Histórico da Página

01. VISÃO GERAL

Esta documentação tem como objetivo esclarecer e orientar sobre o processo de consumo de licenças do produto Clock In.

O Clock In é um produto TOTVS que é comercializado por quantidade de licenças de uso, onde o cliente, deve contratar uma quantidade que seja suficiente para atender a quantidade de empregados da sua empresa que irão utilizá-lo para o marcação de ponto eletrônico.

02.LICENÇAS CONTRATADAS

A quantidade de licenças está ligada ao Contrato efetuado com a TOTVS e a chave do contrato é o código chamado de TCode. 

No Clock In o ambiente Carol recebe um nome, que chamamos de Organização. E, dentro de uma mesma Organização é possível ter mais de um ambiente, que chamamos de Tenant.

No Contrato estão descritos as licenças contratadas e as Tenants que estarão relacionados a quantidade de licenças contratadas. 

Assim, um cliente pode ter mais de uma Tenant contratada em seu TCode. Para que possamos atender empresas que possuem mais de uma unidade e que desejem tratar cada unidade separadamente no Clock In.
Para esses casos, a quantidade de licenças contratadas será considerada a de cada TCode e a utilização será considerada a aglutinação de uso de cada Tenant.

Exemplo:

03.REGRA PARA O CÁLCULO DE LICENÇAS CONSUMIDAS

A regra para o cálculo de licenças é considerada da seguinte maneira:

• Número de licenças consumidas - é a somatória da quantidade de CPFs de funcionários que efetuaram pelo menos uma marcação nos últimos 30 dias considerado todos os Tenants que possuem o mesmo TCode.

04.REGRA PARA O CÁLCULO DE LICENÇAS EXCEDIDAS 

Para o entendimento  se o número de licenças foi excedido, verificar o exemplo abaixo onde na primeira linha é demonstrado o cálculo de licenças contratadas. Já na segunda linha mostra um cenário que demonstra quando o consumo de licenças não está excedido. E por fim a terceira linha onde mostra um cenário onde o número de licenças está excedido.

04.COMO CONSULTAR O NÚMERO DE LICENÇAS CONSUMIDAS

Para saber a quantidade de licenças em uso, acessar a Consulta de Marcações no BackOffice e na Aba "Total de Marcações" selecionar a opção "Últimos 30 dias (UTC)"  na opção "Mostrar dados de".  Nesta consulta serão demonstrados todos os registros de marcação que estão sendo considerados para as licenças consumidas. Para que seja possível consultar o total de licenças consumidas é necessário seguir os seguintes passos:

• Clicar em Exportar para Excel no canto direito acima da listagem de marcações 
• Acessar a pasta onde é baixado os Download  e abrir o arquivo de Planilha Eletrônica gerado
• Realizar a seleção de toda a planilha e inserir uma Tabela Dinâmica
• Na Tabela Dinâmica Incluir o campo CPF na linha 
• Efetuar a contagem de CPFs na coluna e o total será a licença de uso

05.MENSAGEM DE ALERTA NO BACKOFFICE

Ao efetuar o login no BackOffice  se for identificado que as licenças consumidas do TCODE estiverem com as licenças excedidas. Será demonstrada uma mensagem no BackOffice alertando sobre essa situação. A mensagem também tem um link para essa documentação. Esta mensagem será demonstrada enquanto o número de licenças consumidas for maior que o número de licenças contratadas. Assim que as licenças forem ajustadas a mensagem não será mais demonstrada.  A mensagem será demonstrada para os usuários que são do tipo "Tenant Admin" .

06.CONSULTA LICENÇAS EXCEDIDAS NO DASHBOARD DO BACKOFFICE

Quando for identificado  que o número de licenças consumidas for maior que as licenças contratadas será possível consultar mais detalhes no DASH do BackOffice. Para isso basta acessar a opção de menu "Dashboard" no BackOffice. No canto superior será demonstrado dois quadros, o primeiro demonstrando Licenças Consumidas e o segundo quadro mostra a quantidade de licenças consumidas por ambiente (Tenants).

07.ORIENTAÇÕES SOBRE COMO SOLICITAR O AJUSTE DAS LICENÇAS CONTRATADAS

Quando for identificado no BackOffice o excedente de licenças conforme descrito nos itens acima temos o seguinte passo a passo:

08.BLOQUEIO DE MARCAÇÕES NO CLOCK IN PARA CONTRATOS COM LICENÇAS EXCEDIDAS

O produto Clock in  irá fazer o bloqueio na movimentação de marcações caso o limite de licenças seja excedido.

O limite é um percentual de licenças excedidas que ultrapasso o bloqueio passa a ser realizado. A Regra utilizada é a seguinte:

• Até 1000 licenças contratadas contratadas o limite é de 10%. Exemplificando, se o número de licenças contratadas é 500 e o consumo ficou em 545, o consumo de licenças estará em 109%, então as marcações não serão bloqueadas. Caso o consumo ultrapasse 110% as marcações serão bloqueadas 
• Acima de 1000 licenças contratadas o limite é de 5%. Exemplificando se o número de licenças contratadas é 1500 e o consumo ficou em 1545, o consumo de licenças estará em 103%, então as marcações não serão bloqueadas. Caso o consumo ultrapasse 105% as marcações serão bloqueadas. 

Abaixo o fluxo do bloqueio que irá ocorrer:

09.QUANDO QUE O BLOQUEIO PASSAR VALER

Temos ações em paralelo que irão 

• Atualização automática do Backoffice nos ambientes gradualmente durante o mês de agosto/24
• Contato da TOTVS com clientes que estão com licenças excedidas durante o mês de agosto/24
• Será emitido um comunicado onde informaremos sobre a data prevista para o início do bloqueio