Integração de Leads e Oportunidades do RD Station para o TOTVS CRM

Contexto

A integração entre o RD Station e o TOTVS CRM por meio do iPaaS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração iPaaS, você pode automatizar o processo de envio dos leads gerados no RD Station para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

Sistemas Envolvidos

• RD Station
• iPaaS
• TOTVS CRM

O que esta integração faz?

A integração ocorre por meio de uma configuração de automação, que permite o envio automático e contínuo de leads capturados no RD Station para o TOTVS CRM. Em outras palavras, os dados dos potenciais clientes gerados por meio das ações de marketing no RD Station são enviados diretamente para TOTVS CRM. Esta funcionalidade de automação está disponível no RD Station a partir do plano de assinatura PRO.

Em quais momentos específicos ocorre a integração entre o RD Station e o TOTVS CRM?

No pacote de integração entre a RD Station e o TOTVS CRM, existem quatro momentos específicos de envio de dados entre as plataformas via evento de Webhook. Esses momentos são:

1. Envio de cadastro de leads para o TOTVS CRM: A integração se inicia por meio do fluxo de automação estabelecido no RD Station, que possibilita o envio dos dados cadastrais do lead diretamente para o TOTVS CRM.
2. Marcação de leads como oportunidades no RD Station: Quando uma oportunidade de negócio é criada no TOTVS CRM e a pipeline for igual a SQL, a RD Station é acionada para marcar o registro do lead correspondente como uma "Oportunidade". Essa integração é fundamental para acompanhar e identificar as oportunidades de negócio dentro do RD Station, simplificando a gestão e acompanhamento  dos leads.
3. Atualização de oportunidades ganhas no RD Station: Quando uma oportunidade é atualizada como "Ganha" no TOTVS CRM, a RD Station recebe uma notificação e atualiza o registro do lead correspondente. Isso permite mostrar no RD Station que a negociação foi realizada com sucesso, além de possibilitar incluir o valor da venda. Com essas informações, é possível ter uma visão clara das conquistas e dos resultados financeiros alcançados
4. Atualização de oportunidades perdidas no RD Station: Da mesma forma, quando uma oportunidade é atualizada como "Perdida" no TOTVS CRM, a RD Station é informada e atualiza o registro do lead correspondente. Essa sincronização é muito importante, pois indica que a oportunidade não foi concretizada, permitindo que o motivo da perda seja registrado na RD Station.
5. Responsável do lead atualizado no TOTVS CRM: quando um responsável é modificado no TOTVS CRM a integração realiza a atualização na RD Station, caso o responsável não exista na RD a atualização não é feita.

Observação: É importante destacar que a RD Station aceita valores de oportunidades ganhas com um limite de R$ 99.999.999,00. Valores acima desse limite serão rejeitados pela API padrão da plataforma.

Escopo

Quais campos podem ser integrados entre RD Station e o TOTVS CRM?

É possível integrar uma variedade de campos, dependendo  das configurações  específicas realizadas durante o processo de integração. Entre as possibilidades do modelo padrão, incluem-se:

• Cidade (limite de 255 caracteres)
• Celular (limite de 255 caracteres)
• Cargo (limite de 255 caracteres)
• E-mail -  (limite de 255 caracteres)
• Empresa -  (limite de 255 caracteres)
• Estado - (limite de 255 caracteres)
• Facebook -  (limite de 255 caracteres)
• Linkedin - (limite de 255 caracteres)
• Nome - (limite de 255 caracteres)
• Telefone - (limite de 255 caracteres)
• Website - (limite de 255 caracteres)

Além dos campos mencionados anteriormente, é importante destacar que o cadastro padrão também inclui variáveis que são preenchidas automaticamente. Essas variáveis incluem:

• Situação do Lead: Ativo
• Tipo de lead: Lead
• Origem do Lead: RD Station
• Tipo de e-mail: Principal
• Tipo de telefone: Principal
• Tipo de endereço principal
• Usuário padrão caso não tenha responsável
• Etapa
• Tipo de Oportunidade
• Pipeline

Observação: É importante ressaltar que os campos específicos podem variar conforme as configurações de entrada de dados, como Landing Pages e formulários, durante o processo de integração.

Pré-requisitos Cliente

É necessário contratar o pacote Pro ou Advanced da RD Station, pois o recurso de automação avançada é necessário para a integração.

Pré-requisitos RD Station

A exportação de LEADS deve ser configurada com um Webhook, seguem os passos de como pegar este endereço:

A URL do Webhook iPaaS será disponibilizada durante a configuração inicial da integração. Esse processo ocorre por meio de etapas de “wizard”, ou seja, os passos sequenciais para concluir a configuração. Se você enfrentar qualquer dificuldade durante essa etapa, recomendamos entrar em contato com o suporte do produto iPaaS para receber orientações e assistência.

Para obter a URL do iPaaS, siga estas etapas:

• • • Acesse https://ipaas.totvs.app/ em seu navegador;
    • No menu "Integrações", clique em "Projetos & Pacotes";
    • No campo de busca, digite "Rd Station x CRM" e pesquise;
    • No card  "Lead RD Station to TOTVS CRM", clique em "Editar";
    • No diagrama da integração, clique no ícone de engrenagem ao lado de "Webhook" e copie a URL fornecida;
    • Segue imagem de exemplo:

Para configurar o Webhook e criar o fluxo de integração no RD Station, siga as etapas abaixo:

• • • No menu, acesse a opção "Relacionar";
    • Clique em "Automação de Marketing" conforme imagem:
    •  
    • Em seguida, clique em "Criar Fluxo";
    • Nomeie o fluxo e clique em "Continuar";
    • No card de entrada, selecione uma opção para definir quais leads farão parte do fluxo de integração: "Novos leads" (somente os novos leads que atenderem às condições após a ativação) ou "Todos os leads" (todos os leads que já atendem às condições);
    • Na lista de opções de entrada, escolha uma das seguintes: "Convertidos em evento", "Entraram na lista de segmentação", "Foram marcados como oportunidade" ou "Campo do lead";
    • Após definir a opção de entrada, clique no ícone "+" ao lado do card de entrada e localize a ação "Enviar Leads para integração";
    • Arraste o card "Enviar leads para integração" até o ícone "+" e inclua a URL do iPaaS;
    • Por fim, salve e ative o fluxo;
    • O iPaaS receberá as mensagens com os dados dos leads por meio do Webhook e realizará os tratamentos necessários para atender aos requisitos da API padrão do TOTVS CRM.

Aqui está um exemplo de um fluxo simples criado:

Observação: É importante lembrar que cada integração do cliente terá um “integrationId” único, proporcionando a individualidade necessária e garantindo a segurança dos dados entre as plataformas.

Para mais detalhes sobre o processo de configuração no RD Station e as regras de exportação de leads para o Webhook da integração, consulte o seguinte link: 

https://ajuda.rdstation.com/s/article/Integra%C3%A7%C3%A3o-customiz%C3%A1vel-com-sistema-pr%C3%B3prio-Webhook

Pré-requisitos iPaaS:

É necessário realizar a configuração das variáveis específicas para esse pacote de integração. As variáveis e seus valores são os seguintes:

• • • Abra o seu navegador e acesse o site https://ipaas.totvs.app/
    • No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela.
    • Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção.
    • Na página de cadastro de variáveis, localize a opção "Cadastrar variável" e clique nela.
    • Agora, você será solicitado a preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável.

Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

O próximo passo é configurar o acesso do aplicativo da RD Station dentro do iPaaS:

• Acesse o iPaaS;
• Vá em Aplicativos > RD Station > Ambientes;
• Crie um ambiente customizado (CASO NÃO EXISTA) com a URL https://api.rd.services e com os tipos de autenticação API KEY e OAUTH2 CODE;
• Vá na aba Contas e crie uma adicionando os dados obtidos na documentação da RD Station: https://developers.rdstation.com/reference/autenticacao-video
• Segue abaixo um exemplo com as informações já preenchidas:

• Depois de configurado é só testar se a conta está ativa:

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Lembre-se de que as variáveis cadastradas no iPaaS existam no TOTVS CRM.

Para garantir a atualização adequada do registro no RD Station sempre que uma oportunidade for criada no TOTVS CRM, ganha ou perdida, é essencial configurar corretamente no workflow. Isso envolve a definição de um gatilho no TOTVS CRM que será responsável por enviar os dados da oportunidade para a URL de Webhook do iPaaS, responsável pela atualização no RD Station.

Abaixo estão os gatilhos necessários a serem criados no TOTVS CRM para funcionar corretamente a integração:

• Workflow de oportunidade ganha:

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• Workflow de oportunidade atualizada:

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• Workflow do responsável do lead atualizado:

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• Workflow do responsável do cliente atualizado:

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Observação: Após realizadas essas ações, toda vez que uma oportunidade for ganha ou atualizada (de qualquer gênero) os wordflows dispararão a informação para o RD Sation.

Exemplo do fluxo

Desde a criação no RD até ganhar a oportunidade no TOTVS CRM e ser atualizado novamente no RD Station:

FAQ

Como a integração efetua a validação se o lead já existe?

O iPaaS da TOTVS desempenha um papel fundamental na integração entre o RD Station e o TOTVS CRM. Ele é responsável por validar o ID do RD Station associado a um LEAD e ao endereço de e-mail correspondente, além de armazenar essas informações no CRM.

A funcionalidade do iPaaS inclui um mecanismo de verificação para evitar a duplicação de registros no CRM. Quando um LEAD já está presente no CRM, o iPaaS cria apenas a oportunidade, evitando a duplicidade.

É importante mencionar que essa solução foi projetada com base na arquitetura existente, sem a utilização da integração HUB para o processamento de dados. Embora a integração atual seja mais simples e restrita, seu foco principal é garantir a transferência eficiente do LEAD do RD Station para o TOTVS CRM, além de manter a sincronização adequada entre as oportunidades geradas no CRM e as atualizações correspondentes no RD Station.

À medida que o projeto evolui e as versões futuras são consideradas, é necessário realizar uma nova avaliação pelos times de produto. Essa avaliação determinará se é necessário expandir o escopo da integração, possivelmente incorporando a utilização da integração HUB para atender a requisitos mais complexos e abrangentes.

É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do iPaaS fornecido ao cliente específico.

É importante destacar que o modelo atual do iPaaS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no iPaaS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o RD STATION.