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Manual Operacional - Melhorias Contabilização
O manual a seguir tem por objetivo orientar o usuário nas funcionalidades customizadas com o intuito de automatizar o processo de Contabilização de Contratos. Todas as funcionalidades descritas neste manual têm como base o que está descrito nos documentos:
- Especificação Parte I - Detalhamento Funcional - FS008259
- Especificação Parte II - Detalhamento Funcional - FS008259
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Tela para que o usuário defina todos parâmetros necessários para efetuar a contabilização automática dos contratos Educacionais e Corporativos. Detalhamento do processo No menu TOTVS Educacional | Educacional | Customização | Contabilização Automática | Parâmetros, o usuário administrador consegue efetuar as parametrizações referentes ao processo customizado.
Aba - Parâmetros Gerais:
Aba - Parâmetros de Competência:
Além dos campos citados acima para parametrização, é necessário que seja vinculado os contextos (Filial e Nível de Ensino) que utilizarão aquela parametrização. O processo customizado estará disponível em: TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | aba Parâmetros por Competência | Processos | Vincular Contexto
Será retornado todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados a coligada que o usuário estiver logado. O processo permite que seja selecionado um ou vários contextos, sendo obrigatório para a execução do processo de seleção pelo menos um contexto.
É permitido o vínculo do contexto na parametrização realizada também pela forma manual. Para isso, o usuário deverá selecionar o botão "incluir" que estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | aba Parâmetros por Competência | Anexos | Contexto Vinculado
Caso seja vinculado um contexto erroneamente, será necessário que o usuário selecione o(s) contexto(s) vinculado(s) erroneamente e posteriormente deverá selecionar o botão "excluir", que estará disponível em: TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Aba Parâmetros por Competência | Anexos | Contexto Vinculado | Selecione o contexto | Excluir.
Importante:
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Pré-requisitos Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização. Descrição do processo Preenchimento automático do período contábil sempre que um Contrato Educacional for criado no SGE. Detalhamento do processo Há um plugin no botão "salvar" no registro de contratos, que ao ser executado verificará automaticamente a data de início e a data de fim da turma que o contrato está sendo vinculado e realizará o preenchimento do período contábil no cadastro do contrato de acordo com o mês e ano das datas da turma. Obs.: Devido a configuração do produto padrão, será gravado no banco de dados o primeiro dia do mês de qualquer período contábil.
Em um segundo cenário onde a data de ingresso do aluno seja posterior a data de início da turma, a customização deverá desconsiderar a data de início da turma e irá considerar a data de matricula do aluno sendo a data de competência inicial, porém, a data fim do período da turma continuará sendo considerada a data final da turma. Exemplo 2: A turma A possui a data de início dia 29/11/2019 e sua data final 10/10/2020. A matricula do aluno na turma A foi realizada na data 03/12/2019 ao criar o contrato a customização preencherá o período contábil da seguinte forma:
A customização realizará o preenchimento automático da data de competência inicial e final na inclusão automática do contrato e na inclusão manual de um contrato, através dos seguintes menus: Em relação a inclusão automática de contratos no processo de matricula, deverá verificar os seguintes menus:
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Pré-requisitos Não se aplica Descrição do processo No TOTVS Educacional, por meio do menu TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas, há uma implementação que irá realizar uma validação customizada a ser executada automaticamente sempre que um registro de turma for salvo. Detalhamento do processo Há um plugin no botão "salvar" no registro de turmas, que ao ser executado será verificado se houve alguma alteração nos campos de data de início e/ou fim da turma. Se sim, o processo customizado deverá:
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Pré-requisitos Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização. Campo complementar "CONTABILIZADESC" criado no cadastro de Bolsa (TOTVS Educacional | Configurações | Campos Complementares | Bolsa), do tipo "lógico" e precisa ser habilitado para ser utilizado nos níveis de ensino desejados. Descrição do processo Processo customizado de "Contabilização por Competência" que irá gerar a contabilidade mensal de todos os contratos educacionais no TOTVS Educacional para determinada competência. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Contabilização por Competência. Detalhamento do processo Acessando o processo customizado de "Contabilização Automática por Competência", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Contabilização Automática.
Com a configuração nativa de execução de Job e seleção do(s) contexto(s), o processo poderá ser executado diariamente em um intervalo de tempo definido pelo usuário, sendo assim, o processo customizado verificará as datas de início e de término parametrizadas em todas as competências e identificará aquelas competências cujo período esteja entre a data vigente (data de execução).
Exemplo: A parametrização da competência 02/2020 está parametrizado para geração da contabilização no período:
Este processo poderá ser executado mais de uma vez para a mesma competência, porém, os contratos já contabilizados a customização deverá desconsiderá-los. Caso a data término do período de contabilização parametrizada nos parâmetros da aba "Parâmetros por Competência" seja menor que a data vigente, o processo de geração automática da contabilização não será executado, sendo necessário que o usuário altere a data de término do período de contabilização (forma manual), sendo ela igual ou maior que a data vigente. Caso exista alguma inconsistência, que não permita a contabilização do contrato, a customização deverá gerar um registro de log conforme descrito no Req.10 Interface de Log e o usuário poderá, posteriormente, contabilizar este contrato de forma manual.
Observação: A customização NÂO irá contabilizar contratos em que as parcelas não tenham valor, ou seja, com bolsas com 100% de desconto, exceto quando o campo complementar das mesmas, "Contabiliza desconto 100%", esteja marcado.
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Pré-requisitos Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização. Campo complementar "CONTABILIZADESC" criado no cadastro de Bolsa (TOTVS Educacional | Configurações | Campos Complementares | Bolsa). Descrição do processo Processo customizado de "Contabilização Retroativa Automática" que irá realizar a contabilidade do mês atual de todos os contratos educacionais no TOTVS Educacional. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Contabilização Retroativa Detalhamento do processo Acessando o processo customizado de "Contabilização Automática por Competência", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto.
A validação customizada verificará a data da competência contrato retroativo parametrizada no Req.01 Parâmetros para Contabilização e posteriormente realizará a contabilização de todas as competências retroativas a partir da data informada no Req.01 Parâmetros para Contabilização para todos os contextos selecionados.
O processo customizado será executado até que todos os contratos da competência retroativa até a competência atual estejam todos contabilizados.
Caso exista alguma inconsistência, que não permita a contabilização do contrato, a customização deverá gerar um registro de log conforme descrito no Req.10 Interface de Log e o usuário poderá, posteriormente, contabilizar este contrato de forma manual.
Observação: A customização NÂO irá contabilizar contratos em que as parcelas não tenham valor, ou seja, com bolsas com 100% de desconto, exceto quando o campo complementar das mesmas, "Contabiliza desconto 100%", esteja marcado.
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Pré-requisitos Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização. Configurar o campo DataExtra1 para aparecer nos movimentos 2.2.01 e 2.2.02. Acesse o modulo Backoffice → Gestão Estoque → Ambiente → Parametros → 04.08 - Vendas → Faturamento → 2.2.01 e 2.2.02 → Mov - Datas 2/2. No campo Data Extra 1 coloque a opção Edição da Data Extra 1 com o valor "Mostra" e no campo Nome da Data de Extra 1 coloque o nome do campo para aparecer no movimento. Essa configuração deve ser realizada para os movimentos 2.2.01 e 2.2.02.
Descrição do processo Criação do processo customizado para Contabilização por Competência que irá gerar a contabilidade mensal de todos os contratos corporativos cadastrados no menu BackOffice | TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento para cada competência. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Contabilização Automática | Contrato Corporativo.
Detalhamento do processo Acessando o processo customizado de "Contabilização Automática – Contrato Corporativo", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Contabilização Automática | Contrato Corporativo.
A contabilização das competências dos Contratos Corporativos é realizada no momento que o tipo de movimento 2.1.01 é faturado para um tipo de movimento 2.2.01. Para geração automática do processo customizado de contabilização dos contratos corporativos a customização verificará:
O processo customizado Contabilização Automática | Contratos Corporativos será criado conforme todas as regras já existentes no processo de contabilização do contrato corporativo padrão que está disponível em: BackOffice | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Vendas | Faturamento | Movimentos sendo validadas todas as regras de negócio nativas.
Caso exista alguma inconsistência que não permita a contabilização do contrato, a customização realizará a geração de um registro de log com erro conforme descrito no Req.01 Parâmetros para Contabilização. Neste caso, o contrato corporativo será contabilizado na próxima execução do processo customizado pelo Job, isto é, caso a inconsistência tenha sido corrigida.
A customização criará um controle de movimentos faturados na competência, visto que, o movimento origem somente terá o status alterado para "faturado" quando o saldo for finalizado e este faturado no movimento do tipo concluído 2.2.02.
O Contrato Corporativo possui o valor total de R$ 3.000,00.
Quando o saldo do contrato corporativo é finalizado, a customização deverá também realizar o faturamento (contabilização da competência) no tipo de movimento concluído 2.2.02, sendo assim ao finalizar o saldo do contrato corporativo a customização modificará o status a faturar para o status faturado.
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Pré-requisitos
Configurar o campo DataExtra1 para aparecer nos movimentos 2.2.01 e 2.2.02. Acesse o modulo Backoffice → Gestão Estoque → Ambiente → Parametros → 04.08 - Vendas → Faturamento → 2.2.01 e 2.2.02 → Mov - Datas 2/2. No campo Data Extra 1 coloque a opção Edição da Data Extra 1 com o valor "Mostra" e no campo Nome da Data de Extra 1 coloque o nome do campo para aparecer no movimento. Essa configuração deve ser realizada para os movimentos 2.2.01 e 2.2.02.
Descrição do processo Processo customizado de "Contabilização Retroativa Automática" que irá realizar a contabilidade do mês atual de todos os contratos corporativos de competências anteriores à competência corrente. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Contabilização Retroativa | Contrato Corporativo
Detalhamento do processo Acessando o processo customizado de "Contabilização Retroativa Automática", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto.
Ao ser executado o processo customizado deverá apurar, através da data corrente, o período de contabilização (mês/ano) que será utilizado para faturar os movimentos do tipo de movimento origem 2.1.01 (parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização) para o tipo de movimento destino 2.2.02 (parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização). A customização realizará a seleção de todos os tipos de movimentos do tipo de movimento origem 2.1.01 com o status "a faturar" não contabilizados para verificação de contratos corporativos até a competência anterior a competência vigente. Selecionados os movimentos, a customização realizará a execução do processo com as mesmas regras descritas no Req.06 Processo automático para Faturar Movimentos - Contabilização Contratos Corporativos.
Caso exista alguma inconsistência, que não permita a contabilização do contrato, a customização deverá gerar um registro de log conforme descrito no Req.10 Interface de Log.
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Será possível visualizar através desse processo o detalhamento do histórico de faturamento (contabilização da competência) do tipo de movimento origem 2.1.01 realizado pela customização e/ou manualmente. Detalhamento do processo Criação de uma nova interface no anexo da tela de movimento. Neste anexo customizado será possível visualizar através da seleção do movimento de origem 2.1.01 o histórico de faturamento (contabilização da competência) realizado pela customização e/ou manualmente. O anexo customizado estará disponível em BackOffice | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Vendas | Faturamento | Movimentação | Movimento 2.1.01 | Anexos | Histórico de faturamento.
Ao acessar o anexo Histórico de faturamento a customização verificará se o movimento informado é o mesmo informado no tipo parametrizado para origem 2.1.01 conforme descrito no Req.01 Parâmetros para Contabilização. Caso sim, a customização retornará um registro do histórico dos faturamentos (contabilização da competência) realizados por competência. Nesta nova interface serão gravadas as seguintes informações:
Não será possível incluir, editar ou excluir um registro manualmente nesta interface, todos os registros serão apenas para visualização. No anexo customizado será possível visualizar todos os tipos de movimentos, competências, data de contabilização e valor contabilização até um movimento ser concluído.
Exemplificando: O item de um contrato corporativo possui as seguintes competências:
O Contrato Corporativo possui o valor total de R$ 3.000,00.
No anexo Histórico de faturamento: A customização realizará a inserção dos seguintes dados:
No anexo Histórico de faturamento: A customização realizará a inserção dos seguintes dados:
Quando o saldo do contrato corporativo é finalizado, a customização deverá também realizar o faturamento (contabilização da competência) no tipo de movimento concluído 2.2.02 parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização, sendo assim ao finalizar o saldo do contrato corporativo a customização modificará o status a faturar para o status faturado. No anexo Histórico de faturamento: A customização realizará a inserção dos seguintes dados:
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Criação do menu customização do TOTVS Educacional o processo Monitor de Log do Processo de Contabilização. Neste processo será disponibilizada uma interface que possibilitará o usuário visualizar o log de todos os registros contabilizados pelo processo customizado e também o processo de reenvio dos registros. Detalhamento do processo Na tela "Log - Melhorias Contabilização" é possível efetuar apenas a consulta das informações, não sendo possível editar os dados. Será utilizada a funcionalidade de log genérico padrão. Os históricos das exportações e importação de dados para o ERP serão registrados e poderão ser visualizadas no menu: TOTVS Educacional | Customização | Log – Melhorias Contabilização.
Na tela de log estarão disponíveis os seguintes campos:
A customização não permitirá a inclusão, edição ou exclusão das informações através dessa interface. O campo processo será exibido de acordo com os respectivos códigos:
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Autor | Versão | Data | Descrição das Alterações |
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| André Oliveira de Souza | 1.0 | Documento inicial. |
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