la segunda quincena del mes deberá configurarse con Si (RCH_ULPERI='1').
- Mensual: todos los periodos deberán estar configurados con Si (RCH_ULPERI='1').
- Para la nómina FIN Liquidación de contratos, sin importar la periodicidad de la nómina, TODOS los periodos deberán estar configurados con Si (RCH_ULPERI='1').
- Para la nómina CES Cesantía, si se calcula una vez cerrado el último periodo de LIQ, entonces deberá estar configurado con Si (RCH_ULPERI='1'), en caso contrario con No (RCH_ULPERI='2').
- Para la nómina PRI Prima de Servicios, si se calcula una vez cerrado el último periodo de LIQ, entonces deberá estar configurado con Si (RCH_ULPERI='1'), en caso contrario con No (RCH_ULPERI='2').
- Para la nómina VAC Anticipo de Vacaciones, si se calcula una vez cerrado el último periodo de LIQ, entonces deberá estar configurado con Si (RCH_ULPERI='1'), en caso contrario con No (RCH_ULPERI='2').
En el modelo 2 la pantalla se visualiza de la siguiente forma (en el estándar).
Número de Periodos por Procedimiento de Cálculo.
Para cada procedimiento de cálculo se requieren diferentes números de periodos.
Tipo | Nombre | Número de Periodos |
CES | Cesantía e Intereses Cesantía | Un periodo a más tardar en enero de cada año. |
FIN | Liquidación de Contratos | Un periodo por mes. NOTA: también hay que dar de alta un periodo por mes en el procedimiento APL para la aplicación de las liquidaciones de contrato. |
IR2 | Retención en la Fuente Procedimiento 2 | Se darán de alta dos periodos por año, para calcular el porcentaje de retención en la fuente a los empleados que eligieron el procedimiento 2. Esto actualizará el maestro de empleados automáticamente. |
LIQ | Liquidación | Dependiendo de la periodicidad se requerirán dar de alta diferente número de periodos para liquidación. POr ejemplo: Periodicidad No Periodos Mensual 12 Quincenal 24 Catorcenal 26 Semanal 52 |
PRI | Primas de Servicios | Se darán de alta dos periodos por año, para calcular las Primas de Servicios. |
Llenado Periodo Procedimiento LIQ Liquidación
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento LIQ LIquidación, es el siguiente:
| Campo | Descripción | Llenado |
| RCH_PER | Periodo de Calculo | Los periodos se arman considerando el |
Llenado Periodo Procedimiento LIQ Liquidación
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento LIQ LIquidación, es el siguiente:
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Llenado Periodo Procedimiento FIN Liquidación de Contratos
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento FIN Liquidación de Contratos, es el siguiente:
| Campo | Descripción | Llenado |
| RCH_PER | Periodo de Calculo | Los periodos se arman considerando el año con 4 dígitos y el mes con 2. Por ejemplo 202303 para marzo del 2023. |
| RCH_NUMPAG | Número de pago | Depende de la periodicidad: Mensual = 01 Quincenal: 01=1ra quincena y 02=2da quincena Semanal: 01 a 05 (algunos meses incluyen 5 semanas). |
| RCH_ROTEIR | Procedim. Calculo | FINLIQ |
| RCH_MES | Mes contable | Depende del mes. Va del 01 al 12. |
| RCH_ANO | Año contable | Año en curso: 2023 |
| RCH_DTINI | Fecha inicial | Depende de la periodicidad: Mensual = 1er día del mes Quincenal: 1er día de la quincena Semanal: 1er día de la semana. |
| RCH_DTFIM | Fecha final | Depende de la periodicidad: Mensual = Último día del mes Quincenal: Último día de la quincena Semanal: Último día de la semana. |
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago Usualmente se | coloca la fecha final del periodo, porque la fecha de pago que se ocupa en FIN es la fecha del encabezado de finiquitos.Fecha en que se paga el periodo |
| RCH_DTCORT | Fecha de corte | Usualmente se coloca la fecha final del periodo.Fecha en que se paga el periodo |
| RCH_CRITER | Criterio de Acumulacion | Por estándar 01 siempre. El cliente puede crear otros criterios. |
| RCH_SEQUE | Secuencia de Acumulacion | Igual que el mes a calcular. Va del 01 al 12. |
| RCH_ULPERI | Último Per Mes | Depende de la periodicidad (es ocupado para realizar el ajuste de retención en la fuente): Mensual: '1'=Si en todos los periodos. Quincenal: '2'=1ra quincena y '1'=2da quincena Semanal: Primeras semanas '2', última semana del mes '1'Siempre '1' sin importar la periodicidad. |
Llenado Periodo Procedimiento
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FIN Liquidación de Contratos
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento CES Cesantía e Intereses de Cesantía FIN Liquidación de Contratos, es el siguiente:
| Campo | Descripción | Llenado | |||
| RCH_PER | Periodo de Calculo Al calcularse las Cesantías y los Intereses de Cesantía, este periodo deberá generarse en enero de cada año. Por ejempo 202301 | Los periodos se arman considerando el año con 4 dígitos y el mes con 2. Por ejemplo 202303 para marzo del 2023. | |||
| RCH_NUMPAG | Número de pago | 01 siempreDepende de la periodicidad: Mensual = 01 Quincenal: 01=1ra quincena y 02=2da quincena Semanal: 01 a 05 (algunos meses incluyen 5 semanas). | |||
| RCH_ROTEIR | Procedim. Calculo | CESFIN | |||
| RCH_MES | Mes contable | 01 siempreDepende del mes. Va del 01 al 12. | |||
| RCH_ANO | Año contable | Año en curso: 2023 | |||
| RCH_DTINI | Fecha inicial 01/01/2022 | Depende de la periodicidad: Mensual = 1er día del mes Quincenal: 1er día de la quincena Semanal: 1er día de la semana. | |||
| RCH_DTFIM | Fecha final | 31/12/2022 | |||
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago | 31/01/2023 | |||
| Depende de la periodicidad: Mensual = Último día del mes Quincenal: Último día de la quincena Semanal: Último día de la semana. | |||||
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago | Usualmente se coloca la fecha final del periodo, porque la fecha de pago que se ocupa en FIN es la fecha del encabezado de finiquitos. | |||
| RCH_DTCORT | Fecha de corte | Usualmente se coloca la fecha final del periodo. | RCH_DTCORT | Fecha de corte | 31/01/2023 |
| RCH_CRITER | Criterio de Acumulacion | Por estándar 01 siempre. El cliente puede crear otros criterios. | |||
| RCH_SEQUE | Secuencia de Acumulacion | 01 siempreIgual que el mes a calcular. Va del 01 al 12. | |||
| RCH_ULPERI | Último Per Mes | Siempre '1' -sin importar la periodicidad. |
Llenado Periodo Procedimiento
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CES Cesantía e Intereses de Cesantía.
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento IR2 % Procedimiento 2 Retención en la Fuente CES Cesantía e Intereses de Cesantía, es el siguiente:
| Campo | Descripción | Llenado 1er periodo semestral | Llenado 2do periodo semestral | |
| RCH_PER | Periodo de Calculo | Para el porcentaje que aplicará de enero a junio del 2023, el periodo será 202212. | Para el porcentaje que aplicará de julio a diciembre 2023 el periodo será 202306. Al calcularse las Cesantías y los Intereses de Cesantía, este periodo deberá generarse en enero de cada año. Por ejempo 202301 | |
| RCH_NUMPAG | Número de pago | 01 siempre | 01 siempre | |
| RCH_ROTEIR | Procedim. Calculo | IR2 | IR2CES | |
| RCH_MES | Mes contable | 12 | 0601 siempre | |
| RCH_ANO | Año contable | 2022 | Año en curso: 2023 | |
| RCH_DTINI | Fecha inicial | 01/12/202101/06/2022 | ||
| RCH_DTFIM | Fecha final | 3031/1112/2022 | 31/05/2023 | |
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago | 01/0131/202301/07/2023 | ||
| RCH_DTCORT | Fecha de corte | 31/12/202230/06/01/2023 | ||
| RCH_CRITER | Criterio de Acumulacion | No acumula, dejar vacío. | No acumula, dejar vacío.01 siempre | |
| RCH_SEQUE | Secuencia de Acumulacion | No acumula, dejar vacío. | No acumula, dejar vacío. | 01 siempre |
| RCH_ULPERI | Último Per Mes | Siempre '1'- | Siempre '1'- |
Llenado Periodo Procedimiento
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IR2 % Procedimiento 2 Retención en la Fuente
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento PRI Prima de Servicios IR2 % Procedimiento 2 Retención en la Fuente, es el siguiente:
| Campo | Descripción | Llenado 1er periodo semestral | Llenado 2do periodo semestral | |||
| RCH_PER | Periodo de Calculo | 202306 | Para el porcentaje que aplicará de enero a junio del 2023, el periodo será 202212. | Para el porcentaje que aplicará de julio a diciembre 2023 el periodo será 202306. 202312 | ||
| RCH_NUMPAG | Número de pago | 01 siempre | 01 siempre | |||
| RCH_ROTEIR | Procedim. Calculo | PRIIR2PRI | IR2 | |||
| RCH_MES | Mes contable | 12 | 0612 | |||
| RCH_ANO | Año contable | 20232022 | 2023 | |||
| RCH_DTINI | Fecha inicial | 01/12/2021 | 01/06/2022 | |||
| RCH_DTFIM | Fecha final | 30/11/2022 | 31/05/2023 | |||
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago | 01/01/2023 | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 12: fecha inicial 01/12/2022 01: Fecha inicial 01/01/2023 | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 06: fecha inicial 01/06/2023 07: Fecha inicial 01/07/2023 | ||
| RCH_DTFIMDTCORT | Fecha final | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 12: fecha final 31/05/2023 01: Fecha inicial 30/06/2023 | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 12: fecha final 31/05/2023 01: Fecha inicial 30/06/2023 | |||
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago | 30/06/2023 | 20/12/2023 | |||
| de corte | 31/12/2022 | 30/06 | RCH_DTCORT | Fecha de corte | 30/06/2023 | 20/12/2023 |
| RCH_CRITER | Criterio de Acumulacion | 01 siempre | No acumula, dejar vacío. | No acumula, dejar vacío.01 siempre | ||
| RCH_SEQUE | Secuencia de Acumulacion | 06 | No acumula, dejar vacío. | No acumula, dejar vacío.12 | ||
| RCH_ULPERI | Último Per Mes | Siempre '1'- | Siempre '1'- |
02. Operación
Empleados
...
Funcionales
...
Dependientes
En la rutina de dependientes, ubicada en "Actualizaciones | Empleados | Dependientes" (GPEA020) se registran los dependientes económicos del empleado. Para retención en la fuente se consideran:
- Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.
- Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
- Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y,
- Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sean por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
NOTA: para las opciones 4 (cónyuge) y 5 (padres y hermanos), se deberá elegir la opción 1 s/Lim Edad.
Incidencias por Empleados
En la rutina de Incidencias por Empleados, ubicada en "Actualizaciones | Novedades | Incid por Emplead" (GPEA580), se deberán registrar los valores (RGB_VALOR) de los siguientes conceptos, en caso de que aplique.
...
Incidencias por Concepto
En la rutina de Incidencias por Concepto, ubicada en "Actualizaciones | Novedades | Incid por Concepto" (GPEA590), se deberán registrar los valores (RGB_VALOR) de los siguientes conceptos, cuando se va a registrar información del mismo concepto a varios empleados.
...
Asientos Fijos
En la rutina de Incidencias por Empleados, ubicada en "Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550), se deberán registrar los valores (RG1_VALOR) de los siguientes conceptos, en caso de que aplique.
...
...
Dependiendo del concepto es el Tipo de Cálculo que se debe registrar.
...
Llenado Periodo Procedimiento PRI Prima de Servicios
La forma en que se deben llenar los campos de periodos, para el procedimiento PRI Prima de Servicios, es el siguiente:
| Campo | Descripción | Llenado 1er periodo semestral | Llenado 2do periodo semestral |
| RCH_PER | Periodo de Calculo | 202306 | 202312 |
| RCH_NUMPAG | Número de pago | 01 siempre | 01 siempre |
| RCH_ROTEIR | Procedim. Calculo | PRI | PRI |
| RCH_MES | Mes contable | 06 | 12 |
| RCH_ANO | Año contable | 2023 | 2023 |
| RCH_DTINI | Fecha inicial | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 12: fecha inicial 01/12/2022 01: Fecha inicial 01/01/2023 | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 06: fecha inicial 01/06/2023 07: Fecha inicial 01/07/2023 |
| RCH_DTFIM | Fecha final | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 12: fecha final 31/05/2023 01: Fecha inicial 30/06/2023 | En procesos se indica el mes en que inicia el promedio de la prima: 12: fecha final 31/05/2023 01: Fecha inicial 30/06/2023 |
| RCH_DTPAGO | Fecha de pago | 30/06/2023 | 20/12/2023 |
| RCH_DTCORT | Fecha de corte | 30/06/2023 | 20/12/2023 |
| RCH_CRITER | Criterio de Acumulacion | 01 siempre | 01 siempre |
| RCH_SEQUE | Secuencia de Acumulacion | 06 | 12 |
| RCH_ULPERI | Último Per Mes | Siempre '1'- | Siempre '1'- |
02. Operación
Empleados
Los campos del maestro de empleados ("Actualizaciones | Empleados | Gestión Empleados" (GPEA011) o "Actualizaciones | Empleados | Empleados" (GPEA010))que son usados en Retención en la Fuente son los siguientes.
Funcionales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo Proc | Tipo de Procedimiento de Retención en la Fuente. Los valores permitidos son: 1 = Procedimiento 1; 2 = Procedimiento 2. |
| % Ret Pro 2 | % de retención en la fuente a aplicar si el empleado eligió el procedimiento 2. Este porcentaje se puede digitar directamente en el maestro de empleados o calcularse semestralmente con el Procedimiento IR2 Ret en la Fte Proc 2. |
Dependientes
En la rutina de dependientes, ubicada en "Actualizaciones | Empleados | Dependientes" (GPEA020) se registran los dependientes económicos del empleado. Para retención en la fuente se consideran:
- Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.
- Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
- Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y,
- Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sean por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
NOTA: para las opciones 4 (cónyuge) y 5 (padres y hermanos), se deberá elegir la opción 1 s/Lim Edad.
Incidencias por Empleados
En la rutina de Incidencias por Empleados, ubicada en "Actualizaciones | Novedades | Incid por Emplead" (GPEA580), se deberán registrar los valores (RGB_VALOR) de los siguientes conceptos, en caso de que aplique.
| 516 | ReteFuente: Gastos Entierro |
| 517 | ReteFuente: Otras Rentas Exentas |
Incidencias por Concepto
En la rutina de Incidencias por Concepto, ubicada en "Actualizaciones | Novedades | Incid por Concepto" (GPEA590), se deberán registrar los valores (RGB_VALOR) de los siguientes conceptos, cuando se va a registrar información del mismo concepto a varios empleados.
| 516 | ReteFuente: Gastos Entierro |
| 517 | ReteFuente: Otras Rentas Exentas |
Asientos Fijos
En la rutina de Incidencias por Empleados, ubicada en "Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550), se deberán registrar los valores (RG1_VALOR) de los siguientes conceptos, en caso de que aplique.
| 507 | Ret Fte: Ded Viviend |
| 508 | Ret Fte: Ded Med Pre |
| 514 | Ret Fte: Indem AccTr |
| 515 | Ret Fte: Lic Mater |
| 619 | AFC Aport Vol Empl |
| 620 | AFP Aport Vol Empl |
| 621 | AFP Aport Vol Cía |
| 622 | AFP Aport Vol Oblig |
| 631 | Aport Vol RAIS |
| Campo | Observaciones |
|---|---|
| Calc Autom | SIempre se coloca Si |
| Orden | Asignar un número consecutivo, iniciando desde 001 en adelante. |
| Procedimeint | Si se deja vacío, aplica para todos los procedimientos, si se asigna un procedimiento, solo aplicará para ese. Por ejemplo, en la pantalla se observa que todos tienen LIQ, por lo que si se calcula un finiquito, no considerará estos conceptos en la depuración de finiquitos. |
| Tipo Calc | Dependiendo del concepto es el Tipo de Cálculo que se debe registrar.
|
| Cod Concepto | Código del concepto. Debe ser uno de los arriba mencionados. |
| Fc Ini Pago | Fecha a partir de la cual se aplicará el concepto. Usualmente inicia el 1ro de enero, excepto cuando el empleado ingresó posteriormente. |
| Fc Lib Pago | Fecha de autorización del concepto. Se recomienda utilizar la misma fecha de inicio de pago. |
| Fc Fin Pago | Fecha en la que termina de aplicarse el concepto. Usualmente terminan el 31 de diciembre. |
| Valor Fijo | Valor del concepto. El valor registrado en Asientos Fijos (RG1_VALOR) dependerá de la periodicidad. Por ejemplo, si el importe de los intereses pagados en el año anterior fue 50,000,000 y la periodicidad de pago es mensual, el valor registrado debe ser 4,166,667. Si fuera quincenal el valor debe ser 2,033,334. |
NOTA: los restantes campos no son requeridos para la depuración de la retención en la fuente.
Cálculo
Ingresar a la rutina Por procedimiento, ubicada en "Miscelánea | Cálculos | Por procedimiento" (GPEM020). Informar los parámetros solicitados.
- Seleccionar el proceso.
- Seleccionar el procedimiento de cálculo (LIQ).
- En automático se colocará el periodo y número de pago seleccionado para ese proceso y procedimiento.
- Marcar la opción de Trace.
- Filtrar las matrículas de prueba.
Dar clic en "Confirmar". Visualizar el mensaje de confirmación de finalización del cálculo y confirmar.
Periodos
- Seleccionar el Proceso y Procedimiento LIQ y cambiar el estatus a 3 Recibos ya impresos.
- Revisar que fecha de pago tiene.
Cierre
- Seleccionar el Proceso, Periodo, Npumero de Cálculo Procedimiento de Cálculo y la Fecha de Pago.
- Confirmar, e imprimir el log.
Ejemplo de Cálculo Nómina LIQ
| Con | Enero | Febrero | Marzo | Abril | Mayo | Junio | Julio | Agosto | Septiembre | Octubre | Noviembre | Diciembre | ||
| Total ingresos laborales | 501 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | 40,000,000 | |
| Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados | ||||||||||||||
| 4% | Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador | 505 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 |
| 4% | Aportes obligatorios a fondos de pensiones | 502 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 | 1,600,000 |
| Aporte Voluntario a Fondo de Obligatorio | 504 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | 65,000 | |
| Veces SMMLV | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | 34.48 | ||
| Aporte FSP | 503 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | 800,000 | |
| Medios de transporte distintos del subsidio de transporte | ||||||||||||||
| Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador | ||||||||||||||
| (-) Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | 4,065,000 | ||
| Subtotal No Constitutivo de Renta | 506 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | |
| 40% | 40% sin topar | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | |
| Acumulado Anual mes anterior | - | 14,374,000 | 28,748,000 | 43,122,000 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | ||
| Tope de 1340 UVT | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | 56,832,080 | ||
| 40% topado a 1340 UVT's | 14,374,000 | 14,374,000 | 14,374,000 | 13,710,080 | - | - | - | - | - | - | - | - | ||
| 115,162 | Intereses Vivienda | 507 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 | 115,162 |
| 262,300 | Medicina Pre pagada | 508 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 | 262,300 |
| Dependientes | 509 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | |
| Deducciones sin topar | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | ||
| Deducciones topadas al 40% | 377,462 | 377,462 | 377,462 | 377,462 | - | - | - | - | - | - | - | - | ||
| Subtotal Deducciones | 510 | 35,557,538 | 35,557,538 | 35,557,538 | 35,557,538 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | |
| 55,000 | Apo Voluntaria AFC | 511 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 | 55,000 |
| 60,000 | Apo Voluntaria AFP Empleado | 512 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 | 60,000 |
| Apo Voluntaria AFP Compañía | 513 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | |
| 50,000 | Indemnización Accidente Trabajo | 514 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 |
| Indemnización Licencia Maternidad | 515 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | |
| Gastos Entierro | 516 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | |
| 50,000 | Otras Rentas Exentas | 517 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 | 50,000 |
| Rentas Exentas sin topar | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | ||
| Rentas Exentas topadas al 40% | 215,000 | 215,000 | 215,000 | 215,000 | - | - | - | - | - | - | - | - | ||
| Subtotal Rentas Exentas | 518 | 35,342,538 | 35,342,538 | 35,342,538 | 35,342,538 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | |
| 25% rentas exentas sin topar | 8,835,635 | 8,835,635 | 8,835,635 | 8,835,635 | 8,983,750 | 8,983,750 | 8,983,750 | 8,983,750 | 8,983,750 | 8,983,750 | 8,983,750 | 8,983,750 | ||
| acum mes anterior 25% rentas exentas | - | 8,835,635 | 17,671,269 | 26,506,904 | 35,342,538 | 44,326,288 | 53,310,038 | 62,293,788 | 71,277,538 | 80,261,288 | 89,245,038 | 98,228,788 | ||
| 790 | 790 UVT's | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | 33,505,480 | |
| 25% rentas exentas topadas a 790 UVT's y 40% PL | 8,835,635 | 8,835,635 | 8,835,635 | 6,998,577 | - | - | - | - | - | - | - | - | ||
| Renta Exenta 25% | 519 | 26,506,904 | 26,506,904 | 26,506,904 | 28,343,962 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 | 35,935,000 |
...
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