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• Editar uma proposta salva

Apos a proposta salva, podemos acessar o menu propostas e lá estarão todas as propostas salvas. Aquelas que permitem editão terão o ícone do “lapis” habilitado e ao clicar sobre ele, será carregada a mesma tela da simulação da proposta.

• Opões da proposta salva

Após termos uma proposta salva temos outras opções além da edição da própria proposta. Para acessar estas opções basta clicar no ícone com “…” (três pontos) ao lado do ícone de edição da proposta. 

Este menu tem diversas opões possíveis que serão descritas a seguir:

• Validar 

Esta opção no menu da proposta só aparece quando a proposta está reprovada. Ela deve ser usada para tentar aprovar uma proposta usando as alçadas do usuário logado no porlal. Ao selecionar esta opção o Portal de Imóveis validará a alçada do grupo do usuário logado e se possivel aprovará a proposta.

• Proposta: imprimir

Imprimir os modelos de proposta. O Portal de Imóveis tem um modelo padrão de proposta de compra, mas o usuário poderá crair um novo modelo usando um documento WORD com tags pré-definidas (idem ao processo de criação de minutas de contrato). Estes modelos devem ser inseridos em Backend > Empreendimentos > Modelos de Propostas.

• Relatório comparativo

Relatório padrão que demonstra a análise financeira da condição de pagamento padrão da unidade comparando com a proposta ofertada pelo cliente.

• Proposta: Enviar por email

Envia por email o modelo de proposta impresso pelo Portal de Imóveis. Esta opção sempre enviará esta proposta para o email do prospect da proposta e também podemos acrescentar outros emails para receberem uma cópia do documento

• Plano de pagamento: imprmir

Imprimi a relação de pagamentos mensalmente de acordo com a proposta formalizada e salva.

• Plano de pagamento: XLSx

Extrai para EXCEL o mesmo plano de pagamento impresso na opção 15.6.5

• Contrato: imprimir

Imprime o modelo de contrato selecionado. Lembrando que os modelos de contratos podem ser inseridos através da opção Backend > Empreendimentos > Minutas. 

• Contrato: salvar Word

Faz download do modelo de contrato desejado no formato WORD pra alteração posterior. Somente grupos de usuários que possuem a opção “Salvar Contrato em WORD” visualizam esta opção.

• Avançar etapa da proposta

Uma das principais opções do menu da proposta. Ela é responsável por movimentar a proposta dentre as diversas stuações possiveis cadastradas em Backend > Globais > Situação da proposta. Existe um complete ciclo de parametrização das situações de proposta que formarão o fluxo por onde uma proposta pode passar.

Durante o avançar a etapa da proposta são feitas diversas analises e somente será permitido o avançar a etapa se todas forem atendidas. 

Em Avançar para são listadas todas as situações possiveis para uma proposta avançar. Dependendo desta situação, pode ou não ser obrigatório uma justificativa e um motivo para avançar a situação da proposta;

• Trocar corretor da proposta

Se for necessário trocar o corretor responsável pela proposta salva, devemos usar esta opção. Nela é atribuido um novo corretor em substituição ao anterior. 

• Autorizar proposta reprovada

Esta opção somente aparece para usuários cujo grupo ao qual ele pertence tenha permissão em “Autorizar Proposta Reprovada’. Esta opção você encontra em Backend > Usuários > Aba Grupos. 

Os usuários que possuem esta opção, podem aprovar uma proposta REPROVADA, sem nenhuma validação de alçada, ou seja, mesmo que as condições financeiras da proposta estejam muito abaixo das condições aceitas, esta opção aprovaria a proposta. Podemos dizer que é a opção de mais alto poder na aprovação de propostas reprovadas.

• Solicitar aprovação

Esta opção aparece para todos os demais usuários que não possuem a permissão descrita no item 15.6.11 e que façam uma proposta REPROVADA e possuam usuários SUPERIORES na hierarquia do cadastro de usuários do Portal de Imóveis. Ao clicar nela, será aberta uma janela para podermos enviar uma mensagem ao superior na hierarquia de cadastro de usuários, solicitando que este valide a propsota com a alçada que ele possui, na tentativa de aprovar a  proposta.

O superior receberá um email com o link para acessar o Portal de Imóveis e validar a proposta promovendo-a para uma aprovação, caso ele tenha autonomia.

• Documentos de proposta

No Portal de Imóveis é possível definir, por empreendimento, quais são os tipos de documentos necessários após a criação de uma proposta. Para criar estes documentos devemos acessar Backend > Globais > Documentos da Proposta.  

Os documentos de proposta podem ser assoiados a PROPOSTA ou a PESSOA. Um document associado a PESSOA deverá ser associado no cadastro de pessoas e seria válido somente para casos em que necessito ter a documentação do cliente antes de realizar a proposta.

Os documentos, depois de criados deverão ser associados aos empreendimentos em Backend > Empreendimentos > Documentos da Proposta.

Apos os documentos associados, eles serão visíveis no menu da proposta “Documentos da proposta” e ao abrir esta opção aparecerá uma janela onde serão solicitados o upload dos documentos obrigatórios.

• Documentos de pessoa

Documentação de pessoa seguem os mesmos processos do item 15.6.13 a principal diferença é que os documentos que são associados a pessoa podem ser inseridos diretamente no cadastro de pessoas no menu Pré-Venda > Pessoas, na aba Documentos.

• Comissão

O Portal de Imóveis pode atribuir automaticamente a comissão do corretor que gerou a venda, mas para isto é necessário ter o percentual de comissão definido. O Portal possibilita que a comissão seja calculada pelo Empreendimento, Usuário, Imobiliária ou grupo de usuário, nesta ordem de precedencia, ou seja, se definida uma comissão no cadastro do empreendimento esta irá sobrepor todas as demais.

Uma comissão pode ter seu valor lançado manualmente após proposta feita e entrando no menu de ações da proposta opção COMISSÃO (esta opção só aparece para propostas aprovadas). Ou calculada automaticamente pelo Portal de Imóveis baseado nos percentuais definidos no parágrafo acima. Para isto o parametro "Grava Comissão Diretamente" deve estar marcado como SIM.

Se marcado como SIM ao salvar uma proposta o sistema criará automaticamente um valor de comissão. O Portal de Imóveis trata o percentual de comissão definido como sendo o teto de comissão a pagar, não permitindo lançar um valor maior que o definido pelo percentual aplicado aos componentes que estão com o FLAG de descontar comissão habilitados.

A comissão é calculada sobre o valor total da proposta multiplicando sobre o percentual da comissao do empreendimento, ou do usuário, ou da imobiliária ou do grupo do usuário, se todos estes campos estiverem zeramos o valor base de comissão e o valor da comissão serão zero.

Caso a soma das parcelas que permitem descontar comissão (Flag demonstrado na imagem) não seja suficiente para pagar toda a comissão calculada, o valor da comissão será limitado no valor do componente que está marcado com Desconta Comissão.

É possível distribuir a comissão entre mais de um usuario, desde que esta não ultrapasse o teto permitido. Para lançar outras pessoas participantes da comissão basta inserir novos usuários clicando em ADICIONAR LINHA DE COMISSÃO.

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• Grava comissão diretamente - para que o sistema já gere um valor de comissão para as propostas salvas
• Permitir efetivar propostas sem comissão - permite ou não que uma proposta avance para próxima etapa sem comissão gerada.

A partir da versão 12.1.31 o Portal de Imóveis possui o campo de gerente do empreendimento e a este podemos associar uma comissão que será sempre gerada quando a comissão da venda for calculada. A comissão do gerente abate sobre o percentual de comissão total definido no empreendimento, exemplo:

Percentual de comissão total: 5%

Comissão do gerente: 1% 

Neste exemplo acima se uma venda for realizada o corretor terá 4% de comissão e o gerente 1%.

O gerente do empreendimento é cadastrado em backend > empreendimentos na primeira aba do cadastro do empreendimneto desejado.

Sempre quando um gerente de empreendimento estiver associado em um empreendimento, todas as solicitações de aprovação de propostas reprovadas serão enviadas para este gerente e não mais para o superior do corretor que fez a venda.

• Reservas da unidade

Esta opção demonstra todas as reservas existentes da unidade 

• Mensagens

Neste menu é possivel registrar mensagens que ficarão armazenadas na proposta e poderão ser acessadas a qualquer momento. Estas mensagens poderão ser enviadas por email para pessoas específicas.

• Anexos

Em anexos poodemos incluir qualquer documento em uma proposta. Estes anexos não são controlados e não necessitam ser validados. Aqui podemos colocar uma cópia do contrato assinado, documentos recebidos na proposta e qualquer outro arquivo que julgar importante no processo da venda.

• Log

Na opção LOG podemos acompanhar todas as ações realizadas na proposta. É o melhor local para analisar tudo que aconteceu deste a criação da proposta.

• Excluir proposta

Para esta opção aparecer ela deve ser habilitada em Backend > Globais > Situação da proposta, selecionando a opção “Excluir Proposta’. Uma vez habilitada ela permite que a proposta seja excluida da base de dados do Portal de Imóveis.

• Excluir proposta no backoffice

Da mesma forma que o anterior (15.6.20), esta opção somente aparecerá quando habilitada em  Backend > Globais > Situação da proposta.

A funcionalidade desta opção é excluir uma venda enviada ao TOTVS TCGI, ou seja, finalizamos o processo de vendas e eviamos a proposta para o TOTVS para esta se transformar em venda. So que identificamos algum erro no processo e precisamos excluir a venda em preparação que foi criada com o processo de exportação da proposta do Portal de Imóveis.  Então quando a situação VENDIDA permite excluir venda no backoffice, o Portal de Imóveis irá apagar a venda que foi criada no TCGI e voltará a situação da proposta para a primeira condição desta (Aprovada ou Reprovada).

Esta opção só faz sentido ser liberada na situação de proposta VENDIDA, pois ela só funciona para propostas que já foram integradas com o TCGI.

• Menu Contratos

O menu contratos é identico ao menu propostas ele existe para limitar a visão das propostas entre propostas e contratos. Esta visão é parametrizada através das situações de propostas (Backend > Situação de proposta) onde selecionamos em qual menu as diversas situações de proposta podem aparecer. Na imagem abaixo a situação de proposta APROVADA somente aparece no menu PROPOSTAS.

Todas as demais opções descritas no item 15, valem para o menu CONTRATOS.

• Menu Corretores

Neste menu temos duas opções:

• Comissões

Demonstra todas as propostas que o usuário tem visibilidade e a situação da comissão de cada uma delas. Para que as propostas apareçam neste menu, estas devem ser parametrizadas em Backend > Globais > situação de proposta onde a opção VISIVEL NO MENU CORRETOR E COMISSÔES deve estar marcada.

Uma vez marcada a proposta será apresentada com uma coluna com o valor da comissão gerada / editada para o corrector responsável pela venda. 

Esta tela tem o caráter informativo para o corretor, indicando a situação da comissão que ele ainda não recebeu. 

A mudança das situações de comissão será realizada no menu “Gerencial > Comissão”.

• Compromissos

Lista todos os compromissos registrados para o corrector. Os compromissos são criados nesta tela através do botão ADICIONAR ou através do cadastro de registros na TIMELINE do cliente gerando uma tarefa agendada (compromisso)

Todos compromissos serão listados nesta tela e aqueles que forem executados poderão ter sua situação modificada, bastando clicar sobre o a palavra da coluna “STATUS”. As situações possíveis são Aguardando e Executado.

• Menu Gerencial

• Gráficos

Neste menu são apresentados gráficos prontos com informações referentes a vendas, atendimento de clientes, estoque de unidades e conversão de vendas por tipo de mídia. 

• Comisões

Aqui também encontra-se o menu de comissão onde será possível definir uma situação para a comissão de propostas vendidas. A finalidade desta tela é demonstrar ao corretor se uma determinada comissão já está disponível para ser faturada ou não.

As propostas que aparecerão neste menu devem ser parametrizadas através do menu Backend > Globais > Situação de propostas. As situações que tiverem a opção “Visível no menu corretor e comissão.

As propostas visíveis neste menu podem ter suas situações alteradas, manualmente, de acordo com a situação atual da comissão daquela proposta. Como padrão temos duas situações, sendo “Liberda ou Bloqueada”, mas estas situações podem ser substituidas ou mesmo acrescidas através do menu Backend > Globais > Situação da proposta.

Para se alterar a situação atual da comissão de uma proposta, basta no menu Gerencial > comissão, selecionar a situação desejada para aquela proposta na coluna NOVA SITUAÇÂO.

• Relatórios

É possível no Portal de Imóveis criar uma extração de dados das tabelas existentes no banco de dados. As opções para a visualização destes dados agrupados serão visíveis através deste menu Gerencial > Relatórios.

Para se criar estas visões é necessário ter noções da linguagem SQL para a criação dos scripts de extração dos dados. A criação dos relatórios deve ser feita através do menu Backend > Relatórios. Após acessá-lo podemos editar um relatório existente ou criar um novo. 

Ao adicionar um novo relatório será solicitado o nome deste e o script em linguagem de programação SQL para a extração dos dados das tabelas do Portal de Imóveis. Para conhecer as tabelas existentes e os nomes dos campos para a construção do script SQL para a extração dos dados basta selecionar a opção “Visualizar tabelas”.

Após criar o script SQL a proxima parte será definir parâmetros parao relatório e definir os nomes reais das colunas que serão apresentadas.

Após salvo o relatório, este será apresentando no menu Gerenciais > Relatórios e poderá ser selecionado para impressão.

O resultado do relatório pode ser impresso (abrirá uma nova aba no Browser com a visualização do relatório) ou baixado um arquivo CSV para abertura através do EXCEL.

• Menu Agendamentos

Neste menu podemos visualizar agendamentos para eventos criados nas propostas. Estes devem ser eventos relacioandos a situação de uma proposta, exemplo:  uma proposta está a situação “Contrato em Assinatura” e nesta situação devemos solicitar o agendamento da assinatura do contrato e quem executa esta atividade é o usuário “Mestre TOTVS”, então criaremos um evento chamado ASSINATURA DO CONTRATO, associaremos este evento a situação da proposta “Contrato em Assinatura, para que toda proposta nesta situação, permita que seja agendado o evento.  Também devemos determinar qual grupo de usuários pode ter este evento associado, ou seja, quem será o responsável por esta ação.

Para realizar a parametrização acima vamos acessar Backend > Globais > Eventos da agenda. Ao inserir um novo registro será solicitado no nome deste evento e a quais situações de proposta este evento estará associado, ou seja, em quais situações de proposta eu consigo gerar um agendamento para este evento criado.

Feita esta parametrização agora vamos determinar quais usuários podem ser associados ao evento de Assinatura de Contrato, ou seja, quem serão os usuários para quem vamos associar estes eventos quando estes forem definidos nas propostas. Para isto acesse Backend > Usuários > Grupos, edite o grupo desejado, role a tela deste grupo até o final. Aparecerá a opção “Mapa de Eventos da Agenda Autorizados para o Grupo”

Marque os eventos que este grupo de usuário é responsável e salve. A partir de agora, em todas as propostas que estão na situação de CONTRATO EM ASSINATURA aparecerá no menu de PROPOSTAS ou CONTRATOS uma opção chamada “Agendamento”, possibilitando a criação do evento de Assinatura do Contrato para a proposta selecionada, definindo um responsável por esta ação.

Ao clicar em agendamento podemos criar a agenda para o evento criado anteriormente.

Este evento, após salvo, aparecerá no menu AGENDAMENTOS no frontend do Portal de Imóveis. Portanto este menu será somente

Aprovação:

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Aprovador por:

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Assinatura

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Data