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Conteúdo

Índice
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01. Sobre

Um fluxo de aprovação para a inclusão de lançamentos contábeis manuais é essencial para garantir a integridade, precisão e conformidade dos registros contábeis, além de fortalecer os controles internos e a governança corporativa como um todo.

Através deste recurso garantimos:

  • Controle de qualidade: como uma camada adicional de controle de qualidade sobre os lançamentos contábeis manuais, visando garantir que os lançamentos sejam revisados por partes independentes e competentes antes de serem registrados nos livros contábeis.
  • Prevenção de erros: permitindo que os lançamentos sejam revisados quanto à precisão e conformidade com as políticas contábeis da organização, reduzindo significativamente a probabilidade de erros ou omissões nos registros contábeis.
  • Mitigação de fraudes: garantida pela revisão e aprovação dificultando que os dados sejam manipulados indevidamente, promovendo dessa forma, a transparência e a prestação de contas dentro da organização.
  • Conformidade regulatória: com o atendimento à regulamentações específicas que exigem controles rigorosos sobre os registros contábeis, ajudando a demonstrar a conformidade com essas regulamentações em caso de auditorias externas ou revisões regulatórias.
  • Auditoria interna eficaz: facilitando o trabalho da equipe de auditoria interna ao fornecer um rastro claro de quem revisou e aprovou os lançamentos contábeis, simplificando o processo de revisão durante as auditorias internas e permitindo uma identificação rápida de quaisquer problemas ou discrepâncias.


02. Configuração

Para habilitar os Processos de Aprovação de Lançamentos Manuais é preciso habilitar o parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote ZeroUtilizar Fluxo Aprovação" disponível na Etapa 1 - Manutenção dos Lotes Contábeis.

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Expandirnote
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O campo 'Utilizar Fluxo Aprovação' só pode ser desmarcado quando não houver nenhum lote pendente de aprovação ou já aprovado. Certifique-se de que todos os lotes estão em estado de edição antes de desmarcar este campo.

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03. Funcionamento

Lote Zero

  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote ZeroUtilizar Fluxo Aprovação" marcado:
    • O sistema impede o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.
    • Os processos abaixo não são afetados pela utilização do parâmetro:
      • Transferência de Grupos Contábeis;
      • Estorno de partidas no Lote Zero por outros módulos;
      • Equivalência Patrimonial;
      • Ajuste de Conversão de Multimoeda.
  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote ZeroUtilizar Fluxo Aprovação" desmarcado:
    • O sistema permite o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.

Lote N

  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote ZeroUtilizar Fluxo Aprovação" marcado
    • No cadastro de Lotes N, os lotes Contábeis apresentarão os campos de Status e Usuário Solicitante.
    • Quando o lote for criado o Status padrão será "Em Edição".
    • O Status de aprovação so poderá ser alterado via processos.
    • Lotes N com Status: "Aguardando aprovação" ou "Aprovado", não permitem inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos. 
  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote ZeroUtilizar Fluxo Aprovação" desmarcado:
    • Cadastro de Lotes não exibirá os campos de Status de Aprovação
    • Manutenção dos lançamentos dos lotes funcionará normalmente sem nenhuma nova regra.


04. Status

Possibilidades de Status de Aprovação dos Lotes.

Em Edição

  • Somente Lotes neste Status poderão incluir, alterar ou excluir É permitido efetuar inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos
  • Não pode ser Integrado integrado ao Lote Zero

Aguardando Aprovação

  • Não é permitido efetuar nenhuma , inclusão, /alteração ou exclusão de Lançamentos
  • Não pode ser Integrado integrado ao Lote Zero

Aprovado

  • Não é permitido efetuar nenhuma inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos
  • Enquanto o Lote estiver neste Status, poderá ser Integrado ao Lote ZeroNão é permitido efetuar nenhuma, inclusão, alteração ou exclusão de Lançamentos


05. Processos

Solicitar Aprovação

  • Para Solicitar Aprovação , o usuário precisa ter permissão de Solicitador
  • So pode ser feito em lotes do modulo ContábilSomente o Solicitante poderá cancelar a Solicitaçãomódulo Contábil
  • O processo de Solicitação , ira alterar alterará o Status de Aprovação do Lote de "Em Edição" para "Aguardando Aprovação"
  • Um Para todos os lotes processados com sucesso, será enviado um e-mail será encaminhado para todos os usuários com permissão de Aprovador

Cancelar Solicitação

  • Ponderar ser efetuada somente pelo usuário que Solicitou Aprovação para aquele Lote
  • Deverá ocorrer, quando a solicitação feita precise de alguma modificação
  • O processo irar retornar o lote do Status de Aprovação "Aguardando Aprovação" para "Em Edição"com as informações dos lotes aos "Usuário aprovador" responsáveis.

Aprovação

  • Para Aprovar aprovar qualquer solicitação de Lote , o usuário precisa de permissão de Aprovador
  • O Processo altera o Status de Aprovação de "Aguardando Aprovação" para "Aprovado"
  • Usuários que incluiu incluíram ou alterou alteraram algum lançamento , não poderá Aprovar poderão aprovar a Solicitação.

Recusar Aprovação

Retornar para "Em Edição"

  • Para retornar o lote para "Em Edição"Para recusar qualquer Solicitação de Aprovação ou até mesmo Aprovações já efetuadas, o usuário precisa de permissão de "Recusa Solicitação/Aprovação"Retornar Lote para "Em Edição"
  • O retorno do Lote para "Em Edição" poderá ocorrer somente em lotes que estejam com Status A Recusa Aprovação poderá ocorrer em lotes que esteja tanto com Status de Aprovação, "Aguardando Aprovação" quanto em ou "Aprovado"
  • O Processo Ira retornar retornará o lote para Status de Aprovação do lote para "Em Edição"
  • Ao final do processo, as informações de "Usuário solicitante", "Usuário aprovador" e "Data de aprovação" serão removidas 
  • Para todos os lotes processados com sucesso, será enviado um e-mail com as informações dos lotes ao Usuário solicitante.

Integração Lote Zero

  • So pode Só poderá integrar ao Lote Zero , lotes com Status de Aprovação "Aprovado"
  • Após integrar ao Lote Zero, todos os lançamentos do Lote N serão migrados para o Lote Zero, o Status de Aprovação do Lote N retornará para "Em Edição" ou o Lote sera será excluído, dependendo da parametrização

Observações sobre os Status do Processo de Aprovação

  • Somente Lotes com Status de Aprovação "Aprovado" podem ser integrados ao Lote zero
  • Somente poderá incluir/alterar ou excluir lançamentos que estiverem em Lote com Status de Aprovação "Em Edição"
  • A configuração para envio do e-mail e sempre centralizada na Coligada Global
  • Para configurar o envio de e-mail: Configurar envio de e-mail RM







06. Materiais de Apoio


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