Histórico da Página
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15.3 Reserva com nome do próspect 44
15.4 Simulando uma proposta 45
15.5 Editar uma proposta salva 47
15.6 Opões da proposta salva 48
15.6.3 Relatório comparativo 49
15.6.4 Proposta: Enviar por email 49
15.6.5 Plano de pagamento: imprmir 49
15.6.6 Plano de pagamento: XLSx 49
15.6.8 Contrato: salvar Word 49
15.6.9 Avançar etapa da proposta 49
15.6.10 Trocar corretor da proposta 50
15.6.11 Autorizar proposta reprovada 51
15.6.12 Solicitar aprovação 51
15.6.13 Documentos de proposta 51
15.6.14 Documentos de pessoa 53
15.6.16 Reservas da unidade 55
15.6.21 Excluir proposta no backoffice 56
O processo da venda
O Portal de Imóveis está parametrizado com um processo de venda padrão que consiste em 5 etapas, com um fluxo que sempre anda para frente evitândo retorno no processo. Este fluxo está representado pela imagem abaixo
Todo processo de venda se inicia no frontend do portal na opção Empreendimentos
O menu empreendimentos é o de maior utilidade no dia a dia da operação de vendas, através dele o usuário consegue visualizar informações sobre o empreendimento, simular uma proposta, ver a tabela de preços, acompanhar o mapa de disponibilidade e visualizar videos (se houverem) do empreendimento.
Reservas
O Portal de Vendas trabalha com o conceito de reservas e fila de reservas. Isto significa que um corretor pode reservar uma unidade de um empreendimento para si, por um prazo definido. A quantidade de reservas que um corretor pode fazer pode ser definido em parâmretros globais (backend > parâmetros > Unidade.
Ou no grupo do usuário:
E por ultimo no cadastro do usuário. Desta forma podemos ter um parâmetro global para todos os usuários e um usuário específico que tenha uma possibilidade de reserva diferente dos demais.
Um reserva está vinculada ao corretor e a uma unidade de um empreendimento. Por padrão o Portal de Imóveis só permite uma prposta ativa por unidade reservada. (vide parametros de situação de propostas para determinar quais situações de propostas são consideradas ativas).
Para realizar uma reserva, o usuario deverá clicar no botão de "Simular Propostas" ou “Mapa de Disponibilidade” e em seguida clicar sobre reservar.
Uma vez o corretor A tenha efetuado uma reserva para a unidade 101, o corretor B também poderá reservar a mesma unidade mas somente o corretor A poderá salvar uma proposta, pois ele é dono da reserva atual. O corretor B será avisado por email caso a reserva dele entre em vigor, devido ao cancelamento ou expiração da reserva do corretor A.
Reserva pelo botão “Simular propostas”
Reserva pelo “Mapa de Disponibilidade”
Reserva pela “Imagem de Disponibilidade do Empreendimento”
O Portal de Imóveis controla dois tipos de reservas, sendo a primeira somente uma reserva quando um corretor clica no botão de reservas e a segunda quando esta reserva é feita por uma proposta criada. Cada um dos tipos de reservas podem ter prazos (em horas) diferentes por empreendimento. Para isto basta entrar em BACKEND > EMPREENDIMENTOS e definir os prazos de tempo em reservas e propostas.
Parâmetro global para todas as propostas caso o parâmetro do cadastro de empreendimento esteja zerado. (Backend > parâmetros > Unidades
Parâmetros em backend > empreendimentos (primeira aba do cadastro de empreendimentos)
Quando uma reserva é feita o sistema demonstra no topo da tela de simulação de propsotas a reserva e seu prazo para expirar. Neste momento a unidade reservada tem seu status alterado conforme parâmetro de situação de propostas. Ao final do prazo de validade de uma reserva a unidade voltará para seu status padrão "UNIDADE DISPONÏVEL" caso não exista uma reserva aguardando na fila.
Uma fila de reservas é quando dois ou mais corretores selecionaram a mesma unidade. O Portal de Imóveis controla a ordem das reservas no momento em que estas foram selecionadas. Caso uma unidade tenha duas reservas, ao expirar a primeira o Portal de Imóveis assume a segunda automaticamente. Antes de uma reserva expirar o Portal envia email ao usuário ativo da reserva informando o prazo que falta para a reserva cair. Quando uma reserva que estava em aguardo é ativada o usuário receberá um email informando que a reserva deste está no ar.
Tela indicativa de reservas numa unidade. Demonstra o total de reservas que existem em uma unidade.
Para verificar todas as reservas existentes em um empreendimento, o Portal de Imóveis demonstra na visão deste empreendimento a existência destas reservas através do botão RESERVAS DO EMPREENDIMENTO (botão vermelho da tela abaixo). Ao clicar neste botão todas as reservas neste empreendimento e seus respectivos prazos e usuários são demonstrados.
Botão indicador de que existem reservas no Empreendimento
Após clicar sobre o botão de reservas do empreendimento, é exibida a janela contendo todas as reservas existentes no empreendimento.
Excluir uma reserva
Somente o dono da reserva, seus superiores ou usuários com direitos administrativos, poderão excluir uma reserva. Para executar este processo pode-se ou selecionar a reserva na tela de simulação de propostas e clicar no botão Excluir.
Ou clicando no botão de RESERVAS DO EMPREENDIMENTO e em seguida EXCLUIR a Reserva
Ou no menu do usuário, opção RESERVAS e em seguida EXCLUIR.
Reserva com nome do próspect
Uma reserva pode ser realizada solicitando os dados do próspect que deseja a unidade, para isto devemos habilitar o parâmetro em backend > parâmetros > empreendimentos, “Reservas: informar dados básicos do próspect ao reservar unidade”
Este parâmetro, quanto habilitado, abrirá a janela abaixo ao clicar em reservar uma unidade:
Simulando uma proposta
Após a reserva da unidade é possível simular as condições de pagamento para efetivação do negócio. Clique nas mesmas opções da etapa de reserve e agora siga com o botão SIMULAR existente em todas as telas acima demonstradas. Neste momento será aberta a tela a seguir:
Para uma proposta os campos de CPF, nome e celular são obrigatórios.
OBS: Esta opção pode ser alterada de acordo com os campos obrigatórios parametrizados no Portal de Imóveis (vide capítulo sobre Pessoas)
Mais abaixo na mesma tela temos a solicitação de dados referente a mídia que trouxe o prospect até esta proposta, o motivo pelo qual ele está comprando e qualquer outra observação deste processo de venda.
Obs: os cadastros de mídias e motivo da compra estão em backend > globais
Seguindo na tela de simulação de propostas, temos agora as possíveis condições de pagamento ou modalidades de vendas para construção da proposta. Se houver mais de uma modalidade de venda associada ao empreendimento no TCGI e estas modalidades estiverem com vigência ativa, então o Portal de Imóveis irá possibilitar a escolha, ao selecionar a condição de pagamento desejada sua composição será carregada para tela.
Nesta tela o corretor poderá negociar com o cliente a condição de pagamento mais apropriada e ao final do processo deverá clicar sobre o botão VALIDAR para que a proposta seja avaliada pelo Portal de Imóveis e sua real condição financeira seja analisada, resultando em uma proposta APROVADA ou REPROVADA . Uma proposta só poderá ser salva se for validada anteriormente.
No rodapé da proposta também temos a possibilidade de demonstrar o painel de comissão. Este painel serve para selecionar quem paga a comissão e qual a forma de rateio desta, confome mencionado no item 13 deste manual. Caso o empreendimento use somente um tipo de pagamento de comissão, podemos definir o comportamento padrão desta comissão e eliminar para o empreendimento desejado a visão deste painel onde o corretor deve escolher pela forma de pagamento da comissão.
Para deixar valores padrões e esconder o painel da comissão acesse backend > empreendimento, na primeira aba ao final da página estarão as opções para esta ação.
Após salvar a proposta a mesma aparecerá no menu PROPOSTAS possibilitando sua edição ou mudança desta para outra etapa.
Editar uma proposta salva
Apos a proposta salva, podemos acessar o menu propostas e lá estarão todas as propostas salvas. Aquelas que permitem editão terão o ícone do “lapis” habilitado e ao clicar sobre ele, será carregada a mesma tela da simulação da proposta.
Opões da proposta salva
Após termos uma proposta salva temos outras opções além da edição da própria proposta. Para acessar estas opções basta clicar no ícone com “…” (três pontos) ao lado do ícone de edição da proposta.
Este menu tem diversas opões possíveis que serão descritas a seguir:
Validar
Esta opção no menu da proposta só aparece quando a proposta está reprovada. Ela deve ser usada para tentar aprovar uma proposta usando as alçadas do usuário logado no porlal. Ao selecionar esta opção o Portal de Imóveis validará a alçada do grupo do usuário logado e se possivel aprovará a proposta.
Proposta: imprimir
Imprimir os modelos de proposta. O Portal de Imóveis tem um modelo padrão de proposta de compra, mas o usuário poderá crair um novo modelo usando um documento WORD com tags pré-definidas (idem ao processo de criação de minutas de contrato). Estes modelos devem ser inseridos em Backend > Empreendimentos > Modelos de Propostas.
Relatório comparativo
Relatório padrão que demonstra a análise financeira da condição de pagamento padrão da unidade comparando com a proposta ofertada pelo cliente.
Proposta: Enviar por email
Envia por email o modelo de proposta impresso pelo Portal de Imóveis. Esta opção sempre enviará esta proposta para o email do prospect da proposta e também podemos acrescentar outros emails para receberem uma cópia do documento
Plano de pagamento: imprmir
Imprimi a relação de pagamentos mensalmente de acordo com a proposta formalizada e salva.
Plano de pagamento: XLSx
Extrai para EXCEL o mesmo plano de pagamento impresso na opção 15.6.5
Contrato: imprimir
Imprime o modelo de contrato selecionado. Lembrando que os modelos de contratos podem ser inseridos através da opção Backend > Empreendimentos > Minutas.
Contrato: salvar Word
Faz download do modelo de contrato desejado no formato WORD pra alteração posterior. Somente grupos de usuários que possuem a opção “Salvar Contrato em WORD” visualizam esta opção.
Avançar etapa da proposta
Uma das principais opções do menu da proposta. Ela é responsável por movimentar a proposta dentre as diversas stuações possiveis cadastradas em Backend > Globais > Situação da proposta. Existe um complete ciclo de parametrização das situações de proposta que formarão o fluxo por onde uma proposta pode passar.
Durante o avançar a etapa da proposta são feitas diversas analises e somente será permitido o avançar a etapa se todas forem atendidas.
Em Avançar para são listadas todas as situações possiveis para uma proposta avançar. Dependendo desta situação, pode ou não ser obrigatório uma justificativa e um motivo para avançar a situação da proposta;
Trocar corretor da proposta
Se for necessário trocar o corretor responsável pela proposta salva, devemos usar esta opção. Nela é atribuido um novo corretor em substituição ao anterior.
Autorizar proposta reprovada
Esta opção somente aparece para usuários cujo grupo ao qual ele pertence tenha permissão em “Autorizar Proposta Reprovada’. Esta opção você encontra em Backend > Usuários > Aba Grupos.
Os usuários que possuem esta opção, podem aprovar uma proposta REPROVADA, sem nenhuma validação de alçada, ou seja, mesmo que as condições financeiras da proposta estejam muito abaixo das condições aceitas, esta opção aprovaria a proposta. Podemos dizer que é a opção de mais alto poder na aprovação de propostas reprovadas.
Solicitar aprovação
Esta opção aparece para todos os demais usuários que não possuem a permissão descrita no item 15.6.11 e que façam uma proposta REPROVADA e possuam usuários SUPERIORES na hierarquia do cadastro de usuários do Portal de Imóveis. Ao clicar nela, será aberta uma janela para podermos enviar uma mensagem ao superior na hierarquia de cadastro de usuários, solicitando que este valide a propsota com a alçada que ele possui, na tentativa de aprovar a proposta.
O superior receberá um email com o link para acessar o Portal de Imóveis e validar a proposta promovendo-a para uma aprovação, caso ele tenha autonomia.
Documentos de proposta
No Portal de Imóveis é possível definir, por empreendimento, quais são os tipos de documentos necessários após a criação de uma proposta. Para criar estes documentos devemos acessar Backend > Globais > Documentos da Proposta.
Os documentos de proposta podem ser assoiados a PROPOSTA ou a PESSOA. Um document associado a PESSOA deverá ser associado no cadastro de pessoas e seria válido somente para casos em que necessito ter a documentação do cliente antes de realizar a proposta.
Os documentos, depois de criados deverão ser associados aos empreendimentos em Backend > Empreendimentos > Documentos da Proposta.
Apos os documentos associados, eles serão visíveis no menu da proposta “Documentos da proposta” e ao abrir esta opção aparecerá uma janela onde serão solicitados o upload dos documentos obrigatórios.
Documentos de pessoa
Documentação de pessoa seguem os mesmos processos do item 15.6.13 a principal diferença é que os documentos que são associados a pessoa podem ser inseridos diretamente no cadastro de pessoas no menu Pré-Venda > Pessoas, na aba Documentos.
Comissão
O Portal de Imóveis pode atribuir automaticamente a comissão do corretor que gerou a venda, mas para isto é necessário ter o percentual de comissão definido. O Portal possibilita que a comissão seja calculada pelo Empreendimento, Usuário, Imobiliária ou grupo de usuário, nesta ordem de precedencia, ou seja, se definida uma comissão no cadastro do empreendimento esta irá sobrepor todas as demais.
Uma comissão pode ter seu valor lançado manualmente após proposta feita e entrando no menu de ações da proposta opção COMISSÃO (esta opção só aparece para propostas aprovadas). Ou calculada automaticamente pelo Portal de Imóveis baseado nos percentuais definidos no parágrafo acima. Para isto o parametro "Grava Comissão Diretamente" deve estar marcado como SIM.
Se marcado como SIM ao salvar uma proposta o sistema criará automaticamente um valor de comissão. O Portal de Imóveis trata o percentual de comissão definido como sendo o teto de comissão a pagar, não permitindo lançar um valor maior que o definido pelo percentual aplicado aos componentes que estão com o FLAG de descontar comissão habilitados.
A comissão é calculada sobre o valor total da proposta multiplicando sobre o percentual da comissao do empreendimento, ou do usuário, ou da imobiliária ou do grupo do usuário, se todos estes campos estiverem zeramos o valor base de comissão e o valor da comissão serão zero.
Caso a soma das parcelas que permitem descontar comissão (Flag demonstrado na imagem) não seja suficiente para pagar toda a comissão calculada, o valor da comissão será limitado no valor do componente que está marcado com Desconta Comissão.
É possível distribuir a comissão entre mais de um usuario, desde que esta não ultrapasse o teto permitido. Para lançar outras pessoas participantes da comissão basta inserir novos usuários clicando em ADICIONAR LINHA DE COMISSÃO.
...
- Grava comissão diretamente - para que o sistema já gere um valor de comissão para as propostas salvas
- Permitir efetivar propostas sem comissão - permite ou não que uma proposta avance para próxima etapa sem comissão gerada.
A partir da versão 12.1.31 o Portal de Imóveis possui o campo de gerente do empreendimento e a este podemos associar uma comissão que será sempre gerada quando a comissão da venda for calculada. A comissão do gerente abate sobre o percentual de comissão total definido no empreendimento, exemplo:
Percentual de comissão total: 5%
Comissão do gerente: 1%
Neste exemplo acima se uma venda for realizada o corretor terá 4% de comissão e o gerente 1%.
O gerente do empreendimento é cadastrado em backend > empreendimentos na primeira aba do cadastro do empreendimneto desejado.
Sempre quando um gerente de empreendimento estiver associado em um empreendimento, todas as solicitações de aprovação de propostas reprovadas serão enviadas para este gerente e não mais para o superior do corretor que fez a venda.
Reservas da unidade
Esta opção demonstra todas as reservas existentes da unidade
Mensagens
Neste menu é possivel registrar mensagens que ficarão armazenadas na proposta e poderão ser acessadas a qualquer momento. Estas mensagens poderão ser enviadas por email para pessoas específicas.
Anexos
Em anexos poodemos incluir qualquer documento em uma proposta. Estes anexos não são controlados e não necessitam ser validados. Aqui podemos colocar uma cópia do contrato assinado, documentos recebidos na proposta e qualquer outro arquivo que julgar importante no processo da venda.
Log
Na opção LOG podemos acompanhar todas as ações realizadas na proposta. É o melhor local para analisar tudo que aconteceu deste a criação da proposta.
Excluir proposta
Para esta opção aparecer ela deve ser habilitada em Backend > Globais > Situação da proposta, selecionando a opção “Excluir Proposta’. Uma vez habilitada ela permite que a proposta seja excluida da base de dados do Portal de Imóveis.
Excluir proposta no backoffice
Da mesma forma que o anterior (15.6.20), esta opção somente aparecerá quando habilitada em Backend > Globais > Situação da proposta.
A funcionalidade desta opção é excluir uma venda enviada ao TOTVS TCGI, ou seja, finalizamos o processo de vendas e eviamos a proposta para o TOTVS para esta se transformar em venda. So que identificamos algum erro no processo e precisamos excluir a venda em preparação que foi criada com o processo de exportação da proposta do Portal de Imóveis. Então quando a situação VENDIDA permite excluir venda no backoffice, o Portal de Imóveis irá apagar a venda que foi criada no TCGI e voltará a situação da proposta para a primeira condição desta (Aprovada ou Reprovada).
Esta opção só faz sentido ser liberada na situação de proposta VENDIDA, pois ela só funciona para propostas que já foram integradas com o TCGI.
Menu Contratos
O menu contratos é identico ao menu propostas ele existe para limitar a visão das propostas entre propostas e contratos. Esta visão é parametrizada através das situações de propostas (Backend > Situação de proposta) onde selecionamos em qual menu as diversas situações de proposta podem aparecer. Na imagem abaixo a situação de proposta APROVADA somente aparece no menu PROPOSTAS.
Todas as demais opções descritas no item 15, valem para o menu CONTRATOS.
Menu Corretores
Neste menu temos duas opções:
Comissões
Demonstra todas as propostas que o usuário tem visibilidade e a situação da comissão de cada uma delas. Para que as propostas apareçam neste menu, estas devem ser parametrizadas em Backend > Globais > situação de proposta onde a opção VISIVEL NO MENU CORRETOR E COMISSÔES deve estar marcada.
Uma vez marcada a proposta será apresentada com uma coluna com o valor da comissão gerada / editada para o corrector responsável pela venda.
Esta tela tem o caráter informativo para o corretor, indicando a situação da comissão que ele ainda não recebeu.
A mudança das situações de comissão será realizada no menu “Gerencial > Comissão”.
Compromissos
Lista todos os compromissos registrados para o corrector. Os compromissos são criados nesta tela através do botão ADICIONAR ou através do cadastro de registros na TIMELINE do cliente gerando uma tarefa agendada (compromisso)
Todos compromissos serão listados nesta tela e aqueles que forem executados poderão ter sua situação modificada, bastando clicar sobre o a palavra da coluna “STATUS”. As situações possíveis são Aguardando e Executado.
Menu Gerencial
Gráficos
Neste menu são apresentados gráficos prontos com informações referentes a vendas, atendimento de clientes, estoque de unidades e conversão de vendas por tipo de mídia.
Comisões
Aqui também encontra-se o menu de comissão onde será possível definir uma situação para a comissão de propostas vendidas. A finalidade desta tela é demonstrar ao corretor se uma determinada comissão já está disponível para ser faturada ou não.
As propostas que aparecerão neste menu devem ser parametrizadas através do menu Backend > Globais > Situação de propostas. As situações que tiverem a opção “Visível no menu corretor e comissão.
As propostas visíveis neste menu podem ter suas situações alteradas, manualmente, de acordo com a situação atual da comissão daquela proposta. Como padrão temos duas situações, sendo “Liberda ou Bloqueada”, mas estas situações podem ser substituidas ou mesmo acrescidas através do menu Backend > Globais > Situação da proposta.
Para se alterar a situação atual da comissão de uma proposta, basta no menu Gerencial > comissão, selecionar a situação desejada para aquela proposta na coluna NOVA SITUAÇÂO.
Relatórios
É possível no Portal de Imóveis criar uma extração de dados das tabelas existentes no banco de dados. As opções para a visualização destes dados agrupados serão visíveis através deste menu Gerencial > Relatórios.
Para se criar estas visões é necessário ter noções da linguagem SQL para a criação dos scripts de extração dos dados. A criação dos relatórios deve ser feita através do menu Backend > Relatórios. Após acessá-lo podemos editar um relatório existente ou criar um novo.
Ao adicionar um novo relatório será solicitado o nome deste e o script em linguagem de programação SQL para a extração dos dados das tabelas do Portal de Imóveis. Para conhecer as tabelas existentes e os nomes dos campos para a construção do script SQL para a extração dos dados basta selecionar a opção “Visualizar tabelas”.
Após criar o script SQL a proxima parte será definir parâmetros parao relatório e definir os nomes reais das colunas que serão apresentadas.
Após salvo o relatório, este será apresentando no menu Gerenciais > Relatórios e poderá ser selecionado para impressão.
O resultado do relatório pode ser impresso (abrirá uma nova aba no Browser com a visualização do relatório) ou baixado um arquivo CSV para abertura através do EXCEL.
Menu Agendamentos
Neste menu podemos visualizar agendamentos para eventos criados nas propostas. Estes devem ser eventos relacioandos a situação de uma proposta, exemplo: uma proposta está a situação “Contrato em Assinatura” e nesta situação devemos solicitar o agendamento da assinatura do contrato e quem executa esta atividade é o usuário “Mestre TOTVS”, então criaremos um evento chamado ASSINATURA DO CONTRATO, associaremos este evento a situação da proposta “Contrato em Assinatura, para que toda proposta nesta situação, permita que seja agendado o evento. Também devemos determinar qual grupo de usuários pode ter este evento associado, ou seja, quem será o responsável por esta ação.
Para realizar a parametrização acima vamos acessar Backend > Globais > Eventos da agenda. Ao inserir um novo registro será solicitado no nome deste evento e a quais situações de proposta este evento estará associado, ou seja, em quais situações de proposta eu consigo gerar um agendamento para este evento criado.
Feita esta parametrização agora vamos determinar quais usuários podem ser associados ao evento de Assinatura de Contrato, ou seja, quem serão os usuários para quem vamos associar estes eventos quando estes forem definidos nas propostas. Para isto acesse Backend > Usuários > Grupos, edite o grupo desejado, role a tela deste grupo até o final. Aparecerá a opção “Mapa de Eventos da Agenda Autorizados para o Grupo”
Marque os eventos que este grupo de usuário é responsável e salve. A partir de agora, em todas as propostas que estão na situação de CONTRATO EM ASSINATURA aparecerá no menu de PROPOSTAS ou CONTRATOS uma opção chamada “Agendamento”, possibilitando a criação do evento de Assinatura do Contrato para a proposta selecionada, definindo um responsável por esta ação.
Ao clicar em agendamento podemos criar a agenda para o evento criado anteriormente.
Este evento, após salvo, aparecerá no menu AGENDAMENTOS no frontend do Portal de Imóveis. Portanto este menu será somente
Aprovação:
...
Aprovador por:
...
Assinatura
...
Data
Visão Geral
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