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Falando de propriedades do documento...

O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para cada documento. Confira o passo a passo para inclusão de documento por tipo: Documento, Documento externo, Artigo, Relatório ou Aplicativo.

Comentário

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Breve descrição com informações relevantes sobre o documento e seu conteúdo.

Tags

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Rótulos atribuídos ao documento para facilitar a busca. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais

01. Depois de acionar a opção Novo documento (avançado) no local desejado para a criação, inserir uma descrição que identifique o novo documento.

02. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.

04. Acionar a aba Arquivos de Publicação.

05. Acionar Escolher arquivos.

06. Acionar Digitalizar.

07. Selecionar os documentos a serem publicados. Deve ser selecionado um arquivo principal por publicação.

08. Assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.

09. Acionar a aba Informações Gerais.

10. Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.

11. Inserir tags que facilitem a localização do documento.

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utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".

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12. Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.

13. Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.

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Descrição versão/revisão

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Descrição da atual versão/revisão do documento.

Versão/revisão

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Número da versão/revisão do documento. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão.

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Após a primeira publicação,

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a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números.

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Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.

Controle de versão

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Forma de controle de versão aplicada ao documento. As opções disponíveis são:

• Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão.

• Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão.

• Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar todo o conteúdo corrente por um novo atualizado. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento continua sendo exibido até que a nova versão/revisão seja aprovada. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o documento.  Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento.

Criar versão/revisão obrigatória

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Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele. Se na publicação do documento esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar as propriedades do documento.

Documento expira?

14. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.

15. Assinalar se o Documento Expira.

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...

Quando assinalado, determina que o documento

...

expirará na data

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informada no campo "Válido

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até". Caso contrário, o documento não expirará e a data informada no campo "Válido

...

até" não é considerada.

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16. Inserir o período de notificação de expiração.

Expandir
title Saiba mais
Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.

17. Inserir a data que determina o início de validade do documento. 

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title	Saiba mais

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Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros do Painel de Controle – estiver assinalado. E a notificação será apresentada somente para o autor do documento. Image Added Assista ao vídeo

Painel
Disponível em:  Estado subtle true title Documento   Estado subtle true title Documento externo   Estado subtle true title Artigo   Estado subtle true title Relatório   Estado subtle true title Aplicativo

Período de notificação de expiração

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^{Para que a notificação seja emitida é necessário existir uma tarefa do tipo Expiração de documentos no agendador de tarefas.}

Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos Parâmetros do Painel de Controle. A notificação será apresentada para o autor do documento.

Válido a partir de

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Data a partir da qual o documento estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. A data para publicação não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento

...

etc.)

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. Quando o documento é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é identificado com o ícone Image Added, que representa que é um documento futuro. Image Added Veja a imagem

Válido até

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Data a partir da qual o documento será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada. Quando o documento estiver expirado, ele será apresentado na cor vermelha e com o ícone Image Added. Image Added Veja a imagem

Tipo de documento

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Tipo ao qual o documento pertence.

Assunto

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Assunto ao qual o documento está relacionado. É possível digitar o assunto desejado, a partir dos assuntos configurados na tela de Assuntos.

Utiliza visualizador interno?

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Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.

Marca d'água

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Permite selecionar uma marca d'água conforme os registros configurados na tela de Marca d'água. Ao definir uma marca no documento, ela passa a ser obrigatória na visualização, no download e na impressão de cópia controlada do documento. É importante ressaltar que, para definir uma marca d'água é necessário habilitar o Visualizador Interno.

Tipo de ícone

...

Elemento gráfico para representar o documento. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão com base na extensão do arquivo. É possível incluir ícones personalizados, por meio do recurso Cadastro de ícones do Painel de controle. 

Autor

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Usuário autor do documento.

Publicador

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Campo informativo, contendo o nome do usuário que realizou a publicação do documento. 

Idioma

...

Idioma ao qual o documento está relacionado. O

18. Inserir a data que determina o fim de validade do documento. 

19. Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado.

20. Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.

21. Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão. 

22. Inserir o nome do autor do documento.

23. Visualização de publicador em que exibe o nome do usuário logado.

24. Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. 

...

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idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.

...

Como padrão, é exibido o idioma determinado

...

nas preferências do usuário.

...

Se não

...

estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido

...

nos Parâmetros

...

do

...

Painel de Controle.

Notificar?

25. Assinalar se Notifica via e-mail.

...

...

Quando assinalado, determina

...

que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação e atualização. Se o assunto relacionado ao documento é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.

Painel
Disponível em:  Estado subtle true title Documento   Estado subtle true title Documento externo   Estado subtle true title Artigo   Estado subtle true title Relatório   Estado subtle true title Aplicativo

Permite download e impressão?

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Quando assinalado, determina que o documento permite que sejam efetuados download e impressão do seu conteúdo por usuários que possuem permissão para isso, ou seja, a opção Download e impressão na aba Segurança do documento está assinalada para um usuário ou um grupo ao qual ele pertence.

Atualiza propriedades de cópia controlada?

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Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedades do documento, necessárias

26. Assinalar se permite Download e Impressão. 

27. Definir se utiliza ou não o visualizador interno. 

28. Assinalar se Atualiza Propriedades Cópia Controlada.

...

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para a impressão da cópia controlada do documento.

29. Acionar Adicionar Campo.

30. Selecionar o campo que deverá ser incluso.

31. Acionar Selecionar.

32. Acionar a aba Documentos Relacionados. 

33. Acionar Adicionar.

34. Procurar o Documento desejado.

35. Selecionar o Documento desejado.

36. Acionar Confirmar.

37. Acionar a aba Aprovação.

38. Acionar a aba Segurança. 

Campos customizados

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Informações gerais de um documento. O cadastro desses campos é realizado no recurso Campos customizados do Painel de controle.

URL

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URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo. 

Aplicativo

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Aplicativo que será publicado na navegação de documento e que foi previamente cadastrado em Aplicativos.

Parâmetros

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Caminho e nome do programa do aplicativo a ser executado.

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