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A integração entre o sistema Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica permite o gerenciamento de assinatura de documentos que necessitam serem assinados eletronicamente por um ou mais destinatários. A integração permite que documentos possam ser enviados automaticamente para assinatura, com base em critérios previamente definidos.


Nota

Para o funcionamento da integração o usuário necessitará realizar algumas configurações iniciais para que a integração possa ser realizada, sendo ela, contratação de um plano de assinaturas através da TOTVS Store. Saiba mais em TOTVS Assinatura Eletrônica - Trial



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titleConfigurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

 O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema para assinatura digital ou eletrônica de documentos. Ele permite que documentos sejam cadastrados indicando assinadores e validadores para os mesmos. É possível fazer a assinatura digital dos documentos caso seja informado um certificado A1, ou apenas a assinatura eletrônica, que não requer certificado.  Saiba mais em Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica#Assinaturasemcadastro


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titlePerfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.

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titleCriação/alteração do documento para assinatura

Através dessa tela o usuário deverá realizar o cadastro dos tipos de relatórios que serão integrados. O preenchimento das informações dessa tela possibilitará a geração do relatório, a identificação dos destinatários e o envio do documento para assinatura.



Informações
titleTipo de documento

O sistema possui os tipos de relatório:

  • Diário de classe
  • Alunos
Informações
titleRelatório

O relatório a serem utilizados na integração

Informações
titleRemetente assina

Marque essa opção caso deseje que o usuário responsável pela execução do processo (usuário do sistema) seja um dos assinantes do documento. Com isso ele passará a figurar na lista de destinatários do documento para assinatura. Será considerado para isso o e-mail do usuário do cadastro de Usuários (GUSUARIO).

Caso o remetente seja um dos assinadores, será possível realizar a assinatura pelo portal TOTVS Assinatura Eletrônica ou através do processo "Assinar documento" da tela de monitoramento, após validação do documento.

Informações
titleCriar usuário no TOTVS Assinatura eletrônica caso não exista (usuário do destinatário)

Ao marcar essa opção, durante o processo de integração do documento será verificado se o destinatário existe no sistema TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso ele não exista será então realizado um cadastro inicial para o usuário, considerando seu nome, CPF e e-mail do cadastro de pessoa. O usuário então receberá um e-mail informando da criação do usuário, ativação da conta e criação da sua senha.

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titleTipo de documento - Diário de classe

Segue algumas particularidades deste tipo de relatório



Informações
titleRemetente assina

A opção deverá sempre ficar marcada e desabilitada para edição

Informações
titleCriar usuário no TOTVS Assinatura eletrônica caso não exista (usuário do destinatário)

A opção deverá sempre ficar marcada e desabilitada para edição

Informações
titleRegras para geração do nome do arquivo

Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções teremos:

  • Nome do relatório + data da geração
  • Descrição do documento + data da geração
Informações
titleData início para o documento ficar disponível no portal do professor

Através desta informação identificamos a data início para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções teremos:

  • Data final de cada etapa;
  • Data limite de digitação de conteúdo efetivo de cada etapa;
  • Data personalizada a escolha da instituição.
Informações
titleData limite para o documento ficar disponível no portal do professor

Através desta informação identificamos a data limite para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções teremos:

  • Data final do período letivo;
  • Sem limite. Até todos os documentos serem assinados;
  • Data personalizada a escolha da instituição.
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titleTipo de documento - Aluno

Segue algumas particularidades deste tipo de relatório



Informações
titleRegras para geração do nome do arquivo

Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções teremos:

  • Nome do relatório + data da geração
  • Descrição do documento + data da geração
  • Descrição do documento + RA + data da geração
Informações
titleConfiguração de prazos

Ao marcar essa opção "Utiliza prazo para validação/assinatura do documento e cancela se não assinado no prazo". o usuário poderá definir o prazo (dias) em que o documento ficará disponível para aprovação/assinatura. 
Caso o documento não esteja assinado até a data limite informada, o usuário poderá excluir este através do processo "Exclusão de Documentos Integrados" existente no módulo "Monitor de Documentos Enviados para Assinatura".

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titleDestinatários

Através dessa opção que podemos definir os destinatários para o documento.



Informações
titleTipo de documento - Diário de classe

Opções disponíveis para “Tipo de pessoa”: 

    • Pessoa: Pessoal qualquer que deseja vincular ao documento
    • Coordenador da turma: Pessoa classificada com função Coordenador e vigente no momento da execução do processo
    • Coordenador da matriz aplicada cadastrado na comissão coordenadora: Pessoa(s) classificada(s) com função Coordenador e vigente no momento da execução do processo;
    • Secretário 1
    • Secretário 2
Informações
titleTipo de documento - Aluno

Opções disponíveis para “Tipo de pessoa”: 

    • Pessoa: Pessoal qualquer que deseja vincular ao documento