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A integração entre o sistema Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica permite o gerenciamento de assinatura de documentos que necessitam serem assinados eletronicamente por um ou mais destinatários. A integração permite que documentos possam ser enviados automaticamente para assinatura, com base em critérios previamente definidos.


Notainfo

Para funcionamento da integração o usuário necessitará realizar algumas configurações iniciais para que a integração possa ser realizada, sendo ela, contratação de um plano de assinaturas através da TOTVS Store. Saiba mais em TOTVS Assinatura Eletrônica - Trialacessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui.

Aviso

Esta tela contempa apenas os documentos do tipo de documento aluno ou diário de classe.

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titleConfigurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

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Informações
titleUsuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica

O parâmetro de usuário de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, deve ser configurado em: Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica".


Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.


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titlePerfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.

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titleCriação/alteração Gerenciamento do documento para assinatura

Através dessa tela o usuário deverá realizar o cadastro dos tipos de relatórios que serão integrados. O preenchimento das informações dessa tela possibilitará a geração do relatório, a identificação dos destinatários e o envio do documento para assinatura.


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Informações
titleConfigurações dos relatórios

O sistema suporta apenas o relatórios do RM Reports. Para saber mais acesse RM Reports.

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Tipo de documento -
Informações
titleTipo de relatóriodocumento

O sistema possui os possuem dois tipos de relatóriodocumentos, sendo:

  • Diário de classe
  • Alunos


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    titleAluno

    Segue algumas particularidades deste tipo de documento

    Aviso

    Essa funcionalidade está disponível a partir do patch: 12.1.2402. Para mais informações, clique aqui.

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    Informações
    title
    Relatório
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    title
    Tipo de relatório

    Para que seja possível gerar o relatório através do portal, é necessário configurar com o tipo de "RELATÓRIOS DE ALUNOS",  "RELATÓRIOS DE TESOURARIA" E "RELATÓRIOS DE SECREATARIA"


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    O relatório a serem utilizados na integração


    Informações
    title
    Remetente assina

    Marque essa opção caso deseje que o usuário responsável pela execução do processo (usuário do sistema) seja um dos assinantes do documento. Com isso ele passará a figurar na lista de destinatários do documento para assinatura. Será considerado para isso o e-mail do usuário do cadastro de Usuários (GUSUARIO).

    Caso o remetente seja um dos assinadores, será possível realizar a assinatura pelo portal TOTVS Assinatura Eletrônica ou através do processo "Assinar documento" da tela de monitoramento, após validação do documento.

    Informações
    titleCriar usuário no TOTVS Assinatura eletrônica caso não exista (usuário do destinatário)

    Ao marcar essa opção, durante o processo de integração do documento será verificado se o destinatário existe no sistema TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso ele não exista será então realizado um cadastro inicial para o usuário, considerando seu nome, CPF e e-mail do cadastro de pessoa. O usuário então receberá um e-mail informando da criação do usuário, ativação da conta e criação da sua senha.

    Filtros enviados para o relatório

    Cada relatório deve possuir os campos obrigatórios para correta emissão do relatório, os filtros são passados automaticamente pelo sistema. 

    Parâmetros obrigatórios documento gerado pelo processo da tela de "Aluno": CODCOLIGADA, RA

    Parâmetros obrigatórios documento gerado pelo processo da tela de "Matrícula no período letivo": CODCOLIGADA, RA, IDPERLET, IDHABILITACAOFILIAL

    Informações
    titleRegras para geração do nome do arquivo

    Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções temos:

    • Nome do relatório + data da geração 
    • Descrição do documento + data da geração
    • Descrição do documento + RA + data da geração
    Informações
    titleConfigurações de prazos

    Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de "Atualizar os status dos documento integrados",o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".


    Data limite para validação/assinatura do documento

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    Nota
    titleDocumento fora do prazo de assinatura

    Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.

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    title
    Diário de classe

    Segue algumas particularidades deste tipo de documento

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    Informações
    titleTipo de relatório
    Image Removed o documento ficar disponível

    Para que seja possível gerar o relatório através do portal, é necessário configurar com o tipo de "RELATÓRIOS DE TURMAS"

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    Informações
    title
    Remetente assina

    A opção deverá sempre ficar marcada e desabilitada para edição

    Informações
    titleCriar usuário no TOTVS Assinatura eletrônica caso não exista (usuário do destinatário)
    Filtros enviados para o relatório

    Cada relatório deve possuir os campos obrigatórios para correta emissão do relatório, os filtros são passados automaticamente para os relatórios do portal. 

    Caso utilize a tabela master: STURMADISC (Turma/Disciplina)

    Parâmetros obrigatórios: CODCOLIGADA, IDTURMADISC (filtros são passado automaticamente pelo portal)

    Parâmetros opcional: CODETAPA (filtros são passado automaticamente pelo portal, quando o tipo de relatório é por cada etapa)


    Nota
    titleFiltros do relatório

    Caso deseja filtrar por os dados por professor, é necessário incluir o parâmetro $CODUSUARIO na consulta SQL , que corresponde ao código do usuário logado. Para saber mais acesse Variáveis dinâmicas

    A opção deverá sempre ficar marcada e desabilitada para edição

    Informações
    titleRegras para geração do nome do arquivo

    Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções

    teremos

    temos:

    • Nome do relatório + data da
    geração
    • assinatura do professor
    • Descrição do documento + data da
    geração
    • assinatura do professor
    Informações
    titleData início para
    assinatura no portal do professor

    Através desta informação identificamos a data início para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções

    teremos:Data final de cada etapa;

    temos:


    Informações
    titleEtapa consideradas

    As consideradas para exibição são:

    • Tipo das etapas "Faltas"
    • A opção de "Exibe no portal e na central do aluno" marcado

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    Informações
    titleDocumento com o processo de assinatura já iniciado ou finalizado

    O portal exibirá todos os documentos que já iniciaram o processo de "Assinatura eletrônica", sendo assim não considerando o período de "Data de inicio" e "Data limite" para assinatura do diário de classe no portal professor. 

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    titleData final de cada etapa

    Para cada etapa da turma/disciplina, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.

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    titleData final da última etapa (última etapa da turma/disciplina do período letivo)

    Para a última etapa, o sistema considera a maior "Data de término" cadastrada da turma/disciplina. Desta forma, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor.

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    titleData limite de digitação de conteúdo efetivo de cada
    etapa;
    etapa

    Para cada etapa da turma/disciplina, o portal irá considerar a "Dt. limite conteúdo efetivo" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.

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    titleData limite de digitação da última etapa (última etapa da turma/disciplina do período letivo)

    Para a última etapa (leva em consideração a última Etapa Cadastrada), o sistema considera a maior "Data de término" cadastrada da turma/disciplina. Desta forma, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor.

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    Aviso
    titleObservação

    Caso tenho mais de uma etapa com a mesma data de término, o portal irá levar em consideração a última etapa criada (data de criação).

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    titleData personalizada a escolha da instituição

    Para cada turma/disciplina, o portal irá exibir um relatório quando a data informada  no campo "Data personalizada" cadastrada na tela de "Documento de assinatura eletrônica" seja maior que a data atual. 

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    Informações
    titleData limite para assinatura no portal do professor

    Através desta informação, identificamos a data limite para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções

    teremos

    temos:


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    titleData final do período letivo
    ;

    O portal irá considera a "Data de término" se preenchida ou senão a "Previsão de término" cadastrada na tela de "Período letivo" como a data final para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor


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    titleSem limite. Até que todos os documentos
    serem assinados;
    sejam assinados

    O portal não terá uma data limite para o diário ser assinado pelo professor. 

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    titleData personalizada a escolha da instituição

    O portal irá considera a "Data personalizada" cadastrada na tela de "Documento de assinatura eletrônica" como a data final para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.

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    Segue algumas particularidades deste tipo de relatório

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    titleTipo de documento - Aluno
    Informações
    titleRegras para geração do nome do arquivo

    Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções teremos:

    • Nome do relatório + data da geração
    • Descrição do documento + data da geração
    • Descrição do documento + RA + data da geração
    Informações
    titleConfiguração de prazos

    Ao marcar essa opção "Utiliza prazo para validação/assinatura do documento e cancela se não assinado no prazo". o usuário poderá definir o prazo (dias) em que o documento ficará disponível para aprovação/assinatura. 
    Caso o documento não esteja assinado até a data limite informada, o usuário poderá excluir este através do processo "Exclusão de Documentos Integrados" existente no módulo "Monitor de Documentos Enviados para Assinatura".

    titleDestinatário(s) do documento

    Através dessa opção que podemos definir os destinatários para o documento.


    Aviso
    titleCampos obrigatórios dos destinatários

    As informações dos destinatários deve ser obrigatório o preenchimento nome e e-mail

    Aviso
    titleAssinatura do documento através do código via e-mail

    Todos os tipos de destinatários disponíveis nesta funcionalidade, utiliza a assinatura do documento através do enviar código via e-mail, ou seja, para acessar assinar o documento o destinatário precisará clicar no link que irá receber no e-mail, logo após ele receberá um código de validação em outro e-mail. Digitando o código na página, ele terá acesso ao documento e poderá assinar. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatário


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    Informações
    titleOrdem de assinatura

    Para definir ordem para as assinaturas, basta informar o número correspondente a posição do destinatário dentro do fluxo de assinaturas. Desta forma o fluxo de assinatura (envio de e-mail) só continua quando o destinatário atual dentro do fluxo realiza a assinatura. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento |  Definindo ordenação das assinaturas (workflow)


    Nota
    titleNão utilizar a ordenação para as assinaturas

    Caso não queria utilizar a ordenação para as assinaturas, basta deixar todos os destinatários com a ordenação igual a 0.

    Nota
    title Tipo de documento - Diário de classe

    O professor responsável pela assinatura do diário sempre será o primeiro destinatário do fluxo, com ordem de assinatura igual a 0.

    Informações
    titleTipo de destinatário

    O tipo de destinatário define a finalidade pretendida para cada um.  Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento |  Adicionando destinatários

    • Assinador: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
    • Validador: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
    • Testemunha: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).


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    titleTipo de documento - Aluno

    As opções disponíveis para destinatários para este tipo de documento são:


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    titlePessoa

    Os registros a serem considerados são as pessoa(s) vinculadas ao documento

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    titleAluno

    O registro a serem considerado é o próprio aluno.

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    titlePai

    Os registros a serem considerados são as pessoas que estão relacionadas na filiação com o tipo de relacionamento "Pai" ou "P".

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    titleMãe

    Os registros a serem considerados são as pessoas que estão relacionadas na filiação com o tipo de relacionamento "Mãe" ou "M".

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    titleResponsável acadêmico

    O registro a ser considerado é a pessoa que está relacionada como "Responsável acadêmico".

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    titleResponsável financeiro

    O registro a ser considerado é o cliente/fornecedor que está relacionada como "Responsável financeiro".

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    titleDestinatários

    Através dessa opção que podemos definir os destinatários para o documento.

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    Informações
    titleTipo de documento - Diário de classe

    Opções As opções disponíveis para “Tipo de pessoa”: 

  • Pessoa: Pessoal qualquer que deseja vincular ao documento
  • Coordenador da turma: Pessoa classificada com função Coordenador e vigente no momento da execução do processo
  • destinatários para este tipo de documento são:


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    titlePessoa

    Os registros a serem considerados são as pessoa(s) vinculadas ao documento

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    titleCoordenador da turma/disciplina

    Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) com a opção de "Coordenador" no campo "Tipo professor" e que a data esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data de término"no cadastro de "Turmas do professor".  


    Aviso
    titleData de término não preenchido

    Caso o campo "Data de término" não esteja preenchido o sistema não irá considerar uma data de término para considerar, sendo assim, considera apenas o campo "Data de início do mandato" para os registros


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    titleCoordenador da matriz aplicada

    Os registro a serem considerados são as pessoa

    Coordenador da matriz aplicada cadastrado na comissão coordenadora: Pessoa

    (s) classificada(s) com

    função Coordenador e vigente no momento da execução do processo;
  • Secretário 1
  • Secretário 2
  • Informações
    titleTipo de documento - Aluno

    a opção de "Coordenador" no campo "Função" e que a data esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início do mandato" e "Data de término do mandato"no cadastro de "Comissão coordenadora" da matriz aplicada


    Aviso
    titleData de término do mandato não preenchido

    Caso o campo "Data de término do mandato" não esteja preenchido o sistema não irá considerar uma data de término para considerar, sendo assim, considera apenas o campo "Data de início do mandato" para os registros


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    titleSecretário 1

    Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) no campo "Secretário 1" e que a data da aba do "Diretor" esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data Fim"no cadastro de "Diretor de filial". Esta tela está disponível em Filial | Dados Educacionais | Instituição do MEC | 'Anexo' Diretores por instituição


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    titleSecretário 2

    Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) no campo "Secretário 2" e que a data da aba do "Diretor" esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data Fim"no cadastro de "Diretor de filial". Esta tela está disponível em Filial | Dados Educacionais | Instituição do MEC | 'Anexo' Diretores por instituição


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    Aviso
    titleProfessor responsável por iniciar o processo de assinatura do diário

    Os professor(es) responsável(es) por assinatura do diário de classe que iniciarem o processo de assinatura automaticamente irá ser um destinatário do tipo "Assinar". Não tendo como opção a remoção do mesmo

    Aviso
    titleDestinatário a serem considerados

    As validações dos destinatário a serem considerados são momento da iniciação do processo de assinatura do diário de classe pelo professor

    Opções disponíveis para “Tipo de pessoa”: 

    Pessoa: Pessoal qualquer que deseja vincular ao documento