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Falando de pasta avançada...
O modo avançado de criação de pastas permite definir uma série de propriedades para a pasta, bem como critérios de aprovação e de segurança.
Caminho básico
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| Card |
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| label | Propriedades herdadas |
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Campos da pasta avançada
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Título
Defina um título ou nome para a nova pasta
Ícone
Selecione um ícone 01. Depois de acionar a opção Nova pasta (avançado), no local desejado, inserir uma descrição que identifique a nova pasta.02. Na aba
Informações gerais
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Inserir , inserir as informações solicitadas.
| Expandirpanel |
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titleVolume físico | Saiba mais | Default Campo informativo do volume ao qual a pasta está associada, configurado no momento da criação Cota (MB)
Tamanho máximo de armazenamento da pasta.
A cota definida para a pasta limitará o tamanho total de publicações dentro dela. Esse campo somente é habilitado se o recurso controle de cotas estiver ativo na plataforma e quando a pasta pai não possui controle de cotas. Se a pasta pai possuir controle de cotas, a pasta que está sendo criada herdará o mesmo tamanho da pasta pai e tudo o que é publicado, tanto na pasta pai quanto nas filhas, consome a cota da pasta pai. Para atribuir uma cota para uma pasta pai, é necessário remover a cota específica das pastas filhas, pois elas herdarão o valor definido para a pasta pai. Informações sobre como ativar esse controle podem ser obtidas em Controle de cotas. Armazenar por longo prazo
Formato do documento que deverá ser gerado e armazenado caso deseje criar documentos para serem armazenados por longo prazo dentro dessa pasta. As opções disponíveis são:
- Não armazena;
- PDF/A;
- ODF.Ao definir na pasta que deseja armazenar documentos de longo prazo, todos os documentos publicados dentro dessa pasta terão um arquivo de longo prazo. A geração desses arquivos segue as seguintes condições:
- apenas os arquivos com extensão .doc ou .docx, são convertidos pela plataforma, tanto para PDF/A como ODF;
- caso Quando você preencher este campo com uma extensão (PDF ou ODF), toda vez que você fizer o upload de um arquivo .doc ou .docx, por exemplo, ele criará uma cópia na extensão marcada em seu volume. Temos este recurso, pois o .doc ou .docx são exemplos de extensões de um software privativo. Dessa forma, não é garantido que você terá como visualizá-los durante toda a utilização do TOTVS Fluig Plataforma. Como PDF e ODF são livres, é praticamente garantido que você conseguirá visualizá-los para sempre. Portanto este recurso funciona como uma forma de backup, para garantir o armazenamento do documento, sem que você dependa de um software proprietário. Caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outras extensões de arquivos, é possível fazer por intermédio de um plugin externo. Informações sobre como criar esse plugin podem ser obtidas na documentação técnica de Conversores de Documentos. | Nota |
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| O PDF/A é um padrão definido pela norma ISO 19005-1:2005, onde alguns recursos não são permitidos por não serem compatíveis ao perfil de um documento eletrônico para arquivamento a longo prazo. Por isso, eventualmente, Eventualmente os documentos convertidos para PDF/A podem perder qualidade, como, por exemplo, os que utilizam recursos como de transparência. Depois da publicação dos documentosdo documento, recomenda-se que o documento mesmo seja visualizado para ter certeza que ele o documento foi armazenado de acordo com o original. |
Autor
Usuário que será definido como autor da pasta. Tags
Rótulos de identificação da pasta para facilitar em uma busca futura. Tipo de ícone
Ícone de identificação gráfica para a pasta. Mais informações podem ser obtidas em Cadastro de ícones. Comentário
Comentários
Descrição sobre a pasta, sobre o tipo de conteúdo que ela armazenará ou outras informações que se julgue relevante. |
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Aprovação
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04. Definir os critérios de aprovação para a pasta, se desejado.
| Expandirpanel |
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Nível de aprovação
Digite o nome do nível de aprovação da pasta.
Exemplo: Diretoria, Gestores, Líderes, entre outros. Após inserir um nível de aprovação, é possível definir Usuários ou Grupos que terão acesso. É permitido incluir vários níveis de aprovação. Com isso, será necessário definir as Condições de aprovação: E, OU e Único aprovador. Mais informações disponíveis na documentação Herdar aprovadores do pai
Quando assinalado, determina que a pasta herdará os critérios de aprovação definidos na pasta pai, ou seja, não será permitido adicionar aprovadores para a pasta, sempre serão utilizados os aprovadores da pasta pai e a atribuição será em cascata. Portanto, ao alterar os aprovadores da pasta pai refletirá nas pastas filhas, netas, etc. que estiverem com a opção assinalada.
Essa opção não é exibida se a pasta pai não tiver aprovadores ou for a pasta raiz. Se for definido que a pasta não herdará os critérios de aprovação de sua pasta pai, é possível inserir critérios específicos para ela. Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. |
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Segurança
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06. Definir os critérios de segurança para a pasta, se desejado.
| Expandir |
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Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
07. Acionar a aba Propriedades herdadas.
08. Definir as informações solicitadas.
| Painel |
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Herda segurança do pai?
Quando assinalado, define que todos os critérios de segurança da pasta pai são atribuídos à pasta ou ao documento. Permissões
Permite definir permissões para um usuário, grupos ou todos. | Painel |
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Nas Regras dos grupos, deverá ser selecionado entre: Todos os colabores dos grupos ou Somente os colaboradores comuns dos grupos. Ao incluir um grupo ou usuário, será necessário assinalar as opções que deseja para o usuário ou grupo, podendo definir entre: - Listar Conteúdo
- Downdload e impressão
- Todas as versões
- Nível de segurança
| Painel |
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Leitura - Permite apenas visualização. Gravação - Permite incluir conteúdo na pasta ou responder um formulário. Não permite modificar as propriedades. Modificação - Permite modificar o item em questão, além das ações permitidas em Leitura e Gravação. Total - permissão total |
Para excluir algum usuário ou grupo, basta acionar o botão da lixeira, em Excluir. |
Restrições
Permite definir restrições para um usuário, grupos ou todos. | Painel |
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Nas Regras dos grupos, deverá ser selecionado entre: Todos os colabores dos grupos ou Somente os colaboradores comuns dos grupos. Ao incluir um grupo ou usuário, será necessário assinalar as opções que deseja para o usuário ou grupo, podendo definir entre: - Listar Conteúdo
- Downdload e impressão
- Todas as versões
- Nível de segurança
| Painel |
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Leitura - Permite apenas visualização. Gravação - Permite incluir conteúdo na pasta ou responder um formulário. Não permite modificar as propriedades. Modificação - Permite modificar o item em questão, além das ações permitidas em Leitura e Gravação. Total - permissão total |
Para excluir algum usuário ou grupo, basta acionar o botão da lixeira, em Excluir. |
Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
Propriedades herdadas
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Definir as informações solicitadas.
| Painel |
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Propriedades herdadas
Tipo de documento
Permite selecionar o tipo de documento ao qual a pasta pertence: Contratos, Financeiro ou Genérico. Assunto
Permite selecionar o assunto |
| Expandir |
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Propriedades herdadas
Quando assinalada a opção presente nessa coluna, determina que o campo correspondente é uma propriedade herdada da pasta pai, ou seja, não será habilitado para edição. A opção presente nessa coluna não é habilitada quando a pasta é criada na pasta raiz, pois a raiz será a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Se a pasta for uma subpasta de uma pasta existente na raiz, essa opção estará assinalada por padrão e as propriedades herdadas da pasta pai, sendo possível alterá-las se desejado. Tipo de documento
Tipo de documento ao qual a pasta pertence. Assunto
Assunto ao qual a pasta pertence. Informações adicionais podem ser obtidas em Assunto. Notificar?
Quando assinalado, determina que será enviada uma notificação por e-mail quando documentos forem publicados dentro dessa pasta para os usuários que possuem o assunto da pasta como um assunto de interesse. Criar versão/revisão inalterável
Quando assinalado, determina que somente é possível efetuar alterações para a pasta criando uma nova versão ou revisão dela, pois a versão atual é inalterável. Versão/revisão
Forma de controle de versão aplicada à pasta. | Painel |
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As opções disponíveis são: - |
Nova Manter versão atual: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual da pasta. É utilizada quando a pasta atual não é mais válida e é necessário trocar a versão corrente por uma nova atualizada. Caso a pasta necessite de aprovação, o seu conteúdo anterior continua sendo exibido até que as alterações sejam aprovadas. Ao escolher opção “Manter revisão", faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data de criação da versão original possa ser mantida, sem que se crie uma nova versão do documento. - Criar nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual da pasta. É normalmente utilizada quando a pasta possui uma pequena alteração. Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova revisão. - |
Nova Criar nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão da pasta. É normalmente utilizada quando a pasta passa por grandes alterações. |
- Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual da pasta. É utilizada quando a pasta atual não é mais válida e é necessário trocar a versão corrente por uma nova atualizada. Caso a pasta necessite de aprovação, o seu conteúdo anterior continua sendo exibido até que as alterações sejam aprovadas.Ao escolher esta opção, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão. |
Permite download e impressão?
Quando assinalado, determina que a pasta permite que seu conteúdo seja baixado e impresso por usuários que tenham permissão (mínima) para isso.para isso, ou seja, a opção Download e impressão localizada na aba Segurança da pasta está assinalada para o usuário ou um grupo ao qual ele pertence. Atualiza propriedades de cópia controlada?
Quando assinalado, determina que as propriedades necessárias para a impressão da cópia controlada serão atualizadas. O recurso de impressão de cópia controlada permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e, ainda, a emissão automática do protocolo de entrega, evitando que o conteúdo de documentos controlados seja alterado ou copiado de forma não autorizada. Utiliza visualizador interno?
Quando assinalado, determina que os documentos serão exibidos no visualizador interno da plataforma. | Painel |
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As opções disponíveis são: - PFDRenderer
- PDFBox
- JPedal
- ICEPdf
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| Nota |
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Por padrão, os documentos são exibidos no visualizador interno, exceto arquivos com extensões do tipo PNG, JPG, JPEG e BMP, que serão visualizados diretamente pelo visualizador padrão do navegador. Caso queira visualizar estas extensões via Fluig Viewer, será necessário assinalar a opção dentro das propriedades do documento. |
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Adicionar campo customizado
Determina que os campos customizados a serem exibidos nas propriedades dos documentos serão herdados da pasta pai. Caso não esteja selecionado, é possível acionar a opção Adicionar campo para incluir campos desenvolvidos sobre a plataforma se for definido que eles não serão herdados da pasta pai.
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10. Na janela exibida, selecionar o campo a ser adicionado à pasta.
11. Acionar Selecionar.
12. Acionar Confirmar para concluir a criação da pasta no modo avançado.
Para incluir, basta acionar Adicionar campo customizado. |
Acione Salvar, para salvar as configurações selecionadas.
| Informações |
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.5.108.1 - Silver Mist. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |