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Esta funcionalidade disponibiliza um chatbot onde o titular dos dados pessoais pode realizar suas solicitações, agilizando a comunicação com o controlador dos dados pessoais e o registro da demanda no TOTVS Privacidade de Dados.
O chatbot poderá ser incluído no , após a devida configuração, será integrado ao site da empresa e ficará disponível para que os titulares, a qualquer momento, possam acioná-lo e para realizar suas solicitações.
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Para habilitar esta funcionalidade, deve-se acionar o ícone Configurações e a opção Configurações do menu, e em seguida, clicar na aba Chatbot.
| Informações |
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| Caso a aba Chatbot não seja exibida, entre em contato com o suporte do produto para solicitar a liberação da funcionalidade no seu ambiente. |
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- Habilitado: campo que, quando marcado, indica que a funcionalidade está ativa para uso.
Se desmarcado, o portal não é exibido quando se utiliza a URL de portal fornecida e uma mensagem de aviso aparece no lugarindica que qualquer solicitação proveniente do Chatbot deve ser ignorada, não sendo registrada no TOTVS Privacidade de Dados.
- Código para adicionar o Widget: mostra o caminho para acessar o portal de solicitações gerado. Esta informação deve ser incluída no site do cliente, para que os titulares dos dados pessoais possam realizar as solicitações. exibe o trecho de código que chama o Chatbot. Esse conteúdo deve ser incorporado ao site da empresa, para disponibilizar nela o ícone de acesso ao Chatbot e, assim, possibilitar a entrada de requisições pelo canal.
Após incorporar o código no site da empresa, deve ser exibido o ícone abaixo, no canto inferior direito da página web:
03. UTILIZAÇÃO
Acessando a URL gerada na etapa de configuração, se a funcionalidade estiver habilitada, será exibido um formulário para registrar a demanda sobre os dados pessoais do titular.
Para iniciar a utilização do Chatbot, deve-se clicar no ícone mostrado na página web da empresa. Com isso, uma pequena tela de chat se abre, para que se possa interagir com o Chatbot.
Após a saudação, o Chatbot iniciará o fluxo de atendimento conforme O preenchimento do formulário segue os passos abaixo:
1. Seleção do tipo de solicitação: clicando sobre o campo, aparecem as seguintes opções: serão exibidas as opções abaixo para o usuário escolher:
- Consultar: permite saber Saber quais dados pessoais a empresa possui (consulta de dados pessoais).
- Solicitar Anonimizar: para solicitar a exclusão dos meus dados pessoais (anonimização de dados pessoais).
- Saber Registro de tratamento: para saber como meus dados pessoais são tratados (consulta a registro de tratamento de dados pessoais).
- Solicitar correção de um ou mais dados pessoais (outras solicitações).
Após a seleção, o Chatbot questionará se o usuário deseja cadastrar uma nova requisição ou se quer consultar o status de uma requisição existente. Neste caso, o usuário deverá fornecer o código da requisição.
2. Indicação da forma de relacionamento com a empresa: permite ao titular designar qual é escolhendo a opção Cadastrar, na etapa anterior, o Chatbot solicitará a forma de relacionamento do titular dos dados pessoais com a empresa (vínculo), direcionando a ação a ser realizada. É possível selecionar a opção que considera todos os vínculos, caso o titular não tenha certeza. Desta forma, a ação a ser realizada será mais abrangente..
3. Preenchimento dos dados do solicitante: nesta etapa, deve-se informar o nome do titular dos dados pessoais e um e-mail para contato, que será validado após submissão do formulário. Neste e-mail serão enviadas notificações informando o andamento da solicitação, e o resultado, quando a solicitação for concluída.
4. Informação dos dados de identificação do titular: aqui, deve-se informar os documentos que permitam localizar o titular e associá-lo aos seus dados pessoais. A quantidade de campos disponíveis para preenchimento varia conforme a opção de relacionamento com a empresa (vínculo) selecionada.
5. Fornecimento de anexos que comprovem a identidade do titular: para segurança e garantia da autenticidade da solicitação, é necessário subir imagens ou arquivos dos documentos informados na etapa anterior.
Estes documentos serão validados pela empresa, antes de dar seguimento na solicitação.
6. Submissão do formulário Registro da solicitação e conclusão do fluxo: após clicar no botão Enviar, nessa etapa será gerado um código de registro da solicitação e uma mensagem solicitando a confirmação do e-mail será enviada para o endereço de e-mail informado no formulário. informado ao Chatbot na etapa de identificação do solicitante.
A solicitação só será registrada após a confirmação do e-mail de contato.através do link fornecido na mensagem enviada.
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