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Índice
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Falando de pasta avançada...
O modo avançado de criação de pastas permite definir uma série de propriedades para a pasta, bem como critérios de aprovação e de segurança.
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Campos da pasta avançada
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Título
Defina um título ou nome para a nova pasta
Ícone
Selecione um ícone
Caminhos alternativos
Incluir Nova Pasta - Avançado
01. Na barra de ações da navegação de documentos, acionar Mais.
02. Acionar a opção Nova Pasta (Avançado).
03. Inserir uma descrição que identifique a nova pasta.04. Em Cota (MB) inserir o tamanho máximo de armazenamento
Informações gerais
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Inserir as informações solicitadas.
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Volume físico Default Campo informativo do volume ao qual a pasta está associada, configurado no momento da criação da pasta. | ||
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| A A cota definida para a pasta limitará o tamanho total de publicações dentro dela. Esse campo somente é habilitado se o recurso controle de cotas estiver ativo na plataforma e quando a pasta pai não possui controle de cotas. Se a pasta pai possuir controle de cotas, a pasta que está sendo criada herdará o mesmo tamanho da pasta pai e tudo o que é publicado, tanto na pasta pai quanto nas filhas, consome a cota da pasta pai. Para atribuir uma cota para uma pasta pai, é necessário remover a cota específica das pastas filhas, pois elas herdarão o valor definido para a pasta pai. Informações sobre como ativar esse controle podem ser obtidas em Controle de cotas. |
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Armazenar por longo prazo |
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. As opções disponíveis são: Quando você preencher este campo com uma extensão (PDF ou ODF), toda vez que você fizer o upload de um arquivo .doc ou .docx, por exemplo, ele criará uma cópia na extensão marcada em seu volume. Temos este recurso, pois o .doc ou .docx são exemplos de extensões de um software privativo. Dessa forma, não é garantido que você terá como visualizá-los durante toda a utilização do TOTVS Fluig Plataforma. Como PDF e ODF são livres, é praticamente garantido que você conseguirá visualizá-los para sempre. Portanto este recurso funciona como uma forma de backup, para garantir o armazenamento do documento, sem que você dependa de um software proprietário. | ||||||||||
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Ao selecionar na pasta que deseja armazenar documentos de longo prazo, todos os documentos publicados dentro dessa pasta terão um arquivo de longo prazo, que pode ser PDF/A ou ODF a ser definido no cadastro de pastas. A geração desses arquivos segue as seguintes condições: Apenas os arquivos com extensões .doc ou .docx, serão convertidos pelo fluig, tanto para PDF/A como ODF;Caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outras extensões de arquivos, é possível fazer por intermédio de um plugin externo. Para informações deInformações sobre como criar esse plugin , consulte o “Guia de Referência Customização de Conversores”, disponível em \docs-fluig\Documentos de Customização.podem ser obtidas na documentação técnica de Conversores de Documentos.
Eventualmente
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Autor |
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07. Selecionar, entre os ícones disponíveis, aquele que deve ser usado na pasta que está sendo criada.
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| Para mais detalhes, verificar o recurso Ícones. |
08. Inserir um comentário descrevendo o tipo de conteúdo que a pasta conterá.
09. Acionar a aba Aprovação.
10. Inserir uma descrição no campo Adicionar Nível.
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| O fluig também possui a funcionalidade de aprovação em níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação. |
11. Acionar Adicionar Nível.
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| Quando acionado Adicionar Nível, apresenta uma área na qual é possível definir os usuários que irão aprovar os documentos publicados naquela pasta. |
12. Acionar Adicionar Usuário.
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| Identifica que existe configuração de permissões específicas para determinado usuário.Caso deseje adicionar um grupo de usuário, favor ignorar os passos de 11 a 13. |
13. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
14. Acionar Selecionar.
15. Acionar Adicionar Grupos.
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| É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Identifica que existe configuração de permissões específicas para os usuários de determinado grupo. |
16. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.
17. Acionar Selecionar.
18. Na Aba Aprovação, é possível herdar os aprovadores da pasta pai. Para isto, é necessário marcar a opção Herda Aprovadores do Pai?. A atribuição será em cascata, portanto, ao alterar os aprovadores da pasta pai refletirá nas pastas filhas, netas, etc., que estiverem com a opção marcada.
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| Ao marcar a opção, não será permitido adicionar aprovadores para a pasta e sempre serão utilizados os aprovadores da pasta pai. Se a pasta pai não tiver aprovadores ou se ela for a pasta raiz, a opção não estará visível. |
19. Selecionar a Condição de Aprovação.
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Selecionar a opção que determina como deve ser efetuada a aprovação da publicação em questão. As opções disponíveis são:
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20. Acionar a aba Segurança.
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| O fluig oferece opções na configuração de segurança de definir permissões e restrições de acesso e ações sobre pastas e documentos. Essas configurações de segurança podem ser definidas especificamente para o usuário, para grupos nos quais o usuário está relacionado ou ainda para "Todos" os usuários ativos do fluig. Dessa forma, um mesmo usuário pode estar configurado com vários tipos de permissões e restrições para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permissões e restrições definidas para o usuário logado. |
21. Acionar Herda Segurança do Pai.
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| Quando acionada o documento passa a herdar todas as seguranças da pasta/fichário pai. Caso o pai também herde segurança, o documento buscará a segurança do avô e assim consecutivamente. Esta opção não aparece quando o documento está na pasta raiz. |
22. Verificar '1 - Permissões'.
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| Permite a configuração de segurança para a pasta que está sendo criada/editada. Para mais informações sobre a coluna Todas as Versões, consultar o documento Visualização de Versões Anterior de Documentos/Formulários. |
23. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.
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Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são:
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24. Acionar Usuários.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
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25. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
26. Acionar Selecionar.
27. Acionar Grupo.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
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28. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.
29. Acionar Selecionar.
30. Acionar Todos.
31. Acionar '2 - Restrições', localizado abaixo da visualização de permissões.
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| A restrição é utilizada para anular permissões. Dessa forma, uma restrição sem uma permissão não tem efeito na regra de definição de permissões. |
32. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.
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Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são:
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33. Acionar Usuário.
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| Caso deseje adicionar um grupo ou todos os usuários, favor ignorar os passos de 35 a 38. |
34. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
35. Acionar Selecionar.
36. Acionar Grupo.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
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37. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuário.
38. Acionar Selecionar.
39. Acionar Todos.
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| Identifica que existe configuração de permissões comum para todos os usuários ativos registrados no fluig. |
40. Acionar a aba Propriedades Herdadas.
41. Selecionar o Tipo de Documento.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai. |
42. Selecionar o Assunto.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, verificar o recurso Assunto. Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas, esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai. |
43. Assinalar se deseja ser Notificado via e-mail.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Ao selecionar essa opção, uma notificação via e-mail será enviada quando documentos forem publicados abaixo dessa pasta para os usuários que possuem selecionado o mesmo assunto de interesse. |
44. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. |
45. Selecionar a Versão/Revisão.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. |
46. Assinalar se Permite Download e Impressão.
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Quando selecionado, permite que usuários com permissão mínima de leitura façam o download do documento. |
47. Assinalar se Atualiza Propriedades Cópia Controlada.
Tags Comentários |
Aprovação
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Definir os critérios de aprovação para a pasta, se desejado.
| Painel |
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Nível de aprovação Após inserir um nível de aprovação, é possível definir Usuários ou Grupos que terão acesso. É permitido incluir vários níveis de aprovação. Com isso, será necessário definir as Condições de aprovação: E, OU e Único aprovador. Mais informações disponíveis na documentação Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. |
Segurança
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Definir os critérios de segurança para a pasta, se desejado.
| Painel | ||||||||
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Herda segurança do pai? Permissões
Restrições
Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
Propriedades herdadas
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Definir as informações solicitadas.
| Painel | ||
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Propriedades herdadas Tipo de documento Assunto Notificar? Criar versão/revisão inalterável Versão/revisão
Permite download e impressão? Atualiza propriedades de cópia controlada? | ||
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| Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. A funcionalidade de Impressão de Cópia Controlada permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e, ainda permite, a emissão automática do protocolo de entrega, evitando que o conteúdo de documentos controlados sejam alteradosseja alterado ou copiadoscopiado de forma não autorizada. |
48. Definir se será utilizado o visualizador interno.
Utiliza visualizador interno?
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| title | Saiba mais
Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai. |
49. Assinalar se herda Campos customizados.
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| Caso seja assinalado o campo relacionado aos Campos customizados, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, consultar a funcionalidade Metadados Customizados. |
50. Acionar Confirmar.
Renomear Pasta /* movido para Pasta Raiz */
01. Na navegação de documentos, selecionar a pasta que será renomeada.
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| É necessário ter permissão de modificação na pasta para renomeá-la. |
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.
03. Inserir um novo nome para a pasta.
04. Acionar Renomear.
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| Somente é possível renomear uma pasta caso não exista fluxo de aprovação definido para ela. |
Adicionar campo customizado |
Acione Salvar, para salvar as configurações selecionadas.
| Informações | ||
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.8.1 - Silver Mist. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma | ||
| Informações | ||
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Esta documentação está atualizada a partir do fluig 1.5.10. Caso você utilize uma atualização anterior pode conter informações diferentes do que vê no seu fluig. |
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