O que é YMS?

O YMS, sigla que vem da expressão em inglês Yard Management System, refere-se a um sistema de gerenciamento de pátio, uma solução criada para empresas que precisam modernizar o monitoramento do setor logístico.

Esse tipo de sistema é utilizado tanto por indústrias de diversos segmentos, no agronegócio, por grandes operadores logísticos, até mesmo varejos e portos, por ser um modelo de gerenciamento que consegue se adaptar a diferentes setores e necessidades de mercado.

Por meio do YMS é possível fazer o acompanhamento em tempo real da movimentação dos veículos da empresa, para identificar dados sobre produtividade, duração média de deslocamento, tempo com os veículos parados e outros gargalos que envolvem a gestão de frotas de veículos.

Ao lado de outros sistemas de gestão de estoque e transporte, o YMS se torna a solução perfeita para ter uma rota logística moderna, eficiente e com redução de custos.

Uma grande vantagem desse tipo de software é a possibilidade de integração com outros sistemas e o custo de seu investimento. 

Ao contrário do que muitos pequenos e médios empreendedores podem crer, o YMS não é uma solução apenas para as grandes corporações.

Na verdade, o YMS está cada vez mais comum e necessário no dia a dia de qualquer profissional que faz gestão de operações de logística.

Para que serve um sistema YMS?

O YMS é uma solução para o monitoramento de fluxos de pátio, servindo de suporte e otimização dos processos de logística.

Entre essa otimização de fluxos podemos citar o suporte na gestão de embarque e desembarque de cargas, organização de entregas e coletas, conferência de disponibilidade de docas, além da segurança em relação a entrada e saída de veículos.

Contudo, existem sistemas de YMS que possuem outras funcionalidades, inclusive, algumas que funcionam em integração com outros softwares de logística para empresas e grandes indústrias de diversos setores.

Para ficar mais fácil de visualizar como o YMS opera, vamos seguir o exemplo do cotidiano de um gestor que precisa fazer o monitoramento dos caminhões que entram e saem de um pátio ao longo do dia em um armazém.

As principais etapas dentro desse processo envolvem:

• Agendamento de entrega com fornecedores.
• Conferência das informações do veículo para verificação.
• Check-in na Portaria e apuração da segurança para estacionamento.
• Comunicação da chegada dos caminhões para preparação do descarregamento.
• Recebimento, conferência e entrada dos produtos no armazém.

Conhecendo esses passos, parece um processo simples, não é? No entanto, cada etapa pode apresentar gargalos que podem comprometer os prazos e orçamentos, prejudicando a produtividade e rendimento de um sistema de logística.

Por isso, o YMS pode ser a solução perfeita para ter controle desses gargalos e uma resolução de problemas mais ágil, evitando atrasos ou problemas de comunicação.

Isso porque os sistemas de YMS realizam um monitoramento 24 horas, registrando informações fundamentais para a tomada de decisões de seus gestores.

Vantagens e solução

A eficiência logística vem se tornando um diferencial competitivo cada vez mais importante nas cadeias produtivas globais.

Mais agilidade nas entregas e no recebimento de mercadorias, mais eficiência e menores custos operacionais podem fazer toda a diferença para as empresas nos mais diferentes setores.

Um dos principais gargalos operacionais da área logística são justamente os fluxos internos nos pátios das empresas. Um pequeno atraso na conferência de um documento, no desembarque ou em qualquer etapa do processo de recebimento e envio de mercadorias pode custar para sua produtividade global, especialmente quando estamos falando de empresas com movimentação de grandes volumes de produtos e matérias-primas.

Mas, e se você pudesse contar com uma ferramenta capaz de organizar todo o fluxo operacional da logística no pátio da sua empresa, de forma automatizada e eficiente, evitando os gargalos que podem frear a sua competitividade? Pois essa solução já existe. Trata-se do TOTVS YMS, um sistema de gerenciamento de pátios e portarias que permite um controle completo de movimentação inbound e outbound na sua empresa, organizando o fluxo de acordo com as características específicas do seu negócio.

Na logística, o inbound se concentra no recebimento e gestão de insumos e produtos dos fornecedores, enquanto o outbound se responsabiliza pela distribuição e envio dos produtos acabados aos compradores.

Segmentos atendidos

• Indústrias
• Agronegócio
• Operadores Logísticos
• Varejo
• Distribuição

Para conhecer mais sobre essa solução

Acesse o vídeo de demonstração para visualizar alguns detalhes adicionais sobre o TOTVS YMS.

Entenda melhor as funcionalidades

Configuração operacional

É no módulo de Configuração Operacional do TOTVS YMS que você cadastra todas as áreas e locais de operação no seu pátio logístico: pontos de entrada, pontos de saída, balanças, estacionamentos, docas, guichês de conferência, entre outros.

Aqui, você desenha o trajeto do caminhão desde o momento em que ele chega à sua empresa, com todos os passos em sequência. Nenhuma interface permanece sem controle e ninguém perde tempo sem saber qual a próxima etapa do processo. O sistema é altamente flexível e permite que você configure quantas etapas forem necessárias em sua operação, na ordem que você quiser. 

Controle de acesso de pessoas e veículos

Com o Controle de Pátios e Portarias do TOTVS YMS ninguém entra ou sai do seu pátio logístico sem o seu conhecimento.

Nesse módulo você registra todos os dados do veículo, do motorista, dos ajudantes ou operadores, e qual a finalidade do veículo ao chegar a sua empresa. Tudo fica registrado e você não perde o controle do tráfego no seu pátio logístico, dando muito mais segurança para sua operação.

Além disso, os registros de controle de entrada e saída são rápidos, o que ajuda você a reduzir filas de caminhões e dar mais agilidade ao tráfego operacional no seu pátio logístico.

Vale lembrar que esse módulo não faz controle de ponto de funcionários, apenas pessoas em operação. 

Gerenciamento de filas

A chegada dos caminhões ao pátio da sua empresa é apenas o começo da operação. Para evitar filas, é preciso impedir a criação de gargalos em cada etapa do inbound ou do outbound.

O TOTVS YMS ajuda você a ordenar o fluxo de processos e eliminar os gargalos operacionais.

A ferramenta de Convocação para Execução de Atividades auxilia neste contexto, orquestrando o fluxo em cada ponto do processo.

É possível ainda visualizar a fila de caminhões, de acordo com o fluxo desenhado por você na Configuração Operacional.

Assim, você sabe, por exemplo, quantos caminhões estão aguardando o check in, quantos estão em processo, quantos aguardam a pesagem, quantos estão na fila de saída, entre outros. Desse modo, é possível enxergar mais facilmente se algum problema está atrapalhando o fluxo, para corrigi-lo com rapidez.

Convocação para execução de atividades

Com o TOTVS YMS ninguém fica perdido, nem perde tempo no seu pátio logístico, pois o sistema conta com uma ferramenta de Convocação para Execução de Atividades, que permite convocar rapidamente os motoristas para executar tarefas como embarque, pesagem, direcionamento para docas específicas, entre outros.

Na prática, o sistema dispara mensagens de SMS ou de WhatsApp para o celular dos motoristas, quando ele deve cumprir uma tarefa. Assim, facilita o fluxo, direcionando os motoristas para o lugar certo, na hora certa, de acordo com a sua configuração operacional, tornando a rotina logística muito mais eficiente e produtiva.

Gestão à vista

O TOTVS YMS permite visualizar o status de cada veículo em seu pátio logístico, de forma simples e intuitiva.

A tela de visualização dos processos apresenta todas as operações em andamento e em que estágio cada uma delas se encontra.

O status é indicado por um sistema de cores (verde, amarelo e vermelho), indicando se alguma operação está com problemas ou com algum tipo de atraso. Dessa forma, você controla melhor o fluxo operacional em todas as etapas, ganhando mais produtividade e ajudando sua empresa a reduzir custos com horas extras, pernoites, entre outros, mantendo as operações de carga e descarga dentro do prazo.

Pesagem

O TOTVS YMS permite realizar a pesagem do veículo de carga dentro do controle de jornada.

Vale ressaltar que os dados de pesagem podem ser imputados manualmente ou por meio de uma integração com o TOTVS Pesagem, sendo possível receber esses dados automaticamente.

Integração com o TOTVS Agendamento

O TOTVS YMS também possui integração com o TOTVS Agendamento. Com isso, você ganha mais capacidade de planejamento, antecipando as necessidades da sua operação de acordo com a agenda de embarques e desembarques da sua empresa.

É importante destacar que as duas soluções operam de forma independente e são contratadas em separado. 

Integração com o TOTVS Checklist

O TOTVS YMS também possui integração com o TOTVS Checklist. Com isso, você tem a possibilidade de realizar vistorias documentais (certificados obrigatórios, carteira de motorista, entre outros), conferências pré e pós carregamento, bem como, conferência das condições do veículo.

É importante destacar que as duas soluções operam de forma independente e são contratadas em separado. 

Self - Check in

O TOTVS YMS permite que os motoristas realizem seu próprio Check in, desde que haja um agendamento prévio (integração com o TOTVS Agendamento), sem a necessidade de realizar esse processo diretamente na Portaria, evitando assim filas e gargalos. 

Esse check in pode ser realizado em um Tablet ou em um Totem.

Principais etapas nesse processo

• Agendamento de entrega com fornecedores e transportadores.
• Conferência das informações documentais para verificação.
• Controle de entrada de prestadores de serviço e visitantes.
• Check in na Portaria e apuração da segurança para estacionamento.
• Comunicação da chegada dos caminhões para preparação do descarregamento e carregamento.
• Recebimento, conferência, pesagem e entrada dos produtos no armazém.
• Controle de jornada de pátio dos veículos e prestadores de serviços.
• Self-check in de motoristas.

Documento de referência (Help)

O Documento de Referência (Help) agora faz parte do TOTVS YMS YMS e pode ser acessado pelo botão Guia de uso, localizado na página inicial desse aplicativo.

Com isso, a navegação pelo aplicativo é muito mais produtiva, facilitando inclusive o entendimento das rotinas do produto.

Experimente! 

Roadmap do produto

Conheça as próximas entregas previstas para o segmento da solução TOTVS YMS e muitas novas funcionalidades.